会计电算化财务管理制度.pdf

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1、（一）会计电算化管理办法一、总则为加强会计电算化管理,特制订本办法。二、电算会计岗位设置根据电算化的要求，公司财务部设置如下电算会计岗位：财务负责人岗位(即电算主管岗位）、制单岗位、记账岗位、稽核岗位、报表编制岗位和系统管理岗位。三、会计电算化操作规定1所有上机操作人员经过培训，经电算主管认可后方可按上机操作权限进行操作.2电算主管按岗位责任制要求设置各操作人员的上机操作权和工作内容，每个操作人员根据电算主管认可的权限，设定自己的密码口令，并注意安全保密。3操作人员需遵守计算机的开关程序规定，开机后不得擅自离开工作现场，如需离开应退出会计软件，以防他人越权操作。4未经审核的原始凭证和记账凭证，

2、不能据以登记机内账簿.5如发现已入账的内容有误，必须按照系统提供的功能编制补充登记或负数冲正的凭证加以改正，不得使用非会计核算软件提供的方法处理会计数据。6各类报表的数据来自各类账册账本，除辅助数据外,任何人不得直接从键盘输入数据形成或修改报表。7操作人员未经电算主管批准，不得擅自向任何人提供任何资料、账册及各种数据。8建立上机操作记录制度，记录操作人、操作时间、操作内容和故障情况等内容.四、硬件、软件、数据管理1做好计算机硬件设备的日常保养维护工作，保持设备整洁，定期清洁硬盘，确保系统正常运行。2会计软件的使用、升级、更新以及硬件设施的调整必须征得电算主管的同意,需上级有关部门审批的，必须获

3、得批准后方可执行.3任何操作人员不得打开数据库直接进行操作，未经同意不得修改计算机设置及各种程序.4随时做好数据的备份工作，定期打印输出会计数据。记账凭证、报表及时输出,账簿至少一年输出一次。5定期检查计算机病毒,各工作站均应安装防病毒软件。对于情况不明、来历不清的软盘，严禁使用。6运行会计软件的计算机不得上网。在运行会计核算软件的计算机上，禁止玩游戏。五、电算化档案管理1存储在硬盘、磁盘、光盘等介质中的会计数据和打印输出的会计数据作为电算化会计档案管理。2计算机输出的会计凭证账簿、报表等纸质介质会计档案的管理按会计档案管理制度执行。3对电算化会计档案要保存在防磁、防尘、防火、防潮的场所,重要

4、数据应保存双份并存放在不同地点.4对磁性介质存入的会计档案要定期检查，每年用光盘刻录一次。5整套会计电算化文档资料及会计软件等档案，保管期截止到该软件停止使用或有重大更改后五年.六、附则1本办法由财务部负责起草、修订及解释。2本办法经公司总经理批准后施行.（二）电算化会计工作岗位职责制度一、总则1为了更好地实施会计电算化管理，特制订本制度。2 会计电算化设立的会计工作岗位包括：系统设计员;系统管理员；系统操作员;数据审核员。二、岗位职责及权限1系统设计员的职责和权限.会计电算化的系统设计员要根据会计制度和企业管理、核算的要求,负责会计电算化系统中软件的研制、开发和升级工作，帮助系统操作人员掌握

5、软件的应用。（1)系统设计员岗位的职责主要有：根据会计制度和核算要求开发会计电算化系统.根据国家宏观经济政策和企业微观管理的需要,不断修正和完善会计电算化系统的整体功能。负责指导有关人员正确掌握会计软件的使用方法。及时解决软件在运行中所发生的技术问题。为保守本单位经济秘密和会计数据的安全,不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。（2）系统设计员岗位的权限主要有:有权对软件源程序进行编译或对程序进行加密.有权要求软件使用者提供软件评审所需的资料和用户报告.有权制止软件的非法拷贝和传播。有权拒绝来历不明的软件或带有病毒的软件在会计电算化系统中运行。2系统管理员的职责和权限。会计电算化的

6、系统管理员负责会计电算化过程中的管理工作，组织、协调会计电算化软件开发和应用，能够应用财务、会计和电子计算机知识对本单位运行的会计电算化系统进行使用和维护.（1)系统管理员岗位的职责主要有：在会计电算化软件的开发阶段,负责协调软件开发者与使用者之间的关系，根据软件评审要求，做好相应的准备工作。在会计电算化软件的运行阶段,负责日常的维护和管理，帮助系统操作员熟练掌握操作技能。检查督促系统操作员对数据的备份情况。检查各操作员操作的日志记载情况,对计算机开机、关机和运行情况进行检查,防止非法调用和操作。为保证会计软件的正常运行和数据的保密和安全，不得进入数据库直接对会计数据进行修改.运用电算化系统中

