最新电子邮件礼仪个人专业知识讲座.ppt

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1、文档来源于网络，文档所提供的信息仅供参考之用，不能作为科学依据，请勿模仿。文档如有不当之处，请联系本人或网站删除。正确使用发送，抄送，密送 要区分要区分ToTo和和CCCC还有有BCCBCC（区分收件人、抄送人、秘送人）（区分收件人、抄送人、秘送人）1 1 To To的人是要受理的人是要受理这封封邮件所涉及的主要件所涉及的主要问题的，理的，理应对邮件予以回复响件予以回复响应。2 2 而而CCCC的人的人则只是需要知道只是需要知道这回事，回事，CCCC的人没有的人没有义务对邮件予以响件予以响应，当然如果，当然如果CCCC的的人有建人有建议，当然可以回，当然可以回EmailEmail。3 3 而而

2、BCCBCC是秘送，即收信人是不知道你是秘送，即收信人是不知道你发给了了BCCBCC的人了的。的人了的。这个可能用在非常个可能用在非常规场合。合。4 4TOTO，CCCC中的各收件人的排列中的各收件人的排列应遵循一定的遵循一定的规则。比如按部。比如按部门排列；按排列；按职位等位等级从高到从高到低或从低到高都可以。适当的低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象有助于提升你的形象!5 5只只给需要信息的人需要信息的人发送送邮件，不要占用他人的件，不要占用他人的资源源 6 6、转发邮件要突出信息件要突出信息 在你在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，消息之前，首先确保所有

3、收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息慎，不要把内部消息转发给外部人外部人员或者未或者未经授授权的接收人。的接收人。如果有需要如果有需要 还应对转发邮件的内容件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将行修改和整理，以突出信息。不要将RERE了几十了几十层的的邮件件发给他他人，人，让人摸不着人摸不着头脑。不不发送垃圾送垃圾邮件或者附加特殊件或者附加特殊链接。接。Date Author Title1INTERNAL文档来源于网络，文档所提供的信息仅供参考之用，不能作为科学依据，请勿模仿。文档如有不当之处，请联系本人或网站删除。关于主题主题要

4、提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。1 1一定不要空白一定不要空白标题标题，这这是最失礼的。是最失礼的。2 2标题标题要要简简短，不宜冗短，不宜冗长长，不要，不要让让NotesNotes用用 才能才能显显示完你的示完你的标题标题。3.3.如果如果对对外，最好写上来自外，最好写上来自*公司的公司的邮邮件，以便件，以便对对方一目了然又便于留存，方一目了然又便于留存，时间时间可以不可以不用注明，因用注明，因为为一般的一般的邮邮箱会自箱会自动动生成，写了反而累生成，写了反而累赘赘。4.4.标题标题要

5、能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义义不清的不清的标题标题，如，如“王先生收王先生收”。也。也不要用胡乱无不要用胡乱无实际实际内容的主内容的主题题，例如：，例如：“嘿！嘿！”或是或是“收着！收着！”5 5一封信尽可能只一封信尽可能只针对针对一个主一个主题题，不在一封信内，不在一封信内谈谈及多件事情，以便于日后整理及多件事情，以便于日后整理 6 6可适当用使用大写字母或特殊字符（如可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”“*!”等）来突出等）来突出标题标题，引起收件人注意，但，引起收件人注意，但应应适度，特适度，特别别是不要随便就用是不要随便就用“紧

6、紧急急”之之类类的字眼。的字眼。7 7回复回复对对方方邮邮件件时时，应应当根据回复内容需要更改当根据回复内容需要更改标题标题，不要，不要RE RERE RE一大串。一大串。8 8、最最重要的一点，主、最最重要的一点，主题题千万不可出千万不可出现错别现错别字和不通字和不通顺顺之之处处，切莫只，切莫只顾检查顾检查正文却在正文却在发发出前忘出前忘记检查记检查主主题题。主。主题题是是给别给别人的第一印象，一定要慎之又慎。人的第一印象，一定要慎之又慎。Date Author Title2INTERNAL文档来源于网络，文档所提供的信息仅供参考之用，不能作为科学依据，请勿模仿。文档如有不当之处，请联系本人

