会议记录整理课件.ppt

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1、会议记录会议记录1请思考：请思考：如果你是公司秘书，老板通知你明天上午公司如果你是公司秘书，老板通知你明天上午公司要召开一个会议，由你来做会议记录。这是你要召开一个会议，由你来做会议记录。这是你第一次参加公司重要会议，是老板考验你的一第一次参加公司重要会议，是老板考验你的一次机会，也是你表现自己能力的一次机会。你次机会，也是你表现自己能力的一次机会。你打算怎么做？要记些什么？采用什么样的形式打算怎么做？要记些什么？采用什么样的形式？需要注意些什么？需要注意些什么？2Contents一、会议记录的定义一、会议记录的定义二、会议记录的特点二、会议记录的特点三、会议记录的写作格式三、会议记录的写作格

2、式四、会议记录的记录重点四、会议记录的记录重点 五、会议记录的常见问题五、会议记录的常见问题3一、会议记录的含义会议记录是实录会议情况和信息的书面材料。会议记录是实录会议情况和信息的书面材料。会议记录的用途：会议记录的用途：传达会议精神、汇报会议情况，执行会议传达会议精神、汇报会议情况，执行会议决议的依据，唤起与会者对有关问题的记忆，决议的依据，唤起与会者对有关问题的记忆，还具有文献资料的作用。还具有文献资料的作用。4一、会议记录的含义会议记录有会议记录有“记记”与与“录录”之分：之分：“记记”有详记与略记之别。略记是记会议大要和会有详记与略记之别。略记是记会议大要和会议上的重要或主要言论。详

3、记则要求记录的项目必须完议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。备，记录的言论必须详细完整。“录录”是借助笔录、音录和影像录几种，最大限度是借助笔录、音录和影像录几种，最大限度地再现会议情境。地再现会议情境。5二、会议记录的特点同步性：由记录员随开会过程作同步记录。同步性：由记录员随开会过程作同步记录。实录性：坚持实录性：坚持“怎么讲就怎么记怎么讲就怎么记”的原则。的原则。规范性：会议记录也具有一定规范性。规范性：会议记录也具有一定规范性。规范性的表现：规范性的表现：一是使用单位统一的记录专用笺；一是使用单位统一的记录专用笺；二是要求按统一的格式记录；二是要

4、求按统一的格式记录；三是使用规范的记录符号。三是使用规范的记录符号。6会议记录的作用会议记录的作用（一）重要依据（一）重要依据 会议记录是研究和总结会议的重要依据。凡属大型会议记录是研究和总结会议的重要依据。凡属大型会议，后期重要总结，有时会议，后期重要总结，有时“工作报告工作报告”和和“讲话讲话”等等还要根据各组讨论的意见进行修改。还要根据各组讨论的意见进行修改。会议记录还可以作为日后分析、研究、处理有关问会议记录还可以作为日后分析、研究、处理有关问题时提供参照依据。题时提供参照依据。（二）通报信息二）通报信息 会议记录有的可作为文件传达，以使有关人员贯彻会议记录有的可作为文件传达，以使有关

5、人员贯彻会议精神和决议；有的可以向上级汇报，通报信息，使会议精神和决议；有的可以向上级汇报，通报信息，使上级机关了解有关决议、指示的执行情况。上级机关了解有关决议、指示的执行情况。7会议记录的作用会议记录的作用（三）参考资料（三）参考资料 会议记录是编写会议纪要和会议简报的基础和重要会议记录是编写会议纪要和会议简报的基础和重要的参考资料。的参考资料。（四）档案凭证（四）档案凭证 会议记录是重要的档案资料，在编史修志、查证组会议记录是重要的档案资料，在编史修志、查证组织沿革、干部考核使用以及落实政策、核实历史事实等织沿革、干部考核使用以及落实政策、核实历史事实等方面，起着无可替代的凭证作用。方面

