浅谈秘书困境的成因及调适_何燕宁.docx

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1、 秘书工作 S ecielarialw oik 从 “ 入困 ” 到 “ 脱困 ” 一一浅谈秘书困境的成因及调适 文 /安徽师范大学文学院何燕宁 【摘要】秘书是领导人的事务与信息助手，围绕领导工作，在领导身边，直接为领导服务的人员。随着市场经济体 制的逐步完善，人们的生活节奏越来越快。而秘书因其地位的特殊性、事务的繁重性和角色的复杂性，容易走入困境之 中而无法自拔。 【关键词】现代秘书；困境；成因；调适 一、秘书困境产生的原因 人在面对失败或长期处于紧张忧郁的情况下，无法调适便 容易陷入困境之中。现今社会，长期的工作负荷，加之工作环 境的多重压力聚焦和自身心理调适能力的欠缺，使秘书人员极 易走

2、入“ 囚笼 ” 之中，此为 “ 入困 ” 。究其成因，主要有以下 几点： (一） 制度漏洞下的秘书工作。制度因素无疑是导致秘 书 “ 困境 ” 的重要成因之一。由于我国的秘书发展较欧美等发 达国家晚，因此在管理与监督制度上存在着 “ 漏洞 ” ，致使 “ 秘书工作者唯领导马首是瞻，无论是在工作中还是在生活中都 处处小心。 ” 虽然领导是秘书的主要服务对象，但毫无疑问人 格上是平等的。然而就社会普遍现象来看，一些领导对秘书过 于 “ 冷漠 ” ，甚至将秘书当作自己的 “ 佣人 ” 来看。可以说是 对秘书尊严的 “ 践踏 ” 。秘书的个人工作成果常无法以自我名 义公开获得他人肯定，至使秘书人员的进

3、取意识一步步被瓦 解，最终荡然 无存。长此以往，秘书人员失去了思考与创造的 本质特性从而产生了职业的厌倦和下意识的拒绝心理状态。在 外人看来 “ 秘书工作者在外似乎很风光，似乎是属于权力圈子 里面的人。 ” 然而，现有的秘书工作体制，受几千年来封建 “ 官本位 ” 意识的影响。领导往往依仗其自身的权力 “ 居高临 下 ” ，致使秘书人员有苦难言。这些都与我国秘书工作制度不 完善有着极大的关联。 (二） 繁复无常的职场生活。单从秘书所处的职能部门来 看，秘书这一职业也并不好做。秘书在组织内部属于综合管理 部门，因此秘书人员不仅要处理与本部门人员的关系，还必须 协 调好与其他部门的关系。正因为秘书

4、人员处于办公枢纽的位 置，因而极易成为成员内部矛盾的焦点。无论是对上、还是 对下态度都必须谨慎小心，这便是成功的秘书在人际相处时 的 “ 奥秘 ” 。而这一点对绝大多数秘书来说是一个挑战。人际 关系难以调和，秘书工作便无法尽善尽美地完成，必然会对秘 书心理产生极大的影响。秘书工作者的工作包括单调机械的办 公室工作和纷繁复杂的社会事务，以及一些突发事件。由于工 作的性质，秘书人员常需与社会各行各业打交道。多变复杂的 外部环境和压力往往导致秘书的身体严重负荷。此外，由于工 作原因，多数秘 书人员的生活没有规律可言。饮食不规律、熬 夜加班成为常态，影响着秘书人员的身体健康。 (三） 矛盾交织下的心理

5、考验。 1.内在欲望与社会现实的 矛盾。秘书的 “ 入困 ” 也与秘书个人有着极大的关系。就心理 方面来看，主要有两点：一是强烈的表现欲。在工作中为了获 得领导的认可和个人机遇，一些责任心过强或欲望过高的秘书 往往会压抑自己去服从和迀就他人。这种过分看重他人的评价 而不顾自身实际情况的行为，不仅会使大脑神经长期处于紧张 状态，而且极易造成心理问题。二是自我定位不清。秘书所做 的绝大多数工作难以公开亮相，大多 “ 外化为领导和他人的成 果。 ” 诚然，秘书的工作是为领导工作提供服务。然而一些秘 书无法摆正自己的角色，不甘心自己成果难以呈现；或是有一 种先天的优越感，将秘书视为 “ 官 ” ，时常

