PPT制作技巧规范.ppt

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1、PPT报告制作规范ConfidentialCopyright 2008 by HuaAT课程安排课程安排分析报告的构架方法PPT制作的版面布局文本一致性图表设置技巧提高效率技巧123452SOLVING THE PROBLEM分析问题的方法（由因到果）分析问题的方法（由因到果）Facts事 实 Analyses分 析 Conclusions结 论 Recommendations 建 议 方 案 COMMUNICATING THE SOLUTION沟通解决问题的办法沟通解决问题的办法（由果及因）（由果及因）Recommendations建 议 方 案 Actions/steps/reasons行

2、动 /步骤/理由 Facts/analyses事 实/分 析 What should be done?该 做 什 麽？How or why should it be done?为 什 麽 该 做 这 些？如 何 做？How do you know the recommendations are sound?怎 麽 知 道 这 建 议 方 案 是 完 善 的？沟通问题与分析问题的差别沟通问题与分析问题的差别3结论结论MckinseyMckinsey倡导的金字塔思想倡导的金字塔思想雪莉吾友：我俩是多年老朋友了，共渡过许多好时光但 一个月前你说了些令人难受的话上两星期你又没来参加我办的宴会后来雪莉吾

3、友：我恨你！因为。4中心思想中心思想主要理由中心思想中心思想论证式论证式组合式组合式论证式与组合式表达论证式与组合式表达5中心思想中心思想论证式论证式组合式组合式论证式与逻辑组合的利弊论证式与逻辑组合的利弊利利弊弊便于记住要点对注重具体措施的听众极为有效一点被否定，其余各点仍具说服力听众可能有勉强之嫌证明内容的必然走向(没有第二条路可走)对有拒绝心理的听众尤为有效如听众对情况或意见有异议，该论证即失去了说服力听众在听到最后的所以结论时前，先要记忆大量信息利利弊弊6练习题一练习题一7练习题一答案练习题一答案8练习题一答案（续）练习题一答案（续）9课程安排课程安排分析报告的构架方法PPT制作的版面

4、布局文本一致性图表设置技巧提高效率技巧1234510制作制作PPT的第一要旨：空间感的第一要旨：空间感11制作制作PPT的第二要旨：信息传递及其布局的第二要旨：信息传递及其布局要说明的要点要说明的要点/分析结论点分析结论点/主要建议主要建议（一页（一页PPTPPT只传递一个观点）只传递一个观点）来源来源/假设假设/说明说明/备注备注论据论据/要点要点12制作制作PPT的第三要旨：图表文字，应做何取舍？的第三要旨：图表文字，应做何取舍？13母板设计母板设计14课程安排课程安排分析报告的构架方法PPT制作的版面布局文本一致性图表设置技巧提高效率技巧1234515n一致性使演示更加的专业。n一致性包

5、括:1、字体一致n 2、标题、字体、样式、大小、编号风格和排列的一致n 3、一张页面中图的大小和风格一致n 4、缩写和术语一致n 5、举例一致性，比如例子的标题、例子的句式、承上启下等等n 6、叙述风格一致 文本文本一致性一致性有问题吗？16不一致的举例不一致的举例17文本的注意事项：编号和换行文本的注意事项：编号和换行编号编号nPowerPoint中最好不要用长篇大论的文字，演示需要用简短的语句表达交流的中心思想。所以建议给文本进行编号；n不要所有的编号都用一种类型，子标题和一些不重要的论点可以使用不同的编号。换行换行n单字换行就是在一段或是一行的最后出现的一个单独的文字，一个文字占一行；n

6、调整文本框来避免单字换行，最好在最后一行放更多的字而不是一个字。18图形与文字默认格式图形与文字默认格式19复制复制-粘贴注意事项粘贴注意事项20课程安排课程安排分析报告的构架方法PPT制作的版面布局文本一致性图表设置技巧提高效率技巧1234521图表的两种主要形式图表的两种主要形式数据类图表数据类图表概念类图表概念类图表22数据类图表：不同的表达方式应该选择不同的图形数据类图表：不同的表达方式应该选择不同的图形23五种基本的图表类型五种基本的图表类型24数据图表的三个步骤之一：确定要表达的信息数据图表的三个步骤之一：确定要表达的信息25数据图表的三个步骤之二：确定比较类型数据图表的三个步骤之

7、二：确定比较类型26数据图表的三个步骤之三：选择图表类型数据图表的三个步骤之三：选择图表类型27Office graphics简介简介Office graphics 提供了方便的图表绘制功能，在excel和powerpoint中均可以使用该功能。图表的组成销售额（万元）图例网格线数据标志刻度线标志数值轴标题背景数据单位28柱形图柱形图柱形图用于显示一段时期内数据随时间的变化或者对各数据项进行比较。柱形图中，横轴表示分类，纵轴表示数值。29最基本的柱形图最基本的柱形图柱形图用于显示一段时期内数据随时间的变化或者对各数据项进行比较。30堆积柱形图堆积柱形图堆积柱状图可以表示细分的高、中、低端产品/

8、市场的容量随时间/地市的变化。31百分比柱形图百分比柱形图百分比柱状图可以表示总体构成随时间/地市的变化。32瀑布柱形图瀑布柱形图瀑布柱状图可以形象地表示总体的组成、增长、目标的达成情况等33柱形图横放：条形图柱形图横放：条形图条形图更常用作类比，而且相对于柱形图有其独特的优势34折线图折线图拆线图的注意事项35饼图饼图饼图的注意事项（2）36饼图饼图饼图的注意事项（3）37EXCEL_PPT图表注意事项图表注意事项38概念类图表：常见的主要类型概念类图表：常见的主要类型39甘特图甘特图工作计划中各“事件”之间在时间上的相互关系40流程图流程图流程图的注意事项：流程图的注意事项：1、用箭头表示

