EXCEL 使用技巧培训.ppt

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1、 目录目录 一、一、excel表格常用基本操作表格常用基本操作二、常用函数的使用二、常用函数的使用三、现场提问？三、现场提问？一一excelexcel表格常用基本操作表格常用基本操作 Excel是我们工作当中常用的表格软件。因此我们需要是我们工作当中常用的表格软件。因此我们需要学习如何把学习如何把Excel用得更有效率？更方便？更快捷？使我们用得更有效率？更方便？更快捷？使我们在工作当中轻松，简单，效率！因此在工作当中轻松，简单，效率！因此excel简单技巧运用尤为简单技巧运用尤为重要，目前重要，目前excel的使用技巧很多，下面我向大家介绍几个快的使用技巧很多，下面我向大家介绍几个快速、常用

2、的速、常用的Excel使用技巧。使用技巧。一一excelexcel表格常用基本操作表格常用基本操作Excel 常用符号的使用常用符号的使用 常用特殊符号有：常用特殊符号有：*？$&Excel所支持的通配符包括两个，星号所支持的通配符包括两个，星号“*”和问号和问号“？”*：可代替任意数目的字符，可以是单个字符、多个字符或者没有字符。可代替任意数目的字符，可以是单个字符、多个字符或者没有字符。？：可代替任意单个字符。？：可代替任意单个字符。如：如：123456这个数字用这个数字用*代替即代替即 *345*，而用，而用?代替为代替为?345?通配符主要用于查找替换和函数使用。通配符主要用于查找替换

3、和函数使用。：波浪号，对于我们主要用于将单元格内含：波浪号，对于我们主要用于将单元格内含*号的值进行替换号的值进行替换 如对如对 规格：规格：8*2000*6000的规格，需替换成的规格，需替换成820006000，如用下图所示：，如用下图所示：一一excelexcel表格常用基本操作表格常用基本操作其结果为其结果为，需要替换成我们所需要的，需要替换成我们所需要的820006000，使用此符号即可：，使用此符号即可：一一excelexcel表格常用基本操作表格常用基本操作$：固定引用符号。：固定引用符号。单元格引用分为绝对引用、相对引用和混合引用。比如在单元格单元格引用分为绝对引用、相对引用和

4、混合引用。比如在单元格B1中：中：1、输入、输入=A1，这是相对引用，当被复制到其他单元格时，始终引用与公式所在单，这是相对引用，当被复制到其他单元格时，始终引用与公式所在单元格左边一个单元格（即元格左边一个单元格（即A1相对于相对于B1的位置）；的位置）；2、输入、输入=$A1，行相对列绝对混合引用，横向复制公式不会变化，竖向复制公式，行相对列绝对混合引用，横向复制公式不会变化，竖向复制公式时，行号会发生变化，比如复制到时，行号会发生变化，比如复制到C2时，变为时，变为=$A2；3、输入、输入=A$1，行绝对列相对混合引用，竖向复制公式不会变化，横向复制公式，行绝对列相对混合引用，竖向复制公

5、式不会变化，横向复制公式时，列标会发生变化，比如复制到时，列标会发生变化，比如复制到C2时，变为时，变为=B$1；4、输入、输入=$A$1，绝对引用，横向竖向复制公式，都不会变化，始终引用该单元，绝对引用，横向竖向复制公式，都不会变化，始终引用该单元格。格。一一excelexcel表格常用基本操作表格常用基本操作我们可以把我们可以把$符看成是一把锁，放在列标前面，就把列标锁住，放在行号前面，符看成是一把锁，放在列标前面，就把列标锁住，放在行号前面，就把行号锁住。就把行号锁住。&：连接符：连接符，在中文中的含义对应的是，在中文中的含义对应的是“和和”的意思，如的意思，如A和和B 在在excel中

6、即用中即用A&B表示。表示。“：此符号需大写下：此符号需大写下”双引号，主要用于函数的字符引用。双引号，主要用于函数的字符引用。一一excelexcel表格常用基本操作表格常用基本操作强制换行符强制换行符 在单元格中输入的内容，有时需要在指定的位置换行输入，这里就需要输入一在单元格中输入的内容，有时需要在指定的位置换行输入，这里就需要输入一个换行符，怎么输入呢？我们可以在换行的位置按个换行符，怎么输入呢？我们可以在换行的位置按alt+enter键（回车键），键（回车键），就可以完成换行输入了。就可以完成换行输入了。但有时我们需要把强制换行符给替换掉，恢复一行显示，这时候我们再用但有时我们需要把

