Access数据库教学CH学习.pptx

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1、1Access2003数据库教程第1章 数据库系统概述 第2章 Access 2003数据库系统的基本概念 第3章 重要的表操作 第4章 查询 第5章 创建实用窗体 第6章 报表 第7章 数据访问页的设计 第8章 宏 第9章 模块 第10章 查询综合例题 第1页/共87页2第6章 报表 6.1 报表简介 6.2 创建报表 6.3使用设计视图创建或编辑报表 6.4 在报表中计算和汇总 6.5创建子报表 6.6 报表打印 本章小结 第2页/共87页36.1 报表简介报表和窗体的区别1报表的作用 报表是数据库的主要对象之一，利用报表可以报表是数据库的主要对象之一，利用报表可以对数据库中的数据进行显示

2、，还可以进行排序、对数据库中的数据进行显示，还可以进行排序、分组计算、累计、求和等操作，并可以完成数据分组计算、累计、求和等操作，并可以完成数据打印格式的定义及打印的任务。打印格式的定义及打印的任务。报表中的大部分信息来自它所基于的数据报表中的大部分信息来自它所基于的数据表、查询。报表中所有信息都包含在报表的控表、查询。报表中所有信息都包含在报表的控件中，报表设计完成后，每次打印报表时都可件中，报表设计完成后，每次打印报表时都可以获得当前库中的最新数据。以获得当前库中的最新数据。第3页/共87页42报表和窗体的区别 窗体是交互式界面，用户通过窗体可以对数窗体是交互式界面，用户通过窗体可以对数据

3、进行筛选、分析，也可以对数据的输入、编辑据进行筛选、分析，也可以对数据的输入、编辑和人机对话。而报表是数据的打印结果，不能用和人机对话。而报表是数据的打印结果，不能用于输入数据，不具有交互性。于输入数据，不具有交互性。窗体可以用于控制程序流程操作，其中包含窗体可以用于控制程序流程操作，其中包含一部分功能控件，如命令按钮一部分功能控件，如命令按钮 、单选按钮、复选、单选按钮、复选框等，这些是报表所不具备的。报表中包含较多框等，这些是报表所不具备的。报表中包含较多的控件是文本框和标签，以实现报表的分类、汇的控件是文本框和标签，以实现报表的分类、汇总等功能。总等功能。第4页/共87页5报表的分类报表

4、的分类1纵栏式报表纵栏式报表每行显示一个字段，左边带有一个由标签显示的字段名。2表格式报表3图表报表有柱形图、折线图、饼图等 20种图表4标签报表方便大批量的数据打印 第5页/共87页6图纵栏式报表图纵栏式报表 第6页/共87页7图表格式报表图表格式报表 第7页/共87页8图图表报表图图表报表 第8页/共87页9图标签报表图标签报表第9页/共87页106.2 创建报表 “自动创建报表自动创建报表”是最简单、最快捷的创建报表的方法，它能创建两种格式是最简单、最快捷的创建报表的方法，它能创建两种格式的报表：纵栏式、表格式。的报表：纵栏式、表格式。自动创建报表例为例为“学生学生”表创建一个纵栏式报表

5、。操作步骤如表创建一个纵栏式报表。操作步骤如下图所示：下图所示：第10页/共87页11图进入报表窗口图进入报表窗口例为例为“学生学生”表创建一个纵栏式报表。操作步骤如表创建一个纵栏式报表。操作步骤如下图所示：下图所示：第11页/共87页12图新建报表对话框图新建报表对话框第12页/共87页13使用向导创建报表使用向导创建报表 使用使用“报表向导报表向导”创建报表，不仅可以选择所需的字段，还可以定义报表的创建报表，不仅可以选择所需的字段，还可以定义报表的布局和样式，创建出格式较丰富的报表。布局和样式，创建出格式较丰富的报表。例使用报表向导，创建一个例使用报表向导，创建一个“教师教师”报表，包含报

