《理解电子数据》PPT课件.ppt

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1、2.理解电子数据会计信息系统与审计课程讲义Page 2为什么要理解电子数据？了解业务背景理解数据所代表的业务含义借助审计方法理论体系将审计的方法、工作内容，用IT工具方法实现数据数据发现发现信息信息Page 3三个维度理解电子数据文档的用途文档的要素重要要素的取值范围数据表的用途数据表的字段重要字段的取值文档录入审核批准传递不同数据表间的逻辑关系风险控制控制活动是否有效执行在数据中的反映Page 4主要内容重点掌握简单了解简单了解用友分系统符号表sysidsysnameWA工资系统FA固定资产系统CA成本管理系统IA存货核算系统AR应收系统AP应付系统FD资金管理系统PU采购管理系统GL总账P

2、age 61.总账n与其他模块的关系n业务处理流程n数据流程n凭证表n余额表n其他常用表n期初建账n日常操作n管理维护Page 71.1与其他模块的关系n关注1：启用了哪些模块？n关注2：数据如何传递给总账？Page 81.2 业务处理流程n科目汇总表核算形式 n软件操作过程 Page 91.2 业务处理流程n科目汇总表核算形式 n软件操作过程 Page 101.3 数据流程Page 111.4 凭证表n记账凭证的要素n凭证表方案1：合并表模式（gl_accvouch）n凭证表方案2：主表子表模式会计分录4条凭证头凭证头Page 121.4 凭证表n记账凭证的要素凭证头凭证头凭证日期凭证类型借

3、贷方合计金额凭证号制单人审核人记账人附件灰色的可以不要采集Page 131.4 凭证表n记账凭证的要素会计分录会计分录会计科目摘要金额记账方向贷方金额正负金额借方金额矢量值的三种表示方法凭证表的存储形式凭证表的存储形式 A、合并表模式、合并表模式凭证号日期类型摘要科目借方金额贷方金额审核人制单人12004-9-4记1011000刘张12004-9-4记1021000刘张22004-9-4记1024200刘王22004-9-4记504200刘王22004-9-4记110014000刘王12004-9-5记1012000刘王12004-9-5记1022000刘王12004-9-5现收12004-9

4、-5现收凭证头和会计分录在同一张表中凭证表的存储形式凭证表的存储形式B、主表子表模式、主表子表模式源凭证号摘要科目借方金额贷方金额11011000110210002102420025042002110014000310120003102200044源凭证号日期类型审核人制单人12004-9-4记刘张22004-9-4记刘王32004-9-5记刘王42004-9-5现收凭证头作为凭证主表会计分录作为凭证子表一对多凭证表中的发生金额的两种存储形式凭证表中的发生金额的两种存储形式编号日期类型摘要科目借方金额贷方金额审核人制单人12004-9-4记1011000刘张12004-9-4记1021000刘

5、张编号日期类型摘要科目发生金额借贷方向审核人制单人12004-9-4记1011000借刘张12004-9-4记1021000贷刘张借贷金额式方向金额式证号编号日期摘要借方科目贷方科目借方金额贷方金额112004-9-4aaa1011021000010000122004-9-4bb1022075000050000132004-9-4ccc1101027000070000212004-9-4ddd1021022000020000编号日期类型摘要科目发生金额审核人制单人12004-9-4记1011000刘张12004-9-4记102-1000刘张凭证表中发生金额的另两种存储形式凭证表中发生金额的另两

6、种存储形式正负金额式与红字凭证易混少用借贷金额式一行记录两笔分录余额方向余额方向 余额余额 借方金额借方金额 贷方金额贷方金额 金额字段几种转换方式金额字段几种转换方式正负金额正负金额 在在EXCEL表中使用的转换公式表中使用的转换公式:=IF(C3=借借,D3,0)=IF(C3=“贷贷”,D3,0)=IF(C3=借借,D3,0-D3)Page 191.5 余额表交易交易信息信息账户账户状态状态信息信息记账凭证中的科目记账凭证中的科目、借贷金额等要素、借贷金额等要素计算得的余额方向、计算得的余额方向、余额、月计、累计等余额、月计、累计等交易文件交易文件-凭证表凭证表与凭证信息共用一个表与凭证信

