（本科）第05章_总账系统教学课件.ppt

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1、YCF正版可修改PPT（本科）第05章_总账系统教学课件 第五章第五章总账系统总账系统会 计 电 算 化学习目标1.了解总账系统的主要功能，理解总账系统的业务操作流程。2.掌握金蝶ERP-K/3总账系统初始参数的设置及期初余额的录入。3.熟练掌握金蝶ERP-K/3总账系统的凭证处理方法，包括记账凭证录入、审核、过账等方法。4.熟练掌握金蝶ERP-K/3总账系统对现金流量的处理方式。5.掌握金蝶ERP-K/3总账系统的账簿及报表查询方式。6.熟练掌握金蝶ERP-K/3总账系统对往来核算业务的处理方式。7.掌握金蝶ERP-K/3总账系统的凭证摊销与凭证预提功能。8.熟练掌握金蝶ERP-K/3总账系

2、统的期末结账方式。第一节 总账系统概述 总账系统又称会计账务处理系统，是金蝶ERP-K/3 V12.2创新管理平台的核心系统，适合于各行各业进行账务核算和管理工作。总账系统通过已经建立的会计科目体系，在期初数据完整、参数设置有效的基础上，按照会计核算体系处理记账凭证，完成登记账簿（如总分类账、明细分类账等）、期末转账、月末结账等工作，支持根据当期凭证生成并输出各种相应账表，并提供各种辅助管理的功能，使用户可以随时设置各种条件进行查询以满足各种业务需求。一、总账系统的基本功能总账系统是财务会计系统中最核心的系统，以凭证处理为中心，进行账簿报表的管理。可与各个业务系统无缝链接，实现数据共享。企业所

3、有的核算最终在总账中体现。二、总账与其他子系统之间的关系二、总账与其他子系统之间的关系 总账系统与其他系统之间的数据传递关系如图5-1所示。应收应付管理系统、固定资产管理系统等系统将其产生的业务凭证通过与总账系统的无缝链接传递到总账系统中，由总账系统进行审核、过账；报表系统、现金管理系统、成本管理系统等系统都可以从总账系统中获取所需要的数据。三、总账系统的业务操作流程 总账系统的业务操作流程如图5-2所示。第一次使用总账系统的用户需要从系统初始化设置开始，在总账结束初始化后可进行日常业务处理，然后随着企业财务业务的不断开展，利用原始凭证填制记账凭证，对凭证审核与过账，查询账簿，最后在期末调汇、

4、转账、结转损益乃至结账。第二节 总账初始设置总账初始设置在部分基础档案公共档案设置的基础上，总账可以进行初始化设置了。总账的初始设置包括三个部分：设置总账参数录入初始数据结束初始化一、设置总账参数 企业用户在使用各个子系统之前应进行参数设置，对有些参数也可以在第一次月结前随时进行修改。所有子系统参数的设置均需要由账套的系统管理员来完成。总账系统参数主要是账结法的体现，设置总账参数就是对总账系统的基础参数、凭证参数、预算参数和往来参数四个方面进行设置。只有具备系统管理员权限的用户才能对总账参数进行设置，如图5-3所示。一、总账参数设置 总账系统参数的设置功能位于金蝶ERP-K/3 V12.2创新

5、管理平台的系统设置功能当中。用户在此功能下能够找到各个子系统的参数设置界面。总账参数的设置过程为以系统管理员的身份登录主控台，进入主控台后，执行“系统”“系统设置”“总账”“系统参数”命令，在弹出的“系统参数”对话框中根据需要对参数进行设置，如图5-4所示。在“系统参数”对话框中有三个选项卡，分别是“系统”“总账”和“会计期间”。其中，“系统”和“会计期间”分别是指本账套的企业信息和账套启用时间，这些信息在账套启用过程中已经设置完毕，用户在此处只需要查看即可。而“总账”选项卡又细分为四个选项卡，即“基本信息”“凭证”“预算”和“往来传递”。其中，“基本信息”和“凭证”最为关键。所有参数均需要根

6、据企业的具体要求进行设置。（一）基本信息（一）基本信息单击“基本信息”选项卡，如图所示。1、记账本位币代码：此参数已经默认为建账是所设置的本位币形式，即人民币。2、本年利润科目：此参数需要设置本账套的本年利润科目，以便于在月末进行期间损益的自动结转时的本年利润科目归属问题。此参数必须设置，否则无法使用总账期末业务的期间损益结转功能。输入时请点击本格后的获取按钮，选择基础档案中科目档案中的“本年利润”科目。3、利润分配科目：选择一个具体的科目设定为利润分配科目，以便于“以前年度损益调整”中的相应数据的自动转入。输入时请点击本格后的获取按钮，选择基础档案中科目档案中的相应科目。4、数量单价位数：一

