办公自动化全能一本通-PPT第4章.pptx

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1、制作Excel表格第4章办公自动化全能一本通目录 CONTENT4.1创建“员工信息登记表”工作簿4.2编辑“办公用品信息表”工作簿4.3美化与打印“员工考勤表”工作簿4.5高手竞技场4.4新手加油站3 第 4 章 制作Excel表格4.1.1 工作簿的基本操作1.新建工作簿Excel 与Word 是一个系列的软件，因此也可通过“开始”菜单启动并新建工作簿。除此之外，通常可在启动的Excel 工作界面中单击“文件”按钮，通过“新建”界面新建空白工作簿。4 第 4 章 制作Excel表格4.1.1 工作簿的基本操作2.保存工作簿保存工作簿是Excel 中最基本的操作，同时也是进行一切数据输入、管

2、理的前提。在表格中输入数据后，需要对工作簿进行保存，否则输入的数据将会丢失。在新建工作簿的工具栏中单击“保存”按钮。在打开的“另存为”界面中双击“这台电脑”选项，或单击下方的“浏览”按钮。在“另存为”对话框中选择保存文件的位置，在“文件名”文本框中输入工作簿名称“员工信息登记表”。单击“保存”按钮保存工作簿。01OPTION02OPTION03OPTION5 第 4 章 制作Excel表格4.1.1 工作簿的基本操作3.多种方式打开已有工作簿双击打开打开已有工作簿打开工作簿的存储位置，直接双击文件图标。拖动打开工作簿选择要打开的工作簿，按住鼠标左键不放，将其向Excel窗口的标题栏拖动，当鼠标

3、指针下方出现标记，释放鼠标。通过“打开”对话框打开在“打开”对话框中，选择工作簿保存的位置，双击要打开的工作簿。6 第 4 章 制作Excel表格4.1.1 工作簿的基本操作2.编辑页眉和页脚为了防止存放重要数据的工作簿在未经授权的情况下被修改，可利用Excel 的保护功能设置密码来保护重要的工作簿。如果要撤销对工作簿的保护，执行相同操作，单击“保护工作簿”按钮，在打开的“加密文档”对话框和“确认密码”对话框中依次删除密码即可。选择“用密码进行加密”选项STEP17 第 4 章 制作Excel表格4.1.1 工作簿的基本操作使用“保护工作簿”功能对工作簿进行设置，可防止对工作簿的结构进行修改，

4、如复制、删除工作表等。方法为：选择【审阅】/【更改】组，单击“保护工作簿”按钮，打开保护结构和窗口”对话框，单击选中“结构”复选框，在打开的对话框中依次输入相同密码。设置密码STEP28 第 4 章 制作Excel表格4.1.2 工作表的基本操作1.插入和重命名工作表Excel 2016 在默认状态下，新建的工作簿中只有一张工作表，命名为“Sheet1”，而在实际工作中可能需要用到更多的工作表，此时就需要在工作簿中插入新的工作表，并且为了方便记忆和管理，通常会将工作表命名为与展示内容相关联的名称。选择插入工作表的类型输入工作表名称9 第 4 章 制作Excel表格4.1.2 工作表的基本操作2

5、.移动、复制和删除工作表在实际工作中，有时会将某些表格内容集合到一个工作簿中，此时利用移动或复制工作表的方法可有效提高工作效率。而对于工作簿中不需要的工作表，可予以删除。移动或复制工作簿删除工作表移动工作表10 第 4 章 制作Excel表格4.1.2 工作表的基本操作3.隐藏和显示工作表为了防止重要的数据信息外泄，可以将含有重要数据的工作表隐藏起来，需要使用的时候再将其显示出来。选择工作表，执行【开始】/【单元格】/【隐藏和取消隐藏】/【隐藏工作表】命令，可隐藏工作表，执行相反操作选择“取消隐藏”命令，则可取消工作表隐藏状态。11 第 4 章 制作Excel表格4.1.2 工作表的基本操作4