7、息共用一个表账户主文件账户主文件-余额表余额表账簿账簿的的存储存储gl_accvouchgl_accsumPage 201.5 余额表n明细账的要素（辅助账余额gl_accass）n总账的要素（正账余额gl_accsum）n三种存储各个科目的余额、发生额合计数据的方案：n余额表方案1，每个科目每月一条记录n余额表方案2，每个科目一条记录存储全年所有月份发生额 n余额表方案3，年初余额与发生额分开存储 科目余额表中期初余额的存储形式科目余额表中期初余额的存储形式科目代码借方余额贷方余额10110001025000002014200050460000科目代码期初余额余额方向1011000借1025

8、00000借20142000贷50460000贷科目代码期初余额10110001025000002014200050460000借贷余额式方向余额式正负余额式Page 221.6 其他常用表n账套参数表n科目代码表（code）n凭证类型表（dsign）n操作日志表（fa_log）n自动凭证设置表 n月结标志表n操作人员权限表nP211Page 231.7 期初建账n账套管理 n一个会计软件可以核算多个单位的财务数据，每一个单位的财务数据就是一个账套。n单机数据库管理系统作为后端数据库平台（FOXPRO、ACCESS）时，不同账套的数据一般存储在不同的文件夹中。n客户服务端应用的网络数据库作为后

9、端数据库平台（SQLSERVER、DB2）时，不同账套的数据一般存储在不同的数据库中。n账套参数年表：各个账套的账套参数数据集中统一存储的表。一个账套一条记录，有核算单位名、账套码、会计主管、核算币种、科目代码级次等字段。Page 241.7 期初建账n设置科目 n1、各行业所采用的会计制度不同，规定的总账科目也不同。n2、用户所使用的所有会计科目均需要预先定义并存储在科目代码库中。也就是科目代码表中科目代码是最完整的，年初余额和凭证库中有的科目必须在科目代码表中存在。Page 251.7 期初建账n科目年初余额 n1、期初建账时，需要录入各末级明细科目的年初余额，会计软件会自动检查输入的平衡

10、性。总账及上级科目的年初余额由会计软件自动根据下级科目计算而得。n2、一些会计软件仅存储明细科目的年初余额；而另一些会计软件存在所有非空科目的年初余额。n3、设置年初余额功能只在建账时使用，以后将会禁用。n采集数据时，对年初余额的获取，可直接采集该表，也可以采集余额表（每月一条记录），仅使用一月份的期初数。Page 261.7 期初建账n凭证类型设置 n1、通用：记账凭证。采集时不需要凭证类型字段。n2、三类：收款凭证、付款凭证、转账凭证n3、五类：现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证。现金与银行存在间的划转业务，只填写付款凭证：如取现金业务，则填写银行付款凭证；存

11、现金业务，则填写现金付款凭证。n按不同凭证类型分别连续编号。会计科目表会计科目表 科目余额表科目余额表凭证库凭证库 科目编码科目编码科目名称科目名称科目编码科目编码余额方向余额方向 期初余额期初余额 科目编码科目编码凭证日期凭证日期 凭证号凭证号 摘要摘要 借方金额借方金额 贷方金额贷方金额 最小字段数（最小字段数（存在性存在性）科目科目编码编码起连起连接各接各表作表作用用 帐帐套套三三基基本本表表会计科目表会计科目表 科目余额表科目余额表凭证库凭证库 科目编码科目编码科目名称科目名称科目编码科目编码余额方向余额方向 期初余额期初余额 科目编码科目编码凭证日期凭证日期 凭证号凭证号 摘要摘要

12、借方金额借方金额 贷方金额贷方金额 A抽取一科目编码一科目编码 B提取年初数年初数C提取该该科目编科目编码及其码及其明细科明细科目的所目的所有发生有发生记录记录D生生成成该科目编码该科目编码的帐簿的帐簿 E重复完成整个完成整个帐套生成帐套生成帐套重建过程帐套重建过程会计科目账簿形成过程科目代科目代码科目名称科目名称101现金金102银行存款行存款103零余额帐用款额度105应收票据106应收账款108预付账款科目代科目代码借方年初余借方年初余贷方年初余方年初余10285563.1501081297249.710日期日期凭凭证科目代科目代码摘要摘要借方借方发生生贷方方发生生2006-2-2800