6、，起着无可替代的凭证作用。8三、会议记录的写作格式会议记录的标题会议记录的标题会议记录的标题会议记录的标题标标标标 题题题题标题即会议的名称。标题即会议的名称。由由“开会单位开会单位+会议名称（或会议内容）会议名称（或会议内容）+记录记录”三部分组成。如三部分组成。如公司产公司产品营销会议记录品营销会议记录、公司第八次公司第八次股东大会记录股东大会记录。9三、会议记录的写作格式1 1、会议组织情况、会议组织情况（1 1）会议时间。要写清会议进行的年份、）会议时间。要写清会议进行的年份、日期，必要时精确到分钟。日期，必要时精确到分钟。（2 2）会议地点。要写清会议室名称。）会议地点。要写清会议室

7、名称。（3 3）会议出席人姓名。人数多的会议可只）会议出席人姓名。人数多的会议可只写人数。写人数。（4 4）缺席人姓名和缺席原因。）缺席人姓名和缺席原因。（5 5）列席人及其职位。）列席人及其职位。会议记录的正文会议记录的正文会议记录的正文会议记录的正文10三、会议记录的写作格式1 1、会议组织情况、会议组织情况（6 6）主持人。一般直书姓名，在姓名前冠写职衔。）主持人。一般直书姓名，在姓名前冠写职衔。（7 7）记录人姓名。应签名以示负责。）记录人姓名。应签名以示负责。（8 8）议题。议题是会议讨论或解决的问题，在议）议题。议题是会议讨论或解决的问题，在议题不止一项时，应分条列项写。题不止一项

8、时，应分条列项写。会议记录的正文会议记录的正文会议记录的正文会议记录的正文11三、会议记录的写作格式2 2、会议进行情况、会议进行情况包括四项内容：包括四项内容：主持人的开场白、大会主题报告、讨论发言、决议。主持人的开场白、大会主题报告、讨论发言、决议。要按会议的进程或顺序记录会议进行情况。要按会议的进程或顺序记录会议进行情况。先写报告人和发言人的姓名，然后再记录发言内容。先写报告人和发言人的姓名，然后再记录发言内容。会议记录的正文会议记录的正文会议记录的正文会议记录的正文12三、会议记录的写作格式2 2、会议进行情况、会议进行情况会议记录方法可分两类：会议记录方法可分两类：（1）摘要式记录：

9、只记录发言要点、结论、决议等内容。摘要式记录：只记录发言要点、结论、决议等内容。（2 2）详细记录（重要会议多采用详细记录）。）详细记录（重要会议多采用详细记录）。按会议进程记录。按会议进程记录。详细而且完整地记录：会上的发言、不同意见、争详细而且完整地记录：会上的发言、不同意见、争论和会议决议。论和会议决议。会议记录的正文会议记录的正文会议记录的正文会议记录的正文13三、会议记录的写作格式2 2、会议进行情况、会议进行情况尾部单列一行，写尾部单列一行，写“散会散会”。有些会议记录需由发言人和会议主持人审阅、签名。有些会议记录需由发言人和会议主持人审阅、签名。有些会议记录则在会后整理后，再送发

10、言人和会议有些会议记录则在会后整理后，再送发言人和会议主持人审阅、签名。主持人审阅、签名。会议记录的正文会议记录的正文会议记录的正文会议记录的正文14会议记录样式会议记录样式115会议记录样式会议记录样式2活页记录活页记录16会议记录用纸会议记录用纸会议名称：会议名称：会议时间：会议时间：年年 月月 日日 午午 地点：地点：出席人员出席人员:列席人员列席人员:缺席人员缺席人员:中途出退席者中途出退席者:主持人签字：主持人签字：记录人签字记录人签字:审阅签字审阅签字:主要议题主要议题发言内容：发言内容：会议记录样式会议记录样式317会议记录样式会议记录样式4181 1、每项议程进行完毕后，下一个