7、或网站删除。关于称呼与问候1 1 恰当地称呼收件者，拿捏尺度恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开件的开头要称呼收件人。要称呼收件人。这既既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，件是面向他的，要求其要求其给出必要的回出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALLALL。如果如果对方有方有职务，应按按职务尊称尊称对方，如方，如“x x经理理”；如果不清楚；如果不清楚职务，则应按通常的按通常的“x x先生先生”、“x x小姐小姐”称呼，但要把性称呼，但要把性别先搞清楚。先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，不熟悉的

8、人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮是不礼貌的，不要逮谁都用个都用个“Dear xxxDear xxx”，显得很熟得很熟络。关于格式，称呼是第一行关于格式，称呼是第一行顶格写。格写。2 2 Email Email开开头结尾最好要有尾最好要有问候候语 最最简单的开的开头写一个写一个“HIHI”，中文的写个，中文的写个”你好你好”或者或者“您好您好”，开，开头问候候语是称呼是称呼换行空两行空两格写。格写。结尾常尾常见的写个的写个Best RegardsBest Regards，中文的写个，中文的写个”祝您祝您

9、顺利利”之之类的也就可以了，若是尊的也就可以了，若是尊长应使用使用“此致敬礼此致敬礼”。注意，在非常正式的。注意，在非常正式的场合合应完全使用信件完全使用信件标准格式，准格式，“祝祝”和和“此致此致”为紧接上一行接上一行结尾或尾或换行开行开头空两格，而空两格，而“顺利利”和和“敬礼敬礼”为再再换行行顶格写。格写。俗俗话说得好，得好，“礼多人不怪礼多人不怪”，礼貌一些，礼貌一些，总是好的，即便是好的，即便邮件中有些地方不妥，件中有些地方不妥，对方也方也能平静的看待能平静的看待 Date Author Title3INTERNAL文档来源于网络，文档所提供的信息仅供参考之用，不能作为科学依据，请勿

10、模仿。文档如有不当之处，请联系本人或网站删除。正文 11.Email1.Email正文要正文要简明扼要，行文通明扼要，行文通顺 若若对方不方不认识你，第一件你，第一件应当当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必名是必须通通报的以示的以示对对方的尊重，点名身份方的尊重，点名身份应当当简洁扼要，最好是和本扼要，最好是和本邮件以及件以及对方有关，主要方有关，主要功能是功能是为了收件人能了收件人能够顺利地理解利地理解邮件来意。不可没件来意。不可没头没没脑就是正事，就是正事，别人不知道你是人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可得拉到最后看。但也不可过多，有些多

11、，有些联系方式之系方式之类与正文无关的信息与正文无关的信息应在在签名档中名档中表明。表明。Email Email正文正文应简明扼要的明扼要的说清楚事情；如果具体内容确清楚事情；如果具体内容确实很多，正文很多，正文应只作摘要介只作摘要介绍，然后然后单独写个文件作独写个文件作为附件附件进行行详细描述。描述。正文行文正文行文应通通顺，多用，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦人晦涩难懂的懂的语句。最好不要句。最好不要让人家拉人家拉滚动条才能看完你的条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。件，千万不要学唐僧。2.2.注意注意EmailEmail的的论述述语气气

12、根据收件人与自己的熟根据收件人与自己的熟络程度、等程度、等级关系；关系；邮件是件是对内内还是是对外性外性质的不同，的不同，选择恰当恰当的的语气气进行行论述，以免引起述，以免引起对方不适。方不适。尊重尊重对方，方，请、谢谢之之类的的语句要句要经常出常出现。电子子邮件可件可轻易地易地转给他人，因此他人，因此对别人意人意见的的评论必必须谨慎而客慎而客观。“邮件件门”就是深就是深刻的教刻的教训！Date Author Title4INTERNAL文档来源于网络，文档所提供的信息仅供参考之用，不能作为科学依据，请勿模仿。文档如有不当之处，请联系本人或网站删除。正文 23.Email3.Email正文多用