7、般默认为2位，可以根据企业情况自行调整。5、启用多调整期：选中此参数后，允许多调整期的存在，否则调整期业务处理将不能使用。选中后会显示一个新的选项卡“调整期间”，在调整期间全部为关闭且未使用状态的情况下，此勾选可以取消。否则将不可取消此勾选。在集团管理账套的应用背景下，此勾选多受控于集团账套的处理。6、启用往来业务核销：选择此参数后，在基础档案的科目档案中所设置的“允许进行往来业务处理”的会计科目，将允许在总账中进行往来业务核销。勾选此选项是针对在会计科目属性设置中有相应属性设置的会计科目而设定的。7、往来科目必须录入业务编号：勾选此参数在基础档案的科目档案中所设置的“允许进行往来业务处理”的

8、会计科目，在凭证录入时必须录入业务编号（往来编号），该选项适用于不开启应收应付子系统，或单独使用总账系统的用户。8、账簿核算项目名称显示相应代码：此参数主要设置预览、打印账簿时是否显示核算项目的名称及相应代码。9、账簿余额方向与科目设置的余额方向相同：勾选此参数，在账簿显示时，账簿的余额方向始终与科目设置的余额方向一致，如有不同则以负数形式表示。比如“库存现金”科目余额方向为借方，当科目余额为借方时，则显示“借1000”，如果科目余额方向为贷方时，则显示“借-1000”。若不勾选，则余额方向有时会与科目设置的余额方向相反，金额始终为正数。10、凭证明细账分级显示核算项目名称：勾选此参数，查看凭

9、证明细账时会分级显示核算项目名称。11、明细账科目显示所有名称：勾选此参数，在预览、打印明细账时，会显示该明细科目所有上级会计科目名称，反之只显示最末级科目名称。12、明细账（表）摘要自动继承上条分录摘要：勾选此参数，系统将会在生成明细分类账、数量金额明细账、核算项目明细账、核算项目明细表等账表时，如果该条分录在凭证中没有摘要，则明细账表将自动继承该凭证中上条分录的摘要。不勾选的话，则自动继承的是该凭证的第一条分录的摘要。13、结账要求损益类科目余额为零：勾选此参数，则在总账结账前，如果损益类科有余额，必须结转损益，损益结转采用的是账结法的企业，必须勾选此参数，否则不能结账。如果采用表结法的企

10、业，可以不勾选此项参数。14、多栏账损益类科目期初余额从余额表取数：勾选此参数，多栏账查询涉及损益类科目时，期初余额从余额表中取数。15、多栏账成本类科目期初余额从余额表取数：勾选此参数，多栏账查询涉及成本类科目时，期初余额从余额表中取数。16、数量金额明细账商品核算项目显示规格型号：若存在某会计科目在会计科目属性设置中为数量金额核算时，勾选此参数，则在数量金额明细账商品核算项目显示规格型号。17、不允许跨财务年度的反结账：勾选此参数。不能进行跨年度的反结账。18、核算项目余额表非明细级核算项目余额合并在一个方向：勾选此参数，明细级核算项目的余额汇总后，如果既有借方余额又有贷方余额，将以借贷方

11、的差额填列核算项目余额表，填列方向选取差额的正数方向。如果已勾选了系统参数“账簿余额方 向与科目设置的余额方向相同”，则此选项的功能无效。（二）设置凭证单击“凭证”选项卡，如图所示。1、凭证分账制：一般企业对外币的处理有统账制和分账制两种制式。统账制时每笔外币业务都必须折合为本位币进行记录；而分账制的情况下，在录入外币业务时，不需要进行外币折算，直接记录外币原币的金额即可。统账制和分账制处理的不同之处具体体现在凭证录入中。如果是统账制，凭证中的分录可以是不同的币别；如果是分账制，则分录必须是相同的币别。如果勾选此参数，则进行分账式，适合于外币业务量较大的企业或金融行业，目的是为了保证外币核算的

12、完整性和真实性。一般企业不要进行勾选。2、凭证过账前必须审核：这是对凭证登记账簿做出的限制，为了保证凭证的正确性，凭证需要审核后方能过账，若不勾选此选项，则未审核的凭证也可以过账。建议勾选。3、凭证过账前必须出纳复核：此项参数控制着出纳复核工作的作用，只对存在现金科目及银行存款科目的凭证有效，即收款/付款凭证需要进行出纳复核，其他凭证不需要进行此项工作。此参数勾选时，凭证需要出纳人员进行出纳复核后方能过账，若不勾选此选项，则未复核的凭证也可以过账。4、凭证过账前必须核准：此项参数是对凭证过账工作作出的限制，一般指的是主管人员的核准工作。勾选此参数时，凭证需要核准后方能过账，若不勾选此选项，则未

13、核准的凭证也可以过账。5、每条凭证分录必须有摘要：勾选此参数时，录入凭证时每条分录必须有摘要，否则系统不予保存。如果有机制凭证，系统会自动在每条分录上填好摘要。6、凭证查询分录科目显示核算项目：勾选此参数时，凭证会计分录序时簿的“科目名称”列中同时显示科目的核算项目。反之，则不显示。7、录入凭证时指定现金流量附表项目：勾选此参数时，凭证录入过程中，系统会提示录入“现金流量附表项目”，反之可以不录入附表项目。8、现金流量科目必须输入现金流量项目：勾选此参数时，当录入凭证时的会计科目涉及到现金科目或银行存款科目，必须录入该会计科目所属的现金流量项目，否则凭证无法保存。此参数的勾选因涉及到凭证的保存