6、表，包含“教师编号教师编号”、“姓名姓名”、“学历学历”和和“职称职称”字段。字段。创建步骤如下图所示：创建步骤如下图所示：第13页/共87页14图图“报表向导报表向导”之一之一 第14页/共87页15图图“报表向导报表向导”之二之二 第15页/共87页16图图“报表向导报表向导”之三之三 第16页/共87页17图图“报表向导报表向导”之四之四 第17页/共87页18最后创建的报表如图所示最后创建的报表如图所示 图图“教师教师”报表报表第18页/共87页19例使用报表向导，创例使用报表向导，创建一个建一个“课程课程”报表，报表，分别按课程计算平均分别按课程计算平均分分,效果如右图所示。效果如右

7、图所示。第19页/共87页20分析：“课程课程”报表中包含的报表中包含的“课程名称课程名称”、“姓名姓名”和和“考试成绩考试成绩”字段分别在字段分别在“学生学生”、“课程课程”和和“选课成绩选课成绩”三个表中。三个表中。创建创建“课程课程”报表需要同时用到报表需要同时用到“学生学生”、“课程课程”和和“选课成绩选课成绩”这三个表中的数据。这三个表中的数据。这三个数据表之间事先应该已经建立了关系。这三个数据表之间事先应该已经建立了关系。创建创建“课程课程”报表步骤如下图所示：报表步骤如下图所示：第20页/共87页21图选择报表中用到的字段图选择报表中用到的字段第21页/共87页22图确定查看数据

8、的方式图确定查看数据的方式 第22页/共87页23 图确定分组级别图确定分组级别 第23页/共87页24图排序选项图排序选项 第24页/共87页25图汇总选项图汇总选项 第25页/共87页26使用图表向导创建报表使用图表向导创建报表例根据例根据“教师教师”表中的数据，利用表中的数据，利用“图表向导图表向导”创建一个创建一个“各职称不同性别人数各职称不同性别人数”的图表报表，如图所示。的图表报表，如图所示。第26页/共87页27图图“图表向导图表向导”对话框之一对话框之一 第27页/共87页28图图“图表向导图表向导”对话框之二对话框之二 第28页/共87页29图图“图表向导图表向导”对话框之三

9、对话框之三 第29页/共87页30图图“图表向导图表向导”对话框之四对话框之四 第30页/共87页31使用标签向导创建报表使用标签向导创建报表例创建一个如图所示名为例创建一个如图所示名为“入校日期入校日期”的标签。的标签。步骤如下：步骤如下：（1 1）在图所示的新建报表对话框选择）在图所示的新建报表对话框选择“标签向导标签向导”，再选择，再选择“学生学生”表作表作为数据来源。为数据来源。（2 2）下一部选择标签型号）下一部选择标签型号Aone28185Aone28185，其尺寸为：，其尺寸为：42mm70mm3(42mm70mm3(高高宽宽每页标签列数每页标签列数)。其余步骤如下图所示：其余步

10、骤如下图所示：第31页/共87页32图图“标签向导标签向导”之一之一 第32页/共87页33图图“标签向导标签向导”之二之二 第33页/共87页34图图“标签向导标签向导”之三之三 第34页/共87页356.3使用设计视图创建或编辑报表1 1报表的视图报表的视图有三种视图：设计视图、打印预览和版面预览有三种视图：设计视图、打印预览和版面预览。2 2打开报表设计视图打开报表设计视图如下图所示如下图所示3 3报表中节的作用报表中节的作用报表由报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚报表由报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚等和报表页脚等5 5个部分（称为节）构成。个部分（称为节）构成。第35页/

11、共87页36图报表设计视图图报表设计视图第36页/共87页37（1 1）报表页眉：位于报表首页的顶部，一般用）报表页眉：位于报表首页的顶部，一般用于放置报表的标题、单位的标记等。于放置报表的标题、单位的标记等。（2 2）页面页眉：位于报表中每个打印页的顶部，）页面页眉：位于报表中每个打印页的顶部，可用于显示每一页的标题等信息。可用于显示每一页的标题等信息。（3 3）主体：位于报表的中间部分，用于显示报）主体：位于报表的中间部分，用于显示报表数据源中各条记录的数据。报表数据源中的表数据源中各条记录的数据。报表数据源中的各条记录应放在主体节中。各条记录应放在主体节中。（4 4）页面页脚：位于报表中