13、正文多用12341234之之类的列表，以清晰明确。的列表，以清晰明确。如果事情复如果事情复杂，最好，最好1 1、2 2、3 3、4 4的列几个段落的列几个段落进行清晰明确的行清晰明确的说明。保持你明。保持你的每个段落的每个段落简短不冗短不冗长，没人有，没人有时间仔仔细看你没分段的看你没分段的长篇大篇大论。4.4.一次一次邮件交待完整信息件交待完整信息 最好在一次最好在一次邮件中把相关信息全部件中把相关信息全部说清楚，清楚，说准确。不要准确。不要过两分两分钟之后再之后再发一一封什么封什么“补充充”或者或者“更正更正”之之类的的邮件，件，这会会让人很反感。人很反感。5.5.尽可能避免拼写尽可能避免

14、拼写错误和和错别字，注意使用拼写字，注意使用拼写检查 这是是对别人的尊重，也是自己人的尊重，也是自己态度的体度的体现。如果是英文。如果是英文EmailEmail，最好把拼写，最好把拼写检查功能打开功能打开;如果是中文如果是中文EmailEmail，注意拼音，注意拼音输入法入法带给你的弱智同音你的弱智同音别字。字。在在邮件件发送之前，送之前，务必自己仔必自己仔细阅读一遍，一遍，检查行文是否通行文是否通顺，拼写是否有，拼写是否有错误。Date Author Title5INTERNAL文档来源于网络，文档所提供的信息仅供参考之用，不能作为科学依据，请勿模仿。文档如有不当之处，请联系本人或网站删除。

15、正文 36.6.合理提示重要信息合理提示重要信息 不要不要动不不动就用大写字母、粗体斜体、就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段色字体、加大字号等手段对一些信息一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示多的提示则会会让人抓不住重点，影响人抓不住重点，影响阅度。度。7.7.合理利用合理利用图片，表格等形式来片，表格等形式来辅助助阐述述 对于很多于很多带有技有技术介介绍或或讨论性性质的的邮件，件，单纯以文字形式很以文字形式很难描述清楚。如描述清楚。如果配合果配合图表加以表加以阐述，收件人一定会表述，收件人一定会表扬你的体你的体贴。8.8.不要不要动不

16、不动使用使用:):)之之类的笑的笑脸字符，在商字符，在商务信函里面信函里面这样显得比得比较轻佻佻 Business Email Business Email 不是你的情不是你的情书，所以，所以:):)之之类的最好慎用。只用在某些你确的最好慎用。只用在某些你确实需需要要强调出一定的出一定的轻松气氛的松气氛的场合，比如合，比如现在在:):)Date Author Title6INTERNAL文档来源于网络，文档所提供的信息仅供参考之用，不能作为科学依据，请勿模仿。文档如有不当之处，请联系本人或网站删除。附件1.1.如果如果邮件件带有附件，有附件，应在正文里面提示收件人在正文里面提示收件人查看附件看

17、附件 2.2.附件文件附件文件应按有意按有意义的名字命名，最好能的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下概括附件的内容，方便收件人下载后管理后管理 3.3.正文中正文中应对附件内容做附件内容做简要要说明，特明，特别是是带有多个附件有多个附件时 4.4.附件数目不宜超附件数目不宜超过4 4个，数目个，数目较多多时应打包打包压缩成一个文件成一个文件 5.5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用明打开方式，以免影响使用 6.6.如果附件如果附件过大（大（公司公司NotesNotes要小于要小于9MB9MB），），应分割成几个小文件分分

18、割成几个小文件分别发送送Date Author Title7INTERNAL文档来源于网络，文档所提供的信息仅供参考之用，不能作为科学依据，请勿模仿。文档如有不当之处，请联系本人或网站删除。语言的选择和汉字编码 1.1.我我们公司一般公司一般使用英文使用英文邮件件 如果收件人不熟悉英文，如果收件人不熟悉英文，应该使用中文使用中文。如果收件人中有外籍人士，。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文使用英文邮件件交流；如果收件人是其他国家和地区的交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也人，也应采用英文交流，由于存在中文采用英文交流，由于存在中文编码的的问题，你的中文，你的中文邮件在其他地区可能件在其