14、，要求凭证制单人具备现金流量项目的掌握能力，如果录入凭证的人员不知道现金项目的具体设置和指定现金项目方法，建议不要勾选。9、不允许修改删除业务系统凭证：勾选此参数，如果有非总账系统（如应收、应付、固定资产子系统等业务系统）录入的凭证，在总账系统中只能查看不能修改或删除。10、现金银行存款赤字报警：勾选此参数时，在录入与现金科目、银行存款科目有关的凭证时，如果现金或银行类科目余额出现负数，系统会自动发出警告。11、往来科目赤字报警：勾选此参数时，在录入具备“往来业务核算”属性的会计科目的凭证时，如果往来类科目余额出现负数，系统会自动发出警告。12、银行存款科目必须输入结算方式和结算号：勾选此参数

15、时，在凭证录入及保存时，如果涉及到银行存款科目（在会计科目属性设置中选择了“银行科目”的选项的会计科目），则必须录入该业务的结算方式和结算号。13、凭证套打不显示核算项目类别名称：勾选此参数时，使用套打功能打印凭证时，如果有设置了核算项目属性的会计科目，则不打印核算项目的类别名称。14、科目名称显示在科目代码前：在凭证显示时，一般是科目代码在前，名称在后。勾选此参数时，则科目名称在前，代码在后。15、凭证分录科目/核算项目不显示代码：勾选此参数时，将在凭证录入时不显示分录科目的代码或核算项目的代码。16、审核和反审核人必须为同一人：勾选此参数时，审核人必须和反审核人员是同一人员，建议勾选。17

16、、禁止成批审核：勾选此参数时，在凭证审核时必须单张审核，通过审核人员一张一张的审核签字，已达到检验凭证是否合理的目的。18、必须双敲审核：勾选此参数时，在凭证审核时必须双敲才能审核。19、凭证日期处理此参数包括凭证结账日期、凭证录入截止日期、月份调整系数三项内容，此三项内容配合使用。当这三项内容均默认为0时，则表示本月凭证记账的截止日期和月末结账日期是本账套本未结账月的最后一天。比如1月份为未结账月，则凭证截止到1月31日，结账日期也为1月31日。企业可根据自身情况，调整凭证的结账日期和凭证截止的记账日期。比如1月25日凭证截止记账，1月30日月结。月份调整系数可以上调结账的月份跨越数。比如，

17、1月份为未结账月，凭证截止日为25，结账日为10，月份调整系数为1时，则表示，1月25日凭证截止记账，2月10日为1月份的结账日。此参数设定请企业自行调整。20、不允许手工修改凭证号：勾选此参数时，将不允许操作员手工修改凭证号。21、新增凭证检查凭证号：勾选此参数时，在网络联接应用时不需要使用系统所分配的凭证号，自己录入凭证号即可；反之，新增的凭证号由系统自动分配。22、新增凭证自动填补断号：勾选此参数时，在录入凭证时，如果凭证号出现断号的情况，该张凭证会自动填补到断号位置。23、凭证号按期间统一排序：勾选此参数时，凭证号将在同一会计期间内进行统一排序。24、凭证号按年度排列：勾选此参数时，凭

18、证号按年度排列，否则按会计期间排列。25、默认汇率类型：此参数默认公司汇率，可调整为预算汇率。此参数要求在基础档案中汇率体系档案要提前设置完毕。26、凭证中的汇率允许手工修改：勾选此参数后，在录入凭证时涉及到外币汇率处可以自行按当时汇率调整。非频繁进行外币业务的企业建议不进行勾选。（三）设置预算单击“预算”选项卡，如图5-7所示。1、是否显示科目最新余额、预算额：勾选此参数时，在凭证录入时，将会在新增凭证窗口左上角处显示该科目的最新余额和发生额，尤其是与现金科目、银行存款科目、往来科目有关的凭证录入时，可以作为金额使用的参考，有效避免赤字的发生。2、预算控制：该参数分为三部分控制，科目余额预算

19、、科目发生额预算和科目单笔分录发生额预算。选中该参数内容时，如果会计科目属性中有“预算”属性勾选时，当该会计科目余额或发生额不符合预算时(大于最高预算或小于最低预算)，可以有3种选择不检查、警告(可继续录入)和禁止使用。（四）设置往来传递单击“往来传递”选项卡，如图5-8所示（1）启用内部往来凭证协同处理。此参数被勾选后，用户可以启用总账系统的“内部往来协同处理”功能及相应的“我方内部往来”“对方内部往来”子系统功能。（2）往来对账信息未完成确认，不允许结账。只有勾选“启用内部往来凭证协同处理”后，才能勾选“往来对账信息未完成确认，不允许结账”。（3）内部往来信息发送方式。此参数中的“限借方发

