合同管理制度---副本.pdf

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1、合同管理制度合同管理制度第一章第一章总则总则第一条第一条为促进公司对外经济活动开展，规范公司合同的管理，防范与控制合同风险，减少和避免合同纠纷,有效维护公司的合法权益,制定本制度.第二条第二条本制度适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、赠与合同、资产转让合同、仓储合同、委托合同、技术合同，不包括劳动合同。公司各部门及分子公司对外签订的各类合同一律适用本制度。第三条第三条公司法务部负责公司合同的管理工作，具体职责是：（一）负责制定公司合同范本；（二）协助参与合同的谈判工作；（三）负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性审

2、查；（四）负责对公司公章、合同专用章、合同范本、授权委托书的发放和管理；（五）对公司各类合同的签订及履行情况进行监督、检查；（六）负责合同的档案管理；（七）负责合同纠纷的处理；（八）负责本制度以及合同审批流程的制定、修改和监督执行。第二章第二章合同的订立合同的订立第四条第四条订立合同的主体必须是公司，严禁以部门名义擅自签订合同。第五条第五条订立合同前，应当针对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查,不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同,也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。第六条第六条订立合同，应当采用书面形式。“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据

3、电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。第七条第七条对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管.第八条第八条合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号。第九条第九条合同文本拟定完毕,业务部门发起合同审批流程，经业务部门、法务部门等职能部门负责人和公司领导审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效。第十条第十条合同经审批通过后，业务部门应将该合同流程在 OA 系统里生产的流程编号作为合同编号，记载于合同文本后方可打印办理用印.第十一条第十一条对外订立的合

4、同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章。第十二条第十二条单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章.第十三条第十三条合同盖章生效后，应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行档案编号并登记.第十四条第十四条合同文本原则上我方至少应持二份,合同文本及复印件由财务部、法务部、具体业务部门分存，其中原件由法务部留存。第十五条第十五条非书面合同代用单也视作书面合同，统一予以编号。第三章第三章合同的内容合同的内容第十六条第十六条当事人的名称、住所:合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。第十七条第十七条合同标的：合同标的应具有唯一性、

5、准确性、买卖合同应详细规定规格、型号、商标、产地、登记等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。第十八条第十八条数量条款：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量,常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电子邮件、传真、送货单、发票等）。第十九条第十九条质量条款:由国家标准、部门行业标准或企业标准的，应约定所采用的标准的代号;代工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。第二十条第二十条价款或报酬条款：(一）价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式

6、的应约定合同的实际价款；(二）价款的支付方式如转账支票、汇票（电汇、票汇)、信用证、现金等应予以明确；(三）价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。第二十一条第二十一条 履行期限、地点和方式（一）履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式;（二）合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；（三）买卖合同在合同中一般应约定支付的手续，即合同履行的标志，如运单、仓库保管员签单等.第二十二条第二十二条合同的担保条款合同中对双方当事人要求提供担保或本方要求对方

7、当事人提供担保的,应经法务部审核后结合具体情况根据担保法的要求办理相关手续。第二十三条第二十三条合同的解释条款合同文本中所有文字应具有排他性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。第二十四条第二十四条保密条款对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。第二十五条第二十五条合同联系制度履行期限 6 个月以上的合同应当约定合同双方联系制度。第二十六条第二十六条违约责任根据合同法作适当约定，注意合同的公平性.第二十七条第二十七条解决争议的方式解决争议的方式可选择协商、调解、仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲

8、裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构.签订经济合同，除合同履行地在公司所在地外，签约时应力争合同纠纷由公司所在地人民法院管辖。第四章第四章合同的变更和、解除合同的变更和、解除第二十八条第二十八条在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商,重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。收到对方当事人要求解除或变更的通知后，应当在规定的期限内作出书面答复。第二十九条第二十九条存在下列情形之一的，公司可以单方解除合同（一）因不可抗力致使不能实现合同目的；（二）在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；（三）对方迟延履行主要债务，经催告后在合