6、以 “ 二领导 ” 自 居。面对 “ 权、钱、色 ” 的诱惑，如何做到洁身自爱、奉公守 法，给了秘书人员极大的心理考验。 2. “ 社会需求 ” 与 “ 社会 供给 ” 的矛盾。 “ 社会需求 ” 指社会对于秘书工作者能力与素 质的需求。 “ 社会供给 ” 指社会所给予秘书人员的社会地位、 社会待遇。经济社会的发展，伴随而来的便是社会对人才的要 求越来 越高。秘书领域同样如此，特别是一些外资、私营企 业。首先，我们可以发现，当前从事秘书的人员素质和能力总 体水平较低。秘书能力的要求过高与秘书人员的实际素质偏低 这一矛盾广泛存在于我国秘书界。社会所要求的 “ 全能型 ” 的 秘书人才与实际秘书人

7、员的能力依然有很大的差异。在 “ 择优 而聘 ” 的现实社会里，能力素养较低的秘书人员面临着较大压 力。于是紧张、不安的情绪就会围绕着部分秘书工作者。其 次，社会对秘书素质要求与社会所给予秘书的经济、政治待遇 是不成比例的。超高的标准与过低的待遇形成强烈的对比，无 疑造成了他们遇事敏 感、神经质高、个性稳定性差的 “ 职业 病 ” 。长期的自我压抑，内心的抑郁无法排解，使他们身心健 康受到了极大的威胁，因而出现心理问题。 二、秘书困境调适方式 从上述原因中，我们可以看出秘书 “ 入困 ” 的产生有社会 原因和个人因素。面对当前社会现实，秘书人员要想 “ 脱困 ” ， 却主要在于个人的努力。同时

8、，社会也应当给予秘书工作者们 以公平、公正的待遇。 (一）社会调节。社会是一个大舞台，个人的思想都会受 到他人的直接或间接的影响。秘书工作的重要性与社会对秘书 工作者的尊重程度依然存在强烈的对比。 1.对等的社会待遇。 全社 会各行各业都离不开秘书工作者，因而社会应当提高秘书 工作者的地位，尊重秘书人员的人格，拋弃长久以来所形成的 偏执观念。如把秘书看成是领导的 “ 小蜜 ” “ 仆人 ” 等；或将 其视为权力的掌控者，以 “ 准领导 ” 待之。 （ 下转第 107页） 第 96页 2016/08工作指导总第 249期 统，要保证电子公文法律效力，就必须建立相应的核查制度， 定期检查，确保文本

9、真实有效。三是建立文书档案存储系统， 利用计算机强大的功能建立文书档案的数据库，对信息进行编 目、归类、储存，便于查找利用。对应归档的电子文件、数据 资料采用通用格式的光盘存储，实行多种形式的存储。四是建 立文书档案保密系统，制定档案保密制度，设置档案上传、下 载的安全等级和访问权限，安装高级别的防火墙，库房等重要 场所强化防磁设施。 (三）建设高素质档案队伍。档案信息化管理是新生事 物，信息化背景下要求档案管理人员要逐步实现文书档案管理 的信息化、数字化和规范化，必须具备计算机信息技术技能。 一是要提高认识，管理者要高度认识档案信息化建设的重要性 和前瞻性，配备高素质人员从事档案工作，重视档

10、案人员 的职 业发展和福利待遇。档案管理人员要转变观念，与时倶进，不 墨守成规，而是大胆创新，使档案工作从幕后走向台前。二是 要提高能力，管理者要舍得投入，采购先进设备和软件，加大 对外交流和学习；档案人员要加强自身学习，不断提高自身业 务能力和素质，积极参加各类档案继续教育，完善知识结构， 从而具备强大的应对和创新能力。三是要完善保障，加快制度 建设创新，以科学发展观指导档案队伍建设，做到有法可依， (上接第 96页）这些偏激的观点不仅是对秘书职业极为不尊重 的表现，而且还直接影响了秘书工作的正常化。因而，社会应 该摒弃这些陈腐思想，树立秘书工作全新的理念，以对等、 公平的社会给予来回馈秘书