20、送”为默认选项，其他两项可供选择。该参数在子公司账套中不能选择，一般由集团账套统一控制该参数。二、录入初始数据总账初始化的第二步为总账初始数据的录入。该初始数据是根据用户实际账面数据进行录入或引入的。第一次安装并使用金蝶系统，需要录入相关的系统各项初始数据，可以键盘录入，也可以从文本、EXCEL等文件导入，也可以从其他金蝶软件系统中导出的金蝶科目数据文件然后引入。总账初始数据包含科目初始数据和现金流量初始数据。（一）录入科目初始数据（1）科目初始数据主要包括各会计科目的本年年初数、本年累计借方发生额、本年累计贷方发生额、损益的实际发生额和期初余额。需要注意的是，期初余额录入因为账套启用时间的不

21、同而分为两种情况：当账套启用的时间是会计年度的第一个会计期间（年初建账）时，用户只需要录入各个会计科目的初始余额，如图5-9所示；当账套启用的时间不是会计年度的第一个会计期间（年中建账）时，需要录入截至账套启用期间的各个会计科目的全套数据，即本年累计借贷方发生额、损益的实际发生额、各科目的账套启用月的期初余额。（2）金蝶软件针对不同的币别设置了不同的币别数据录入界面。用户应根据不同的币别找到对应的币别界面，录入并保存外币数据信息。涉及外币的科目要录入本位币、原币金额；涉及数量金额辅助核算的科目要录入数量、金额。外币科目只需要录入原币金额，系统会自动根据币别及汇率体系中设置好的汇率进行本位币金额

22、的计算。（3）科目初始数据录入界面一般分为三种颜色的输入区域。其中，白色区域为直接数据录入区域，手工输入即可；黄色区域为自动计算区，一般都是带有核算项目的会计科目或者一级科目，只要核算项目明细录入了或者下级科目有数据，就会有公式自动进行汇总；绿色带“”的区域为核算项目输入区，需要在录入核算项目明细的时候单击“”处，才能够打开“核算项目明细录入”对话框，录入相应明细内容。（4）涉及各核算项目的科目要录入各核算项目数据的明细资料。例如，用户在设置会计科目时勾选了“数量核算”“客户往来”“供应商往来”“职员核算”“部门核算”等属性时，则在初始数据录入过程中需要输入明细信息。例如，“其他应收款应收个人

23、款”科目开启了职员往来和进行往来核销的核算项目属性，用户要在录入初始数据时录入借款人员的具体姓名、业务发生时间与业务编号，如图5-10所示。（5）在各个币别科目初始数据录入完毕后，用户需要选择综合本位币进行试算平衡的检测，如图5-11所示。当在“试算借贷平衡”对话框中录入的期初余额及本年累计的借方和贷方数据差额为零时，即说明科目期初数据试算结果平衡，如图5-12所示。用户在试算平衡后即可结束初始化。期初数据试算不平衡的不允许凭证过账。特别强调：试算平衡一定要在选择综合本位币的界面下进行。（6）在总账系统的科目初始数据录入界面，用户对“固定资产”科目和“累计折旧”科目只需要录入总额即可。每个固定

24、资产的详细资料都需要在固定资产管理系统的相应模块中进行录入。（7）在总账系统的科目初始数据录入界面，用户对“应收账款”“应付账款”“预收账款”“预付账款”等往来科目只需要按照核算项目属性进行设置，录入客户、供应商等核算项目所对应的数据总额即可。每个往来科目的详细内容都需要在应收款、应付款管理系统的期初单据中进行详细设置。（二）录入现金流量初始数据 现金流量初始数据只有在启用账套的情况下才需要输入。用户在将数据录入系统之后要进行检查，只有检查正确才可以结束总账初始化。“现金流量初始余额录入”窗口如图5-15 所示。另外，年初建账的企业不需要录入此参数。如果不使用现金流量表，就可以不录入现金流量初

25、始数据。三、三、结束初始化结束初始化 在完成初始数据录入并将科目期初数据试算平衡的基础上，总账结束初始化，从而将总账的初始设置与日常业务区分开来。在对总账结束初始化后，用户就可以进行日常业务的处理工作了。结束初始化的操作方法是执行“系统设置”“初始化”“总账”“结束初始化”命令，在弹出的“初始化”对话框中单击“开始”按钮，如图5-16所示。在数据检查无误后，系统会提示成功结束初始化工作。如果结束初始化后的第一会计期间，在凭证未过账的情况下发现初始数据存在录入问题，就需要单击“反初始化”按钮，修改期初数据，并重新结束初始化状态。在账套中多个子系统联合进行业务操作并在同一业务期间启用各自功能的情况

