企业档案管理制度1.pdf

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1、企业档案管理制度企业档案管理制度深圳文化产权交易所文件管理制度一.总则1.为规范文交所文件管理工作，特制定本制度。二.文件归档范围公司建档范围确立为:1.公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料;2.公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料;3.财务、会计及其管理方面的文件材料;4.劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料;5.经营管理方面的文件材料;6.固定资产方面的文件材料;7.基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料;8.教育培训方面的文件材料;9.信息、情报方面的文件材料;10.党群(工、青、妇)组织方面的文件材料;11.其他具有利用和保存价值的

2、文件材料。以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。公司文件管理体制 三.1.公司文件工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由办公室负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部可设立专门档案室，配备专了、兼职行政主管分管公司主体档案工作。2.根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。3.公司应有必要的场地、设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。四.档案管理工作(一).档案材料的收集:1.建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保

3、管期限;2.对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全;3.及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。(二).档案的归档、立卷与管理。1.区分全宗，确定立档单位。2.分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。4.案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。5.整理案卷，使之厚度适宜，控制在 1cm 至 2cm 之间，材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的，应附抄件;以每一案卷端正书写标题。6.对所有公司档案系统

4、排列，确定保管期限，编制档案目录(卡片)，按一定次序排列和存放。7.每年对档案进行一次清理:1.清除不必要保存的材料;2.对破损和褪色的材料进行修补和复制。(三).档案的保管:1.防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全;2.公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案;3.做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。(四).档案的鉴定:1.从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。2.确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。

5、(五).档案的销毁:1.对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存;2.办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁;3.销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。1.公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。2.公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。(六).档案借阅、利用工作1.凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅2.案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。3.借阅期限不得超过棗星期(如三个星期)，到期归还;如需再借，应办理续借手续。4.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性

6、，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。5.外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。6.公司内档案利用的方式有:1).提供档案原件;2).提供档案复印件;3).提供文献索引资料。7.档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。8.档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。9.依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。10.政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档

7、案，公司予以配合、协助。五.附则1.档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。2.本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。公司档案管理规定第一节 总则第一条 为加强档案业务建设规范档案管理行为确保档案的安全及提高档案的使用效率依据有关法律法规制定以下规定。第二条 档案是指公司在各项管理及业务活动中形成的全部文字资料、视听资料以及其他可再现形式的资料的总和主要包括文书档案、会计档案和业务档案。第三条 档案管理采取由办公室集中统一管理的方式。第二节 档案归档第四条 归档范围1、文书档案主要是指公司在管理行政工作等活动中形成的文字形式的文件材料。2、会计档案主要是指财务部门在

8、会计、出纳等活动中所形成的财务凭证、帐簿、报表等资料。3、业务档案主要是指公司各业务部门从事业务活动所形成的合同证书、函件等相关资料。第五条 前条所列文书档案应当再分为收文、发文两类并标明年、月和按年、月顺序排列。前条所列业务档案应按部门进行分类并标明年、月和按年、月顺序排列。第六条 归档要求1、归档的文件材料必须字迹工整,用蓝黑钢笔或毛笔书写材料。2、归档的文件应当是原件不是原件的应作出合理的说明。3、归档的文件材料要完整、系统、真实、准确。4、按不同价值对归档材料进行科学分类、立卷和编目、编号。5、案卷题名应确切反映卷内文件内容。6、文件材料的归档必须写好移交书办理移交手续。第七条 归档时

9、间1、文书档案:在每月月底由各部门将应当归档的文件材料收集齐全写好移交书移交给办公室。2、会计档案:财务部在每一会计年度结束后的半年内将报表、帐簿等按要求分类装订成册自行保管。3、业务档案:各部门在各项业务活动完毕后一个月内收集整理材料写好移交给办公室。第八条 归档份数各类文件材料的归档一般要求一式一份,重要的和使用频繁的文件材料可归档两份或两份以上。第九条 不归档文件材料的范围1、重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。2、上级机关任免、奖惩非公司工作人员的仅供参阅性文件。3、上级机关发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。4、未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿一般性文件的

10、历次修改稿、校对稿。5、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明性材料。第三节 档案保管第十条 办公室接收档案应认真验收如发现不符合归档制度要求的应要求有关人员按规定整理移交时要办理交接手续。第十一条 存放档案应当有专门柜架,档案的排列应当分门别类便于管理和查阅。第十二条 公司应建立档案室配备存档设施。第十三条 档案管理人员应定期进行档案的清理核对和保管质量检查工作做到帐物相符。第十四条 应保持档案柜,或库房,整齐干净档案入柜,或库,前应严格检查、消毒档案柜应设放防霉、防虫药剂。第十五条 档案管理人员应妥善保管档案柜,或库房,的钥匙档案的接收、移出、外借必须履行登记手续借出档案应在规定时间内

11、归还。第四节 档案借阅和调档第十六条 公司员工因工作需要可借阅、使用公司档案。第十七条 借阅档案应填写借阅单经办公室主任或主管总监批准。第十八条 借阅人员对所借档案负保护、保密义务,不得泄密、遗失不得擅自转借他人,禁止涂改、变更档案。第十九条 借出和归还档案时应办理清点手续。如发现有丢失或损坏现象应立即追查原因并报告有关领导。第二十条 借阅密级档案必须经主管总监或总经理批准方可复制或摘录且借阅时间不得超过一个工作日。第二十一条 公司员工调离的在归还档案文件后方可办理调离手续。第二十二条 司法机关、上级部门因工作需要在手续合法的情况下应予允许查阅档案但应及时向主管领导汇报。第二十三条 其他单位因

12、业务需要来公司借阅、摘抄或复制有关档案材料的应出具合法手续并由有关部门填写借阅单报经主管总监。其他单位借阅档案材料应当缴费。每借阅一份档案收费五十元复制档案另行收费。所收费用计入有关部门业务收入。第五节 档案保密第二十四条 公司各类档案分为普通和密级两种,普通档案不含有保密内容密级档案均要求保密且分为绝密、机密、秘密三种密级。第二十五条 公司内部的重要公文、各类业务合同、各种财务资料等都应列入密级档案具有保密性质。第二十六条 对密级档案的借阅、复印、销毁要做好登记严格执行相关程序尤其注意确保其安全和完整。第二十七条 对不遵守本规定导致泄密或造成损失的责任人应承担相应法律后果。第六节 档案的保管

13、期限与销毁第二十八条 档案的保管期限依据下列原则:1、对公司有长远利用价值能反映公司的职能或历史沿革的档案要永久保存,2、凡是在一定时期内有利用价值或保管必要的应按该时期划分为长期和短期保存,3、凡是介于两种保管期限之间的档案其保管期限一律从长。第二十九条通过鉴定将要销毁的档案列成清单附上书面报告说明理由报主管领导审批。第三十条 档案销毁时由档案人员和专派的监销人员进行销毁。档案销毁完毕销毁清单应有批准人、监销人、执行人的联合签名 第三十一条 并作为历史资料整理成卷宗保存下来。第七节 档案统计第三十二条 建立档案入库移交清单、交接制度对每次入库的档案应及时办理核对、清点、移交手续无论其数量多少均应进行第三十三条 登记。建立“档案借出”、“档案查阅”登记簿在利用、查阅或借出档案者获得有效批准时应及时办理登记手续对已到第三十四条 保管期限的档案销毁做好造册登记。第三十五条 定期填制档案基本情况统计表掌握已存档案的分类、数量、保管期限的实际情况做到准确及时并按规定向有关部门报送。第八节 附则第三十六条 本规定自发布之日起实行。