活动项目的组织与管理学习教案.pptx

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1、会计学1活动项目的组织活动项目的组织(zzh)与管理与管理第一页，共69页。我们我们(w men)的目标的目标n n认识并掌握活动项目管理的系统知识n n使组织和管理活动更专业(zhuny)、更高效，更成功。第1页/共69页第二页，共69页。故事故事(gsh)两则两则n n袋鼠与笼子(lng zi)n n小事做精品第2页/共69页第三页，共69页。我们我们(w men)如何达到如何达到目标目标n n掌握有效的活动(hu dng)管理流程n n学会使用活动(hu dng)项目管理工具n n模拟活动(hu dng)项目筹划管理第3页/共69页第四页，共69页。我们我们(w men)将会听到将会听到

2、什么什么n n第一部分(b fen)：活动会议项目管理的流程 1.活动项目筹划 2.活动项目实施 3.活动项目评估第4页/共69页第五页，共69页。我们我们(w men)将会听到将会听到什么什么n n第二(d r)部分-活动会议管理指南 1.新品上市会 2.新闻发布会 3.开幕典礼 4.招待酒会 5.研讨会 6.展览会 7.年会 第5页/共69页第六页，共69页。我们我们(w men)将会听到将会听到什么什么n n第三部分-案例模拟(mn)与分析 第6页/共69页第七页，共69页。活动活动(hu dng)项目管项目管理的要旨理的要旨n n(1,2)n n以项目中心 n n n n整合人力(rn

3、l)、物力资源优势第7页/共69页第八页，共69页。活动活动(hu dng)项目管项目管理的要旨理的要旨n n完善项目管理，提高效率n n n n明确目标n n规范分工(fn gng)，减少内耗第8页/共69页第九页，共69页。活动活动(hu dng)项目管项目管理的要素理的要素n n“PC”要素(yos)n n什么是“PC”，P-person，C-cost第9页/共69页第十页，共69页。活动活动(hu dng)项目管项目管理的要素理的要素n n对经费的管理n n对时间的管理n n对团队的管理n n对场地等的管理 n n 一项活动的成功与否取决于该项目的组织(zzh)管理是否有序，是否合理。

4、第10页/共69页第十一页，共69页。第一第一(dy)部分部分 活动会议项目管理的活动会议项目管理的流程流程n n前期：活动项目(xingm)筹划n n中期：活动项目(xingm)实施n n后期：活动项目(xingm)评估第11页/共69页第十二页，共69页。一、项目一、项目(xingm)的的筹划筹划一份完整的项目筹划书应涵盖一份完整的项目筹划书应涵盖(hn(hn i)i)以下几个以下几个方面：方面：活动活动_、_ _、_ _、_ _、_ _观众观众活动活动_ _ _安排安排_宣传宣传活动执行活动执行_表表 、_ _费用费用(备选备选 _)_)第12页/共69页第十三页，共69页。实例实例-活

5、动活动(hu dng)项目项目计划书计划书（年产600吨葡醛内酯开工典礼）第13页/共69页第十四页，共69页。筹划筹划(chuhu)项目注项目注意事项意事项n n明确目标n n确保时间 、地点(ddin)的不冲突性 n n留出充裕的时间（有足够的时间选择场地、人员、供应商、合作伙伴）第14页/共69页第十五页，共69页。筹划筹划(chuhu)项目注项目注意事项意事项n n如有合作伙伴或单位，应签注项目备忘录，明确各自n n告之同事，获得更多创意和n n筹划(chuhu)书应有附录：n n项目预算表、项目进程表、项目任务表第15页/共69页第十六页，共69页。二、项目二、项目(xingm)的的

6、实施实施 从项目筹划到项目实施是一个由梦想变成现实的从项目筹划到项目实施是一个由梦想变成现实的过程，这一过程在实施并不断完善所筹划的活动项过程，这一过程在实施并不断完善所筹划的活动项目。以下为项目实施过程中重点把握掌控的几个环目。以下为项目实施过程中重点把握掌控的几个环节：节：经费管理、经费管理、时间管理时间管理项目组团队管理项目组团队管理场地场地(ch(ch ngd)ngd)安排安排媒体媒体支持支持第16页/共69页第十七页，共69页。1、项目经费、项目经费(jngfi)的的管理管理 项目的经费管理(gunl)有两个重要的环节：经费预算经费第17页/共69页第十八页，共69页。经费经费(jn