26、下，总账应作为最后一个结束初始化的子系统，以便其与其他子系统的期初对账、修改等功能的正常使用。第三节 凭证处理凭证的日常处理包括凭证的处理、往来和账簿三大部分，其中凭证处理是日常业务的核心处理。在金蝶K/3软件中，凭证处理功能可以实现各种方式产生的凭证（包括手工凭证、系统生成凭证、模式凭证、自动转账凭证、外部引入凭证、凭证冲销等6种方式产生的凭证）的生成、审核、过账、修改、删除、查询和打印等操作。凭证处理时会计科目可直接从科目表中选择并自动校验分录平衡关系，以保证录入数据的正确。一、凭证录入 凭证录入就是为用户提供一个仿真的凭证填制环境，然后通过手工或调用模式凭证等方式将记账凭证的内容录入计算

27、机系统。（一）凭证录入界面凭证录入界面分为三大区域：表头部分、表体部分、表尾部分，如图5-17所示。1.表头部分凭证表头部分包括参考信息、业务日期、日期、凭证字、凭证号、附件数、序号。（1）参考信息。凭证的辅助信息，可以作为凭证查询的条件。该部分一般默认为空。（2）业务日期。凭证的录入日期，一般为当前会计期间的日期。（3）日期。凭证的业务日期。该日期必须为当前会计期间的日期。业务日期和日期两项可默认为同一天。（4）凭证字。调用的是基础档案当中凭证字的档案资料，如记、收、付、转等。（5）凭证号。凭证录入的编号。该编号采用递增的方式自动填充。（6）附件数。凭证所涉及的原始单据的件数，如几张发票、收

28、据、单据等。用户设置了附件数后，在凭证保存时，可以使用附件管理功能进行电子附件的上传。附件管理操作如图5-18 所示。（7）序号。系统自动生成的凭证顺序号，主要是在查找凭证时作为条件使用。2.表体部分凭证录入的重点就是凭证的表体部分，主要包括摘要、科目、借方、贷方、结算方式、结算号、经办、往来业务等。其中，凭证录入的重中之重是录入科目。例如，科目有外币属性时汇率的录入，科目设有核算项目时核算项目的录入，科目设有辅助数量金额核算时单价和数量的录入。（1）摘要。对凭证的文字解释，可以直接录入，也可以利用F7键到凭证摘要库中读取。凭证摘要库的设置分为两个步骤，即设置摘要类别与设置摘要内容。当凭证摘要

29、库中的摘要设置完毕后，用户可以通过摘要添入功能将其调入凭证的摘要栏。凭证摘要库的功能如图5-19所示。（2）科目。录入会计科目的方式有两种，即手工输入或利用F7键调用会计科目档案。在手工录入时，建议不要录入科目名称，应以录入会计科目代码为主。随着会计科目代码的手工录入，会计科目栏会对应显示科目代码检索出来的科目名称。若输入会计科目代码后却没有显示科目名称，则说明代码录入有误。如果在会计科目档案的助记码处设置相应信息，那么可以在会计科目栏中直接录入助记码信息，系统会自动找到该科目从而自行调用。凭证会计科目的录入界面如图5-26所示。（3）借方、贷方。借方科目、贷方科目的凭证金额，每条分录的金额只

30、能在借方或贷方，不能在借贷两方同时存在。（4）结算方式、结算号。当分录涉及“银行存款”科目时，用户可以录入银行存款的结算方式和结算号，如图5-27所示。如果在总账参数中有“银行存款科目必需输入结算方式和结算号”的相应勾选，那么此处必须设置，否则无法保存凭证。（5）经办。该笔凭证的业务经办人。此项可以为空。（6）往来业务。当凭证分录中的会计科目设置了往来业务核算属性，并且在总账参数中对“启用往来业务核销”“往来科目必需录入业务编号”参数进行了勾选，那么必须录入此项内容，以供查询和核销往来业务账目时使用。往来业务的录入如图5-28所示。（7）币别、汇率、原币金额。这些项目在凭证界面是隐藏的。用户只

31、有在会计科目栏中出现与外币核算有关的科目时才能自动调用此列栏目。用户也可以单击工具栏中的“外币”按钮使此列内容出现，如图5-29所示。在凭证录入过程中，原币金额指的是外币形态的金额，外币属性的会计科目所涉及的币别仅限于基础档案外币档案中的内容。当币别选好后，系统会自动调用外币档案中设置好的汇率，将其作为凭证原币金额的汇率。原币金额录入后，系统会根据外币汇率乘以原币金额得出本位币金额。（8）单位、单价和数量。当分录的会计科目具有数量核算属性时，用户需要录入数量和单价的信息。系统会自动弹出数量信息列让用户进行录入（与外币录入共用一个“外币”功能）。用户需要根据单价和数量信息录入相应栏目，系统会根据