7、强制换行符给替换掉，恢复一行显示，这时候我们再用alt+enter输入就不灵了，因为在查找替换窗口中是无法这样输入换行符呢，输入就不灵了，因为在查找替换窗口中是无法这样输入换行符呢，这时我们可以按这时我们可以按ctrl+j组合键，就可以输入一个看不到的换行符了，然后在替组合键，就可以输入一个看不到的换行符了，然后在替换栏不输入，点击替换即可。换栏不输入，点击替换即可。快速切换工作表快速切换工作表按按Ctrl+PageUp组合键可激活前一个工作表，按组合键可激活前一个工作表，按Ctrl+PageDown组合键可激活组合键可激活后一个工作表。还可用鼠标去控制工作表底部的标签滚动按钮快速地移动工作后

8、一个工作表。还可用鼠标去控制工作表底部的标签滚动按钮快速地移动工作表表一一excelexcel表格常用基本操作表格常用基本操作的名字，然后单击工作表进行切换。的名字，然后单击工作表进行切换。插入任意多空行插入任意多空行当你选当你选取行并把光标放在右下角，按下取行并把光标放在右下角，按下shift键时键时，你会发现光标会变成如下图所，你会发现光标会变成如下图所示形状。示形状。你会发现你拖多少行，就会插入多少个空行。这种插入方法比选取一定数量的行你会发现你拖多少行，就会插入多少个空行。这种插入方法比选取一定数量的行再插入更加灵活。再插入更加灵活。一一excelexcel表格常用基本操作表格常用基本

9、操作两列互换两列互换 在下面的表中，选取在下面的表中，选取C列，光标放在边线处，按列，光标放在边线处，按shift同时按下鼠标左键不松，同时按下鼠标左键不松，拖动到拖动到B列前面，当列前面，当B列前出现虚线时，松开鼠标左键即完成互换。列前出现虚线时，松开鼠标左键即完成互换。一一excelexcel表格常用基本操作表格常用基本操作按左键不松拖动到按左键不松拖动到B列前列前完成完成一一excelexcel表格常用基本操作表格常用基本操作批量设置求和公式批量设置求和公式选取包括黄色行列的区域，选取包括黄色行列的区域，按按alt 和和=(按按alt键不松再按等号键不松再按等号)即可完成求和公式的即可完

10、成求和公式的输入。输入。同时查看一个同时查看一个excel文件的两个工作表文件的两个工作表视图视图-新建窗口新建窗口一一excelexcel表格常用基本操作表格常用基本操作设置重排窗口设置重排窗口排列方式排列方式一一excelexcel表格常用基本操作表格常用基本操作重排后效果重排后效果一一excelexcel表格常用基本操作表格常用基本操作一个一个=号完成号完成excel多列合并成一列多列合并成一列如下图所示的表格中有如下图所示的表格中有4列数据（可以有任意多列），现要求合并成一列显示。列数据（可以有任意多列），现要求合并成一列显示。如下图所示。如下图所示。一一excelexcel表格常用基

11、本操作表格常用基本操作操作步骤：操作步骤：1 在在A6单元格输入公式单元格输入公式=B1，如下图所示。，如下图所示。2 复制复制A6的公式到的公式到A6:B21区域，如下图所示。区域，如下图所示。复制完后你会发现多列的数据已全部显示在复制完后你会发现多列的数据已全部显示在A列中列中，剩下的工作就是把公式转换成数据，删除，剩下的工作就是把公式转换成数据，删除B：D列即可。列即可。一一excelexcel表格常用基本操作表格常用基本操作插入表格插入表格 在在excel表中，将鼠标点击放在需要插入的区域，点击插入表中，将鼠标点击放在需要插入的区域，点击插入表格，如下图所示：表格，如下图所示：出现：出