7、gfi)预算表预算表项目名称：项目名称：项目日期：项目日期：项目经理：项目经理：制表日期：制表日期：总项细项明列预估单价数量预估费用备注抄送(chosn)：第18页/共69页第十九页，共69页。经费支出表经费支出表项目项目(xingm)名称：名称：项目项目(xingm)日期：日期：项目项目(xingm)经理：经理：年年月月日日总项细项明列实际支出支 付 对象支付日期备注第19页/共69页第二十页，共69页。2、项目、项目(xingm)时间时间的管理的管理n n项目的时间管理主要手段是设立，在该项目实施(shsh)过程中紧扣时限。第20页/共69页第二十一页，共69页。项目项目(xingm)进度

8、表进度表项目项目(xingm)名称：名称：项目项目(xingm)日期：日期：项目项目(xingm)经理：经理：制表日期：制表日期：列 项 说明完成时限负责人监督人黄完成状况备注场地租赁合同6月20日顾完成第21页/共69页第二十二页，共69页。3、项目组团队管理、项目组团队管理(gunl)项目团队的管理主要(zhyo)采用以下三阶段三种形式：前期项目介绍会定期召开项目碰头会活动前召开项目执行会第22页/共69页第二十三页，共69页。A.前期项目前期项目(xingm)介绍会介绍会 向所有参与项目者详细介绍向所有参与项目者详细介绍(jisho)(jisho)项目并分配任务：项目并分配任务：项目名称

9、项目名称项目目的项目目的项目时间项目时间活动地点及路线活动地点及路线（踩点）（踩点）参与对象参与对象参与人数参与人数执行计划表执行计划表第23页/共69页第二十四页，共69页。B.定期定期(dngq)项目碰项目碰头会头会n n核对(h du)进程n n发现n n解决（修改方案）第24页/共69页第二十五页，共69页。C.活动活动(hu dng)前执前执行会行会n n活动详细流程(lichng)n n嘉宾 名录n n备选方案n n预排第25页/共69页第二十六页，共69页。4、场地、场地(chngd)安排安排A、场地选择 场地的选择应体现活动本身(bnshn)的目的，选择场地时应考虑：符合项目（

10、地理位置、淡旺季等）交通有充足可用可提供所需周边重大活动第26页/共69页第二十七页，共69页。应检查：通道(tngdo)（消防/搭建/收发货等）间等设备嘉宾第27页/共69页第二十八页，共69页。B.B.场地预定场地预定在预定场地前一定要先获得有关方面在预定场地前一定要先获得有关方面批准批准预定场地前建议预定场地前建议两家、两家、至少两次至少两次查看场地时有查看场地时有的人员在场的人员在场确保该场地能提供活动所需的相关确保该场地能提供活动所需的相关将联络过的将联络过的情况、情况、人列表备案人列表备案索取索取（餐饮、会议厅、住房等），确保所有报（餐饮、会议厅、住房等），确保所有报价价了解了解条

11、款条款,初步初步确认确认并并其他预定的场地其他预定的场地活动项目开始活动项目开始(kish(kish)前逐项仔细确定前逐项仔细确定内容及内容及第28页/共69页第二十九页，共69页。C.场地布置场地方要求活动项目的应在场地的醒目处指示牌应从入口处一直摆放(bi fn)至现场第29页/共69页第三十页，共69页。5、媒体宣传、媒体宣传(xunchun)媒体宣传需要准备和设计，一般至少提前进行，即在项目计划批准后就可开始媒体宣传的工作了。媒体的宣传主要通过两种渠道：线上广告传播（ATL-广告公司执行）：报刊、杂志(zzh)、海报（平面）电视、广播、网络（流动）第30页/共69页第三十一页，共69页

12、。线下媒体传播（BTL-活动公关公司执行）：媒体媒体准备沟通(gutng)（与、与）现场接待媒体报道第31页/共69页第三十二页，共69页。6、后勤、后勤(huqn)支持支持 后勤是活动项目容易疏忽却不可或缺的一个环节，后勤支持应考虑：物品、资料（采购、运输）供水员工清理(qngl)司机第32页/共69页第三十三页，共69页。三、项目三、项目(xingm)的的评估评估n n项目评估是展示项目成效(chngxio)的机会，通过总结与评估可以看到项目组织的成功与不足，使下一个项目能管理得更完善，有助于项目计划及管理。项目评估应根据不同的项目适时进行，以究其效。第33页/共69页第三十四页，共69页