12、每打印页的底部，）页面页脚：位于报表中每打印页的底部，与页面页眉相对应，可以用来显示页码等信息。与页面页眉相对应，可以用来显示页码等信息。（5 5）报表页脚：位于整个报表的最后一页的底）报表页脚：位于整个报表的最后一页的底部，与报表页眉相对应，一般用来显示报表总部，与报表页眉相对应，一般用来显示报表总计等信息。计等信息。第37页/共87页38使用设计视图创建报表使用设计视图创建报表 步骤如下：步骤如下：在图所示的在图所示的“新建报表新建报表”对话框中，选择对话框中，选择“设计视图设计视图”，并选择，并选择“学生学生”表表作为报表的数据来源，进入图所示的报表设计视图。作为报表的数据来源，进入图所

13、示的报表设计视图。1使用设计视图创建报表的实例例以例以“学习学习”表为数据源，创建一个如图所示的名表为数据源，创建一个如图所示的名为为“学生家庭地址学生家庭地址”的报表，包含的报表，包含“学生编号学生编号”、“姓名姓名”、“性别性别”、“家庭住址家庭住址”和页码。和页码。第38页/共87页39图图“学生家庭地址学生家庭地址”报表的局部报表的局部第39页/共87页40图报表设计视图图报表设计视图 第40页/共87页41图页码对话框图页码对话框 第41页/共87页42图创建图创建“学生家庭住址学生家庭住址”标签标签 第42页/共87页43图打开图打开“属性属性”菜单菜单 第43页/共87页44图图

14、“标签属性标签属性”窗口窗口第44页/共87页452 2控件及工具箱（如图所示控件及工具箱（如图所示 ）图创建图创建“学生家庭住址学生家庭住址”标签标签 第45页/共87页46编辑修改报表编辑修改报表例将例创建的例将例创建的“教师教师”报表的格式改为报表的格式改为“随意随意”。1修改报表的格式AccessAccess提供了提供了6 6种预定义报表格式，分别是种预定义报表格式，分别是“大胆大胆”、“正式正式”、“淡灰淡灰”、“紧凑紧凑”、“组织组织”和和“随意随意”。第46页/共87页47图图“自动套用格式自动套用格式”对话框对话框 第47页/共87页48 例在例在“学生家庭地址学生家庭地址”报

15、表中，按报表中，按“学生学生编号编号”降序排列。操作步骤如下图所示。降序排列。操作步骤如下图所示。2改变报表数据的排序第48页/共87页49图图“学生家庭地址学生家庭地址”的设计视图的设计视图 第49页/共87页50图图“排序与分组排序与分组”对话框对话框 第50页/共87页51 例为例创建的例为例创建的“教师教师”报表添加标签和文报表添加标签和文本框，使用函数将每个教师的参加工作时间显本框，使用函数将每个教师的参加工作时间显示出来，如图所示。示出来，如图所示。3 3在报表中使用函数，文本框第51页/共87页52图添加参加工作时间图添加参加工作时间第52页/共87页53操作步骤如下图所示：图报

16、表的设计视图图报表的设计视图 第53页/共87页546.4 在报表中计算和汇总在报表中添加计算控件可以在报表中设置结合型可以在报表中设置结合型“计算控件计算控件”，将，将“计算计算控件控件”数据来源设置为计算表达式来解决。数据来源设置为计算表达式来解决。1 1表达式表达式表达式可以用在表、查询、窗体、报表、数据页表达式可以用在表、查询、窗体、报表、数据页和宏等六个对象中。和宏等六个对象中。第54页/共87页55 字段名必须用一对中括号字段名必须用一对中括号 括住，例如：括住，例如：平时成绩平时成绩。字符串必须用一对英文半角单引号或双引号括住，例如：字符串必须用一对英文半角单引号或双引号括住，例

17、如：女女。*日期时间应该用半角的日期时间应该用半角的“#”号括起来，例如：号括起来，例如：#84-1-25#84-1-25#。（1 1）AccessAccess表达式的有关规则表达式的有关规则第55页/共87页56（2 2）函数）函数函数函数功能功能说明说明YearYear（日期表达式）（日期表达式）返回值是表示年份的返回值是表示年份的四位整数四位整数例如例如“工作时间工作时间”字段的值是字段的值是19831983年年1 1月月2525日日,则则YearYear（工作时间工作时间）的值是）的值是19831983Date()Date()返回值是系统当天的返回值是系统当天的日期日期（含年月日）（含

