费用报销制度及流程.pdf

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1、第一部分第一部分总则总则第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条 本制度根据相关的财经制度及公司实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工资福利及相关费用、税费支出、工程支出及专项支出等，以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出的具体财务报销制度和报销流程。第三条 本制度适用于公司全体员工.第二部分第二部分借支管理规定及借支流程借支管理规定及借支流程第四条第四条 借支管理规定（一）出差借款:出差人员凭审批后的出差申请单按批准额度办理借款，出差返回 5 个工作日办理报销还款手续.(二)其他临时借款:如业务费、周转金等，借款人员应及时报账，除周转金外

2、，其他借款原则上不允许跨月.（三）各项借款金额超过 5000 元应提前 35 天通知财务部备款。(四）借款销账:借款销账时应以借款申请单为依据，据实报销,超出申请单范围的,须经主管领导签字批准，否则财务人员有权拒绝销账。（五）借款实行“前款不清，后款不借”的原则，员工在财务部有借款余额或上次借款尚未归还或销账的，除非有特殊情况，否则不允许再次借款，费用报销时，应先归还借款，当年12 月 31 日前的借款尚未核销的，如无特殊情况，一律从工资或奖金中扣除.第五条第五条 借支流程(一）借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写一致，不得涂改）。(二）审批流程:借款申请人-主管部门经理审核

3、签字财务经理复核总经理审批。(三)借款凭审批后的借款单到财务部领款。第三部分第三部分差旅费、会议费、招待费报销差旅费、会议费、招待费报销第六条第六条 为了保证出差人员的工作和生活需要，科学管理与使用差旅费用，明确差旅费报销标准、出差申请与报销程序，并贯彻勤俭节约的原则，结合公司的实际情况，特作如下规定：（一)差旅费：是指因公经批准到外地工作所需交通费、住宿费和业务补贴等。（二）出差天数：是指出发日到返回出发地的日历天数.（三）差旅费报销总额=凭单据报销部分+出差补贴部分。单据报销部分：往返交通费、当地住宿费等。出差补贴部分：室内交通费、通讯费、伙食补贴等之和(四）地区定义：一类地区：北京、上海

4、、广州、深圳其他地区：除一类地区外的国内其他地区第七条 差旅费报销标准及相应规定(一）出差交通工具乘坐标准及费用报销标准交通工具级别飞机火车轮船总经理/副总经理/总工程师副总工程师/总经理助理/总监部门经理/副经理技术服务工程师/主管其他人员（含区域经理）住宿标准出差补贴(含市内交通，伙食补贴或其他）一类其他一类一类其他其他地区地区伙食交通伙食交通实报实报实报实报实报实报实销实销实销实销实销实销经济舱硬卧二等舱经济舱7。5折以内机票6.5 折以内机票硬卧二等舱300260120309030硬卧三等舱26021090307030硬卧三等舱260210903070305 折三等以内硬卧舱机票220

5、17090307030注：出差人员必须严格遵照上述标准执行，如需超标准住宿或乘坐交通工具，需由出差人员提出书面申请(特殊情况可以电话、短信请示分管公司领导，回司后补签），部门经理签署意见后报分管公司领导批准后方可住宿或乘坐，作为报销凭证附件.未经批准的超标准住宿或乘坐，超出部分不予报销.（二）相关规定：出差人员需填写出差申请单，经部门领导签字审批后方可报销出差费用.因工作需要出差，应做好行程规划，合理安排路线和时间，报部门经理和分管公司，超出计划行程安排的费用一律不予报销，特殊情况报上级领导审批方可执行。出差人员住宿费按等级标准报销（旅游旺季时上述住宿标准上浮 10%），附正规住宿发票。住宿费

6、报销天数=实际住宿天数二人及以上出差：部门经理及以下两人同性出差,住宿费按一人（不同级别按同行中级别高者的住宿标准，同级别住宿标准可增加 30%）支付，异性两人同性按二人各自的住宿标准支付。住宿费超出标准的,按标准报销，超出部份由员工个人承担，特殊情况需要报销超出部分的需经部门领导签字审批，由总经理审批后方可报销。陪同外宾工作的人员或因公陪同领导确需超标的住宿费,超出部份需经分管公司领导签字审批后方可报销。出差补贴：出差补贴按人支付,按照实际出差情况核准给出差人员，超出不补,节约归己，不需要附发票。出差期间，可乘坐硬卧（或三等舱)而未乘坐的,可按标准等级票价和实际乘坐票价差额的 50%予以补贴

7、,乘坐旅游专列、卧铺长途汽车、豪华大巴等，按卧铺对待，不再予以补贴.因本人原因将出差票据丢失的，员工必须向上一级领导书面写明经过，并自行解决相应发票后方可报销.第八条第八条 各部门及人员职责（一)部门经理/分管公司领导派遣出差人员，由出差人填写员工出差申请表 逐级审签。各级领导应坚持原则,严格审批和控制出差人数、地点、时间、费用支出等，不得以任何名义和方式照顾无出差任务的人员出差，否则，一经发现,除扣回差旅费外,还要追究部门领导责任。（二）报销时，出差人员依据本办法填写费用报销单，逐级审签。报销单后附员工出差申请表。员工出差申请表上需注明是否提交出差总结,由部门经理签字确认;无部门经理签字确认

