时间管理工具学习教案.pptx

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1、会计学1时间时间(shjin)管理工具管理工具第一页，共56页。n n认识时间障碍 n n分析如何运用时间n n掌握各种(zhn)有效控制时间的工具n n订出行动方案课程目标课程目标第1页/共56页第二页，共56页。时间时间(shjin)管理管理的错误观念的错误观念n n时间管理只是常识只要时间管理只是常识只要(zhyo)(zhyo)我把工作做好，我把工作做好，我的时间管理应该还不错我的时间管理应该还不错n n我在压力下表现较好，我在压力下表现较好，时间时间管理会令我失去我的优势管理会令我失去我的优势n n我有使用计事本和行事历，这我有使用计事本和行事历，这还不够吗？还不够吗？第2页/共56页

2、第三页，共56页。这个课程带给大家这个课程带给大家(dji)最最重要的讯息是重要的讯息是.n n不是(b shi)教给你把事情做得快的技巧,也不是(b shi)教你怎样可以不眠不休明白自己问题所在明白自己问题所在,你们需要作出怎样的决定你们需要作出怎样的决定(judng),及及你可以做些什么和要做些什麽你可以做些什么和要做些什麽第3页/共56页第四页，共56页。认识时间认识时间(shjin)障障碍碍第4页/共56页第五页，共56页。什么是时间什么是时间(shjin)杀手杀手?第5页/共56页第六页，共56页。时间时间(shjin)杀手的杀手的分类分类第6页/共56页第七页，共56页。时间杀手时

3、间杀手(sh shu)的的分类分类第7页/共56页第八页，共56页。人最容易掉进的时间人最容易掉进的时间(shjin)陷阱陷阱n n工作欠目标，工作欠目标，优先次序不明确优先次序不明确n n危机管理能力薄弱危机管理能力薄弱n n多项工作须同时进行多项工作须同时进行n n自我组织问题自我组织问题n n外界骚扰外界骚扰n n无力拒绝要求无力拒绝要求(yoqi)(yoqi)n n不能有效授权不能有效授权n n拖延工作拖延工作n n会议会议第8页/共56页第九页，共56页。要懂得管理自己，要懂得管理自己，首先首先(shuxin)要认识要认识自己自己第9页/共56页第十页，共56页。要管理要管理(gun

4、l)好自己好自己吗吗?n n抛弃恶习,引进新的工作方式和生活习惯 订立(dngl)目标n n妥善计划n n分配时间n n权衡轻重n n权力下放n n自我约束n n持之以恒第10页/共56页第十一页，共56页。第11页/共56页第十二页，共56页。订立订立(dngl)计划以掌计划以掌握时间握时间 运用企划的概念运用企划的概念-拟定计划拟定计划 订好长期目标订好长期目标,以及的短期以及的短期目标目标 根据目标的轻重根据目标的轻重(qngzhng),安排优先次序安排优先次序 搞清楚个人活力周期表搞清楚个人活力周期表,再根再根据最有效据最有效 的工作时间的工作时间,勾勒出勾勒出“理想工作时间表理想工作

5、时间表”以目标以目标,优先次序优先次序,理想工作理想工作时间表表示这三块积木为基础时间表表示这三块积木为基础,想好一天的计划想好一天的计划第12页/共56页第十三页，共56页。目标(mbio)是行动的导航灯!为什么需要为什么需要(xyo)(xyo)目标？目标？第13页/共56页第十四页，共56页。成功就等于目标成功就等于目标成功就等于目标成功就等于目标(mbio)(mbio)(mbio)(mbio)，其他的一切都是这句话的注解。其他的一切都是这句话的注解。其他的一切都是这句话的注解。其他的一切都是这句话的注解。美国潜能大师伯恩美国潜能大师伯恩美国潜能大师伯恩美国潜能大师伯恩崔西语崔西语崔西语崔

6、西语为什么需要为什么需要(xyo)(xyo)目标？目标？第14页/共56页第十五页，共56页。哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力(zhl)、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标为什么需要为什么需要(xyo)(xyo)目标？目标？第15页/共56页第十六页，共56页。25年后调查发现：27%的人没有目标(mbio)60目标(mbio)模糊 10有清晰但较短期的目标(mbio)3有清晰且长期的目标(mbio)为什么需要为什么需要(xyo)(xyo)目标？目标？社会的最底层，抱怨(bo yun)整个世界社