13、1101补助发放02974072006-2-28003102退学费019302006-3-31020102利息收入33.0402006-6-30004102帐户管理费用01102006-7-31008102支取电费037472006-8-31006102局拨训练经费30000002006-9-30001102发放9月工资0175456.32006-10-31009102取备用金040002006-12-31032102年底现金交存1005.670会计科目表科目余额表凭证库会计科目表会计科目表 科目余额表科目余额表完整性完整性 重复性重复性 完整性完整性重复性重复性平衡性平衡性 科目余额表和凭证

14、库中有的科目编码在会科目余额表和凭证库中有的科目编码在会计科目表必须有，计科目表必须有，否则科目余额表和凭证否则科目余额表和凭证库的有关记录就会在生成帐簿中丢失，造库的有关记录就会在生成帐簿中丢失，造成无该科目的帐簿，总借贷不平衡。成无该科目的帐簿，总借贷不平衡。科目编码不可重复，科目编码不可重复，如果一科目编码重如果一科目编码重复几次则重复生成该帐簿几次，使总借复几次则重复生成该帐簿几次，使总借贷错误。贷错误。科目编码不要求完整，科目编码不要求完整，当年初无余额时当年初无余额时可以没有该科目，当为初建帐时甚至可可以没有该科目，当为初建帐时甚至可以没有科目余额表。以没有科目余额表。科目编码一般

15、要求不重复，科目编码一般要求不重复，如果重复，如果重复，则只有一个起作用，极易产生错误。则只有一个起作用，极易产生错误。一级科目的借贷方总和必须相等，上级科一级科目的借贷方总和必须相等，上级科目与其下一级的科目余额之和必须相等。目与其下一级的科目余额之和必须相等。NULL性性 期初余额要求不能为无效值期初余额要求不能为无效值(NULL)，空白处必须输入空白处必须输入“0”，否则导入，否则导入AO系系统会产生统会产生NULL无效值问题。无效值问题。科目表和余额表检查条件及分析科目表和余额表检查条件及分析连续性连续性 最底级明细科目编码一般不断号最底级明细科目编码一般不断号凭证库凭证库 完整性完整

16、性重复性重复性平衡性平衡性底级性底级性NULL性性 科目编码不要求完整，科目编码不要求完整，当一科目当一科目本年无发生时则没有该科目，当本年无发生时则没有该科目，当一科目有下级科目时也没有该科一科目有下级科目时也没有该科目，因记帐时记到最底级科目。目，因记帐时记到最底级科目。科目编码可以重复，科目编码可以重复，重复次数表重复次数表示该科目本年发生笔数示该科目本年发生笔数 所有记录的借贷方总和必须相等，所有记录的借贷方总和必须相等，同一凭证借贷方之和必须相等同一凭证借贷方之和必须相等 所有科目记帐都必须记到最底级科所有科目记帐都必须记到最底级科目。因最底级科目编码包含其上级目。因最底级科目编码包

17、含其上级科目编码的所有信息，上级科目能科目编码的所有信息，上级科目能根据其位数在下级科目编码中找到根据其位数在下级科目编码中找到本年发生额。本年发生额。否则，其明细科目就否则，其明细科目就无法获得本年发生数。无法获得本年发生数。借方金额和贷方金额都要求不能为借方金额和贷方金额都要求不能为无效值（无效值（NULL），），空白处必须输空白处必须输入入“0”，否则导入，否则导入AO系统会产生系统会产生NULL无效值问题。无效值问题。凭证库检查条件及分析凭证库检查条件及分析会计科目表会计科目表 科目余额表科目余额表凭证库凭证库 完整性完整性 重复性重复性 完整性完整性重复性重复性平衡性平衡性 完整性完