7、的信息资源和分析模块,紧密结合本单位经济活动情况,对本企业的财务状况进行简要分析，为企业领导经营决策提供依据。对于系统内发生计算机病毒等情况须运用杀毒软件消除病毒，并向负责计算机安全的公安机关反映。为保守本单位经济秘密和会计数据的安全,不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。(2)系统管理员岗位的权限主要有：有权设置属于本岗位权限范围内的操作保密口令。有权对系统操作员的工作进行检查和监督。有权拒绝来历不明的软件或带有病毒的软件在会计电算化系统中运行。有权对有关人员的操作权限进行设置和调整。3系统操作员的职责和权限.会计电算化的系统操作员负责会计数据的录入与输出工作,能够使用会计电算

8、化系统的部分或全部功能.系统操作员要根据会计电算化制度的要求，严格执行计算机硬件、软件的操作规程和防范计算机病毒的措施。（1）系统操作员岗位的职责主要有：将审核过的原始凭证或记账凭证及时、准确地录入计算机，同时通过计算机输入界面对输入的数据进行初步核对。根据数据审核员核实过的会计数据进行凭证过账,即登记机内账簿.及时输出会计凭证和有关会计数据.采取有力的措施保证数据安全，每天进行数据的备份并妥善保管备份数据。为保证会计软件的正常运行和数据的保密安全，不得进入数据库直接对会计数据进行修改.为保守本单位经济秘密和会计数据的安全，不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。(2）系统操作员岗

9、位的权限主要有：有权设置属于本岗位权限范围内的操作保密口令。对于未经审核的会计凭证有权拒绝录入计算机。对于未经数据审核员审核的已录入的会计数据，有权拒绝进行凭证过账处理。有权拒绝来历不明的软件在会计电算化系统中运行.4数据审核员的职责和权限。会计电算化的数据审核员负责审核已录入的会计数据和输出的会计数据、账表的正确性，能够使用会计电算化系统有关审核方面的功能，包括会计数据的输入与输出、会计政策的设定等。数据审核员要根据财经法规、会计制度和会计电算化制度的要求，严把审核关，维护财经法规和制度的严肃性。（1）数据审核员岗位的职责主要有:根据财经法规和会计制度的要求，审核反映本单位经济活动的各种原始

10、凭证,及时将审核过的原始凭证交系统操作员输入计算机.根据财经法规和会计制度的要求，审核输入后登账前的会计数据和输出的会计凭证、各种账表。根据财经法规和会计制度的要求，审核本单位会计政策的合规和合法性.根据财经法规、会计制度和企业管理的需要，及时调整、修订计算机中所设置的有关会计政策。为保守本单位经济秘密和会计数据的安全，不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。（2）数据审核员岗位的权限主要有：有权设置属于本岗位权限范围内的操作保密口令。有权拒绝接受不符合法规制度的会计信息进入计算机管理流程.有权根据制度和管理的需要,审核、调整会计电算化管理流程中的会计政策设置.有权拒绝来历不明的软

11、件或带有病毒的软件在会计电算化系统中运行。三、附则1本制度由财务部负责解释。2本制度自公布之日起施行。（三）会计电算化管理制度一、总则为加强会计电算化工作，确保会计电算化系统安全可靠运行，进一步明确会计电算化工作责任制，特制订本制度.二、会计电算化软件及审批公司会计电算化软件是采用财务软件系统版本，是经过财政审批认可的通用财务软件，使用方便灵活,功能强大,可以完全代替手工记账核算。计算机全部代替手工核算,所有会计人员必须获得会计电算化培训合格证，财务软件要有财政部门评审证明，要有会计软件安装许可证，同时手工核算要与计算机核算必须并行运行3 个月以上，保存有完整的与手工处理相一致的数据，必须经过

12、上级主管部门和财政部门的批准后，方可正式投入运行。三、计算机的硬件管理财务管理用计算机实行专机专用制度，指定一名会计人员进行计算机硬件的日常管理，财务人员以外的其他人员不得使用该计算机。计算机的各项设备必须配备齐全,包括计算机主机、显示器、打印机、稳压电源（需带延时功能）、专用柜和空调等设备，要由计算机专业人员安装调试。操作人员要严格按规定程序进行工作,不得私自拆看和维修。房间内要保持清洁卫生，定期保养维护机器，使其处于完好状态。需要维修时，要派专人到指定维修部门检修，检修前要全面做好数据备份.四、计算机财务软件管理计算机财务软件的安装需由软件公司进行，投入运行后，不得自行改动,包括程序和数据

