新入职员工财务知识培训精品文稿.ppt

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1、新入职员工财务知识培训第1页，本讲稿共33页主要内容1.基础知识2.付款管理3.借款管理4.发票管理5.差旅费的申请与报销6.日常费用的报销第2页，本讲稿共33页预备知识：如何粘贴原始单据要求1：将原始单据分业务内容粘贴在费用报销粘贴单上。要求2：使用胶水（一律不得使用订书钉、回形针取代）依次按原始单据的时间顺序将单据整齐粘贴。要求3：对于定额发票，请按金额的大小顺序排开粘贴。第3页，本讲稿共33页认识一下我们经常使用的单据认识一下我们经常使用的单据第4页，本讲稿共33页认识一下我们经常使用的单据认识一下我们经常使用的单据第5页，本讲稿共33页认识一下我们经常使用的单据认识一下我们经常使用的单

2、据第6页，本讲稿共33页认识一下我们经常使用的单据认识一下我们经常使用的单据第7页，本讲稿共33页认识一下我们经常使用的单据认识一下我们经常使用的单据第8页，本讲稿共33页认识一下我们经常使用的单据认识一下我们经常使用的单据第9页，本讲稿共33页付款申请单的填写要求员工申请付款时首先须将付款申请单的内容填写完整，并在付款申请单后付发票原件和合同复印件，二者在原则上缺一不可。但若对方要求先付款后开具发票，则须在付款申请单上写清“承诺几日内交回发票”的字样。第10页，本讲稿共33页付款申请的审批权限100元以下付款部门经理100元以上付款总经理第11页，本讲稿共33页员工借款管理公司针对员工借款有

3、详细的文件要求，见“财字【2003】第2号-员工借款管理规定”第12页，本讲稿共33页借款申请的审批权限100元以下借款部门经理、财务经理100元以上借款部门经理、财务经理、总经理第13页，本讲稿共33页发票管理第14页，本讲稿共33页发票管理1.企业网客户申请发票是以货到客户和付款为发票开具前提，运营商以货到客户为发票开具前提。2.财务部收到发票申请表经在MRP系统中核实合同配置信息完整以及合同已到货（直发客户的到货确认由西乡货运部负责在MRP系统中进行到货确认，借货转销售由商务部在MRP系统中办理相关的借转销手续进行到货确认）后开具发票。第15页，本讲稿共33页发票管理3.如不符合开票条件

4、，财务部将无法开具理由通知商务部接口人与相关申请人（申请人请在发票开具申请表中明确填列，如未能查到相关申请人，一律回复各办事处秘书）；如符合开票要求，财务部在收到发票开具申请表的次日下班前将已开具发票寄至各办事处（如有特殊邮寄要求，请一律在发票开具申请表中注明相关的邮寄地址、邮编、收件人以及联系电话）。发票邮寄费用一律分摊至各办事处。第16页，本讲稿共33页发票管理4.企业网在货到客户而未付款情况下需提前开具发票，需商务部相关接口人审核无误后，经市场财经部负责人同意并符合相关开票条件后，财务部方可开具发票。5.在公司抄报税期间，因公司报表尚未报出而无法购票，财务部可暂不开发票。第17页，本讲稿

5、共33页发票管理6.外商投资企业资金往来票适用范围为除销售商品，提供加工以外的资金往来时使用，如预收款、借款等。如因客户需要为客户出具资金往来票，在款已到账情况下，由办事处直接将发票开具申请表提交给财务部相关发票处理人，经财务会计部负责人同意后为客户开具。在款未到账情况下如需提前出具资金往来票，由办事处直接将发票开具申请表提交给市场财经部相关负责人，经市场财经部同意后转发给财务部相关发票处理人，经财务会计部负责人同意后开具。市场财经部负责对未回款而提前开出资金往来票的客户回款进行跟踪。第18页，本讲稿共33页发票管理1.关于增值税发票的取得：公司自用的办公用品、礼品、汽油票等，不要求必须取得增

6、值税发票。2.关于发票抬头：凡提交财务的报销单据必须由对方单位一次性开具，改填、补填的发票一律不予报销。第19页，本讲稿共33页发票管理3.关于发票丢失：请所有员工妥善保存取得的原始单据，发生发票丢失的，无论任何人签字，财务一律不予报销。4.关于发票替代：不允许任何形式的以办公用品、出租车票、油票或其他任何发票替代劳务费、员工房租等行为。第20页，本讲稿共33页发票管理需要参考的公司文件财函2004-03财字2002-02第21页，本讲稿共33页差旅费报销相关问题1.出差员工首先需要填写出差申请表，并经部门负责人签字后，到前台订票。2.需要借款的人员可以到财务部借款。（此程序非必经程序）3.员