32、数量、单价的乘积自动添加借方金额。若需要更换科目的金额方向，则要按空格键。3.凭证表尾部分 凭证表尾部分主要是由各个负责人签字，这些签字内容的完成涉及的岗位人员及主要业务过程包括制单人填制凭证、出纳员复核、审核人员审核、主管人员核准（此流程可以省略）、总账会计或财务主管过账。签字结束后的凭证如图5-30所示。（二）凭证录入界面中的菜单工具及其功能凭证录入界面有很多常用的菜单工具及功能，它们在凭证录入处理过程中发挥着重要的作用。具体功能如下：1.跳转功能跳转功能是“查看”菜单下的功能，如图5-49所示，主要用于根据条件快速查看对应凭证。2、在凭证录入的过程中，系统提供了多种选项供用户选择，力求凭

33、证录入方便、快捷、准确。用户在“凭证录入”界面中执行“查看”“选项”命令，系统会弹出“凭证录入选项”对话框，如图5-53所示。3.保存到文件功能单张凭证可能存在大量分录的情况，如一张凭证含有100条以上的会计分录，制单人很难做到一次完整录入。此时，制单人可以执行“文件”“保存到文件”命令，将所录入的凭证以文件的形式保存下来，在下次录入的时候直接使用“文件”菜单的从文件调入功能，就可将保存到文件中的凭证调出来，然后稍作编辑就可以保存凭证了。4.保存/调入模式凭证功能在“凭证录入”界面，当用户录入完一张凭证后，如果以后会经常使用该凭证内容，那么可以执行“文件”“保存模式凭证”命令，将该凭证保存为模

34、式凭证，在以后重复使用时，只要在“凭证录入”界面执行“文件”“调入模式凭证”命令即可。二、凭证的查询、修改、删除与打印（一）凭证的查询1.凭证查询的过滤条件 用户在使用凭证查询功能时，可以设置组合条件进行查询。用户在查询时还可以将经常使用的查询条件以方案形式保存下来，以备下次查询使用。用户在“总账系统”窗口中执行“财务会计”“总账”“凭证处理”“凭证查询”命令，在弹出的“会计分录序时簿过滤”对话框中选择“已过账”“未过账”和“全部”三个选项中的一项，“未审核”“已审核”和“全部”三个选项中的一项，如图5-59所示。2.过滤条件的编辑用户在“条件”选项卡中设定条件过滤公式。如果选择的条件字段是“

35、会计科目”，那么当光标停在“比较值”栏中时，可以按F7键查看科目代码。如果有多个过滤条件，那么可执行“编辑”“插入行”命令，继续设定下一个过滤条件，还可以执行“编辑”“删除行”命令删除选中的过滤条件行，或执行“编辑”“全部清除”命令清除所有的过滤条件。3.过滤条件的排序如果要将查询的结果按某一字段排序，那么应在“排序”选项卡左边的“字段”列表中选择该字段，被选中的字段将被移到右边的“排序字段”列表中，如图5-60所示。4.过滤条件的方式在实际财务管理工作过程中，会计分录序时簿涵盖了丰富的财务信息，系统需要以不同的方式提供。因此，系统在“方式”选项卡中提供了如表5-8所示的方式。具体操作界面如图

36、5-61 所示。5.过滤条件的设置用户在设定完条件、排序和方式后可执行“设置”“保存设置”命令，将该过滤条件保存下来，以备以后查询相同条件的凭证使用。用户也可单击“删除”按钮删除方案，或单击“另存为”按钮另存方案。用户还可以设置默认方案以便在下次登录的时候过滤界面直接显示默认方案。当“方案”下拉列表框中的方案为非默认方案时，单击“设置默认”按钮，将当前方案设为默认方案；当“方案”下拉列表框中的方案为默认方案时，“设为默认”按钮变换为“取消默认”按钮，此时单击“取消默认”按钮可以将当前方案设为非默认方案。系统只能设置一个默认方案，并以最后一次设置的为准。用户在设置好过滤条件后单击“确定”按钮，系

37、统即可按设定的过滤条件查询，并打开“凭证查询”界面以显示查询结果。（二）凭证的修改财务软件只能对刚保存、未过账和未审核的凭证进行修改、作废或删除等。如果凭证已经过账或审核，那么删除和修改功能按钮不可用。这时，用户一定要将凭证反过账、反审核后才能进行修改。用户在修改时应在“会计分录序时簿”窗口中选中需要修改的凭证，单击工具栏中的“修改”按钮，在弹出的“记账凭证修改”窗口中直接进行修改，然后单击“保存”按钮以保存修改信息。系统提供凭证作废、反作废功能。用户在凭证录入界面的“编辑”菜单、凭证查询界面的“编辑”菜单、会计分录序时簿的右键菜单中均可以进行此操作。（三）凭证的删除用户在删除凭证时，应在“会

38、计分录序时簿”窗口中选中需要删除的凭证，然后单击工具栏中的“删除”按钮进行删除。此操作不可逆，需要慎重使用。一般做法为先将错误的凭证作废，当确认需要删除时再进行删除。凭证查询界面还提供了成批删除功能，如图5-62所示。（四）（四）凭证的打印凭证的打印金蝶ERP-K3系统为用户提供了两种凭证打印方式：一种是普通打印，另一种是套打打印。1.普通打印普通打印就是不使用套打功能进行格式设定的打印。2.套打打印金蝶ERPK/3系统提供了凭证的套打设置。三、复核、审核与核准（一）复核如果在系统初始化时选择了“凭证过账前必须出纳复核”的总账参数，那么出纳在凭证过账前要对与现金科目、银行存款科目有关的凭证进行