11、议、每项议程进行完毕后，下一个议程与上一个议程最好间隔程与上一个议程最好间隔1 1行行2 2、每个人发言完毕之后，下一个发、每个人发言完毕之后，下一个发言人与上一发言记录空言人与上一发言记录空1 1行行目的：在于审查记录不完全、不准确目的：在于审查记录不完全、不准确是便于补充完善原纪录是便于补充完善原纪录19三、会议记录的写作格式注意事项：注意事项：1 1、注意会议记录与会议纪要的区别；、注意会议记录与会议纪要的区别；会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。项的公文。会议记录不是公文，而是书面材料。会议记录不是公文，而是书面材料。会议纪要不能似

12、会议记录那般反映会议的全貌。会议纪要不能似会议记录那般反映会议的全貌。对会议记录经过分析、归纳和筛选，可以写成对会议记录经过分析、归纳和筛选，可以写成会议纪要。会议纪要。会议记录与会议纪要的文面格式不同。会议记录与会议纪要的文面格式不同。2、要实事求是地记录；要实事求是地记录；3、尽可能采用速记。尽可能采用速记。20四、会议记录的重点1.1.会议中心议题会议中心议题以及围绕中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动展开的有关活动6.6.对会议产生对会议产生较大影响的其他较大影响的其他言论或活动言论或活动2.2.会议讨论、会议讨论、争论的焦点及其争论的焦点及其各方的主要见解各方的主要见解3.3.权威

13、人士或代表人权威人士或代表人物的言论物的言论5.5.会议已议会议已议决的或议而决的或议而未决的事项未决的事项4.4.会议开始时的定会议开始时的定调性言论和结束前调性言论和结束前的总结性言论的总结性言论会议记录会议记录的重点的重点21五、会议记录的写作要求做好准备做好准备事先要了解会议的议事先要了解会议的议程，以便于在记录过程，以便于在记录过程中注意各有关方面程中注意各有关方面的关系，将一些事宜的关系，将一些事宜有机地联系起来，加有机地联系起来，加快记录的速度；记准、快记录的速度；记准、记全。会议记录是原记全。会议记录是原始凭证，所以贵在准始凭证，所以贵在准确、齐全。采用速记确、齐全。采用速记和

14、录音的办法，也是和录音的办法，也是保证保证“记录记录”准确、准确、齐全的有效方法。齐全的有效方法。记录方法记录方法1 1）摘要型会议记录）摘要型会议记录 有重点地、扼要地记录与会者的有重点地、扼要地记录与会者的讲话和发言，以及决议，不必讲话和发言，以及决议，不必“有闻必录有闻必录”。所谓重点、要点，。所谓重点、要点，是指发言人的基本观点和主要事是指发言人的基本观点和主要事实、结论。对一般性的例行会议，实、结论。对一般性的例行会议，只要概括地记录讨论内容和决议只要概括地记录讨论内容和决议的要点，不必记录详细过程。的要点，不必记录详细过程。2 2）详细型会议记录）详细型会议记录对特别重要的会议或者

15、特别重要对特别重要的会议或者特别重要的发言，要作详细记录。要求尽的发言，要作详细记录。要求尽可能记下每个人发言的原话。如可能记下每个人发言的原话。如果有发言稿，可以把稿子收作附果有发言稿，可以把稿子收作附件，并记下稿子之外的插话、补件，并记下稿子之外的插话、补充解释的部分。需要详细记录的充解释的部分。需要详细记录的发言，可采取速记的方法。发言，可采取速记的方法。注意整理注意整理通常情况下，现场记通常情况下，现场记录是原始记录，一般录是原始记录，一般需要整理。整理的要需要整理。整理的要求是，在原始记录的求是，在原始记录的基础上增补遗漏、纠基础上增补遗漏、纠正错误、核实决议，正错误、核实决议，纠正

16、语法错误，合理纠正语法错误，合理划定段落。划定段落。22 （一）参加会议的人员没有签到。（一）参加会议的人员没有签到。1.1.会议没有签到簿。会议没有签到簿。2.2.重要会议出席人员、列席人员没有签到，重要会议出席人员、列席人员没有签到，而是由记录员代签到。而是由记录员代签到。注：一般性会议的出席人员和列席人员可由注：一般性会议的出席人员和列席人员可由 记录员代签到，记录员代签到，“三重一大三重一大”的会议要由参加会议的会议要由参加会议 的人亲自签到。的人亲自签到。五、会议记录的常见问题23（二）出席（二）出席/缺席会议人员及职务记录不清楚。缺席会议人员及职务记录不清楚。出席出席/缺席会议的人