13、。三、项目三、项目(xingm)的的评估评估第34页/共69页第三十五页，共69页。项目的评估主要通过项目的评估主要通过(tnggu)以下途径：以下途径：n nA、活动者的反馈n nn nn nB、活动者的报告(bogo)n nC、评价及覆盖率（、）第35页/共69页第三十六页，共69页。评估报告评估报告(bogo)的撰的撰写格式写格式:报头-报告名称 项目内容 作者及其职务 撰写(zhun xi)日期第36页/共69页第三十七页，共69页。评估评估(pn)报告的报告的撰写格式撰写格式:n n开篇：介绍(jisho)项目（时间、地点、人物）n n中段：项目过程 n n结尾：结论，建议 n n附

14、：媒体统计n n 第37页/共69页第三十八页，共69页。第二部分：活动第二部分：活动(hu dng)(hu dng)会议管理指南会议管理指南第38页/共69页第三十九页，共69页。1.新品上市新品上市(shng sh)会会n n要旨及注意环节n n蒂清（替莫唑胺）上市(shng sh)会案例第39页/共69页第四十页，共69页。新品上市新品上市(shng sh)会会要旨要旨:n n请请经理、经理、经理等共同参与筹办经理等共同参与筹办n n确定确定的目标和计划的目标和计划n n确定确定、参与、参与n n确定确定诉求要点诉求要点(yodi(yodi n)n)和发布会和发布会n n确定确定名单和新

15、闻名单和新闻n n准备准备和等待和等待n n产品产品和准备和准备方式方式第40页/共69页第四十一页，共69页。新品上市会注意新品上市会注意(zh y)环节环节:n n相关宣传资料n n各种正常运作n n休息室n n上市会和控制(kngzh)节点第41页/共69页第四十二页，共69页。蒂清（替莫唑胺）上市蒂清（替莫唑胺）上市(shng sh)(shng sh)会案例会案例第42页/共69页第四十三页，共69页。2.新闻新闻(xnwn)发布会发布会n n要旨(yozh)n n注意环节第43页/共69页第四十四页，共69页。新闻新闻(xnwn)发布会要发布会要旨旨:新闻发布会应请新闻发布会应请筹办

16、筹办确定有明确的确定有明确的计划和发布计划和发布确定时间、地点、确定时间、地点、人数、人数、人数人数确定邀请哪些重要人物发言确定邀请哪些重要人物发言准备准备套件套件准备准备包及包及确定到会记者确定到会记者和和邀请的记者应是负责所举办的项目邀请的记者应是负责所举办的项目(xingm)(xingm)这一领这一领域的域的第44页/共69页第四十五页，共69页。新闻新闻(xnwn)发布会注发布会注意环节意环节:签到(qin do)与签到(qin do)分开背景板/指示牌（文字，颜色，LOGO等）如用事先向其完整详细介绍项目向摄影师交待清楚活动内容顺序及摄影要求第45页/共69页第四十六页，共69页。3

17、.开幕典礼开幕典礼n n要旨及注意环节(hunji)n n案例（葡醛内酯开工典礼）第46页/共69页第四十七页，共69页。开幕典礼要旨开幕典礼要旨(yozh):确定程序确定VIP的邀请（官员(gunyun)、行业等）发邀请函给/及备好礼品（实用为主）安排好的和第47页/共69页第四十八页，共69页。开幕典礼注意开幕典礼注意(zh y)环节环节:n n背景板/指示牌（颜色、文字、LOGO）n n如用翻译事先向其完整详细介绍项目n n休息室n n向摄影师交待(jio di)清楚活动内容顺序及摄影要求n n仪式后的招待酒会（晚宴）第48页/共69页第四十九页，共69页。n n年产600吨葡醛内酯技改

18、项目(xingm)开工典礼第49页/共69页第五十页，共69页。4.招待招待(zhodi)酒会酒会n n要旨n n注意(zh y)环节第50页/共69页第五十一页，共69页。招待招待(zhodi)酒会要酒会要旨旨:n n招待酒会一般采用招待酒会一般采用（）的形式，因为这种形）的形式，因为这种形式便于式便于n n确定酒会时间、地点及形式确定酒会时间、地点及形式n n招待酒会应选择一家招待酒会应选择一家、信得过的酒店信得过的酒店n n尽量尽量(j(j nling)nling)不使用不使用餐具餐具n n菜系应符合来宾习俗和活动内容菜系应符合来宾习俗和活动内容n n如场地选择如场地选择，应考虑，应考虑