39、复核。（二）（二）审核审核一张凭证在制作完后，若经确认无误，则下一步就是进行审核。会计制度规定，凭证的审核人与制单人不能为同一操作人员。由于本账套中的凭证制单人为“赵主管”，所以以孙会计的身份登录账套进行审核。凭证审核方式有单张审核、成批审核和双敲审核三种。（三）（三）核准核准如果用户在系统初始化时勾选了“凭证过账前必须核准”参数，那么在出纳复核后，主管要进行核准。用户在“凭证查询”界面中将光标定位于需要核准的凭证上，然后执行“编辑”“核准”命令，或者单击工具栏中的“核准”按钮，系统即进入凭证界面。此界面中的凭证项目不能修改，只能查看。用户在查看完毕并确认无误后，可单击“核准”按钮，表示主管核

40、准通过，并在凭证表尾“核准”处签章。用户对已结账的凭证不允许使用该功能。特别强调：凭证处于已审核、已核准状态，需要反审核的，必须先反核准。核准不是必需的流程，若已选择“凭证过账前必须核准”参数，则凭证在过账前必须检测。没有核准的凭证不允许过账。四、模式凭证处理为方便用户重复录入，系统提供了模式凭证功能，将常用凭证保存为模式凭证，以便在录入凭证时调用。前文已经讲解了如何在凭证录入界面保存模式凭证和调用模式凭证。除此之外，用户执行“财务会计”“总账”“凭证处理”“模式凭证”命令可以进行模式凭证的设置，如图5-89 所示。在“模式凭证”对话框中的“编辑”选项卡下，用户可以自行设置模式凭证的名称、类别

41、、凭证摘要、科目、币别、汇率类型等内容，如图5-90所示。一个凭证必有借方和贷方，因而在编辑时至少有两条分录行需要设置。模式凭证经编辑无误后应予以保存，以便用户在录入凭证时直接调用。五、凭证过账用户在审核完会计凭证后就可以开始过账了。凭证过账就是系统将已录入的记账凭证根据其会计科目登记到相关的明细账簿中的过程。只有凭证过账了，本会计期间才能够月结。凭证过账有两种操作方法：一种是利用单独的凭证过账功能进行操作，另一种是在凭证查询界面进行操作。（一）利用单独的凭证过账功能进行操作用户可以在过账向导的引导下轻松地完成过账操作。（1）选择过账参数。（2）过账。（3）显示过账信息。（二）在凭证查询界面进

42、行操作六、凭证冲销 如果用户发现已经过账的凭证不符合企业的财务规则，就需要对其进行修改。具体修改方法有两种：一种是无痕修改，另一种是有痕修改。无痕修改就是执行“反过账”“反审核”“反出纳复核”“修改凭证”命令，采用反向操作的过程对凭证进行修改。有痕修改就是使用系统的冲销功能生成一张红字冲销凭证。冲销功能只能在凭证已过账的状态下使用。七、凭证汇总 总账系统在凭证处理功能中提供了凭证汇总功能。凭证汇总就是将记账凭证按照指定的范围和条件汇总其一级科目的借贷方发生额。用户按不同条件对会计凭证进行汇总，可以获取各种所需的会计信息。系统在启用凭证汇总功能时会先弹出如图5-98所示的“过滤条件”对话框。在用

43、户输入完凭证汇总条件后，系统就开始按条件生成凭证汇总表。在此界面中，用户可用光标键和滚动条对凭证汇总表进行浏览查看，并可进行过滤、打印等操作，如图5-99所示。第四节 往来业务管理 往来业务管理是财务管理的重要职能之一。金蝶ERP-K/3系统提供了往来业务管理的功能。用户可以通过对账单、账龄分析表等的设置和处理实现对往来业务的管理。系统将往来业务管理分为核销管理、往来对账单、账龄分析表、坏账明细表和坏账统计分析表五大部分。核销的业务处理是一个非必需的业务流程，不进行核销处理也可以进行往来对账单查询和账龄分析表查询。如果需要对一些往来业务的账龄按每笔业务进行计算，那么需要进行核销的处理；如果只需

44、要对账龄进行一个粗略的计算，那么可以不进行核销的处理。一、与往来业务有关的设置 总账系统对往来业务的处理提供了两种方式，即不进行往来业务核销和进行往来业务核销。如果进行往来业务核销的业务处理，就需要满足以下四个前提条件：（一）系统参数设置 如果进行往来业务核销的业务处理，就必须在系统参数中将“启用往来业务核销”和“往来科目必需录入业务编号”两个参数选中，否则不允许使用往来业务核销功能。（二）科目设置 如果用户需要进行往来业务核销，就必须对需要往来处理的会计科目选择“往来业务核算”参数。同时，该会计科目下必须设置至少一个核算项目类别。用户可以设置多个核算项目类别，以便录入往来业务时体现出往来业务