9、理期限内仍未履行;（四）对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；（五）法律规定的其他情形。第三十条第三十条变更或解除合同的，业务部门应当提请法务部通过书面形式（包括书信、电报）向对方提出。第三十一条第三十一条 变更或解除合同的协议应在 OA 系统中提报变更或解除流程。第五章第五章合同的履行合同的履行第三十二条第三十二条公司应当按照合同约定全面履行自己的义务,并随时督促对方当事人及时履行其义务.第三十三条第三十三条在履行合同过程中,经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，及时告知公司法务处理，并报公司领导。(一）(二）(三）(四）经营状况严重恶化;转

10、移财产，抽逃资金，以逃避债务；丧失商业信誉有丧失可能丧失履行债务能力的其他情形。第三十四条第三十四条债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认。（一）在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期书面对账，确认双方债权债务；（二）在对方当事人发生兼(合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对账，确认合同效力及双方债权债务。第六章第六章合同纠纷的解决合同纠纷的解决第三十五条第三十五条合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决。第三十六条第三十六条合同双方在一定期限(一般为一个月）内无法就纠纷的解决达成一致意思或

11、对方当事人无意协商解决的,经办人员应及时书面报告主管领导，并拟定处理意见。第三十七条第三十七条公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司法务部。第三十八条第三十八条凡由法务部处理的合同纠纷，有关企业必须主动提供下列证据材料（原件或影印件）：（一）经济合同的文本（包括变更、解除合同的协议）,以及与合同有关的附件、文书、电报、图标等；（二）关货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；（三）货款的承付、托收凭证、有关财务账目（四）产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；（五）有关违约的证据材料（六）其他

12、与处理纠纷有关的材料。第三十九条第三十九条对于经济合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议,由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。第七章第七章合同的日常管理合同的日常管理第四十条第四十条本公司实行二级合同管理：公司法务部全面负责公司的合同管理，业务部门经理负责所在部门的合同管理。第四十一条第四十一条 公司的合同专用章专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由总裁批准.合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗失的,应及时向当地公安机关报案，并登报声明。第四十二条第四十二条已签订的合同及送货回单、增值税发票收据以及业务往

13、来传真、信函、对账单等资料，业务部门应自行保管好；重要资料应将原件交公司法务部随合同档案保管。当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、传真、图表、会议纪要、备忘录等都是合同的组成部分，应随合同文本一起交法务部归档备案。第四十三条第四十三条合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司人力资源中心、法务部和有关部门确认后方可办理离职手续。第四十四条第四十四条合同档案管理员必须认真做好合同管理和基础工作。具体如下：（一）建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。，每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记

14、录，变更、解除合同的协议(包括文书、电传等），均应妥善保管。（二）建立合同管理台账。各企业根据合同的不同种类，建立经济合同台账。其主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台账应逐日填写，做到准确、及时、完整。第四十五条第四十五条法人委托人的主要职责是：（一）在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权,也不能消极推诿;（二）对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；（三）对须报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责；（四）对所签合同的全面履行具体负责，履行中发现问题应立即上报、并积极想办法解决、对发生的合同纠纷负责处

15、理好或协助有关部门处理好；（五）负责保管好本人所签合同的一切资料；合同履行完毕后应立即将资料上交归档。第八章第八章考核与奖惩考核与奖惩第四十六条第四十六条公司全体职工应当严格遵守本制度。有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司法务部负责本制度执行情况的监督考核。对违反本制度有关合同签订、履行、解除、管理规定的，应及时纠正,否则法务部可提请公司进行通报批评，并根据公司相关制度予以处罚。第四十七条第四十七条对在合同签订、履行过程中发现重大问题,积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的,可依照公司相关制度进行奖励。第四十八条第四十八条合同经

16、办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失;（一）未经过授权批准或超越职权签订合同；（二）为他人提供合同专用章或盖章的空白合同、授权委托书;（三）应当签订书面合同而未签订书面合同。第四十九条第四十九条合同经办人员出现下列情况之一,给公司造成损失的，公司有权向有关人员追偿损失；（一）因工作过失致使公司被诈骗；（二）公司履行合同未经对方当事人确认；（三）遗失重要证据；（四）发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；（五）合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告的；（六）其他违反公司相关制度的.第五十条第五十条公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法、构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。第九章第九章附则附则第五十一条第五十一条 本制度未尽事宜，均按有关法律法规和本公司补充细则规定办理;本制度的解释、修订和发放由本公司法务部负责.第五十二条第五十二条本制度自发布之日起开始执行。