11、人员的工作成果。 2.秘书工作职业 化。如何做到公平、对等呢？关键还在于秘书工作职业化的建 设。面对秘书这一行业广阔的发展空间，政府及相关部门应当 及时对秘书人员的权利与义务加以明确规范。秘书人员的选 拔、职业分类、工作保障以及考核和监督都是关系到秘书工 作以及秘书人员的重要问题。秘书人员的工作正常化，秘书 工作的考核有迹可寻、有彰可依，不仅可以促使秘书人员进 行合理的职业定位，促使权力在阳光下运作，还有利于防止腐 败的滋生。 (二 ）自我调节。当秘书人员走入 “ 困境 ” 之时，很大程 度上与自身有关。当自我身心无法和谐，难以保持正常的心理 及行为时，秘书人员应当及时地自我调整。 1.明己以

12、定位。一 个优秀的秘书必然能看清时局的变化，找准自己的位置。苏联 社会心理学家安德列耶娃指出： “ 实际上每个个体所担任的不 是一个，而是几个社会角色 ” 。在他看来，人在社会中所扮演 的角色可以分为两类：一种生而己确定，另一种是后天所获得 的。由于秘书部门在工作中多为综合部门，因而秘书人员在工 作中扮演的角色并不单一。是以秘书人员只有扮演好自我角 色，摆正态度，甘 当助手、甘居幕后，不求闻达、不越权行 事，并与其他职工建立一种合作的、融洽和谐的人际关系， 才能更好地完成自己的本职工作。2.修身以进取。人的思维方 式、能力素质、思想品行都会对人行为方式产生影响。良好的 思想品行以及从业能力是秘

13、书人员不可缺少的素质。大局意识 强烈、政治立场坚定、政治观念明确，同样也是对秘书人员的 要求。此外，秘书人员要坚定自己的人生理想，树立终身学习 有章可循。 档案信息化建设是集网络化、数字化、规范化于一体的工 程，涉及档案管理、网络技术、信息技术等专业综合技术，当 前文书档案管理，应紧跟信息化建设发展步伐，不断探索创 新，使信息化成为提升档案管理水平的基础性核心手段，促进 档案事业发展和腾飞。 【参考文献】 1 中华人民共和国国家标准 .电子文件归档与管理规 范，GB/T18894-2002. 2 苏艳红 .文书档案管理中出现的主要问题和改进策略探 讨 J.办公室业务， 2013 (7). 3

14、蔡学美 .当前档案信息化建设的目标和主要任务 J.四川 档案， 2013 (4). 4 陆天丽 .信息化背景下文书档案管理工作初探 J.黑龙江 科技信息， 2015 (4). 5姜延延 .文书档案信息数字化管理研究 J.兰台世 界，2012 (S1 ). 6 王云玲 .浅谈医院档案信息化建设 J.兰台世界， 2015 (S2). 的观念。要明确自我能力的强弱，及时矫正不足之处；为领导 服务时，要把握好主动与被动的关系，不断提高自己的工作能 力与水平。同时，秘书人员也应当树立竞争意识，将压力视为 奋发进取的动力。3.宣泄以排忧。当秘书人员没有及时调整心 态而出现困惑时，可以进行合理的宣泄。秘书人

15、员可以适时改 变自己所处的环境，在休息与娱乐中调整心态。这种适度的调 整不仅不会浪费时间，反而会使工作效率得以提高。良好的心 态需要情绪的宣泄，也需要个性的表达。在不影响工作的前提 下，秘书人员不应过分压抑自我，要满足自己基本的情感需 要，始终保持自我心理健康。 三、总结 心理学认为 “ 职业角色的丧失，则会导致人们物质上和精 神上的双重失落 ” 。社会群体一面把秘书当 “ 花瓶 ” 来讽刺； 一面又将其当作 “ 准领导 ” 来奉承。甚至有些秘书人员也以 “ 二首长 ” 自居。社会和个人对秘书这一职位无法准确定位，导 致了秘书工作人员迷失自我，走入了 “ 困境 ” 之中。因此只有 正视这一问题出现的原因，才能更 好地进行调整，促使秘书人 员摆托 “ 困境 ” ，达到最佳工作状态。 【参考文献】 1 闵斌 .秘书心理压力探源及释放 I.群文天地， 2011 (5). 2 汪新超 .浅论秘书心理常见偏差的成因及调适对策 J. 东京文学， 2011. 3 徐曼 .秘书心理障碍成因及调适对策 J.秘书之友， 2001 ( 8). 4 季水河 .秘书心理学 M.长沙：中南工业大学出版 社，1998. 2016/08工作指导总第 249期 第 107页