19、他地区可能显示成示成为乱乱码天天书。如果写英文如果写英文邮件，特件，特别注意不要全用大写注意不要全用大写2.2.尊重尊重对方的方的习惯，不主，不主动发起英文起英文邮件件 如果如果对方与你的方与你的邮件往来是采用中文，件往来是采用中文，请不要自作不要自作聪明的明的发送英文送英文邮件件给他；如果他；如果对方方发英文英文邮件件给你，也不要老土的用中文回复。你，也不要老土的用中文回复。3.3.对于一些信息量丰富或重要的于一些信息量丰富或重要的邮件，件，收件人没有外籍人士的收件人没有外籍人士的话，建建议使用中文。使用中文。你很你很难保保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在你的英文表达水平或

20、收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响，而影响邮件所件所涉及涉及问题的解决。的解决。4.4.选择便于便于阅度的字号和字体度的字号和字体 中文老中文老实点用宋体或新宋体，英文就用点用宋体或新宋体，英文就用Verdana Verdana 或或 Arial Arial 字型，字号用五号或字型，字号用五号或1010号字即可。号字即可。这是是经研究研究证明最适合在明最适合在线阅度的字号和字体。度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特，特别对公公务邮件。件。不要不要为突出内容而将字号突出内容而将字号设置置过大，拉大，拉滚动条是很麻条是很

21、麻烦的事情；也不要的事情；也不要过小，小，费神又神又伤眼睛。眼睛。Date Author Title8INTERNAL文档来源于网络，文档所提供的信息仅供参考之用，不能作为科学依据，请勿模仿。文档如有不当之处，请联系本人或网站删除。结尾签名每封每封邮件在件在结尾都尾都应签名，名，这样对方可以清楚的知道方可以清楚的知道发件人信息。件人信息。虽然你的朋友可能从然你的朋友可能从发件人中件人中认出你，但不要出你，但不要为你的朋友你的朋友设计这样的工作。的工作。1.1.签名信息不宜名信息不宜过多多 电子子邮件消息末尾加上件消息末尾加上签名档是必要的。名档是必要的。签名档可包括姓名、名档可包括姓名、职务、

22、公司、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超多，一般不超过4 4行。你只需将一行。你只需将一些必要信息放在上面，些必要信息放在上面，对方如果需要更方如果需要更详细的信息，自然会与你的信息，自然会与你联系。系。引用一个短引用一个短语作作为你的你的签名的一部分是可行的，比如你的座右名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣，或公司的宣传口号。但是要分清收件人口号。但是要分清收件人对象与象与场合，切合，切记一定要得体。一定要得体。2.2.签名档文字名档文字应选择与正文文字匹配，与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出体、繁体或英文，以免成出现乱

23、乱码。字号一般字号一般应选择比正文字体小一些。比正文字体小一些。Date Author Title9INTERNAL文档来源于网络，文档所提供的信息仅供参考之用，不能作为科学依据，请勿模仿。文档如有不当之处，请联系本人或网站删除。回复技巧 1 1.1.及及时回复回复Email Email 收到他人的重要收到他人的重要电子子邮件后，即刻回复件后，即刻回复对方一下，往往方一下，往往还是必不可少的是必不可少的,这是是对他人的尊他人的尊重，理想的回复重，理想的回复时间是是2 2小小时内，特内，特别是是对一些一些紧急重要的急重要的邮件。件。对每一份每一份邮件都立即件都立即处理是很占用理是很占用时间的，的

24、，对于一些于一些优先先级低的低的邮件可集中在一特定件可集中在一特定时间处理，但一般不要超理，但一般不要超过2424小小时。如果事情复如果事情复杂，你无法及，你无法及时确切回复，那至少确切回复，那至少应该及及时的回复的回复说”收到了，我收到了，我们正在正在处理，一旦有理，一旦有结果就会及果就会及时回复，云云回复，云云”。不要。不要让对方苦苦等待，方苦苦等待，记住：及住：及时作出响作出响应，哪怕只是确哪怕只是确认一下收到了。一下收到了。如果你正在出差或休假，如果你正在出差或休假，应该设定自定自动回复功能，提示回复功能，提示发件人，以免影响工作。件人，以免影响工作。2.2.进行行针对性回复性回复 当