12、现：一一excelexcel表格常用基本操作表格常用基本操作如区域首行单元格是标题，点击表包含标题，如没有则不点击，然后点确认。如区域首行单元格是标题，点击表包含标题，如没有则不点击，然后点确认。可以对表格内容数据进行删除重复值、汇总、选择不同的表格样式可以对表格内容数据进行删除重复值、汇总、选择不同的表格样式如果不想在表格中处理数据，则可以将表格转换为常规区域，同时保留所应用的如果不想在表格中处理数据，则可以将表格转换为常规区域，同时保留所应用的任何表格样式。当不再需要表格时，可以删除表格。任何表格样式。当不再需要表格时，可以删除表格。一、一、excelexcel表格常用基本操作表格常用基本

13、操作数据分列数据分列 当我们用当我们用Excel输入数据时，如果在一行内输入内容过长，事后想再改变的话，输入数据时，如果在一行内输入内容过长，事后想再改变的话，非常麻烦，这里教给大家一个小技巧，可以快速分列。非常麻烦，这里教给大家一个小技巧，可以快速分列。首先按平时输入一段文字。然后选定所要分割的数据区域（如图一）。首先按平时输入一段文字。然后选定所要分割的数据区域（如图一）。图一图一 图二图二一一excelexcel表格常用基本操作表格常用基本操作在弹出的对话框中选择在弹出的对话框中选择“分隔符号分隔符号”，并点击，并点击“下一步下一步”。一一excelexcel表格常用基本操作表格常用基本

14、操作在弹出的对话框中选择在弹出的对话框中选择“其他其他”并输入并输入-，可以看到数据预览的效果，点击，可以看到数据预览的效果，点击“下一下一步步”。一一excelexcel表格常用基本操作表格常用基本操作选择分列后数据的格式，我们选常规，我们将目标区域选然选择分列后数据的格式，我们选常规，我们将目标区域选然$B$1，然后点击完成，然后点击完成一一excelexcel表格常用基本操作表格常用基本操作出现如下结果：出现如下结果：同理还可以处理对于固定宽度的分列。同理还可以处理对于固定宽度的分列。数据分列对于我们来说还有另外一种用法，我们常发现对于常规数字与文本格式数据分列对于我们来说还有另外一种用

15、法，我们常发现对于常规数字与文本格式的单元格区分时，选择单元格，更改格式后，但是单元格的内容往往不一定跟格的单元格区分时，选择单元格，更改格式后，但是单元格的内容往往不一定跟格式一样变更过来。因此我们也可以用数据分列来做这个事情！式一样变更过来。因此我们也可以用数据分列来做这个事情！一一excelexcel表格常用基本操作表格常用基本操作如图，当我们选定单元格区域改成常规时，数据的结果还是一样，我们这里就可如图，当我们选定单元格区域改成常规时，数据的结果还是一样，我们这里就可以用数据分列快速更改数据格式：以用数据分列快速更改数据格式：一一excelexcel表格常用基本操作表格常用基本操作一常

16、用函数的使用一常用函数的使用Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。我在这里介绍几种常用的函数的使用。值按特定的顺序或结构进行计算。我在这里介绍几种常用的函数的使用。Text 函数：将数值转换为按指定数字格式表示的文本。函数：将数值转换为按指定数字格式表示的文本。语法语法TEXT(value,format_text)Value 为数值、计算结果为数字值的公式，或对包含数字值的单元格的引用。为数值、计算结果为数字值的公式，或对包含数字值的单元格的引用。Format_te

17、xt 为为“单元格格式单元格格式”对话框中对话框中“数字数字”选项卡上选项卡上“分类分类”框中的文框中的文本形式的数字格式。本形式的数字格式。如将如将2014-5-1 更改为格式更改为格式 2014-05-01 则用则用=TEXT(“2014-5-1”,“YYYY-MM-DD”)一常用函数的使用一常用函数的使用如图：工号在表格中变为图中所示，我们需要将工号统一变成如图：工号在表格中变为图中所示，我们需要将工号统一变成5位，我们可以用位，我们可以用公式公式=TEXT(D2,00000)一常用函数的使用一常用函数的使用IF 函数函数如果指定条件的计算结果为如果指定条件的计算结果为 TRUE，IF

18、函数将返回某个值；如果该条件的计算结函数将返回某个值；如果该条件的计算结果为果为 FALSE，则返回另一个值，则返回另一个值语法：语法：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)logical_test 必需。必需。计算结果为计算结果为 TRUE 或或 FALSE 的任何值或表达式。的任何值或表达式。value_if_true 可选。可选。logical_test 参数的计算结果为参数的计算结果为 TRUE 时所要返回的值。时所要返回的值。value_if_false 可选。可选。logical_test 参数的计算结果为参数的计算结果为 FAL