7、社会的中下层面安稳地生活与工作成为各行业的专业人士成为社会各界的顶尖人士第16页/共56页第十七页，共56页。长期长期(chngq)(chngq)目标目标:n n个人(grn)目标-是否有关于健康,休闲和营养等的目标?n n事业目标长期的目标应该是长期的目标应该是长期的目标应该是长期的目标应该是可以可以可以可以(ky)(ky)(ky)(ky)鼓励自己和推动自己鼓励自己和推动自己鼓励自己和推动自己鼓励自己和推动自己!第17页/共56页第十八页，共56页。短期短期(dun q)(dun q)目标目标项目计划(例如推行 新系统)日常运作计划(编写每月生产报告)每周的行事安排每日的需要完成的工作(gn

8、gzu)短期的目标应该是现实的!第18页/共56页第十九页，共56页。n n“剥洋葱剥洋葱(yngcng)(yngcng)法法”n n“多叉树法多叉树法”分分 解解 目目 标标第19页/共56页第二十页，共56页。n nSpecific-Specific-明确的明确的n nMeasurable-Measurable-可以量度的可以量度的n nAchievable-Achievable-可以达成的可以达成的n nRealistic-Realistic-实际实际(shj)(shj)可行的可行的n nTime Bound-Time Bound-有时间性的有时间性的计划计划(jhu)目标目标第20页/

9、共56页第二十一页，共56页。n n命中命中(mngzhng)(mngzhng)是偶然的，是偶然的，打不中是必然的！打不中是必然的！如如 果果 没没 有有 目目 标标第21页/共56页第二十二页，共56页。浩浩 君君 的的 故故 事事一、明 确 的 目 标二、工 作 排 列 优 先 次 序第22页/共56页第二十三页，共56页。你是怎样编排时间你是怎样编排时间(shjin)计划？计划？一、年度计划甘特图二、周计划执行事项清单史蒂芬 柯维博士(bsh)“与时间有约”第23页/共56页第二十四页，共56页。TOTO DO LIST-DO LIST-执行事项执行事项执行事项执行事项(shxing)(

10、shxing)清单清单清单清单第24页/共56页第二十五页，共56页。TOTO DO LIST-DO LIST-执行事项执行事项执行事项执行事项(shxing)(shxing)清单清单清单清单n n每天做每天做n n每天同一时间做每天同一时间做n n将优先次序写下将优先次序写下n n由最重要由最重要(zhngyo)的事情写的事情写下下第25页/共56页第二十六页，共56页。区分区分(qfn)优先工作优先工作第26页/共56页第二十七页，共56页。最重要的是我们必须最重要的是我们必须(bx)常常把最重要的事常常把最重要的事列为最重要列为最重要The main thing is to keep t

11、he main thing the main thing at all times-哲学家 施格兰第27页/共56页第二十八页，共56页。理想理想(lxing)的工的工作时间表作时间表1/要有正面的工作态度2/留意自己(zj)的表现曲线3/预留自己(zj)安静的时间4./利用工作日志第28页/共56页第二十九页，共56页。请记着请记着:巴雷德巴雷德“80/20”定理定理(dngl)第29页/共56页第三十页，共56页。看看你的工作日志看看你的工作日志(rzh),(rzh),然后问自然后问自己己:n n几点开始目标几点开始目标几点开始目标几点开始目标?能不能早点开始能不能早点开始能不能早点开始能

12、不能早点开始?有没有任何让你分心有没有任何让你分心有没有任何让你分心有没有任何让你分心,以致无以致无以致无以致无法完成目标的事情法完成目标的事情法完成目标的事情法完成目标的事情?,?,?,?,能不能早点开始能不能早点开始能不能早点开始能不能早点开始?n n你完全不受干扰的最长时段有多久你完全不受干扰的最长时段有多久你完全不受干扰的最长时段有多久你完全不受干扰的最长时段有多久?(?(?(?(不要把午饭也放进去不要把午饭也放进去不要把午饭也放进去不要把午饭也放进去)n n你最有效率和最没有效率是什么时候你最有效率和最没有效率是什么时候你最有效率和最没有效率是什么时候你最有效率和最没有效率是什么时候

13、?n n你将当天的主要目标完成到什么程度你将当天的主要目标完成到什么程度你将当天的主要目标完成到什么程度你将当天的主要目标完成到什么程度?n n你会照着优先次序的书面计划做事吗你会照着优先次序的书面计划做事吗你会照着优先次序的书面计划做事吗你会照着优先次序的书面计划做事吗?n n你在适当的时间做适当的事吗你在适当的时间做适当的事吗你在适当的时间做适当的事吗你在适当的时间做适当的事吗?n n你在怎么处理不应该做的事你在怎么处理不应该做的事你在怎么处理不应该做的事你在怎么处理不应该做的事?可不可以授权可不可以授权可不可以授权可不可以授权?n n手边的工作手边的工作手边的工作手边的工作(gngzu)

