行政前台岗位职责及工作流程[1].pdf
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1、行政前台岗位职责及工作流程行政前台岗位职责及工作流程职务:行政前台职务:行政前台上级主管:行政经理 工作对象:全司人员主要职责:1.日常到访客人的接待,协助公司负责人及所属部门经理做好日常公关协调工作。2.公司电话的接听(转接、代接)和记录、转达工作。3.公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。4.公司各类往来文件(电子邮件、传真)的收发、处理和归档.5.公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。6.对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查。7.对设备遥控板、个人办公区域的管理。8.公司办公用品、日用品的日常管理工作(采购、发放、管理)。9.日常的打印、复印以及相关设备的检查。(日后涉及“
2、使用管理”)10.公司领导、员工、客户的住宿、出行、用餐的预定和行程安排;11.负责员工外出登记;12.公司后勤管理,及各类费用的支付工作,包含:物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等;与对应单位,如保洁公司、物业公司、家政公司、电信公司等保持良好的合作和沟通;13.库存管理。每季度末,与行政人事专员共同盘点库存。14。档案管理。每季度末,向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表;电子文档备存部门经理处。15.负责员工保险每日及时登记入网;16。负责员工宿舍的安排协调等17。公司负责人及部门经理交办的其他工作。工作流程和工作要求:工作流程和工作要求:一。一。接待日常到访客人,协助
3、公司负责人及部门经理做好日常公关工作接待日常到访客人,协助公司负责人及部门经理做好日常公关工作.1、工作流程:1)客户进门起身迎接并询问来访事由,登记客户来访登记簿,了解来访者身份和意图.若来访者未预约或是初次拜访,不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人;若有事宜,尽量选用转告方式。2)如有必要,安排来访者前往会客室或等候处稍坐片刻;3)准备招待茶水饮料;4)通知相关工作人员有人来访;5)每隔 15 分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别;6)客人离开后 2 分钟以内清理水杯及烟灰缸,整理桌椅、保持会客室的整洁;7)若来访者要找的人不在,记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在 客户来访
4、登记簿上登记,及时通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来,则需在客户来访登记簿上注明;8)及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由,并确保工作人员及时回复;9)及时将用完的客户来访登记薄交由行政专员归档。2 2、注意事项:注意事项:1)接待客户热情周到,及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室;2)客户来访登记薄的详细记录;并及时将使用完的记录归档;3)及时通知相关被访人员,若被访人员不在,要及时转告以确保及时回复;4)不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。二。二。公司电话的接听(转接、代接)和记录、转达工作。公司电话的接听(转接、代接)和记录、转达工作。1、工作流
5、程:1)电话响铃一声后,立即接听,“您好,嘉年华信息科技”,同时注意礼貌和商务用语;2)接听电话时应控制音量,不应影响其他人的正常工作;但同时体现公司良好的精神面貌,语言简练、态度温和;3)对方所要找的人不在时,应询问对方是否希望留言或留下回电号码,切忌立即挂断电话;4)通话之后,应轻轻挂断电话,并且尽可能等对方挂断后再放下听筒;5)没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨,首先致歉,再询问刚才来电的目的;6)将需要转达的内容及时记录在电话记录上;7)记录后 5 分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。8)及时将用完的来电记录表归档。2 2、注意事项:注
6、意事项:1)来电接听迅速,接听电话使用普通话,声音柔和;2)了解清楚来电人的基本信息以及意图,及时在来电记录表上记录来电时间、内容、信息接收人等,需要转接的及时将电话转给相关工作人员;3)如遇信息接收人不在,应采取通知的方式及时转达信息,(通知方法详见“通知流程);3 3、严禁事项严禁事项:1)来电接听不主动、不及时,接听电话用语粗鲁;2)未及时和详细记录来电信息,忘记转达、转达不及时或传达信息错误;3)来电记录表按年度不及时归档。三、公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。三、公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。1、工作流程(邮件签发及费用结算):1)公司各类邮件、物品寄出前应由寄件
7、人自行封好或包装好,在邮件发送登记表上登记后,交行政前台统一寄出。2)合同、票据等公司重要文件及各类物品的寄送应按 邮件发送登记表 的备注相关规定,填写详细的信息,以备日后跟踪核查。3)需要通过长途汽车托运邮件、物品的,寄件人应先按要求填写邮件发送登记表,再自行寄出,并在表格“备注中注明“托运,自行寄出”。4)根据邮件发送清单和快递/邮政底单,按月度与快递/邮政公司清算费用,不得出现付款金额与实际发件金额不符的情况。5)对未按期收到邮件的情况做以记录,了解原因;月度超过2 次事件后应汇报部门经理,提出解决办法。2 2、工作流程(邮件签收)、工作流程(邮件签收):1)公司总部收取的各类邮件、物品
8、统一由行政前台签收,再分发至各收件人处。2)收件人在收到行政前台分发的邮件后,应在邮件签收登记表上签字确认.3)邮件、物品一经签收,签收人即对公司邮件、物品承担保管责任;如因签收人保管不当造成公司文件、票据、物品等丢失的,签收人承担相应责任.4)如行政前台无人在公司时,应交办本部门其他人员代做此项工作.5)如收件人不在公司,行政前台应将该文件、物品交于收件人本部门的其他在司同事代为签收;如本部门其他同事也无人在司时,行政人事部应电话告知收件人,按其要求保管邮件、物品或转交他人。6)代收文件后,签收人应第一时间通知收件人,及时处理邮件、物品。否则,签收人应承担因此延误的相关责任。7)对公司丢失文
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