6、.设置工作表标签颜色Excel中默认的工作表标签颜色是相同的，为了区别工作簿中各个不同的工作表，除了可对工作表进行重命名外，还可以为工作表的标签设置不同颜色加以区分。12 第 4 章 制作Excel表格目录 CONTENT4.1创建“员工信息登记表”工作簿4.2编辑“办公用品信息表”工作簿4.3美化与打印“员工考勤表”工作簿4.5高手竞技场4.4新手加油站13 第 4 章 制作Excel表格4.2.1 输入数据1.输入常规数据输入一般数字输入文本内容输入负数输入分数输入小数选择单元格，在其中直接输入所需数据后按【Enter】键即可。当输入文本超过单元格宽度时，将自动延伸到右侧单元格中显示。输入

7、负数时可在前面添加“-”号，或是将输入的数字用圆括号括起。输入分数的规则为“0+空格+数字”输入小数时，小数点的输入方法为直接按小键盘中的【Del】键。14 第 4 章 制作Excel表格4.2.1 输入数据2.在多个单元格中输入相同的数据鼠标左键拖动填充通过组合键填充在制作工作簿时，有时需要输入一些相同的数据，手动输入这些数据会浪费工作时间。为此，Excel 专门提供了快速填充数据的功能，可以大大提高输入数据的准确性和工作效率。另外，也可在选择多个单元格后同时输入数据。15 第 4 章 制作Excel表格4.2.1 输入数据填充编号数值时，可在按住【Ctrl】键的同时拖动鼠标，将直接以“1”

8、为单位进行递增填充；或先在C3和C4单元格中输入“101”和106”，然后拖动鼠标，也可按照以“5”为单位的方式递增填充。序列对话框设置填充数据3.填充有规律的数据在Excel 中，除了使用鼠标左键拖动自动填充相同数据外，还可通过“序列”对话框快速填充等差序列、等比序列、日期等特殊的数据。通常可通过“序列”对话框填充有规律的数据。16 第 4 章 制作Excel表格4.2.2 编辑数据1.修改数据.修改数据在输入数据时，难免会输入错误的数据信息，发现错误后就需要对其中的数据进行修改。在修改的过程中选择适当的修改方法，将使修改过程变得简单，从而提高编辑表格的效率。通常通过编辑栏修改数据或在单元格

9、中修改数据。在单元格中修改在编辑栏中修改17 第 4 章 制作Excel表格4.2.2 编辑数据2.移动和复制数据在制作数据量较大且部分数据相同的表格时，如果重复输入将浪费很多时间，此时可利用Excel 提供的剪切或复制功能进行快速编辑。复制操作是指将选择的单元格数据内容复制到其他单元格，而源数据保持不变，仍保留在原位置。剪切操作是指将数据内容移动到其他单元格位置，而源数据被删除。18 第 4 章 制作Excel表格4.2.2 编辑数据3.查找和替换数据编辑单元格中的数据时，有时需要在大量的数据中进行查找和替换操作，如果使用逐行逐列的方式进行查找和替换将非常麻烦，此时可利用Excel 的查找和

10、替换功能快速定位到满足查找条件的单元格，迅速将单元格中的数据替换为需要的数据。按【Ctrl+F】组合键可打开“查找和替换”对话框即可快速实现查找与替换。设置了查找内容与替换为内容后，如果只想对工作表中的某个区域进行替换，此时可返回工作界面，选择单元格区域，然后再次打开“查找和替换”对话框，系统默认保留查找和替换内容，直接进行替换操作即可。对于工作表中设置了数字格式的数据，查找的内容将以实际数值为准，并不是应用格式后的显示内容。19 第 4 章 制作Excel表格4.2.2 编辑数据4.设置数据类型不同领域对单元格中数字的类型有不同的需求，因此Excel 提供了多种数字类型，如数值、货币、日期等

