秘书实务中接待团体客户PPT.pptx

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1、秘书实务中接待秘书实务中接待(jidi)团体客户团体客户第一页，共17页。任务(rn wu)导入 一上班，经理交待秘书高山，下星期二（9月2日）奥科公司王总经理一行7人，来公司参观学习先进的管理经验(jngyn)，让高山尽快制定出接待计划，做好相应的接待工作。第1页/共17页第二页，共17页。任务分析 接待来访团体，与日常接待相比较，时间长、涉及(shj)人员多、工作内容多，来访客人要求相应也多，因此秘书必须提前要做好接待前的准备工作，要求了解来访人员的具体情况，制定接待方案；安排好来访团体的住宿、交通、行程及参观娱乐活动。第2页/共17页第三页，共17页。相关(xinggun)知识点1、来宾

2、基本情况包括单位、人数、姓名、性别、年龄、来宾基本情况包括单位、人数、姓名、性别、年龄、身份、职务、宗教信仰、生活习俗、健康状况等。身份、职务、宗教信仰、生活习俗、健康状况等。2、来访目的、来访目的1、确定接待规格确定接待规格2、日程安排、日程安排3、经费开支、经费开支收集来宾收集来宾信息信息1、预定住宿宾馆及房间预定住宿宾馆及房间2、安排用餐安排用餐3、拟定行程拟定行程4、交通用车、交通用车制定接待制定接待方案方案安排来访团体的住安排来访团体的住宿、交通、行程宿、交通、行程安排安排(npi)来访者的来访者的参观、娱乐活动参观、娱乐活动1、安排、安排(npi)来访者的参观活动来访者的参观活动2

3、、安排、安排(npi)来访者的娱乐活动来访者的娱乐活动第3页/共17页第四页，共17页。为表示对来访者的尊重与友好，主陪人的身份应与来访者相当。依据(yj)主陪人的角度，接待规格分为高规格接待、对等接待、低规格接待三种：第4页/共17页第五页，共17页。指定(zhdng)接待方案高规格接待：主陪人职位高于来访者对等接待：主陪人职位相当于来访者低规格接待：主陪人职位低于来访者第5页/共17页第六页，共17页。日程安排公司来访团接待日程（公司来访团接待日程（月月日日月月日）日）时间安排内容安排地点陪同人员备注点分接站火车站月日上午8：309：3010：0011：30中午12：00用餐餐厅12：30

4、1：30休息房间下午1：4015：3016：0017：30晚上第6页/共17页第七页，共17页。经费(jngfi)开支工作经费：租借会议室、打印资料等费用住宿费餐饮费劳务费：讲课、演讲、加班等费用交通费参观、游览、娱乐费用纪念品费宣传(xunchun)、公关费用其他费用第7页/共17页第八页，共17页。工作人员时时 间间地地 点点事事 项项陪同陪同人员人员 工作人员工作人员第8页/共17页第九页，共17页。预定住宿宾馆(bngun)及房间安排安排住宿住宿选择选择宾馆考虑的因素宾馆考虑的因素交通交通是否便利是否便利档次是否合适档次是否合适环境是否安静优雅环境是否安静优雅熟悉的服务较好的宾馆熟悉的

5、服务较好的宾馆 安排房间考虑的因素安排房间考虑的因素主宾安排套间，朝向、楼层好主宾安排套间，朝向、楼层好一般人员安排标准间一般人员安排标准间备注备注第9页/共17页第十页，共17页。参观(cngun)、娱乐的相关礼节准时到达不大声喧哗(xunhu)注意着装第10页/共17页第十一页，共17页。轿车(jioch)的座次轿车座次安排分有专职司机和主人开车两种情况，秘书要注意座次的不同(b tn)，将尊贵的客人让至适当的位置。第11页/共17页第十二页，共17页。第12页/共17页第十三页，共17页。上下车的礼节(lji)上车时，应遵循尊者先行上车时，应遵循尊者先行(xinxng)(xinxng)，

6、请主，请主宾先上车，秘书等随行人员应为主宾打开车宾先上车，秘书等随行人员应为主宾打开车门，以手指示车顶高度，待他坐好后为其关门，以手指示车顶高度，待他坐好后为其关上车门，等其余人上车后，秘书最后上车。上车门，等其余人上车后，秘书最后上车。下车时，秘书应自己先下车为主宾打开车门。下车时，秘书应自己先下车为主宾打开车门。第13页/共17页第十四页，共17页。团体(tunt)见面的礼节一般在机场或车站迎接来访团体时，本着尊者优先了解对方情况的原则，主人一方应该先自我介绍，由主人方的秘书或主陪人来为客人介绍自己方面的人，从我方身份最高者开始依次介绍；然后客人一方的秘书或主宾把自己一方的人介绍给主人。见

7、到客人后，主人一方应该主动伸手握手，向客人表示欢迎(hunyng)。主人一方的司机或秘书应该马上接过客人的行李放在车上，手包除外。第14页/共17页第十五页，共17页。接待接待(jidi)(jidi)前的准备前的准备1 1、了解来访者信息、了解来访者信息2 2、向领导汇报，听取领导对接待、向领导汇报，听取领导对接待(jidi)(jidi)的指导意见的指导意见3 3、制定接待、制定接待(jidi)(jidi)方案并报请领导审定方案并报请领导审定4 4、餐饮安排、餐饮安排5 5、会谈、座谈安排、会谈、座谈安排6 6、参观游览：、参观游览：7 7、日程安排：、日程安排：到达后应到达后应做好以下做好以

8、下服务服务(fw)(fw)工工作作 1 1、接站、接站2 2、安排住宿、安排住宿3 3、安排日程。、安排日程。宾客离去时应宾客离去时应做好如下收尾做好如下收尾工作工作 1 1、将订购的返程票交到来宾手中、将订购的返程票交到来宾手中2 2、话别、话别3 3、协助来宾结算住宿费等、安排车辆送站、协助来宾结算住宿费等、安排车辆送站5 5、将接待工作中的有关文字材料整理归档、将接待工作中的有关文字材料整理归档 任务实施任务实施第15页/共17页第十六页，共17页。实战实战(shzhn)(shzhn)演演练练我院管理系学生会与院学生会联手计我院管理系学生会与院学生会联手计划于划于5月月4日联合本市几所大专院校日联合本市几所大专院校举办举办“五四五四”青年节联欢会，发出邀青年节联欢会，发出邀请后，有三家大专院校最终商定参加请后，有三家大专院校最终商定参加联欢，管理系学生会成立了筹备小组联欢，管理系学生会成立了筹备小组(xioz)，着手组织这次大规模联欢，着手组织这次大规模联欢会，请你做为学生会组织者，拟定会，请你做为学生会组织者，拟定5月月4日的对三家大专院校学生会及演日的对三家大专院校学生会及演职人员的接待工作方案。职人员的接待工作方案。第16页/共17页第十七页，共17页。