9、流程的方向；2、用不同类型的线表示不同类型的流程；3、用不用形状的框区别不同的功能；4、用箭头上的百分比表示分配的流向；5、很多组织图的注意事项同样适用于流程图，比如线的格式、框的粗细、宽度等。41只要你能想像，没有什么不可以做成图形概念概念图图42n矩阵图是分段的强大工具，它不局限于22的矩阵，你可以自由的应用2333.的格式。n一定要把数轴标注清楚，以便读者可以立即了解“最好的”和“最高的”是在哪里。n把关注的段填充上颜色也是必须的。矩阵图矩阵图43常见图表问题常见图表问题n常见图表问题组合图表图表元素设置按比例缩放图表截图与压缩44课程安排课程安排分析报告的构架方法PPT制作的版面布局文

10、本一致性图表设置技巧提高效率技巧1234545n第一种方法：第一种方法：n一般人需要16秒：选择目标按“复制”按钮按“粘贴”按钮把复制的那个从原始的那个上边移选择正确的位置摆放n第二种方法：第二种方法：n使用Ctrl-D(F4)代替Ctrl-CCtrl-V，可以提高24秒n第三种方法：第三种方法：n我只需要2秒，我的做法是什么是效率？什么是效率？复制并对齐一个对象需要多少时间？复制并对齐一个对象需要多少时间？46n定义自己的“桌面”n快捷键n移动和复制n选中n格式化文本n格式化线条n格式化对象提高效率的主要方法提高效率的主要方法47n这里说的“桌面”是你和PowerPoint的接口。定义桌面的

11、目的就是使工作环境更加的舒服，这样一来就把工作中的干扰减少到最低限度。n如何定义“桌面”：n在菜单栏选择工具定义，然后按”命令”按钮，把要选择的图标移动到活动工具栏中定义自己的定义自己的“桌面桌面”48定义自己的桌面：用自己公司的标准格式作为幻灯片的模板定义自己的桌面：用自己公司的标准格式作为幻灯片的模板49使用快捷键是最高效的绘图方法使用快捷键是最高效的绘图方法复制剪切粘贴保存全选撤消打开插入新幻灯片调出网格线组合解除组合字体加粗斜体下滑线字体放大字体缩小50n使用鼠标可以很自由的移动对象。但是如果你想纵向或是横向的平行移动，就必须同时按住Shift键；n如果你想复制一个对象并且把它移动到和

12、原始对象平行的位置，可以按住Ctrl和Shift的同时移动对象。移动和复制过程中的技巧移动和复制过程中的技巧51n把鼠标移动到一个对象上并且点击,选中对象；n按住鼠标左键并且拖动光标,就可以选中所有拖动区域内的对象；n如果你想选择一些分散的对象,就可以按住Ctrl键一个一个的选中；nCtrl-A可以进行全选；n在一个文本框中,三次点击鼠标左键,可以选择段落；点击两次,可以选择词组；n选择文本框的最快的方法是在点击文本的任何地方的时候都按住Shift键或者Ctrl键。选中的技巧选中的技巧52格式化文本与格式刷（格式化文本与格式刷（F4）n字体的大小最大的96号字，最小的是6号n项目符号和编号Po

13、werPoint中提供了很多的项目编号的样式可供选择n项目的缩进可以利用PowerPoint的标尺实现项目的合理缩进n字体的大小最大的字体的大小最大的9696号字，最小的是号字，最小的是6 6号号n项目符号和编号项目符号和编号PowerPointPowerPoint中提供了很多的项目编号的样式可供选择中提供了很多的项目编号的样式可供选择n项目的缩进可以利用项目的缩进可以利用PowerPointPowerPoint的标尺实现项目的合理缩进的标尺实现项目的合理缩进n字体的大小最大的字体的大小最大的9696号字，最小的是号字，最小的是6 6号号n项目符号和编号项目符号和编号PowerPointPow

14、erPoint中提供了很多的项目编号的样式可供选择中提供了很多的项目编号的样式可供选择n项目的缩进可以利用项目的缩进可以利用PowerPointPowerPoint的标尺实现项目的合理缩进的标尺实现项目的合理缩进53n画一条直线很简单；n如果你需要这条线或是水平的或是垂直,或者要有一定的角度:15度,30度,45度,60度,75度等，你会怎么画？n我的方法是：Shift键n如何画一条折线n请不要画三条直线在把他们连接在一起,这个非常浪费时间并且难以编辑；n我的方法是用PowerPoint提供的自选图形功能画格式化线条格式化线条54格式化线条格式化线条n如何连接几个图形n画若干条直线在把他们连接

15、在一起；n这个非常浪费时间并且难以编辑。我的方法是55n大家都知道如何改变对象的形状吗？n如果你想成比例的改变对象，你怎么做？n你是事经常遇到一个圆形会变成一个椭圆形或是一个正方型变成一个长方型？n你相信自己的眼球吗？你用眼来调整图形吗？n进一步的，如果你想扩大一个复杂的对象，你怎么做？格式化对象：扩大和缩小格式化对象：扩大和缩小第一阶段第二阶段第三阶段第一阶段第二阶段第三阶段第一阶段第二阶段第三阶段56n如何把下面的等距水平居中对齐？格式化对象：对齐对象格式化对象：对齐对象n用鼠标拖，再配合肉眼看；n高级一些的方法是调出网格线做参考；n但这都太浪费时间，而且伤眼睛，我的方法是57交流时间交流时间58谢谢大家