18、整性重复性重复性平衡性平衡性底级性底级性NULL性性 科目余额表和凭证库中有的科目编码在会计科目表必须有 科目编码不可重复 科目编码不要求完整，当年初无余额时可以没有该科目 科目编码要求不重复 一级科目的借贷方总和必须相等，上级科目与其下一级的科目余额之和必须相等 NULL性性 期初余额要求不能为无效值（NULL）科目编码不要求完整科目编码可以重复，重复次数表示该科目本年发生笔数 所有记录的借贷方总和必须相等，同一凭证借贷方之和必须相等 所有科目记帐都必须记到最底级科目 借方金额和贷方金额都要求不能为无效值（NULL）帐套三基本表检查条件汇总帐套三基本表检查条件汇总连续性连续性 最底级明细科目

19、编码一般不断号Page 331.8 日常操作n凭证的输入与审核n1、用户输入的凭证存放在记账凭证库中，均为未记账的凭证；n2、会计软件取出所有未记账的凭证，供审核人查看，审核人审核后，在“审核人”字段中输入内容；Page 341.8 日常操作n记账n1、输入会计期间；n2、数据备份；n3、检查凭证是否合法；n4、取出已审核但未记账的凭证；n5、汇总各明细科目的借贷方发生额，更新科目余额表；n6、将明细科目的借贷方发生额汇总到上级科目，更新科目余额表；n7、将凭证转入明细账库中；n8、如果记账中断，下次起动时，自动恢复备份Page 351.8 日常操作n结账n1、输入会计期间；n2、数据备份；n

20、3、自动生成自动转账凭证，并记账；n4、将所有账户的期末余额转为下期的期初余额。如果是年末结账，则自动开设下年空白账数据库，并将年末余额转为下年年初余额；n5、汇总各明细科目的借贷方发生额，更新科目余额表；n6、将本月标记为已结账，并将当前会计期间设为下一会计期间。Page 361.8 日常操作n自动凭证日常日常自动自动凭证凭证发生某笔业务时，如行政账采发生某笔业务时，如行政账采购资产记固定资产、基金凭证购资产记固定资产、基金凭证结账时，结账时，如如企业账将所有收企业账将所有收支科目自动转入本年利润科目支科目自动转入本年利润科目从源凭证中取数从源凭证中取数或常数或常数从账簿中取数从账簿中取数或

21、常数或常数自动自动凭证凭证结转结转自动自动凭证凭证Page 371.9 管理维护n人员权限n1、应用层授权分为：功能授权和科目授权；会计主管在用户权限表中设置各用户的权限，要求对用户名和口令加密存储。物理物理层层操作平台、存储数据的媒体操作平台、存储数据的媒体应用软件，如用友会计系统应用软件，如用友会计系统无权不能接近电脑无权不能接近电脑用户仅能使用用户仅能使用被授权的功能被授权的功能人员人员权限权限应用应用层层操作操作系统系统层层操作系统，如操作系统，如WINDOSXP无权不能打开电脑无权不能打开电脑Page 381.9 管理维护n操作日志n作为一项重要的安全措施，记录用户的上机日志，包括：

22、用户名、上机日期、开始时间、结束时间、执行功能。Page 391.9 管理维护n数据的备份与恢复n1、单机版本会计软件的备份方式：一是直接复制；二是加密后复制。还原时，只要复制回来。n2、网络版会计软件的备份方式：由后台数据库管理系统来执行备份和还原。Page 402.固定资产n核算内容n1、固定资产增加的核算n2、固定资产减少的核算n3、固定资产折旧的核算n折旧方法：平均年限法、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法Page 412.固定资产n与其他模块的关系n1、固定资产管理模块主要通过凭证向总账模块传递数据。n2、固定资产管理模块通过定义函数从总账模块读取有关累计折旧、固定资产的发生额和余

