文件档案管理制度1.pdf

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1、文件档案管理制度文件档案管理制度1.目的为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制定。2.范围适用于本*公司所有文件和档案的编制、审批、发放、更改、编码（标识）、作废等全过程活动的管理，包括相关部门下发的文件。3.职责*公司文件和档案管理由安全管理员负责，文件、档案管理人员职责有：3.1 负责全站文件的管理归档。3.2 安全员本制度归档管理，负责管理体系文件和档案（程序文件、记录、技术文件等）的组织编制、审核、发放、编码、作废等的管理。3.3*公司设档案室或档案柜。需归档的文件、档案，由安全管理人员负责存档。3.4 借阅、查找文件由安全管理人员负责登记等手续办理。4.归档范围4.1 法规

2、性文件。包括上级颁发或由*公司识别的安全生产法律法规及其他要求清单的各种标准、规章制度等。4.2 应急管理部门或相关政府部门发放的文件。4.3*公司制定的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。4.4*公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。4.5 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、*公司获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。4.6*公司对外的正式发文与相关机构来往的批复。5.工作程序5.1 文件归档要求归档的文件材料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间有机联系，便于查找利用；准确划分保管期限，分年度、分级别、分类别进

3、行整理；文件排列系统有序，归档文件盖好归档章，准确填写归档章上的各项内容，填写归档文件目录、备考表；永久、长期保管的文件去除金属装订物；书写规范，具有耐久性；文件装订结实、整齐、美观。5.2 归档时间每年的文件材料在办理完毕后，要求在第二年的第一季度末整理归档，编制文件目录，向本单位综合档案室移交。照片、录音、录像材料由负责拍摄者在完成拍摄工作后写好文字说明，及时交综合档案室立卷归档。5.3 文件统一编码（1）文件编制格式要求：-/-abcd注：a：文件类别B：文件类型c：要素编号d：流水号5.4 文件的审批、评审与更改5.4.1 文件的审批（1）管理体系文件在发布前由站长审批，以确保文件的准

4、确性和适宜性，要求内容正确、清晰、完整与其他文件协调一致，且易于理解。（2）文件实行三级审签制（编制、审核、批准）；（3）记录格式由站长审批；5.4.2 文件的评审（1）站长对现有体系文件有效性进行评审，填写“文件有效性评审，并将评审结果形成分*公司“有效文件清单”，包括体系文件清单、记录清单、等内容。（2）各类有效文件清单（程序文件、记录清单、管理办法或规章制度、应用软件清单、外来文件清单）分别经站长审批后，通过网络予以传递，并及时予以更新。（3）档案应按标准要求分别建立，包括：重大隐患项目档案、重大危险源档案、安全培训教育档案、特种设备档案、合各供应商档案、承包商管理档案、职业卫生档案、危

5、险化学品档案、事故档案等。5.4.3 文件的更改和修订（1）安全生产规章制度和操作规程至少每三年评审、修订一次；（2）各类文件的更改，由文件执行岗位人员填写“文件更改或修订审批单”，经站长审批后实施更改，更改或修订内容须经再次批准方可发布实施，并填写“文件更改记录”。（3）更换页时，由主管部门统一下发新页，收回旧页，页修改状态逐次加“1”。（4）文件内容已经多次更改或修订后无法继续更改时，应考虑换版；文件的使用时间超过规定的使用期限时，应审定是否持续有效或换版；由文件主管部门填写“文件换版审批单”，经审批后执行。5.5 文件的接收与发放（1）文件管理人员接收文件时，填写“文件接收/发放登记”，

6、并定期检查在用文件的有效性，核查各使用人手中的文件，发现问题及时处理。（2）文件发放时，领用人要在“文件发放/收回登记”本上签字，程序文件等管理体系文件应在文件封面上注明受控号（或分发号）。5.6 文件收回与作废作废的文件由安全员按发放记录收回，加注“作废”标识（盖“作废”章、笔签“作废”或画“”），并填写“文件留用/作废审批单”，经站长批准后，统一销毁，需作资料保存时，由文件管理部室加盖“保留资料”印章，方可保留。5.7 文件和档案的保存与管理（1）文件的保存形式一般为文本形式，也可以将文件保存在软盘、光盘中。所有存入软盘、光盘的文件应该备份防止丢失，并加以标识。（2）具有长期保存价值的文件由安全员送交上级*公司档案室保存，按*公司文件和档案管理制度执行。（3）其它文件的保存应有序、分类，存放在干燥、通风、安全的地方，以便识别、存取和检索。环境条件应防潮、放虫蛀、防盗，有效期为三年。（4）文件使用人不得在受控文件上随意更改，不准私自外借，确保文件的清洁和完整。（5）需临时借阅文件的人员，应经站长同意。6 相关文件识别和获取适用的安全生产法律法规、标准及其他要求的制度适用的安全生产法律法规、标准及其他要求定期更新记录适用的安全生产法律法规、标准及其他要求的清单7 记录文件发放记录8 本制度自 2021 年 xx 月 xx 日起施行。