25、回件答复当回件答复问题的的时候，最好把相关的候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，的，那那样太生硬了，太生硬了，应该进行必要的行必要的阐述，述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。源。Date Author Title10INTERNAL文档来源于网络，文档所提供的信息仅供参考之用，不能作为科学依据，请勿模仿。文档如有不当之处，请联系本人或网站删除。回复技巧 2 3.3.回复不得少于回复不得少于1010个字个字 对方方给你你发来一大段来一大段邮件，你确只回复件，你确只回复“是的是的”、“对”、“谢谢”

26、、“已知道已知道”等等字眼，字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑是非常不礼貌的。怎么着也要凑够1010个字，个字，显示出你的尊重。示出你的尊重。4.4.不要就同一不要就同一问题多次回复多次回复讨论，不要盖高楼，不要盖高楼 如果收如果收发双方就同一双方就同一问题的交流回复超的交流回复超过3 3次，次，这只能只能说明交流不明交流不畅，说不清不清楚。此楚。此时应采用采用电话沟通等其他方式沟通等其他方式进行交流后再做判断。行交流后再做判断。电子子邮件有件有时并不并不是最好的交流方式。是最好的交流方式。对于于较为复复杂的的问题，多个收件人，多个收件人频繁回复，繁回复，发表看法，把表看法，把邮件越件越RE

27、RE越高，越高，这将将导致致邮件件过于冗于冗长笨拙而不可笨拙而不可阅读。此。此时应即是即是对之前之前讨论的的结果果进行小行小结，删减瘦身，突出有用信息。减瘦身，突出有用信息。Date Author Title11INTERNAL文档来源于网络，文档所提供的信息仅供参考之用，不能作为科学依据，请勿模仿。文档如有不当之处，请联系本人或网站删除。回复技巧 3 5 5要区分要区分ReplyReply和和Reply AllReply All（区分（区分单独回复和回复全体）独回复和回复全体）如果只需要如果只需要单独一个人知道的事，独一个人知道的事，单独回复独回复给他一个人就行了他一个人就行了 如果你如果你

28、对发件人提出的要求作出件人提出的要求作出结论响响应，应该replay allreplay all，让大家都知道；不大家都知道；不要要让对方帮你完成方帮你完成这件事情件事情 。如果你如果你对发件人的提出的件人的提出的问题不清楚，或有不同的意不清楚，或有不同的意见，应该与与发件人件人单独沟独沟通，不要当着所有人的面，不停的通，不要当着所有人的面，不停的RERE来来RERE去，与去，与发件人件人讨论。你。你们讨论好了好了再告再告诉大家。不要向上司大家。不要向上司频繁繁发送没有确定送没有确定结果的果的邮件。件。点点击“回复全部回复全部”前，要三思而行！前，要三思而行！6.6.主主动控制控制邮件的来往件

29、的来往 为避免无避免无谓的回复，浪的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末出回复，或在文末添上以下添上以下语句：句：“全部全部办妥妥”、“无需行无需行动”、“仅供参考，无需回复供参考，无需回复”。Date Author Title12INTERNAL文档来源于网络，文档所提供的信息仅供参考之用，不能作为科学依据，请勿模仿。文档如有不当之处，请联系本人或网站删除。选择发送对象时避免以下现象非重要的一般性的沟通，避免非重要的一般性的沟通，避免为为了知会的需要将了知会的需要将邮邮件抄送件抄送给给包括直接和包括直接和间间接接经经理理避免将避免将细节细节性的性

30、的讨论讨论意意见发见发送送给给公司高公司高级级管理人管理人员员，特，特别别是可以判断高是可以判断高级级管理人管理人员员不能深不能深入了解的入了解的业务细节业务细节避免将同一个主避免将同一个主题题的的讨论讨论内容多次反复内容多次反复发给发给全部收件人、抄送人，用全部收件人、抄送人，用见见面直接交流代替面直接交流代替对发对发件人的提出的件人的提出的问题问题不清楚、或有不同意不清楚、或有不同意见见，应该应该与与发发件人件人单单独沟通，不要当着所有人独沟通，不要当着所有人的面，不停交互的面，不停交互邮邮件与件与发发件人件人讨论讨论你你们讨论们讨论好了再告好了再告诉诉大家。不要向上司大家。不要向上司频频