23、额。n3、固定资产管理模块为成本管理提供折旧数据。Page 422.固定资产n业务处理流程n1、初始设置：部门档案、卡片样式和项目、资产类别、折旧方法、资产增减方式。n2、日常业务处理：增、减、变动的核算，折旧核算，凭证处理，数据输出和月末处理。Page 432.固定资产n数据流程n1、初始设置n2、输入未记账变动资料库n3、审核n4、记账，修改卡片库中的记录，转移到已记账变动资料库n5、生成各种账薄和报表。Page 442.固定资产n固定资产账簿n1、总分类账核算：固定资产、累计折旧、固定资产清理。n2、二级核算：生产经营用固定资产、非生产经营用固定资产、租出固定资产、未使用固定资产、不需用

24、固定资产、土地、融资租入固定资产。n3、明细核算：n固定资产卡片：各项固定资产的详细情况。fa_Cardsn固定资产登记簿：各类固定资产的汇总情况。按固定资产的类别和使用保管的车间、部门核算。fa_TotalPage 452.固定资产n核算内容n与其他模块的关系n业务处理流程n数据流程n固定资产账簿n固定资产卡片表n变动资料表n主要功能的处理过程Page 462.固定资产n变动资料表n分为：未记账变动资料库、已记账变动资料库Page 472.固定资产n主要功能的处理过程n会计软件，折旧的计算采用个别折旧法，当计算出的累计折旧额超过应计提折旧时，只计提不足部分，不足部分为零时不再计提本月折旧。P

25、age 482.工资管理n主要功能：n1、收集资料n2、计算工资n3、汇总工资n4、分摊工资费用n5、处理银行代发工资业务n6、生成工资报表并分析n7、与其它模块共享数据Page 492.工资管理n与其他模块的关系n1、工资管理模块主要通过凭证向总账模块传递数据。n2、工资管理模块通过定义函数从总账模块读取有关工资费用科目的发生额和余额。n3、工资管理模块为成本管理提供工资和福利分摊数据。Page 502.工资管理n业务处理流程n1、初始设置：建账、设置系统参数、建立部门人员档案、设置工资项目和计算公式。n2、日常业务处理：录入每个员工的基础工资数据、修改当月与上月不同的数据、计算并汇总工资、

26、生成各种工资表、自动完成工资分摊计提和转账业务、输出各种报表。Page 512.工资管理n工资表（WA_GZHZB）Page 522.工资管理n工资汇总表（WA_GZData）n每月每个部门的汇总数据，用于生成费用分摊凭证。Page 532.工资管理n人员表（WA_psn）练习题n-使用账套，第一大题：请利用凭证表数据完成以下查询n-更改数据库nuse UFData_999_2001n-1检索出10月份的收字2号凭证nselect*nfrom dbo.GL_accvouchnwhere iperiod=10 and ino_id=2 and csign=收n-2检索出所有现金支出为1万元以上的

27、记录nselect*nfrom dbo.GL_accvouchnwhere ccode=101 and mc10000练习题n-ame字段记录了业务经手人，请以该字段为分组依据，计算每位经手人的现金支出金额和业务笔数nselect cname,SUM(mc)支出金额,COUNT(*)业务笔数 nfrom dbo.GL_accvouchnwhere ccode=101 and mc0 group by cname n-4.检索出现金支出为整千元的记录nselect*nfrom dbo.GL_accvouchnwhere ccode=101 and mc0 and mc like(%000.00%

28、)nselect*nfrom dbo.GL_accvouchnwhere ccode=101 and cast(mc/1000 as int)=mc/1000 and mc0练习题n-5.计算出各月各月的现金支出合计金额nselect month(dbill_date)月份,SUM(mc)支出合计金额nfrom dbo.GL_accvouchnwhere ccode=101 ngroup by month(dbill_date)n-6.创建一个视图，视图中包含期间、凭证类型、凭证号、科目代码、摘要、借方金额、贷方金额、对方科目等内容供审计人员浏览查看。ncreate view V1nasnse

29、lect iperiod 期间,csign 凭证类型,ino_id 凭证号,ccode 科目代码,cdigest 摘要,md 借方金额,mc 贷方金额,ccode_equal 对方科目nfrom dbo.GL_accvouch练习题n-7.检索出摘要中包含“劳务”、“费用”等内容的记录nselect*nfrom dbo.GL_accvouchnwhere cdigest like%劳务%or cdigest like%费用%n-8.审计截止测试中关注期前期后事项，请检索出12月份的主营业务收入明细账记录nselect*from dbo.GL_accvouch where nmonth(dbil