17、员要写明姓名和职务：如李黎，缺席会议的人员要写明姓名和职务：如李黎，不要写成不要写成“李总李总”或或“李总经理李总经理”。同时，缺席会议的。同时，缺席会议的还要写明事由。还要写明事由。（三）会议名称不全或缩写（三）会议名称不全或缩写 每次会议应写明会议全称。如公司总经理办公会每次会议应写明会议全称。如公司总经理办公会议、公司总经理办公（扩大）会议、公司党委会议、公议、公司总经理办公（扩大）会议、公司党委会议、公司党委（扩大）会议、公司党政联席会议、公司司党委（扩大）会议、公司党政联席会议、公司XXXX XXXX 专题会议。专题会议。五、会议记录的常见问题24（四）会议记录本内无目录（四）会议记

18、录本内无目录 特别是不填写会议议题时，在利用时就要逐页特别是不填写会议议题时，在利用时就要逐页查阅，不仅效率很低，而且人为地增加了对案卷的查阅，不仅效率很低，而且人为地增加了对案卷的磨损，不利于档案的保护和保密。磨损，不利于档案的保护和保密。（注：会议记录本前三页应写有目录，包括会（注：会议记录本前三页应写有目录，包括会 议日期、内容摘要、页码、备注等栏目。）议日期、内容摘要、页码、备注等栏目。）五、会议记录的常见问题25 会议记录目录26 会议记录整理会议记录整理 1.1.忠实于讲话人、发言人的原意。忠实于讲话人、发言人的原意。2.2.整理要完整全面。不仅会议内容、讲话人主要整理要完整全面。

19、不仅会议内容、讲话人主要精神、关键句子不要遗漏，而且重要的插话、会场动态精神、关键句子不要遗漏，而且重要的插话、会场动态如表决等都要整理上去。如表决等都要整理上去。3.3.层次分明，段落清楚，语句通顺，标点符号、字层次分明，段落清楚，语句通顺，标点符号、字迹清晰迹清晰,避免错别字。避免错别字。4.4.会议记录如需整理，应送讲话者本人、会议主持会议记录如需整理，应送讲话者本人、会议主持人或召集人审阅。人或召集人审阅。5.5.录音记录稿的整理，要注意辨别讲话人的声音，录音记录稿的整理，要注意辨别讲话人的声音，不可张冠李戴。不可张冠李戴。27下面是一份病文，试指出其存在的毛病。下面是一份病文，试指出

20、其存在的毛病。公司党支部会议记录公司党支部会议记录时时 间：间：20052005年年3 3月月8 8日日地地 点：会议室点：会议室出出 席：赵席：赵 白白 于于 刘刘 郑郑 刘刘记录人：刘记录人：刘主持人：赵主持人：赵首先由赵首先由赵发言。接着进行了两项内容。第一项是对入党积发言。接着进行了两项内容。第一项是对入党积极分子的培养情况进行了总结。对各人的缺点和进步进行分析，提极分子的培养情况进行了总结。对各人的缺点和进步进行分析，提出了改进之处，支部成员一致同意将蔡出了改进之处，支部成员一致同意将蔡、尚、尚列为党建对象。列为党建对象。第二项是召开了党内民主生活会，全体党员进行了自我检查，第二项是召开了党内民主生活会，全体党员进行了自我检查，并开展了相互批评。张并开展了相互批评。张认为支部成员的工作还不够细致，工作认为支部成员的工作还不够细致，工作方法还应改进。支部书记赵方法还应改进。支部书记赵对此进行了解释，并表示将尽力改对此进行了解释，并表示将尽力改善。善。散会。散会。28