13、库,财务软件有新版本时，也由软件公司来人更换、调试.会计数据和软件,要保证安全可靠,指定专人管理、专人负责,财务软件加密盒除财务操作人员使用外,不得交由他人保管和使用，防止其他人员打开和使用财务软件程序.除计算机自动备份外，每月终了在结转完账务后，要在软盘上备份保存数据，包括账务系统、固定资产系统、工资系统、报表系统.年度终了，将所有数据备份到光盘,作为会计档案保管.所有操作人员，都要做好上机操作记录，包括上机时间、关机时间、操作人员姓名、操作内容以及其他需要记录的项目。五、财务软件的操作管理1操作程序。首先要进行财务软件初始化，然后要按会计制度规定设立会计科目,会计科目要一次建立完整，会计科

14、目编号要按制度规定执行，科目要用全称，不得简写。在日常操作中,开机时，按稳压器显示器打印机主机顺序进行;关机时,同开机顺序相反。在每月的具体操作中，原始凭证报销，经过会计审核无误盖章后，交由录入人员录入计算机，打印输出记账凭证，记账凭证连同所附原始凭证再返回会计，审核无误签章后，出纳人员方可报销结算.在结账之前，必须把当月的所有记账凭证录入完毕。凭证录入人员、审核人员、出纳员的分工按其操作工作职责进行，录入人员和凭证审核人员必须分开，两人单独进行,不得以他人名义进入计算机系统，对财务软件进行操作。2操作人员的工作职责。按操作人员分工，设电算化“电算主管、“电算维护”、“数据分析”、“工资系统操

15、作”、“电算审查”、“报表系统操作、“固定资产系统操作”、“会计账簿操作”、“审计记账”、“计算机日常维护”、“微机录入操作”、“日记账操作”岗位。“电算主管”、“数据分析”和“审计记账”岗位，由总会计师担任；“日记账操作岗位由出纳员担任；其他岗位由会计担任。（1）电算化“电算主管”岗位负责电算化会计的全面工作，组织电算化硬件和财务软件安装调试.负责建立会计电算化制度，落实电算化各岗位责任制，保证运行责任明确,确保电算化各系统安全.协调电算化各岗位工作，及时解决电算化中出现的重大问题。负责计算机各岗位操作人员的权限分工。组织会计人员电算化培训。（2)电算化“电算维护”岗位负责电算化计算机硬件、

16、软件的正常运行，负责各种财务软件及其他软件的安装及调试。管理计算机的会计数据，经常检查各项会计数据的运行和使用情况，保证其运行安全。做好计算机防病毒工作,建立安全运行系统。（3）电算化“数据分析”岗位对电算化数据进行分析管理,为公司经济管理及时提供会计核算资料。（4）电算化“工资系统操作”岗位熟练掌握计算机“工资系统”的操作和使用过程，掌握相应的计算机录入和应用知识。按月打印输出工资结算单，计算个人所得税、计提福利费和工会经费。按月做好工资数据备份,确保工资数据安全。（5）电算化“电算审查”岗位熟知专业会计制度和计算机知识,熟知国家有关会计电算化规定和公司财务会计制度.定期抽查各计算机岗位履行

17、职责情况，要审查各岗位操作程序、岗位分工、计算机会计权限等是否符合规定，审查数据备份是否及时准确，审查计算机记账凭证、会计账簿、日记账管理、会计报表管理是否正规。定期审查计算机防病毒措施是否安全、有效。审查公司会计电算化管理制度是否认真贯彻执行。定期向公司会计主管书面报告电算化审查情况，重大问题要向公司总经理书面报告。（6）电算化“报表系统操作”岗位熟练掌握“报表系统”操作技能,具体管理和使用计算机报表系统。负责公司报表系统的建立和维护,包括报表格式、计算公式的建立和修改。按月打印输出会计报表。按月备份会计报表资料.(7）电算化“固定资产系统操作”岗位熟知固定资产管理制度和会计核算要求。全面掌