14、(gngzu)(gngzu)(gngzu)要如何做得更有成效要如何做得更有成效要如何做得更有成效要如何做得更有成效,更为简化更为简化更为简化更为简化,并减并减并减并减少细节少细节少细节少细节?n n你花的时间与你的优先次序是否相称你花的时间与你的优先次序是否相称你花的时间与你的优先次序是否相称你花的时间与你的优先次序是否相称?第30页/共56页第三十一页，共56页。以行动配合以行动配合(pih)计计划划将目标写下来将目标写下来-是什么目标是什么目标?要达致什么的要达致什么的成果成果?行动行动 要做些什么要做些什么?次序次序 -哪些应该先做哪些应该先做/哪些哪些为后为后?订下完成订下完成 日期及

15、排列优先次序日期及排列优先次序时间估计时间估计(gj)(gj)每项的行每项的行动需要多长时间动需要多长时间?灵活性灵活性 有没有预留时间给不可估计有没有预留时间给不可估计(gj)(gj)的突发事情的突发事情时间表时间表 甚么时候处理甚么事项？甚么时候处理甚么事项？第31页/共56页第三十二页，共56页。立立 即即 行行 动动 !1/改 变 你 的 习 惯 行为科学研究表明：一个人一天(y tin)的行为只有5是属于非习惯性的，而95的行为都是习惯性的。江山易改，本性难移(bn xng nn y)!罗曼罗兰名言：性情(xng qng)即命运!第32页/共56页第三十三页，共56页。立立 即即 行

16、行 动动 !2/修 正 你 的 态 度 时光对有些人像(rnxing)张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。第33页/共56页第三十四页，共56页。怎样可以怎样可以(ky)(ky)增加增加你的生产力你的生产力?第34页/共56页第三十五页，共56页。1.你的办公桌你的办公桌n n你的工作(gngzu)环境是怎么样?n n有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率?第35页/共56页第三十六页，共56页。改善改善(gishn)工作环工作环境境n n将所有可以吸引你视线的东西全挪开n n将你每天必须用的文具放在上面(电话,时间表,笔记本,日历(rl),笔座.)n n将你要用的器材放在容易

17、找到的地方n n把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方第36页/共56页第三十七页，共56页。n n将一些你知道不会作出反应的信件抛弃n n 利用文件(wnjin)夹来将不同的文件(wnjin)归档改善工作改善工作(gngzu)环环境境第37页/共56页第三十八页，共56页。2.归档归档(gudng)n n所有的文件和书信应只分成三类:n n马上(mshng)处理n n只作参考n n归档第38页/共56页第三十九页，共56页。归档归档(gudng)系统系统n n一些你需要今天马上完成的事情-DO NOWn n 一些你需要这个星期完成的工作-FILEn n 一些你需要归档的文件-F

18、ILEn n 有空才阅读(yud)的书本-READn n 需要传阅的文件-PASS ONn n 一些文件需要等待资料完成-PROGRESS第39页/共56页第四十页，共56页。3.如何处理如何处理(chl)电话电话/电邮电邮n n如果(rgu)找不道要通话的对方-切记要留言,并说明事情的严重性,以确保对方回电n n打电话之前,要把事情重点写下来n n 要谈比较复杂的事情,可以先将文件传真给对方先看,减少详细解释的时间n n备有有关文件n n 自设时限第40页/共56页第四十一页，共56页。4.处理处理(chl)会议会议n n每次召开(zhoki)任何会议前,必须要紧记以下几点:n n 我是否一

19、定要出席这个会议n n 会议之前应派发议程n n 说明开会的目的n n 如果你是主席,你应 鼓励发言和要求言之有物,要避免发言同事偏离主题n n 最好设定一个时限,以方便各人安排工作第41页/共56页第四十二页，共56页。5.授权授权(shuqun)授权的定义和原因委派授权是一个向下级分配工作的过程,它通常与一个经理的责任以及决策权利有关 委派授权可以帮助你节约时间(shjin)的有力武器 委派授权可以增强一个经理的聪明才智 第42页/共56页第四十三页，共56页。授授 权权 应应 有有 的的 心心 态态?n n 把工作授权给下级,应该存在一个给下属发展的机会n n 它不是(b shi)用来惩