19、SE 时所要返回的时所要返回的值。值。IF函数的用法分以下几种：函数的用法分以下几种：单条件判断：单条件判断：一常用函数的使用一常用函数的使用一常用函数的使用一常用函数的使用返回区域：返回区域：一常用函数的使用一常用函数的使用一常用函数的使用一常用函数的使用混合条件判断混合条件判断一常用函数的使用一常用函数的使用多条件区间判断多条件区间判断一常用函数的使用一常用函数的使用一常用函数的使用一常用函数的使用数据拆分、提取数据拆分、提取使用函数：使用函数：LEFT、RIGHT、MIDLEFT,RIGHT,MID，这三个函数都是文本的提取的。前两个的格式是一样的，只，这三个函数都是文本的提取的。前两个

20、的格式是一样的，只是提取的方向正好相反。是提取的方向正好相反。LEFT是从左向右取，是从左向右取，RIGHT是从右向左取。是从右向左取。LEFT RIGHT函数的语法：函数的语法：LEFT(text,num_chars)RIGHT(text,num_chars)第一个参数第一个参数text,是文本，是你想要在那提取东西的文本，可以是一个字符串，或是文本，是你想要在那提取东西的文本，可以是一个字符串，或是一个单元格。第二个参数是一个单元格。第二个参数chars是想要提取的个数。是想要提取的个数。比如：比如：=LEFT(A1,2)，也是从，也是从A1单元格的文本里，从左边第一位开始，向右单元格的文

21、本里，从左边第一位开始，向右提取两位。比如提取两位。比如A1的数据是：的数据是：“楚天欢迎大家楚天欢迎大家”，得到的结果是：，得到的结果是：“楚天楚天”。一常用函数的使用一常用函数的使用那么：那么：=RIGHT(A1,2)，也就是从，也就是从A1单元格的文本里，从右边第一位开始，向左单元格的文本里，从右边第一位开始，向左提取两位，这样就得到：提取两位，这样就得到：“大家大家”。MID这个函数也是从左向右提取的，但不一定是从第一个起，可以从中间开始。这个函数也是从左向右提取的，但不一定是从第一个起，可以从中间开始。记住，记住，MID函数只能从左向右提取。函数只能从左向右提取。MID函数的语法：函

22、数的语法：MID(text,start_num,num_chars)第一个参数也是第一个参数也是text，它的属性与前面两个是一样的。第二个参数，它的属性与前面两个是一样的。第二个参数，star_num，也就是要提取的开始字符，第三个参数，也就是要提取的开始字符，第三个参数num_chars是要提取的个数。是要提取的个数。一常用函数的使用一常用函数的使用比如：比如：=MID(A1,1,2),得到得到“楚天楚天”。意思是：在意思是：在A1单元格里提取文本，从文本的第单元格里提取文本，从文本的第1位开始，向右提取位开始，向右提取2个。个。=MID(A1,3,2)，得到，得到“欢迎欢迎”。意思是：在

23、意思是：在A1单元格里提取文本，从文本的第单元格里提取文本，从文本的第3位开始，向右提取位开始，向右提取2个。个。一常用函数的使用一常用函数的使用Vlookup函数函数VLOOKUP函数是函数是Excel中几个最重函数之一中几个最重函数之一VLOOKUP是一个查找函数，给定一个查找的目标，它就能从指定的查找区域中是一个查找函数，给定一个查找的目标，它就能从指定的查找区域中查找返回想要查找到的值。它的基本语法为：查找返回想要查找到的值。它的基本语法为：VLOOKUP（查找目标，查找范围，返回值的列数，精确（查找目标，查找范围，返回值的列数，精确OR模糊查找模糊查找)下面以一个实例来介绍一下这四个

24、参数的使用下面以一个实例来介绍一下这四个参数的使用 例例1：如下图所示，要求根据表二中的工号，查找工号所对应的姓名。：如下图所示，要求根据表二中的工号，查找工号所对应的姓名。一常用函数的使用一常用函数的使用公式公式 B12=VLOOKUP(A12,$A$2:$C$6,3,0)参数说明：参数说明：一常用函数的使用一常用函数的使用 1 查找目标：就是你指定的查找的内容或单元格引用。本例中表二查找目标：就是你指定的查找的内容或单元格引用。本例中表二A列的工列的工号就是查找目标。我们要根据表二的号就是查找目标。我们要根据表二的“工号工号”在表一中在表一中A列进行查找。列进行查找。公式：公式：B12=V