7、工出差回单位后要在一周内报销。第22页，本讲稿共33页各类报销审批权限100元以下：部门经理、财务经理100元以上：部门经理、财务经理、总经理第23页，本讲稿共33页差旅费报销流程及标准（1）1.员工出差回来后需将报销期间发生的各项费用单据粘贴完整，并填写差旅费报销单，不要与其他票据粘贴在一张差旅费报销单上。2.以下省份和城市出差不允许乘坐飞机：辽宁、天津、山西、河北、山东、河南、内蒙。如果时间紧迫需要乘坐飞机，必须填写就近城市员工机票订购申请单，此申请单必须由财务总监签字方可预订机票。(北京员工)第24页，本讲稿共33页差旅费报销流程及标准（2）3.办事处员工出差在片区及跨片区500公里以内

8、出差必须乘坐火车和汽车。如时间紧迫需要乘坐飞机，必须得到市场部领导的书面批准。4.凡出差购买飞机票，统一由前台订票（包括全程的飞机票），订票时必须提供批准的出差申请表复印件和经批准的飞机票订购单原件；未经批准而私自在外面购票，公司将不予报销。员工乘坐飞机无须购买保险，若购买费用自理。5.员工入职或调动，需要到异地报到的，原则上要求乘坐火车，乘坐飞机，费用自理。第25页，本讲稿共33页差旅费报销流程及标准（3）6.A类地区包括北京、上海、深圳、广州（不包括广 东其他城市）；C类地区包括陕西(不包括西安)、新疆、甘肃、贵州（不包括贵阳）、内蒙、安徽；其他地区为B类地区（包括西安、贵阳和广东省除广州

9、、深圳外的其他城市）；一级部门总经理、二级部门总经理的具体定义及人员划分见人事部相关文件。到办事处所在地出差需住员工宿舍。第26页，本讲稿共33页差旅费报销流程及标准（5）需要参考的公司文件：1.财函2002-032.财字2002-0043.财字2002-0054.财字2002-175.财字2002-206.财字2003-107.财函2003-18第28页，本讲稿共33页日常报销中需要注意的几个问题（1）1.发票抬头：“港湾网络有限公司”2.机打发票需注意的问题（分除公司名称外手写无效、机打发票手写无效两种）3.手机话费报销标准4.票据的合法、合规性5.代客户报销的问题第29页，本讲稿共33页

10、日常报销中需要注意的几个问题（2）需要参考的公司文件财函2002-09财字2002-21财函2004-1（重要）第30页，本讲稿共33页日常报销中需要注意的几个问题（3）加强办事处员工借款、调动和离职管理加强办事处员工借款、调动和离职管理1.办事处员工经部门负责人和办事处主任同时批准后可以在办事处借款，借款金额不能高于员工当月工资。借款经办人须按公司要求填写借款单，借款单经有关负责人签批后，交由秘书作为账务处理的依据。借款必须专款专用，办事处秘书负责跟踪借款用途并及时催缴借款，前次借款未清，不能再次借款或续借。第31页，本讲稿共33页日常报销中需要注意的几个问题（4）2.办事处员工每月应按预算

11、拨款开展业务，有个人借款的员工发生调动或离职时必须结清以前在本办事处的借款，做到人去钱清。3.办事处员工发生调动，当月预算拨款未使用完的，要求把剩余款项同时带至所调目的地办事处，但当月发生的报销款票据仍需寄到调离前原办事处，由调离前原办事处秘书做账。下月起财务部将根据人事部的调动通知将调动员工的预算拨款直接拨至所调目的地办事处。第32页，本讲稿共33页日常报销中需要注意的几个问题（5）4.办事处借款经办人和负责人要对员工借款负责，及时跟踪借款的使用情况。员工调离或离职时由于不能结清借款或借款使用用途不明确造成借款不能如期归还的，办事处借款经办人、负责人要和借款人共同赔偿未清借款金额，公司将保留追究有关当事人责任的权利。第33页，本讲稿共33页