20、罚下级n n 不是(b shi)让经理摆脱自己不喜欢做的事情第43页/共56页第四十四页，共56页。授权授权(shuqun)的形态的形态n n主要可以分成两种形态：n n下达(xid)指令n n 充分信任第44页/共56页第四十五页，共56页。委派授权委派授权(shuqun)技巧技巧预期的成果预期的成果解释所分配工解释所分配工作的重要性作的重要性订出需要的结订出需要的结果果(ji gu)询问下属的意询问下属的意见及疑问见及疑问应守的规则应守的规则订出下属的权订出下属的权利范围及规利范围及规定定(gudng)达到完成工作达到完成工作限期的共识限期的共识订出跟进时间订出跟进时间表表肯定成就肯定成就

21、,提提高士气高士气第45页/共56页第四十六页，共56页。如何介定哪些工作如何介定哪些工作(gngzu)委派委派?你必须(bx)自己做你应该做,但有些(yuxi)人可以帮助你你可以做,但如果其他人有机会也可以做其他人应该做,但情况紧急时你可以帮他其他人必须做第46页/共56页第四十七页，共56页。委派委派(wipi)授权技巧授权技巧n n解释所分配工作的重要性n n订出需要的结果n n订出下属的权利范围及规定n n达到完成工作限期的共识n n询问下属的意见(y jin)及疑问n n订出跟进时间表n n肯定成就,提高士气第47页/共56页第四十八页，共56页。6.要懂得要懂得(dng de)说不

22、说不n n 说不应该是有礼貌(lmo)n n 要给对方的清晰的解释n n 给对方另外的选择和建议n n 第48页/共56页第四十九页，共56页。7.处理处理(chl)拖延心态拖延心态n n为什么我们会拖延为什么我们会拖延?n n不知道如何或从何入手不知道如何或从何入手n n不知道为什么要做不知道为什么要做?n n不喜欢去处理不喜欢去处理 n n个人情绪及健康问题个人情绪及健康问题 n n缺乏奖励缺乏奖励n n没有迫切性没有迫切性n n找借口找借口n n过分过分(gu(gufn)fn)忧虑忧虑n n忙碌过后忙碌过后第49页/共56页第五十页，共56页。改善拖延改善拖延(tuyn)方法方法问题问题

23、文件洗牌文件洗牌著手工作著手工作(gngzu)时间时间行动每次只处理(chl)一项工作-即时去做-交付下属去做-把工作分成若干部分-订出工作时间第50页/共56页第五十一页，共56页。改善改善(gishn)拖延方拖延方法法建立自信建立自信-跟自己说跟自己说“我一定可以做我一定可以做到到”设立目标设立目标找出与自己相关的地方找出与自己相关的地方-对自己的好对自己的好处处储蓄时间全力再战储蓄时间全力再战自我奖励自我奖励设立完工期限设立完工期限时刻时刻(shk)(shk)提醒自己事情的重要性提醒自己事情的重要性有充分的准备有充分的准备,才会把事情做好才会把事情做好时间就是金钱时间就是金钱第51页/共

24、56页第五十二页，共56页。我们我们(w men)可以怎样赢得每一可以怎样赢得每一分秒分秒?n n利用交通时间(shjin)n n 与运动同行n n 避开繁忙时间(shjin)n n 车上观察构思n n 车上看书n n出差外游n n 收集情报n n 计划构想n n 寓工作(gngzu)于娱乐第52页/共56页第五十三页，共56页。总结总结(zngji)希望你能够:看到自己的问题在那里 要改变生活的习惯和工作方式 订立(dngl)目标,策略,行动去应付每一个挑战 在自己所能控制的情况下,把握每分钟 在不能完全自己控制的情况下,把负面的影响减到最低第53页/共56页第五十四页，共56页。在新的天地

25、在新的天地(tind)里里,你会你会.n n有清晰的目标有清晰的目标,知道自己在做什么和要做什么知道自己在做什么和要做什么n n 分辨事情的先后次序分辨事情的先后次序n n 知道自己是否知道自己是否(sh f(sh f u)u)朝着目标前进朝着目标前进n n 选择做对的事选择做对的事,而不是说只念着把事情做对而不是说只念着把事情做对n n 讲求效率讲求效率,以最少的资源追求最大的成效以最少的资源追求最大的成效n n 计划每天计划每天,每周每周,每年要做的事情每年要做的事情n n 估计需要完成时间估计需要完成时间,并编排时间表行事并编排时间表行事第54页/共56页第五十五页，共56页。n n懂得在适当时候说“不”n n建立一套方法和技巧减少打扰n n缩短必须要做的事所花的时间n n抗拒拖延n n求取生活(shnghu)和工作平衡第55页/共56页第五十六页，共56页。