18、握电算化“固定资产”操作技能，掌握一定的计算机使用和管理知识。具体管理和使用电算化“固定资产系统”,全面反映固定资产增减、变卖、报废、计提折旧等变化。建立电算化固定资产系统，每月计算和打印输出折旧表，每年打印输出固定资产明细账和固定资产卡片。每月进行固定资产系统数据备份.（8）电算化“会计账簿操作”岗位熟知会计账簿的规则和管理规定.全面掌握电算化财务软件、账务系统的操作技能。按季打印输出总账、明细账，按月打印输出科目余额表，并按月连续编号，分类装订成册。定期核对计算机内账务系统的账簿记录，做到账账、账表相符。每月结账后备份财务数据。负责月底结转。（9）电算化“审计记账岗位熟知有关会计账簿、会计

19、凭证规定。全面掌握电算化账务系统操作技能。每月根据会计审核盖章后的原始凭证和记账凭证，对账务系统录入的记账凭证进行会计审核,发现错误的要按更改程序及时通知凭证录入员修改.记账凭证审核无误后，负责登记入账操作.（10)电算化“计算机日常维护”岗位熟知计算机硬件和操作运用知识,全面掌握公司会计电算化管理制度。负责计算机日常维护管理，每天进行开关机。监管计算机系统，不得有外来人员操作，不得有外来软盘用于会计专用计算机系统。做好日常防病毒工作。（11）电算化“微机录入操作”岗位熟知企业会计准则、会计基础工作规范及公司的财务会计制度等规定。全面掌握电算化账务系统操作技能,能较灵活应用计算机。根据经会计审

20、核盖章后的原始凭证，录入账务系统。负责月底结转。及时修订录入错误的记账凭证，已入账的记账凭证不得在记账凭证上修改，只能采取补充修改分录进行处理。（12)电算化“日记账操作”岗位全面掌握计算机日记账管理系统的操作技能。按日打印现金日记账，保证计算机数据同库存现金核对相符。按月打印输出银行存款日记账，并与银行对账单核对相符。六、附则1本制度由财务部负责解释。2本制度自颁布之日起施行。（四)会计电算化核算制度一、总则为使公司的会计核算工作更加明确和规范，更好地为财务管理服务，特制订本制度.二、记账凭证的处理记账凭证的处理包括三个部分。1凭证的填制.为加强会计核算，记账凭证的类别与手工核算相同，共分为

21、五类，每种凭证都有各自的代码：“01”代表现金收款凭证；“02代表现金付款凭证；“03代表银行收款凭证；“04”代表银行付款凭证；“转”代表转账凭证。凭证录入员在填制记账凭证时，首先要输入凭证的类别代码,然后依次输入填制日期、所附原始单据的张数、经济业务的内容、会计科目代码、金额等，与手工核算的要求基本一致。需要或特别说明的是：填制涉及往来核算的记账凭证，机制记账凭证要输入明细科目，科目代码是根据企业会计制度“科目编号”编制的。2凭证的审核。填制完毕的记账凭证，需要经过稽核人员两次审核。首先是屏幕审核,稽核人员按照财务制度，对凭证录入人员的会计凭证进行检查核对；其次是手工审核，审核人员按照财务

22、制度，对经过屏幕审核并打印出来的记账凭证进行复核。3凭证的汇总.手工审核无误后的凭证由专人整理并在销号单上销号,通过计算机进行科目汇总，然后打印出凭证汇总表,为方便查询记账凭证专门编制“凭证阅览表”，会计人员只需要查阅此表，即能查询需要的记账凭证.三、登记账簿会计账簿主要包括：总账、现金日记账、银行存款日记账、事业支出明细账、往来等明细账。记账凭证审核、汇总处理完毕后，由系统管理员及时在计算机内执行记账功能、将各会计科目本期发生额平行登记到有关账簿中，便于查询和提供有关的会计信息。四、对账和结账1对账。系统管理员在记账后必须进行复核，查看各账簿的记录是否准确，往来账户是否唯一。然后在计算机内执行对账功能，由计算机自动进行总账与各明细账之间的对账,以保证账证相符，账账相符。2结账。月末会计业务结束后,由系统管理员执行结账功能，将本期各会计科目的余额结转下期.五、编报会计报表月度终了时，按照财务制度规定的期限，需要编制各种会计报表，如:资产负债表、收入支出表、事业支出明细表等.编制会计报表时首先要进行初始设置,将本单位所需要的报表格式录入到报表处理系统中。其次,根据报表项目的坐标位置一次性编制计算公式.上述工作完成后，输入报表的年月,报表处理系统自动从账务中提取有关共享数据、生成所需要年月的会计报表。六、附则1本制度由财务部负责解释。