18、年月日）例如当前系统日期是例如当前系统日期是20082008年年1111月月8 8日，日，则则Date()Date()的值是的值是2008-11-82008-11-8Day(Date()Day(Date()返回值是系统当天的返回值是系统当天的日期日期（只是日）（只是日）例如当前系统日期是例如当前系统日期是20082008年年1111月月8 8日，日，则则Day(Date()Day(Date()的值是的值是8 8Now()Now()返回值是系统当天的返回值是系统当天的日期和时间日期和时间例如当前系统日期是例如当前系统日期是20082008年年1111月月8 8日，日，时间是时间是16:05:16

19、16:05:16，则，则Now()Now()的值是的值是2008-11-8:16:05:162008-11-8:16:05:16表部分常用日期函数表部分常用日期函数第56页/共87页57（3 3）运算符）运算符运算符运算符说明说明+加加例如计算例如计算 平时成绩平时成绩+考试成绩考试成绩-减减例如计算例如计算 总工资总工资-扣款扣款*乘乘例如计算例如计算 平时成绩平时成绩*0.3*0.3/除除例如计算例如计算 总分总分/人数人数 乘幂乘幂例如计算例如计算 订购量订购量22第57页/共87页58例以例以“选课成绩选课成绩”表为数据源，创建一个名为表为数据源，创建一个名为“学生期评成绩学生期评成绩

20、”的报表，如图所示，包含学的报表，如图所示，包含学生编号、课程编号、学期、平时成绩、考试成生编号、课程编号、学期、平时成绩、考试成绩和期评成绩，其中，期评成绩绩和期评成绩，其中，期评成绩=平时成绩平时成绩0.3+0.3+考试成绩考试成绩0.70.7。2 2直接输入表达式直接输入表达式通过表达式生成器创建。通过表达式生成器创建。第58页/共87页59操作步骤如下图所示：图创建计算控件图创建计算控件 第59页/共87页60结果结果-图图“学生期评成绩学生期评成绩”的报表的报表 第60页/共87页61 例在例完成的例在例完成的“教师教师”报表中，根据教师报表中，根据教师“工作时间工作时间”字段的值，

21、利用计算控件来计算字段的值，利用计算控件来计算教师的工龄。操作步骤如下图所示：教师的工龄。操作步骤如下图所示：3 3通过属性窗口或生成器创建表达式通过属性窗口或生成器创建表达式第61页/共87页62图图“属性属性”窗口窗口第62页/共87页63图表达式生成器图表达式生成器第63页/共87页64在报表中汇总在报表中汇总在报表中可以对已有的数据源按某一字段值分在报表中可以对已有的数据源按某一字段值分组，对字段值相同的各组记录进行统计汇总计组，对字段值相同的各组记录进行统计汇总计算。当然，也可对数据源中的全部记录进行统算。当然，也可对数据源中的全部记录进行统计汇总。计汇总。例对例创建的例对例创建的“

22、学生期评成绩学生期评成绩”报表按报表按“课程课程编号编号”字段分组求总分，放在分组页脚中。操字段分组求总分，放在分组页脚中。操作步骤如下：作步骤如下：第64页/共87页65（1 1）在）在“报表报表”窗口中，选择窗口中，选择“学生期评成绩学生期评成绩”报表，打开设计视图窗口，选报表，打开设计视图窗口，选择菜单择菜单“视图视图”“排序与分组排序与分组”选项，打开如图所示的对话框。选项，打开如图所示的对话框。第65页/共87页66图图“排序与分组排序与分组”对话框对话框 第66页/共87页67图创建文本框和标签框图创建文本框和标签框 第67页/共87页68图分组求总的结果图分组求总的结果 第68页