31、繁繁发发送没有确定送没有确定结结果的果的邮邮件件不能随便向群体不能随便向群体邮邮箱箱发发送不必要消息送不必要消息Date Author Title13INTERNAL文档来源于网络，文档所提供的信息仅供参考之用，不能作为科学依据，请勿模仿。文档如有不当之处，请联系本人或网站删除。其他寻求跨部求跨部门支持的支持的邮件件一般主送一般主送给寻求支持的人，求支持的人，抄送抄送给他的直接上他的直接上级同同时抄送本部抄送本部门的直接上的直接上级这样往往可以往往可以获得支持部得支持部门的更好的支持的更好的支持回信回信时注意保持注意保持线索索想回复想回复对方的回复，方的回复，就不要就不要创建一封新建一封新邮件

32、。因件。因为它打断了原始它打断了原始邮件和回复件和回复邮件之件之间的关的关联（“线索索”）一旦失去关一旦失去关联，双方就，双方就难以跟踪以跟踪邮件的次序，尤其是件的次序，尤其是经过多次收多次收发的的邮件件沟通确沟通确认和反和反馈对重要沟通事重要沟通事项，在，在发送送邮件后最好件后最好电话提醒提醒对方引起关注方引起关注；或；或请对方确方确认收到收到EmailEmail“跟催跟催”重要会重要会议通知再通知再会会前向与会人前向与会人员提醒开会提醒开会时间如果重要如果重要邮件件发出去后石沉大海，不一定是出去后石沉大海，不一定是对方不重方不重视，尝试再次提醒再次提醒Date Author Title14

33、INTERNAL文档来源于网络，文档所提供的信息仅供参考之用，不能作为科学依据，请勿模仿。文档如有不当之处，请联系本人或网站删除。其他注意事项1 1在你在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息；消息之前，首先确保所有收件人需要此消息；2 2转发敏感或者机密信息要小心敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息（内部价格，内部慎，不要把内部消息（内部价格，内部讨论过程）程）转发给外部人外部人员，或者未，或者未经授授权的接收人；的接收人；3 3如果有需要如果有需要 还应对转发邮件的内容件的内容进行修改和整理，以突出信息；行修改和整理，以突出信息；4 4不要将不要将RERE了几十了几十层的的邮件

34、件发给他人，他人，让人摸不着人摸不着头脑；5 5对外重要文件必外重要文件必须经高高阶主管主管认可可签字字转为PDFPDF文件，或由高文件，或由高阶主管主管亲自自发送；送；6 6所有的所有的电子子邮件件应自我自我Double checkDouble check后才后才发出。出。Date Author Title15INTERNAL文档来源于网络，文档所提供的信息仅供参考之用，不能作为科学依据，请勿模仿。文档如有不当之处，请联系本人或网站删除。一些建议1.Know your email terms:1.Know your email terms:英英语电子子邮件件发送程序有很多送程序有很多缩写，如

35、果你不知道意思的写，如果你不知道意思的话，你向老板提出，你向老板提出的加薪的加薪请求就可能求就可能发给了整个了整个办公室！公室！Reply to allReply to all表示你的回复将表示你的回复将发送送给每一个收到原始每一个收到原始邮件的人。在件的人。在邮件的地址件的地址栏内，内，cc(carbon copy)cc(carbon copy)部部分指的是分指的是该邮件件发给你指定的人，即你指定的人，即“抄送），而抄送），而bccbcc指你可以悄悄的指你可以悄悄的发送送邮件而不件而不让其他的人知其他的人知道，即道，即”密送密送“，b b代表的是代表的是blind(blind(掩藏的掩藏的)

36、。如果有人要你。如果有人要你forwardforward一封一封邮件，意思是要你通件，意思是要你通过转发的功能的功能发送送邮件，有件，有时侯侯简写成写成fw.fw.2.Use the Right Greeting:2.Use the Right Greeting:尽管用尽管用HeyHey作作为写写给朋友的朋友的电子子邮件开件开场白没有任何白没有任何问题，但是最好不要用，但是最好不要用这种方式种方式给一个潜在的商一个潜在的商务伙伴伙伴这样写信。另一方面，使用非常正式的写信。另一方面，使用非常正式的传统开开场白白Dear Sir Dear Sir 也已也已经越来越越来越过时了。最好写成了。最好写成