8、的，财务管理部不予办理报销,由此造成的相关责任和损失由报销人承担。（三)财务管理部负责监督各部门是否按要求执行.会计人员依据本办法负责审查、给付差费借款,审查、结算差旅费报销事项.具体审核点如下:外来票据是否合规；外来票据作为附件粘贴在凭证后，是否分类归集；报销的合计金额与凭证金额是否一致,附件张数是否准确；是否在标准之内；若是与同行者共同产生的费用，审核是否有同行人员签字，不得重复报销；如须附表加以说明，是否有附表;是否签字齐全、是否在预算内.第九条第九条 差旅费备用金管理规定员工因公出差，需借用出差备用金的，应按照本办法要求填写 员工出差申请表及借款单，提报预支款项与出差事由，交部门经理/

9、副总/总经理/董事长审批，财务管理部根据备用金审批权限见各级审批人签字后给予付款。备用金审批权限董事长总经理第十条第十条 差旅费借支、报销、结算(一)报销要求及受理借支报销要求：出差人员须索取正规发票，回公司后，应在一周内如实填制费用报销单;为减少周折、提高报销效率，对于外来票据合规性不能判断时,出差人员可先向会计咨询,票据合规后再填写报销单、逐级审批支付。报销单据要按主要交通凭证、住宿证明发票（指按标准报销者)、业务招待费和其他可据实报销凭证（如特批的住宿发票、的士票、通讯费发票、会议费发票）等类别粘贴整齐，未按照要求粘贴的,会计人员不予受理。结算后多借、补支差旅费要在三个工作日内到财务管理

10、部清算完。前帐未清,后帐不借。(二)差旅费报销、审核、结算报销程序参照预算内、外费用报销流程。(三)未借支差旅费的出差人员，应在完成任务回公司后两周内到财务管理部办理报销手续，否则一切费用自理.(四)就近探亲核报员工趁出差之便,事先经领导批准就近回家探亲办事的,其绕道支出的车、船费均由个人自理。2000 元以上2000 元以下（含)(五)违规处理对弄虚作假、虚报冒领、违反规定的人员，按国务院关于违反财政法规处罚暂行规定处理。第十一条第十一条会议费用报销（一）会议住宿费报销：凭会议通知据实报销,若会议期间会议主办方承担食宿费用，则不再报销住宿费以及会议期间出差补贴。(二）会务费报销：凭会议票据报

11、销，后附会议通知。第四部分第四部分市内交通费报销市内交通费报销第十二条第十二条 销售人员因公外出，乘坐出租车无需事先请示，是否需要打车根据以下情况自行判断：(一）涉及到公司形象时，可以乘坐出租车；（二）与客户在一起的时候，可以乘坐出租车；（三）时间紧急时,可以乘坐出租车;（四）随身携带公司设备时,可以乘坐出租车;（五）晚上加班至 22：00 以后（含 22:00)回家，可以乘坐出租车；(六)上述情况之外,应根据勤俭的原则选择交通工具，在路途较远的情况下，尽量打车与乘公车相结合，以降低费用.第十三条第十三条 非销售人员在下列情况下可以乘坐出租车：（一）随身携带公司设备;（二）同去一个目的地外出办

12、公事，人数达 3 人及以上；(三）晚上加班至 22：00 以后（含 22：00)；（四）事情非常紧急；（五）非常特殊的场合（比如:有客户在场或客户想搭车去某地），而当时不便于请示部门经理（六）财务人员携带公司章证及重要文件或携带公司现金 1 万元以上(含 1 万元)的情况。（七）上述情况以外，乘坐出租汽车均需要事先征求部门经理同意。第十四条第十四条 部门经理外出办事有权自行决定是否乘坐出租车，部门经理的出租车票经主管领导签字后报销。第十五条第十五条 员工因公外出乘坐的公交车、地铁发生的费用据实报销。第五部分第五部分业务招待费报销业务招待费报销第十六条第十六条 业务招待费标准(含本市与出差期间应

13、酬）级别总经理/总工程师副总工程师/总经理助理/总监部门经理/副经理其他人员(含区域经理）业务招待费数额200 元/人/次160 元/人/次120 元/人/次80 元/人/次注：外单位来本单位联系工作、参观等需要用餐的招待标准按我司人员级别、事由分别由就餐接待部门陪同安排。第十七条第十七条 其他相关规定因公发生招待费，应事先经分管公司领导批准，确定费用额度，实报实销。招待客户的费用，依据上表确定的标准，应与出差期间其他单据一起报销.一餐多人陪同的，须同行人员签字；多餐累计报销须列表说明。标准内报销，财务先行支出、出纳后补有权人签字；超标准报销,由报销人先找分管公司领导签批后,才能凭发票到财务管

14、理部办理报销。凡超过标准、未经批准的，其超出部分费用自理。第六部分第六部分报销单据填写报销单据填写第十八条第十八条 报销单据按规范填写:(一）使用规定单据（二）使用蓝色/黑色签字笔，不得涂改（三)金额须顶格写，大小写一致，例如：￥12,008。07 则大写为：壹万贰仟零捌元零柒分。（四）金额大小写对照表：0零1壹2贰3叁4肆5伍6陆7柒8捌9玖其他正确写法：万仟佰拾元角分整（五）自即日开始，公司将对各部门差旅费、业务招待费、管理费用等变动费用实行预算管理、总额控制。各类费用发生时,先根据本办法相关规定予以报销，年底根据预算执行情况进行汇总核算，超出预算的报销金额将由个人承担(经公司董事长特批的除外),从年终奖金或提成中扣除，具体预算管理办法另行发布。第七部分第七部分附则附则第十九条第十九条 本办法由财务管理部负责解释.第二十条第二十条 此办法自下发之日起执行。