25、LOOKUP(A12,$A$2:$C$6,3,0)2 查找范围（查找范围（VLOOKUP(A12,$A$2:$C$6,3,0)）：指定了查找目标，如）：指定了查找目标，如果没有说从哪里查找，果没有说从哪里查找，EXCEL肯定会很为难。所以下一步我们就要指定从哪个范肯定会很为难。所以下一步我们就要指定从哪个范围中进行查找。围中进行查找。VLOOKUP的这第二个参数可以从一个单元格区域中查找，也可的这第二个参数可以从一个单元格区域中查找，也可以从一个常量数组或内存数组中查找。本例中要从表一中进行查找，那么范围我以从一个常量数组或内存数组中查找。本例中要从表一中进行查找，那么范围我们要怎么指定呢？这

26、里也是极易出错的地方。大家一定要注意，给定的第二个参们要怎么指定呢？这里也是极易出错的地方。大家一定要注意，给定的第二个参数查找范围要符合以下条件才不会出错：数查找范围要符合以下条件才不会出错：一常用函数的使用一常用函数的使用 A 查找目标一定要在该区域的第一列。本例中查找表二的工号，那么工号所查找目标一定要在该区域的第一列。本例中查找表二的工号，那么工号所对应的表一的工号列，一定要是查找区域的第一列。像本例中，给定的区域要从对应的表一的工号列，一定要是查找区域的第一列。像本例中，给定的区域要从第一列开始，即第一列开始，即$A$2:$C$6，而不能是，而不能是$B$2:$C$6。因为查找的。因

27、为查找的“工号工号”不在不在$B$2:$C$6区域的第一列。区域的第一列。B 该区域中一定要包含要返回值所在的列，本例中要返回的值是姓名。姓名该区域中一定要包含要返回值所在的列，本例中要返回的值是姓名。姓名列（表一的列（表一的C列）一定要包括在这个范围内，即：列）一定要包括在这个范围内，即：$A$2:$C$6，如果写成，如果写成$A$2:$B$6就是错的。就是错的。3返回值的列数（返回值的列数（B12=VLOOKUP(A12,$A$2:$C$6,3,0)）。这是）。这是VLOOKUP第第3个参数。它是一个整数值。它怎么得来的呢。它是个参数。它是一个整数值。它怎么得来的呢。它是“返回值返回值”在

28、第二个参数给在第二个参数给一常用函数的使用一常用函数的使用定的区域中的列数。本例中我们要返回的是定的区域中的列数。本例中我们要返回的是“姓名姓名”，它是第二个参数查找范围，它是第二个参数查找范围$A$2:$C$6的第的第3列。这里一定要注意，列数不是在工作表中的列数，而是在查列。这里一定要注意，列数不是在工作表中的列数，而是在查找范围区域的第几列。如果本例中要是查找工号所对应的性别，第找范围区域的第几列。如果本例中要是查找工号所对应的性别，第3个参数的值个参数的值应该设置为多少呢。答案是应该设置为多少呢。答案是2。因为性别在。因为性别在$A$2:$C$6的第的第2列中。列中。4 精确精确OR模

29、糊查找（模糊查找（VLOOKUP(A13,$B$2:$D$8,3,0)），最后一个参数），最后一个参数是决定函数精确和模糊查找的关键。精确即完全一样，模糊即包含的意思。第是决定函数精确和模糊查找的关键。精确即完全一样，模糊即包含的意思。第4个参数如果指定值是个参数如果指定值是0或或FALSE就表示精确查找，而值为就表示精确查找，而值为1 或或TRUE时则表示模糊。时则表示模糊。这里提醒大家切记切记，在使用这里提醒大家切记切记，在使用VLOOKUP时千万不要把这个参数给漏掉了，如时千万不要把这个参数给漏掉了，如果缺少这个参数默为值为模糊查找，我们就无法精确查找到结果了。果缺少这个参数默为值为模糊查找，我们就无法精确查找到结果了。