23、/共87页696.5创建子报表子报表是插在其他报表内部的报表。包含子报表的报表叫做主报表。子报表是插在其他报表内部的报表。包含子报表的报表叫做主报表。一张主报表可能包含多张子报表，但一张主报表最多只能包含两级子报表。一张主报表可能包含多张子报表，但一张主报表最多只能包含两级子报表。子报表的定义和作用第69页/共87页70在已有报表中创建子报表在已有报表中创建子报表具体方法如下：具体方法如下：（1 1）在报表的设计视图打开）在报表的设计视图打开“学生学生”报表，如图所示，在确保工具栏上的报表，如图所示，在确保工具栏上的“控件向导控件向导”按钮被选中的情况下，单击按钮被选中的情况下，单击“工具箱工

24、具箱”中的中的“子窗体子窗体/子报表子报表”控件按钮后，将光标移到控件按钮后，将光标移到“主体主体”区域中，按住左键并拖动，然后释放鼠区域中，按住左键并拖动，然后释放鼠标，将弹出标，将弹出“子报表向导子报表向导”对话框，如图所示对话框，如图所示。例在已有的例在已有的“学生学生”报表中创建一个报表中创建一个“成绩表成绩表”子报表。子报表。第70页/共87页71图报表的设计视图图报表的设计视图 第71页/共87页72图图“子报表向导子报表向导”对话框之一对话框之一 第72页/共87页73图图“子报表向导子报表向导”对话框之二对话框之二 第73页/共87页74图图“子报表向导子报表向导”对话框之三对

25、话框之三 第74页/共87页75图图“子报表向导子报表向导”对话框之四对话框之四 第75页/共87页76图主报表图主报表“学生学生”中生成的子报表中生成的子报表“成绩表成绩表”第76页/共87页77图更改子报表的布局图更改子报表的布局第77页/共87页786.6 报表打印在打印报表之前，常常需要对页面进行设置如打印所用纸张的大小、页边距、打在打印报表之前，常常需要对页面进行设置如打印所用纸张的大小、页边距、打印的方向等印的方向等 。报表的页面设置例为教学管理系统中的例为教学管理系统中的“学生家庭地址学生家庭地址”报表报表设置页面。操作步骤如下：设置页面。操作步骤如下：第78页/共87页79（1

26、 1）打开）打开“教学管理系统教学管理系统”数据库系统文件，数据库系统文件，进入报表窗口，选择进入报表窗口，选择“学生家庭地址学生家庭地址”报表后报表后打开报表设计视图窗口。打开报表设计视图窗口。（2 2）选择菜单中的）选择菜单中的“文件文件”“页面设置页面设置”选选项，显示项，显示“页面设置页面设置”对话框，选择对话框，选择“边距边距”选选项卡，如图所示项卡，如图所示,上、下、左、右都输入上、下、左、右都输入20mm20mm。第79页/共87页80图图“页设置页设置”之一之一第80页/共87页81图图“页设置页设置”之二之二 第81页/共87页82图图“页设置页设置”之三之三 第82页/共8

27、7页83报表打印预览报表打印预览1 1进入进入“打印预览打印预览”窗口窗口2.2.打印预览工具栏打印预览工具栏3 3报表打印报表打印第83页/共87页84图图“打印预览打印预览”工具栏工具栏第84页/共87页85图打开图打开“打印预览打印预览”工具栏工具栏 第85页/共87页86本章小结使用报表可以把来自不同表、查询的数据有机使用报表可以把来自不同表、查询的数据有机结合在一起，并以指定的格式打印出来。结合在一起，并以指定的格式打印出来。使用向导可以创建纵栏式、表格式、图表式和使用向导可以创建纵栏式、表格式、图表式和标签式报表等。标签式报表等。在报表的设计视图中使用工具箱可以为报表添在报表的设计视图中使用工具箱可以为报表添加各种控件，特别是加各种控件，特别是“计算控件计算控件”，对报表的，对报表的数据进行各种计算。数据进行各种计算。通过报表的排序与分组，可以为报表添加通过报表的排序与分组，可以为报表添加“组组页眉页眉/组页脚组页脚”并以指定的分组形式对报表的数并以指定的分组形式对报表的数据进行分组计算或汇总。据进行分组计算或汇总。第86页/共87页87感谢您的观看。第87页/共87页