11、，这些类型都可通过“设置单元格格式”对话框进行设置。默认状态下，以“0”开始的数据，在单元格中输入后不能正确显示，此时可以通过相应的设置避免这种情况发生。方法为：选择要输入如“0101”类型数字的单元格，然后打开“设置单元格格式”对话框，选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“文本”选项，然后单击“确定”按钮即可。20 第 4 章 制作Excel表格4.2.3 单元格的基本操作1.单元格的选择技巧选择单个单元格选择相邻的单元格区域选择不相邻的单元格区域选择整行/列单元格选择当前数据区域单元格选择技巧21 第 4 章 制作Excel表格4.2.3 单元格的基本操作2.合并与拆分单元格为了使制

12、作的表格更加专业和美观，有时需要将表格中的多个单元格合并为一个单元格。选择单元格区域，在【开始】/【对齐方式】组中单击“合并后居中”按钮即可完成合并单元格操作。合并单元格拆分单元格在修改表格内容时，可能需要将合并的单元格拆分，再重新选择区域合并。拆分单元格首先选中合并的单元格，再次单击“合并后居中”按钮取消合并单元格。也可以在“设置单元格格式”对话框的“文本控制”栏中取消选中“合并单元格”复选框。22 第 4 章 制作Excel表格4.2.3 单元格的基本操作3.插入和删除单元格对工作表进行编辑时，如果需要在原表格的基础上添加遗漏的数据，可在工作表中插入所需单元格区域，然后输入数据；如果有重复

13、或不再需要的数据，则可将数据所在的单元格删除。插入和删除单元格可以分别通过“插入”和“删除”对话框实现。在“插入”和“删除”对话框中各单选项的作用分别是：单击选中“右侧单元格左移”单选项，删除选择的单元格后，右侧的单元格将向左侧移动到删除的单元格位置；单击选中“下方单元格上移”单选项，删除选择的单元格后，下方的单元格将向上移动到删除的单元格位置；单击选中“整行”单选项，将删除单元格所在的整行；单击选中“整列”单选项，将删除单元格所在的整列。23 第 4 章 制作Excel表格4.2.3 单元格的基本操作4.设置单元格行高和列宽当工作表中的行高或列宽不合理时，将直接影响单元格中数据的显示，此时需

14、要对行高和列宽进行调整和修饰。行高和列宽的设置可通过鼠标拖动、自动调整、对话框等方式实现。鼠标拖动自动调整对话框设置24 第 4 章 制作Excel表格目录 CONTENT4.1创建“员工信息登记表”工作簿4.2编辑“办公用品信息表”工作簿4.3美化与打印“员工考勤表”工作簿4.5高手竞技场4.4新手加油站25 第 4 章 制作Excel表格4.3.1 设置单元格格式1.设置字体格式在单元格中输入的数据都是Excel 默认的字体格式，这让制作完成后的表格看起来没有主次之分，为了让表格内容表现得更加直观，利于以后对表格数据的进一步查看与分析，可在【开始】/【字体】组或“设置单元格”对话框的“字体

15、”选项卡对单元格中的字体格式进行设置。【开始】/【字体】组设置字体“字体”选项卡设置字体26 第 4 章 制作Excel表格4.3.1 设置单元格格式2.设置对齐格式在Excel 中，不同的数据默认有不同的对齐方式，为了更方便地查阅表格，使表格更加美观，不至于杂乱无章，可设置单元格中数据的对齐方式。方法很简单，只需在【开始】/【对齐方式】组中单击相应按钮。27 第 4 章 制作Excel表格4.3.1 设置单元格格式默认情况下，Excel 表格的边线是不能打印输出的，有时为了适应办公的需要常常要求打印出表格的边框，此时就可为表格添加边框。为了突出显示内容，还可为某些单元格区域设置底纹颜色。添加

16、边框和底纹可通过【开始】/【字体】组中设置实现。3.添加边框和底纹设置底纹设置边框28 第 4 章 制作Excel表格4.3.1 设置单元格格式4.套用表格样式利用Excel 自动套用表格格式功能可以快速制作出美观、大方的表格，不用多次设置，可以提高工作效率。29 第 4 章 制作Excel表格4.3.1 设置单元格格式5.突出显示单元格在一些工作簿中，有时一些重要的数据信息需要在表格中突出显示，如果通过手动设置数据的颜色、底纹的方式实现相当耗费时间，同时容易漏掉某些数据，而利用Excel 的条件格式功能能够快速将满足条件的单元格数据突出显示。12在【开始】/【样式】组中，单击“条件格式”按钮