45、与客户、供应商、部门、职员、物料等的相应关系。（三）业务初始化设置 如果用户要在总账中进行往来业务核销处理，就必须对总账科目的初始化数据进行处理，在进行往来业务的科目期初数据录入时录入业务发生时间与业务编号。初始业务日期必须录入，否则无法计算出正确的余额数据和账龄。（四）凭证中与核销处理有关的设置1.业务编号的录入系统对业务编号不做要求。用户可就两张凭证录入相同的业务编号。业务编号不是必录项，只有在录入设置了往来核算的科目时才会弹出业务编号的录入框。业务编号同会计分录相关联，用户只有在录入了进行往来业务核算的会计科目后才能进行业务编号的录入。2.业务发生日期的录入 系统在凭证录入时会提供业务日

46、期的录入功能。如果用户未对业务日期进行指定，那么系统默认凭证的记账日期为业务日期。业务日期既可以是业务发生的日期，如发票上记录的日期，也可以是收到款项时的日期，还可以是凭证的记账日期。具体采用哪种日期作为业务日期应视业务而定。业务日期与账龄的计算直接相关，因而只有录入了准确的业务日期才能计算出准确的账龄。3.凭证的过账和反过账 用户进行核销处理的前提是凭证已经过账。用户在核销时，系统不会将未过账的凭证显示在核销记录中。如果凭证已进行了核销，那么用户在进行反过账时不能对其进行反过账。此时，用户必须对已核销的记录进行反核销才可以进行反过账。二、核销管理 用户在主控台中执行“财务会计”“总账”“往来

47、”“核销管理”命令，就可以进行核销业务的处理。“核销管理”这个功能模块包括三个部分的内容，分别为核销日志的查询、核销和反核销。（一）核销日志的查询 用户在总账系统的主功能界面中执行“往来”“核销管理”命令，进入“核销日志”界面，此时系统会弹出一个“过滤条件”对话框，用户可以在这个对话框中对核销日志的过滤条件进行设置。如果不查询核销日志，用户可以单击“取消”按钮，退出核销日志的查询。（二）核销1.核销的顺序 考虑到核销的复杂性，系统提供了多种核销的次序。若在“过滤”界面选择了“业务编号+业务日期”参数，则在“往来业务核销”界面中是按照核算项目、业务编号、业务日期、凭证号的顺序来进行排序与核销的。

48、对于相同的业务编号，系统一般按业务日期与凭证字号的先后顺序（若有期初余额，则要先核销期初余额）进行核销。若在过滤界面选择“业务日期+业务编号”参数，则在“往来业务核销”界面中是按照核算项目、业务日期、业务编号、凭证号的顺序来进行排序与核销的。在对相同日期的业务进行核销时，系统一般按业务编号、凭证字号的先后顺序来进行核销。2.核销的业务处理 用户将核销的过滤条件设置完成后，再单击“确定”按钮，打开“往来业务核销”窗口。3.核销记录的打印和引出 系统提供了对核销的双方记录进行打印和引出的功能。“往来业务核销”窗口包括应核销记录和核销区域两个表格。用户可以对这两个表格分别打印和引出。用户单击应核销记

49、录表格，“应核销记录”的字体变为黑粗体，即表明此时所进行的打印和引出是针对应核销记录表格的；用户单击核销区域表格，“核销区域”的字体变为黑粗体，则表明此时所进行的打印和引出是针对核销区域表格的。用户单击工具栏中的“引出”按钮，系统可以将当前核销日志的内容引出，使其具有各种不同的数据格式，以便进一步加工。（三）反核销 系统还应提供反核销的功能。如果用户需要进行相应的反核销，就应先将已核销的标记去掉。对于已核销的业务，用户可以一笔一笔地进行反核销，也可以一次反核销多笔已核销的业务。反核销的操作步骤如下：（1）通过核销日志的过滤条件界面查询出已经核销过的单据，即核销日志。（2）双击需要反核销的记录，

50、将需要反核销的记录选中，此时在“选择”列会出现“”的标志。（3）单击工具栏中的“反核销”按钮。三、往来对账单往来业务管理在企业财务管理中占有重要的地位，往来业务资料的准确与否直接关系到企业财务工作能否有效开展。用户及时进行往来业务的对账可有效地对往来业务进行管理。金蝶ERP-K/3系统为用户提供了往来对账功能以使其进行往来业务的管理。（一）往来对账单查询往来对账单可用于查询设有往来业务核算属性的会计科目的借方发生额、贷方发生额和期末余额。（二）坏账处理 用户在“往来对账单”界面可以对未核销的往来记录进行确认坏账的处理。1.确认坏账的前提条件 确认坏账的前提条件有以下几个：（1）系统已经启用往来