XX资讯中心分公司档案管理制度.pdf
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1、XXXX 资讯中心分公司档案管理制度资讯中心分公司档案管理制度(2001 年月日公司总经理室审批通过)第一章第一章总总 则则第一条 为加强对公司各类档案的综合管理,逐步实现档案工作规范化、系统化与标准化,更好地为公司管理各项工作提供服务,根据国家档案法,并根据北京市建委与市档案局联合颁布的北京市城市建设工程竣工档案管理实施细则的有关部分,结合本公司管理工作中的实际情况,特制订本档案管理制度。第二条 在档案学中,档案、文件材料、资料是三种不一致的概念。档案是在本公司工作活动中直接形成的原始记录,通过整理、鉴定、组卷办理了归档手续的具有储存价值的文字、图纸、图表、声像、电脑光盘等不一致载体的历史记
2、录;文件材料是在本公司现行工作活动中直接形成的原始记录,处于运转、承办过程中,还没有转化为档案;资料是指为了工作参考的目的而搜集来的文献材料,不是本公司工作活动中直接形成的文件材料。档案务必实行集中统一管理,确保完整、准确、安全,便于开发利用。第三条 档案管理工作是公司管理基础工作的一个重要构成部分,是保护公司合法权益、经济利益与历史真实面貌的一项工作,档案应按照文件的种类与形成的时间顺序进行全面的收集与认确实整理、编制。第四条 公司各类档案均纳入本管理体系。其中:1 编程档案与文书档案归档于档案室;2 财务档案(包含合同档案)在财务部单独归档;3 人事档案属于寄存在人才交流中心的部分按社会办
3、法统一寄存的人才交流中心,属于公司人事手续部分(如简历、入职、辞职手续、员工基本情况表等)同“文件类”管理办法,由主管人事工作岗位的人员每月移交到总公司行政人事部;4 涉及公司机密的档案(如涉及公司级奖惩的文件及其他机密的文件),公司设专人保管。第五条 本办法适用于公司各部门,其中总公司分部的档案管理纳入本管理办法。第二章第二章机构设置机构设置档案管理职责档案管理职责第六条 公司总经理室是档案管理的主管部门,其要紧职责:1.审核批准公司档案管理制度、办法、规范;2.指导、监督与检查档案管理的工作;3.决定公司员工执行本规范的奖惩。第七条 公司档案管理主管部门对内赋有各类档案的统管作用,对外赋有
4、档案接口的作用。第八条 公司各部门文员分管各部门档案,其要紧职:1.执行国家档案工作的方针、政策与法规,规划各部门档案管理工作。2.负责收集、整理、分类、保管、统计部门各类档案及有关资料。3.配合档案主管部门,把需要归档(具有一定储存价值)文件材料进行归档。4.积极与各部门一同进行对公司档案、资料等管理办法的研究。5.开展档案的利用工作。负责编辑档案参考资料,编制检索工具。积极开发档案信息资源,逐步达到档案信息资源共享。6.进行档案的鉴定工作。对已超过保管期限的档案提出存毁意见,经公司领导审批后进行处理。第九条 各部门设兼职文件管理员负责本部门形成的档案材料的收集积存、整理与向档案信息主管移交
5、档案等工作。第三章第三章 归档范围归档范围归档储存的含义包含两个方面:一是具有储存价值的文件材料才需进行分类的归档储存,才能转化为档案,没有储存价值的文件材料不必归档,也就不可能转化为档案;二是履行了归档手续,也就是说对形成的文件材料通过鉴别与筛选、通过了整理与组卷,履行了归档手续,具有法律效力,成为公司档案的构成部分。第十条 文书档案的归档范围:1 公司营业执照、资质证书等法律类文书原件。公司上级有关工作的指示、批示、批复、批转、决定、条例、办法、规定、计划、通报、通知等。2 本公司制定下发的条例、规定、规则、办法、规划、计划、方案、工作汇报、总结、通知、通报、统计报表、历史沿革、大事记、简
6、报、信访、录音带、照片、影片等。3 外联单位报送的工作报告、总结、统计报表、通知、办法等。4 招投标文件、标书。第十一条 城建档案的归档范围:城建档案是城市建设开展规划、勘测、设计、施工、管理、科研、抗灾、战备等项工作的重要根据,包含基建文件、施工技术文件与竣工图三部分。其中基建文件由建设单位负责编制,施工技术文件与竣工图由施工单位编制,建设单位负责检查、督导,由建设单位组织统一报送城建档案馆。由建设单位编制的基建文件要紧有:1 基建计划任务书等重要文件:工程建设项目立项根据:项目建议书及批复文件;可行性研究及其报告;计划任务书及批复文件,与项目立项有关的领导的重要讲话记录、重要的会议纪要等;
7、会议文件、纪要:由建设单位或者工程管理部门主持召开的重大问题的技术会议、协调会议等会议文件及会议纪要;规划、环保、消防、防疫、节水、人防、抗震、劳动、卫生等有关职能部门的审查意见及批准文件。专家建议文件1建设用地、征地、拆迁文件:建设项目选址报告及土地、规划部门批复;征用土地办理国有土地使用权转让、抵押等文件、建设用地规划许可证及批准用地范围图;有关拆迁安置协议、拆迁实施办法等要紧文件。2 勘察、测绘、设计、投招标、监理文件:勘察包含工程地质、水文地质及气象、地震资料等。工程地质具体内容要紧有地质勘探报告、勘探点平面位置图,地层岩性剖面图、地面岩性及物理力学性质综合统计表等。测绘包含红线桩位置
8、及测量报告,钉桩成果报告;工程设计包含工程设计条件通知单、委托设计任务书、扩初设计、施工图、结构计算书及概预算等。招投标文件包含工程设计、勘察、施工招投标,各类招投标文件及合同。工程监理文件:监理合同、监理规划及实施细则等。3 工程竣工总结的基本内容:工程竣工总结是工程竣工后的一个综合性的报告,简要地介绍工程建设的全过程。可根据工程规模的大小、施工难易程度、专业特点与工程的重要性是完全不一致的,大体分为三种情况:第一种国家、市有关部门组织国家或者市级工程竣工验收大会的工程,验收大会(包含预验收大会)文件,可做为工程竣工总结归档,不再另行编制。验收大会文件要紧包含:工程建设报告、工程设计报告、工
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