30、l_date)=12 and ccode=501练习题n-9.审计人员为检查凭证表的有效、完整性，对凭证文件借方发生额、贷方发生额进行求和，以检查借贷方是否平衡nselect SUM(md)借方金额合计,sum(mc)贷方金额合计,ncasen when SUM(md)=sum(mc)then 借贷方平衡n when SUM(md)sum(mc)then 借贷方不平衡n EnD 是否平衡nfrom dbo.GL_accvouchn-10.汇总出各总帐科目借贷方合计发生额nselect left(ccode,3)ccode,SUM(md)借方金额合计,SUM(mc)贷方金额合计nfrom dbo

31、.GL_accvouch group by left(ccode,3)练习题n-第二大题：请利用余额表完成以下查询：n-1.检索出各总账科目的年初余额nselect*from dbo.GL_accsumnselect ccode,mb from dbo.GL_accsumnwhere len(ccode)=3 and iperiod=1norder by ccoden-2.检索出各总账科目的各月借贷方发生额nselect ccode,iperiod,md,mc from dbo.GL_accsumnwhere len(ccode)=3 norder by ccode练习题n-3.检索出销售收入

32、与销售成本科目的各月发生额，借审计人员对比分析nselect a.ccode,a.iperiod,a.md,a.mc,b.ccode,b.iperiod,b.md,b.mcnfrom dbo.GL_accsum a join dbo.GL_accsum b non a.iperiod=b.iperiodnwhere a.ccode like 501%and b.ccode like 502%n-4.检索出各总账科目的年末年末余额nselect ccode,cendd_c,menfrom dbo.GL_accsumnwhere iperiod=12 and len(ccode)=3练习题n-5.

33、检索出收入科目(总账和明细账科目)各月贷方发生额nselect ccode,iperiod,mcnfrom dbo.GL_accsumnwhere ccode in(select ccode from code where ccode_name like%收入%)n-6.检索出销售收入与销售成本(总账)科目各月发生额n-答案同第3题，只是不能有%nselect a.ccode,a.iperiod,a.md,a.mc,b.ccode,b.iperiod,b.md,b.mcnfrom dbo.GL_accsum a join dbo.GL_accsum b non a.iperiod=b.iper

34、iodnwhere a.ccode like 501 and b.ccode like 502练习题n-7.检索出应收账款(总账和明细账)科目的年末余额nmbbegin，meEND，ccode科目代码，ccode_name名称nselect ccode,menfrom dbo.GL_accsumnwhere ccode in(select ccode from code where ccode_name like%应收账款%)and iperiod=12nselect ccode,menfrom dbo.GL_accsumnwhere ccode like 113%and iperiod=12

35、练习题n-第三题，科目代码表的使用n-1.创建一个视图，视图中包含期间、凭证类型、凭证号、科目代码、科目名称科目名称、摘要、借方金额、贷方金额、对方科目等内容ncreate view V1nasnselect iperiod,csign,ino_id,g.ccode,c.ccode_name,cdigest,md,mc,ccode_equalnfrom code c join dbo.GL_accvouch g on c.ccode=g.ccode 练习题n-2.创建一个视图，视图中包含总账科目代码、总账总账科目科目名称名称、年初余额方向、年初年初余额等内容供审计人员浏览查看ncreate v

36、iew V2 asn select c.ccode,c.ccode_name,cbegind_c,g.mbn from code c join dbo.GL_accsum g on c.ccode=g.ccoden where g.iperiod=1 and len(g.ccode)=3练习题n-用账套查询期间、凭证类型、凭证号、科目代码、摘要、借贷方向、金额借贷方向、金额、对方科目n n select iperiod,csign,ino_id,ccode,cdigest,借贷方向借贷方向=n case when md0 then 借 else 贷n end,金额金额=md+mc,ccode_equaln from dbo.GL_accvouchn order by iperiod,ino_id