档案整理工作流程.pdf

《档案整理工作流程.pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案整理工作流程.pdf（5页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、2020 年 4 月 19 日1档案整理工作流程档案整理工作流程档案整理工作流程（一）分类。根据长沙师范学院归档范围和归类细则把不同类别的档案区分开来。（二）划分保管期限。鉴别每一份文件的保管期限，相同保管期限、相同类别的档案材料作为一个组卷单位，不同类别、不同保管期限资料不能混装在同一个档案盒中。（三）组卷排序。排序采用年度保管期限分类的方法，同一保管期限的档案资料，同一责任者的档案资料按档案形成的时间先后排序；报告、请示件要同批示、批复一起组件，批复、批示在前，请示、报告在后;正件在前、附件在后;正本在前，定稿在后;转发件在前，被转发件在后;重大活动资料可装订成册，作为一件。在组卷过程中，

2、去掉重复的档案材料，同类文件较少的能够立薄卷。（四）去钉书针。（五）装不锈钢钉。（六）编页号。卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号;空白页不计数，页号的位置在每面材料非装订一侧的下角，每件档案的页号均从“1”开始编流水号。（七）盖章编号。在保存的每一件档案的右上角空白处盖归档章并如实填写，如图：责任者年度件号文档仅供参考，不当之处，请联系改正。档案分类保管期限说明：1、责任者：文件形成单位，比如湖南省政府、湖南省教育厅、长沙师范学院等，联合发文填主办者和“我”（我指我院）。如有多个责任者，可写前三个，后加“等”字，未署责任者的文件，应考证清楚再填写。2、年度：档案形成的年

3、度，按自然年度算，如、等。不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的，分年度时，以文件签发日期（成文日期）为准，据以判定文件所属年度。3、档案分类：根据学院档案分类填写，如党群综合（DQ11）、行政人事(XZ12)等。4、保管期限：永久、定期（30 年或者）。5、件号：归档文件的排列顺序号，同一分类、同一保管期限的档案从“1”开始编流水号。（八）编目。即编写卷内归档文件目录，如图归档文件目录件号1责任者文号题名日期页数备注32020 年 4 月 19 日文档仅供参考，不当之处，请联系改正。234567说明：1、件号：与归档章上注明的件号一致。2、责任者：文件形成单位。3、文号：文件相对应

4、的文号，如湘教通 XX 号，长师字 XX 号等，如果没有就不需要填写，文号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次。4、日期：文件的形成日期，没有标明落款日期的文件材料应经过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期。5、题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“”号。6、页数：既每份文件的页数。7、备注：对文件的说明，比如附件，列表，图片等。8、每页录入档案目录的件数以 10 件为宜。42020 年 4 月 19 日文档仅供参考，不当之处，请联系改正。（9）填写盒内备考表，如下图：备考表备考表盒内文件情况说明整理人：检查人：年月日盒内文件情况说明：就是盒内档案的信息汇总，比如 XX 类文件 1-XX 号等。（10）填写档案盒脊背和封面。脊背有全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号，盒号，封面盖“长师师范学院”档案章。（11）输机。将相关的档案信息输入计算机。（12）排架。将整理好的档案放入档案盒，按分类和保管期限存入档案柜。52020 年 4 月 19 日