37、Dear Mr./Ms.Dear Mr./Ms.后跟那个人的姓氏。同事之后跟那个人的姓氏。同事之间，通常可直呼其名，如，通常可直呼其名，如Dear John)Dear John)。3.Keep it Short and Clear:3.Keep it Short and Clear:有些情况下，可能需要用有些情况下，可能需要用华丽的的词藻和复藻和复杂的句式来彰的句式来彰显你的你的聪明才智和教明才智和教育背景。而在用英育背景。而在用英语写写邮件的件的时候，清晰、有条理的方式才是最佳候，清晰、有条理的方式才是最佳选择。在。在邮件的第一段清楚的件的第一段清楚的表明你写信的目的，保表明你写信的目的，保

38、证每一段中都有代表核心每一段中都有代表核心观点的中心句。使用点的中心句。使用类似似first,second,next,and first,second,next,and finallyfinally的的词引引导读者你所要表述的每一个者你所要表述的每一个观点。你不需在点。你不需在邮件中包括所有的件中包括所有的详细内容，取而代之的内容，取而代之的可以是可以是类似似If you have any other questions please feel free to contact me,If you have any other questions please feel free to cont

39、act me,这样的短的短语来来结束束邮件，件，这样一来可以一来可以为对方方创造造进一步交流的前提。一步交流的前提。4.Be polite and tactful:4.Be polite and tactful:懂得懂得谦逊和准确和准确传达信息的重要性。达信息的重要性。I want.I want.之之类的的词能避免能避免则避免出避免出现，相比，相比之下，之下，I would likeI would like显得更尊重得更尊重对方。又如方。又如I am interested inI am interested in是提出是提出请求建求建议或或寻求意求意见的好方法。的好方法。5.5.电子子邮件正确

40、件正确结尾：尾：I am looking forward to your reply,Thank you,I am looking forward to your reply,Thank you,或者或者SincerelySincerely都是都是给收信人留收信人留下好印象的下好印象的结尾方式。尾方式。Date Author Title16INTERNAL文档来源于网络，文档所提供的信息仅供参考之用，不能作为科学依据，请勿模仿。文档如有不当之处，请联系本人或网站删除。提醒1 1、沟通的效果，面、沟通的效果，面对面最好，面最好，电话次之，次之，邮件最差；件最差；2 2、以后、以后发送的送的邮件切

41、件切记不要出不要出现无无标题之之类，这样给收件人后期收件人后期查询带来很多不便，同来很多不便，同时也也给收件人留下一个不好的印象；收件人留下一个不好的印象；3 3、如果前后、如果前后发送同一个主送同一个主题的的邮件，但是件，但是邮件的内容有所件的内容有所变化，化，应在在邮件件标题中有所提中有所提示，如（更新）字示，如（更新）字样，当然，最好的方式是一步到位；，当然，最好的方式是一步到位；4 4、准确把握收件人、抄送人、密送人的不同使用方法及不同；、准确把握收件人、抄送人、密送人的不同使用方法及不同；5 5、一个、一个邮件通常只包含一件事情；件通常只包含一件事情；6 6、邮件的征文件的征文应突出主突出主题，便于收件人，便于收件人阅读所要表达的重点，如果内容太多，可在所要表达的重点，如果内容太多，可在邮件件正文正文简明扼要的概括下内容要点，并注明明扼要的概括下内容要点，并注明详细内容内容请参看附件；参看附件；7 7、特殊格式的文件，需注明打开的方式，、特殊格式的文件，需注明打开的方式，这样给使用者会使用者会带来更多的方便；来更多的方便；Date Author Title17INTERNAL文档来源于网络，文档所提供的信息仅供参考之用，不能作为科学依据，请勿模仿。文档如有不当之处，请联系本人或网站删除。高效沟通Date Author Title18INTERNAL