19、、因素（冬夏、晴因素（冬夏、晴雨、早晚），以防万一雨、早晚），以防万一n n布置。（搭建及灯光布置。（搭建及灯光-户外）户外）第51页/共69页第五十二页，共69页。招待招待(zhodi)酒会注酒会注意环节意环节:n n入门处有入门处有n n场内有明显场内有明显n n由专人接待由专人接待VIPVIPn n主宾到达后由主人陪同进入休息厅于其他主宾到达后由主人陪同进入休息厅于其他VIPVIP见见面面n n主人陪同主宾进入酒会场地主人陪同主宾进入酒会场地n n主办方介绍主宾并致欢迎词主办方介绍主宾并致欢迎词n n主人宣布酒会开始主人宣布酒会开始n n（主宾告辞，主人送至门口（主宾告辞，主人送至门口(

20、mnk(mnk u)u)上车）上车）第52页/共69页第五十三页，共69页。5.研讨会研讨会n n要旨n n注意(zh y)环节第53页/共69页第五十四页，共69页。研讨会要旨研讨会要旨(yozh):n n如有如有伙伴，应在筹划阶段与其签订项目备忘录伙伴，应在筹划阶段与其签订项目备忘录n n确定研讨会的确定研讨会的n n确定并邀请确定并邀请n n如有如有，应尽早发邀请信以帮助他们申请，应尽早发邀请信以帮助他们申请n n（安排（安排和和）n n请请提供对方发言人及与会者名单提供对方发言人及与会者名单n n发邀请函、记录回复客人名单发邀请函、记录回复客人名单n n如外方有如外方有随行随行(su

21、xn(su xn)，需考虑其，需考虑其及及第54页/共69页第五十五页，共69页。研讨会注意研讨会注意(zh y)环环节节:n n研讨会资料（研讨会资料（、等）等）n n背景区域背景区域n n（机场、会场（机场、会场(huch(huch ng)ng)与酒店之间等）与酒店之间等）n n所有所有需用设备（笔记本、投影、镭射笔等）需用设备（笔记本、投影、镭射笔等）n n场地布置形式：场地布置形式：、n n发言发言的安排、的安排、卡安放位置卡安放位置n n会议相关会议相关（如同传）（如同传）n n会议用会议用、等等n n茶歇茶歇第55页/共69页第五十六页，共69页。6.展览会展览会n n要旨(yoz

22、h)n n注意环节第56页/共69页第五十七页，共69页。展览会要旨展览会要旨(yozh):n n选择确定n n确定区域n n选择标滩、特装n n安排n n培训（礼仪、自愿者）n n评估展览(zhnln)效果第57页/共69页第五十八页，共69页。展览会注意展览会注意(zh y)环环节节:n n展览接待台布置（、鲜花等）n n展览用n n洽谈n n饮用n n展览用电n n展览搭建n n用车辆(chling)安排第58页/共69页第五十九页，共69页。市科技洽谈市科技洽谈市科技洽谈市科技洽谈(qitn)(qitn)成果展成果展成果展成果展示会示会示会示会第59页/共69页第六十页，共69页。7.

23、年会年会(ninhu)n n要旨及注意环节(hunji)n n案例（2005年度总结表彰大会）第60页/共69页第六十一页，共69页。年会年会(ninhu)通常分通常分为两大类：为两大类：n n年会(ninhu)（直接客户/经销商）n n年会(ninhu)n n 第61页/共69页第六十二页，共69页。年会年会(ninhu)要旨要旨:n n与与合作进行合作进行(jnxng)(jnxng)n n确定确定n n确定确定、和和n n确定演出安排（确定演出安排（）n n安排安排n n发放发放n n、的安排的安排n n晚宴晚宴的到场祝贺及发言安排的到场祝贺及发言安排第62页/共69页第六十三页，共69页

24、。年会年会(ninhu)注意环注意环节节:n n晚宴n n和发处n n人员的n n的控制n n和（储藏(chcng)和领取）第63页/共69页第六十四页，共69页。n n案例(n l)（2005年度总结表彰大会）第64页/共69页第六十五页，共69页。几点提示几点提示(tsh):n n项目活动应有具体的明确(mngqu)目标，确保活动形式能达到该目标n n活动开始前应安排“彩排”n n宣传资料工作最好在活动前两个月就开始n n事先应设想周全如何应对紧急情况n n用餐人数须提前48小时确认n n事先弄清取消预定的条款第65页/共69页第六十六页，共69页。几点提示几点提示(tsh):n n邀请信应提前十天至二周寄出，并要求回复n n参加活动的工作人员佩戴胸卡，胸卡设计应与活动标识一致n n有可能的话现场准备对讲机供活动使用n n所有(suyu)参加活动的工作人员应了解项目活动的每个细节第66页/共69页第六十七页，共69页。认真体现(txin)于细节 细节决定成败第67页/共69页第六十八页，共69页。谢谢谢谢(xi xie)(xi xie)各各位！位！第68页/共69页第六十九页，共69页。