17、，在打开的下拉列表中选择“突出显示单元格规则”选项，再在其子列表中选择条件选项。在打开的“大于”对话框的文本框中输入数值条件，在后面的下拉列表框中选择“自定义格式”选项。3打开“设置单元格格式”对话框，单击“填充”选项卡，在颜色列表中选择“浅蓝”选项，单击“确定”按钮。返回“大于”对话框，单击“确定”按钮。30 第 4 章 制作Excel表格4.3.2 打印工作表1.设置页面布局设置页面的布局方式主要包括打印纸张的方向、缩放比例、纸张大小等，这些都可通过“页面设置”对话框进行设置。若要快速完成页面的设置，可直接在“页面布局”选项卡中，单击各选项按钮，然后根据需要在下拉列表中选择合适选项或做相应

18、设置。31 第 4 章 制作Excel表格4.3.2 打印工作表为了使打印出来的表格更加生动，让整个工作表更加严谨，可以为表格设置页眉打印在纸张的顶部，页脚打印在纸张的底部，将工作表放置在中间，使整个工作表更加漂亮。添加页眉和页脚通常通过“页面设置”对话框的“页眉/页脚”选项卡设置。其具体操作如下。2.添加页眉和页脚设置页眉/页脚STEP 132 第 4 章 制作Excel表格4.3.2 打印工作表输入页眉内容STEP 2设置页脚内容STEP 3预览设置效果STEP 433 第 4 章 制作Excel表格4.3.2 打印工作表3.设置打印连续的表格区域有时工作簿中涉及的信息过多，如果只需要其中

19、的某部分数据信息时，打印整个工作簿就会浪费不必要的资源。那么，在实际打印中可根据需要设置打印范围。在【页面布局】/【页面设置】组中单击“打印区域”按钮,在打开的下拉列表中选择“设置打印区域”选项，即可打印选择的连续的表格区域。34 第 4 章 制作Excel表格4.3.2 打印工作表4.设置打印不连续的表格区域在工作表中还可打印不连续的表格区域，只需将中间的间隔单元格区域隐藏，打印输出的即是不连续的单元格区域。在原有打印区域上，选择【开始】/【单元格】组，单击“格式”按钮，在打开的下拉列表中选择【隐藏和取消隐藏】/【隐藏行】选项将不需要打印的区域隐藏。在“打印”界面右侧查看预览效果，此时打印范

20、围为不连续的A1:J6 至A11:J26 单元格区域。01OPTION02OPTION35 第 4 章 制作Excel表格4.3.2 打印工作表5.打印设置完成表格的页面布局、页眉和页脚内容以及打印区域的设置后，可以使用打印机将表格打印出来。开始打印时，需要选择打印机，并设置打印表格的份数等内容。打开“打印”界面，在“设置”栏中可设置打印份数、打印范围、页面方向、纸张大小以及页边距大小等。打印界面36 第 4 章 制作Excel表格4.3.2 打印工作表5.打印设置打印工作表时，根据实际需求，还可能涉及打印机属性的设置，如打印时将打印方向与表格方向设为一致。当表格中有各种不同的颜色时，如要彩色

21、打印，需要注意的是，如果要打印彩色效果，打印机需要具有彩色打印功能。37 第 4 章 制作Excel表格目录 CONTENT4.1创建“员工信息登记表”工作簿4.2编辑“办公用品信息表”工作簿4.3美化与打印“员工考勤表”工作簿4.5高手竞技场4.4新手加油站38 第 4 章 制作Excel表格4.3 新手加油站1.在单元格中正确输入身份证号码在单元格中输入身份证号码，即输入11 位以上的数据时，输入完成后，在单元格中以科学计数法方式显示数据（如输入“110125365487951236”，将显示为“1.10125E+17”）。不能在单元格中输入正确显示的身份证号码，是很多用户经常遇到的问题。

