电子公文处理办法.pdf

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1、某某公司某某公司电子公文处理办法电子公文处理办法第一章第一章 总则总则第一条第一条 为规范某某公司（以下简称“公司”）办公自动化系统电子公文处理，根据国家行政机关公文处理办法和集团办公自动化系统电子公文处理暂行办法等有关规定，结合公司实际，制定本办法。第二条第二条 本办法所称的电子公文是指公司管理过程中形成和使用的，借助办公自动化（以下简称“OA 系统”）阅读、处理的具有法律效力和规范体式的电子公务文书，是公司依法经营和进行公务活动的重要工具。第三条第三条 电子公文处理，是指电子公文的登记、办理、归档等工作。第四条第四条 电子公文的文种、格式及行文流程，原则上应当符合 某某公司公文处理办法的有

2、关规定。第五条第五条 电子公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和公司有关保密规定，确保国家和公司秘密的安全，凡涉密公文，正文及附件禁止在 OA 系统中运行，一律进行纸质流转。第六条第六条 电子公文与纸质公文具有同等效力，除涉密公文外，公司内部公文运转应在 OA 系统中完成。第七条第七条 公司电子公文管理工作实行统一管理，分工负责的原则。第八条第八条 综合发展部（以下简称“综发部”）为电子公文运行的归口管理部门，负责制订和完善公司电子公文处理办法，指导、规范各部门电子公文处理。第九条第九条 各部门完成本部门相关电子公文处理工作。部门经理负责及时处理流转到本环节的公文，加强本部门电子公文处理工作

3、的领导。第二章第二章 公文登记公文登记第十条第十条 规范填写公文首页的各要素项，确保以下内容填写准确：（一）首页标题与上传正文标题及实际正文标题三者相一致；（二）根据发文需要，确定并选择填写发文类型和公文种类；（三）准确填写主送单位名称及司外抄（报）送单位名称；（四）查找并增加司内发送人员、发送部门。第十一条第十一条 正确上传公文正文、附件及相关文件（包括请示性文件、转发性文件、当年的依据性文件），做到上传文件内容完整、准确、确保电子公文归档的规范和统一。第十二条第十二条 公文的主题是正文及附件，正文采用 WORD 文档格式，附件可采用 WORD、EXCEL 和 PDF 等格式。附件可在正文之

4、后，也可通过“上传附件”功能上传。第十三条第十三条 附件标题应由附件序号数与附件实际标题两部分组成，两者之间用“-”隔开，如：“附件 1-成员企业名单”。正文的附件序号和名称，应与所附附件的顺序和名称一致。第十四条第十四条 相关纸质文件应扫描成电子文档后，在 OA 系统中上传。扫描文件要求件数齐全、内容完整、字迹清晰、版心端正，文件中的笔记痕迹要清理干净。请示性文件必须进行彩色扫描。第十五条第十五条 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因。签报由主办部门视请示内容确定紧急程度，发文应由主办部门与综发部协商后，根据实际需要确定紧急程度。第十六条第十六条 拟制涉密公文，应依据公司密级划分有关规定选定密级

5、。在 OA 系统中，只登记公文首页上的各要素项，不上传相关电子文件。涉密公文一律使用专用涉密设备（包括计算机、移动存储介质、打印机等）进行起草、拷贝、打印等操作。第三章第三章 公文办理公文办理第十七条第十七条 OA 系统用户必须做到准确、及时接收和处理公文、待办公文，普通件应于2 个工作日（内）办理完毕，急件应于1 个工作日（内）办理完毕，特急件即收即办；需相关部门提出决策意见的公文，一般应于 3 个工作日（内）办理完毕。第十八条第十八条 OA 系统用户外出或出差时，应利用笔记本电脑及时接收和处理公文，如有特殊原因不能及时办理，需委托他人办理，被委托人负责委托期间委托人待办公文的审阅办理。委托

6、期结束后，委托人应及时取消工作委托，并确认委托办理公文情况。第十九条第十九条 公文办理必须经过公司领导审核；办理意见可直接进行留痕修改或在“审批意见”中填写。第二十条第二十条 运行涉密公文，主办部门将填写完毕的 涉密审批单（电子版）提交公司分管领导签批。通过涉密审批的公文将提交进入“纸质公文流转编号”环节，签报及发文由综发部负责编号。编写文号后，由综发部提交“进入纸质流转”环节，进行文件运转。未通过涉密审批的文件将被驳回主办部门，由主办部门上传相关电子文件后，在 OA 系统中正常流转。第二十一条第二十一条 会签的公文，在公司领导审批同意后，主办部门可根据需要选择并发会签或顺序会签，会签部门提出

7、修改意见后，主办部门根据修改意见重新修改并报公司领导审批后，再将发文提交综发部核稿或将签报呈送公司相关领导。第二十二条第二十二条 在运转过程中停止办理的公文，应由当前处理人驳回至“起草”环节，为保证公文编号的连贯性和完整性，主办部门必须在 OA 系统中及时删除该公文，相应文号将自动释放。第二十三条第二十三条 发文由于内容不妥当、格式不正确、附件不齐全，未会签相关部门等原因被驳回主办部门时，主办部门需修改补充完整，重新提交相关领导审批。第二十四条第二十四条 主办部门须对排版后的公文进行认真细致地校对。校对内容包括排版增加的版头、公文正文、成文日期和版记等方面。第二十五条第二十五条 公文经公司领导签发后，主办部门仍需对公文内容做大篇幅补充、修改或更改相关数据以及做其他实质性修改时，必须重新提交相关领导审批。第四章第四章 公文归档公文归档第二十六条第二十六条 公司实行电子、纸质文件“双轨制”归档，同时采用一次性写入光盘介质进行保存，公文运行流转结束后，综发部应在每月最后一个工作日将办理完毕的公文在 OA 系统中进行统一归档，并在每年年初对上一年形成的电子公文统一进行数据备份。第五章第五章 附则附则第二十七条第二十七条 本办法适用于公司各部门。第二十八条第二十八条 本办法由公司综发部负责解释。第二十九条第二十九条 本办法自颁发之日起实施。