费用报销支付管理办法.pdf

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1、费用报销支付管理办法为了加强财务内控制度建设，规范公司费用报销支付行为，提高财务数据真实性,确保业务及管理费用据实列支,根据国家财税法规和行业监管政策，制定本办法。一、报销支付的原始凭证。(一）用于费用报销支付的原始凭证(指发票或收据），必须真实、合法，确属本公司的经济业务事项,且来源途径正当。(二)发票或收据须印有各地税务机关监制的“全国统一发票监制章”。纸张应有防伪底纹和水印，使用防伪油墨。判别发票真伪时，应通过当地税务网站进行查询。(三）发票内容应真实、完整，包括：填制单位、填制人、填制日期、接受单位(抬头）、经济业务事项、金额和结算方式等.(四）发票填写项目应齐全,内容真实,字迹清楚，

2、全部联次一次性复写或打印，大小写金额相符，且不得涂改，同时必须加盖填制单位的发票专用章。（五）购物发票应填写物品名称、规格、数量、单价和金额等.一次采购物品种类较多的，发票可只填写大类物品的名称和总金额，但必须同时提供物品清单，包括:物品名称、规格、数量、单价和金额等,并加盖填制单位的发票专用章。（六）发票应在填制当年办理报销支付手续，年末填制的发票，应在次年一季度内办理报销支付手续。发票接受单位（抬头)、填制日期未填,或非一次性填开,以及发票填制不符合要求的，不得作为报销支付的原始凭证使用。二、费用报销的付款凭证.（一）办理费用报销支付手续时，必须填写公司统一格式的“费用报销付款单”。报销付

3、款单中填写的内容应真实、完整，包括:填制日期、附件张数、所属部门、付款方式、业务事项、大小写金额、报销或经办人等。采用转账支票付款的，还应填写收款单位的全称；采用银行转账付款的，除填写收款单位的全称外，还应填写收款单位的银行账号和开户银行。(二）填写“费用报销付款单”时，还应填写费用归属、列支科目和费用属性。“费用归属”由报销经办人填写，“列支科目”、“费用属性”由财务人员填写。（三）购物发票办理费用报销支付时，必须附有物品验收单据：需要入库的，应填写“验收入库单”,由物品保管人按采购计划或合同进行验收、入库，并在验收单上签章；不需入库的，应填写“验收领用单”,由物品使用人进行验收、领用，并在

4、领用单上签章。（四）报销支付租赁费、物管费和广告费等，应将合同、协议的复印件，作为“费用报销付款单”的附件。（五）报销支付业务宣传费、会议及培训费和防灾防损费等，应将经本机构总经理室批准的“费用申请报告”，作为“费用报销付款单的附件。三、审批流程和权限。（一)报销支付业务及管理费用，应由报销或经办人如实填写“费用报销付款单，经本部门负责人审核签字，连同发票等相关附件，交由财务部门负责人审批签字后，报本机构总经理签字批准。报销支付专项费用的，可根据公司相关规定，增加主管部门负责人的审核意见。（二）报销支付费用金额超过 2 万元的，除按上述流程审批外，必须上报分公司财务部门审批；报销支付费用金额超

5、过 5 万元的，除分公司审批外，还必须上报总公司财务部门审批.四、报销付款的结算方式。(一)员工发生费用报销事项，特指差旅费、招待费、通讯费和交通补贴费,可以采用现金方式支付，并逐步推行通过网银支付至报销人的银行账户。（二）向单位采购物品、支付劳务和服务费用，应使用银行转账或转账支票方式进行结算.若采用转账支票方式支付的,转账支票抬头必须填写收款人的全称，同时支票金额和用途应填写完整,并加盖“不得背书转让”印记。不得签发金额、抬头和用途不全的转账支票。（三）向单位采购物品、支付劳务和服务费用金额较小的，报销时可以采用现金方式支付给经办人；金额超过 5000 元的，必须采取转账支票或银行转账的方

6、式支付。通过网银向个人银行账户支付款项,以及签发现金支票的,视作为现金支付方式。（四）各类员工的工资性收入（包括绩效工资、奖金和津贴等），应由各机构人事部门按公司规定的标准统一造册，并依法代扣代缴个人所得税后,通过网银支付至员工的银行账户中,不得采用报销劳务等费用的方式取得.五、报销支付的其他规定。（一）各支公司、营销部等业务部门，最高可按本部门实收保费 1。5%的比例报销部门销售费用，并在“业务费用辅助核算项中列支，用于本部门办公、宣传和招待等。部门销售费用由各业务部门指定内勤经办，并凭真实、合法的发票办理报销手续,不得用于或变相用于贴补手续费及佣金,以及员工的工资性收入，禁止采用虚报多报的

7、方式，截留资金作为小金库,建立账外账。（二）业务员(指与公司签订劳动合同的员工）,最高可按本人实收保费 1%的比例报销个人展业费用，并在“业务费用”辅助核算项中列支,用于本人通讯、交通费等。业务员报销个人展业费用时,必须凭真实、合法的发票办理报销手续,不得用于或变相用于贴补手续费及佣金，以及个人的工资性收入。部门销售费用和个人展业费用实际支出高于上述标准的，按上述标准报销支付;实际支出低于上述标准的，按实际支出报销支付.（三）营销员（指与公司签订代理合同的个人代理人）不得报销任何费用，只能按照公司规定的佣金标准,在代扣代缴相关税收后，取得合法的佣金收入.（四）各分支机构的营运费用,应控制在总公

8、司核定的标准范围内，用于本机构日常管理、理赔的正常开支，不得用于或变相用于贴补手续费及佣金，以及员工的工资性收入。必须凭真实、合法的发票办理费用报销支付手续，并做到手续完毕、据实列支.不但要求发票真实合法、填制符合要求，且记载的经济业务事项必须合理、符合逻辑。(五）各分支机构的财务经理，应严格审核有关费用报销支付凭证，对于发票或收据出现联号、跳号或频次异常，记载的事项、数量或金额不合常理等，应通过职业判断对该经济业务事项的真实性进行甄别。对于发票记载的经济业务事项非本机构发生，或与实际发生情况不符,以及发票不真实、不合法、填制不符合要求的，不得作为费用报销支付凭证使用。六、本办法适用于总公司本部、各分公司和中心支公司.七、本办法由总公司计划财务部负责解释和修订。八、本办法从二 OO 九年八月一日起实行。各分公司可根据本办法，结合当地财税、监管机关的要求，制定适合本地区的费用报销支付管理细则，向总公司报备后颁布执行。本办法若与当地财税、监管机关要求不一致的，应从严执行.附件：费用报销付款单（样张)二OO 九年七月十七日2009-08-19