22、为了避免此类问题出现，需要掌握正确输入身份证号码的方法，即：在工作表中选择需要输入身份证号码的单元格或单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项。打开“设置单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“文本”选项，然后单击“确定”按钮即可。39 第 4 章 制作Excel表格4.4 新手加油站2.通过任意数字快速输入自定义的数据内容利用自定义数据类型能够快速输入一些较长而且常用的数据，在制作一些常用表格时非常实用。如某公司的员工工资表中，有一列要求输入经理备注“已审核”的数据，若利用自定义数据类型功能只需输入任意一个阿拉伯数字即可完成，具体操作如下

23、。12选择需要输入数据的单元格或单元格区域，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项。打开“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡，然后在“分类”列表框中选择“自定义”选项。3在其右侧的“类型”文本框中输入需要在单元格中显示的数据，如输入“已审核”。4单击“确定”按钮即可。此时在选择的单元格区域中任意输入一个阿拉伯数字并按【Enter】键，在该单元格中都将显示“已审核”。40 第 4 章 制作Excel表格4.4 新手加油站3.在多个工作表中查找或替换数据在多个工作表中查找或替换数据的方法为：使用【Shift】键或【Ctrl】键选择工作簿中多个相邻或不相邻的工作表，然后在

24、打开的“查找或替换”对话框中进行查找或替换数据的操作。4.打印显示网格线默认情况下，表格打印输出不显示网格线，为了省去设置边框的操作，可设置在打印时输出显示网格线，其作用与边框类似，方法为：打开“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，在“打印”栏中单击选中“网格线”复选框，然后单击“确定”按钮即可。41 第 4 章 制作Excel表格4.4 新手加油站5.让每页表格打印出标题表格数据内容较多时，默认情况下，第一张打印页面将显示标题和表头，其他表格页面则只有数据内容。为了保证表格的完整性，使表格数据指示明确，可为每张打印页面添加标题和表头。目录 CONTENT4.1创建“员工信息登记表”工作簿

25、4.2编辑“办公用品信息表”工作簿4.3美化与打印“员工考勤表”工作簿4.5高手竞技场4.4新手加油站43 第 4 章 制作Excel表格4.5 高手竞技场1.制作采购记录表新建“采购记录表.xlsx”工作簿，输入数据，并进行美化设置，要求如下。1234新建并保存“采购记录表.xlsx”，插入工作表，并分别进行重命名。分别输入对应的数据，可使用填充功能输入数据，然后再修改数据。将标题设置为“华文琥珀，24”，将表头设置为“华文细黑，12”，其他数据字号为“12”。为 A4:L16 单元格区域添加边框，为表头内容设置“水绿色，个性色 5，深色25%”底纹，为“请购数量”和“交货数量”单元格区域设

26、置“橄榄色，个性色3，淡色80%”底纹。44 第 4 章 制作Excel表格4.5 高手竞技场2.美化并打印销售统计表下面将美化“销售统计表.xlsx”工作簿，然后打印输出，要求如下。12345设置字体和对齐方式，并将行 高 设 置 为“25”。将“单价”和“总销售额”数据类型设置为“货币”。设置边框和底纹。设置为“纵向”打 印，缩 放 为“110%”，纸张大小为“A4”，页边距为“水平居中”。添加页码和打印标题，然后打印3份。学 习 进 步！办公自动化全能一本通海量图书方便查询免费申请样书下载配套资源优惠购书成为作者更多样书申请和资源下载需求，请登录人邮教育社区（)囊括各大品类，您想要的应有尽有教师免费申请样书，我们将安排快递迅速送达教学视频、PPT课件、教学案例、习题答案、模拟试卷等丰富资源免费下载教师可以申请最低折扣学生直接优惠购买图书欢迎写文章投稿，我们强大的编辑团队将为您提供专业和高效的编辑出版服务