费用开支管理及审批程序.pdf

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1、费用开支管理及审批程序费用开支管理及审批程序为了加强期间费用管理,节约开支,减少浪费,特制定本标准。一、费用范围本制度所指费用为:邮电费、水电费、租赁费、运输费、业务费、业务宣传费、差旅费、办公费其他等期间费用。二、审批权限所有费用最后审批权限必须经总经理签字。三、审批程序1、所有费用均需由经办人、主管领导、财务负责人签字后呈送总经理签字,可控费用由经办人、部门经理、财务负责人签字后呈送总经理签字,不可控费用由财务负责人签字后由业主代表审核,呈总经理审核。2、审批一般原则:A,先申请后执行;B:先审批后报销。3、执行一般程序:A:部门申请费用项目 B:财务复核 C:总经理批准 D:项目费用开支

2、。4、审批一般程序:A:会计复核单据 B:财务复核 C:总经理签字 D:出纳付款。四、费用划分种类费用划分为:可控制费用和不可控制费用可控费用为:水电、邮电、运输、差旅费、办公费、业务费、人事费用不可控费用为:租赁费、业务宣传费、行政费、事故费用及其他合同费用划分标准为:该项费用是否能受部门控制管理为标准五、费用管理(一)不可控费用1、不可控费用业主代表审核,总经理审批执行。2、租赁费严格按照合同(有效合法合同)规定执行,执行后由业主代表审核,总经理审批。合同执行过程中,合同内容有变动的,合同经办人应提前通知出纳,出纳立即终止付款,经协商一致后,经总经理批准后才能付款。有补充协议的根据有效的协

3、议付款。3、业务宣传费,应先由营销部制定宣传计划,经财务部、业主代表、总经理审核后对方签订协议或合同。出纳根据合同要求付款,若合同执行过程中出现争议,合同执行人(经办人)立即通知财务部,财务出纳终止付款,否则给企业带来的经济损失由合同经办人承担。4、其他支付合同(如装修合同等),若附有付款条件的(验收),财务部应根据经办人等相关人员认定的手续付款,将付款依据和相关手续附在一起呈送总经理审核,手续不全或有争议的应先请示总经理后付款。5、(1)业务费用接待工作有规定的,业务招待申请规定中规定执行,报销时应先经总经理审核,然后报销;(2)需超支应提前通知总经理,同意后方能办理,否则,超支金额自行承担

4、,报销程序同 5.(1);(3)计划外,偶然性业务接待(年度应酬、临时应酬等)需书面或口头汇报总经理,经同意后方能办理,否则不予报销,报销程序同5.(1)。(4)业务招接申请需经总经理批准,部门和财务各一份。6、突发事件和意外事故发生,5000 元以内的由执总审批,出纳付款,付款后连同有效单据呈送总裁复核。5000 元以上的由相关经办人口头汇报经总裁同意后方能办理,事后需出具书面材料连同付款凭证,呈送总裁签字后报账。7、其他任何不可控费用(工资、行政、特殊费用)都只能由总裁签字(或口头同意),出纳才得付款,否则,其后果有相关经办人和出纳共同承担。(二)可控费用和责任费用管理:所有的可控费用的管

5、理原则为:单项费用的任何一个发生过程环节都要落实到具体的岗位。能实行定额的实行定额,不能实行定额的实行浮动率控制制度。1、所有可控费用和责任费用均由经办人、部门负责人、执总签字后,呈送总裁复核。2、水电费:部门负责人应严格管理水电使用标准,制定使用制度,每项一处用水或用电的地方都要落实到一个具体的岗位。每一处用电或用水的地方都制定一个浮动额度,超过浮动额度部门自行负责。每月抄表人员抄表时,部门应派人(或亲自)一同抄表,抄表数据留存办公室,以便核对止度数是否正确。开支费用时,由部门负责人核对正确后在发票上签字,出纳付款时也应核对起止数,事后呈送总裁复核本项费用。超支部份从奖金或工资中扣除。3、邮

6、电费:各部门应做好详细电话记录,禁止接打私人电话,不得拨打私人 IP电话,所有 IP 电话均需部门负责人认可,否则按 3 倍计算罚款。部门负责人须审核单据后签字,出纳方能支付或报销,事后呈送执总、总裁复核。3、4 项费用试行 3个月后实行定额管理,每部电话落实一个具体岗位、制定一个定额,超额部份从奖金或工资中扣除。作为考核标准参考。4、运输费:业务部门配备专用车辆的使用应按计划执行,由基地负责人统一调配。每次出车由部门负责人审核,司机做好出车记录(里程计算),返回后部门负责人在记录后签字确认。每次报账时,司机应将出车记录附在发票后呈部门负责签字,经会计复核,执总复核后,出纳才得付款,事后呈总裁

7、复核。月终,办公室审核所有的出车记录并汇总,统计不合规定的出车记录,计算出里程和金额(或罚款金额)通知财务室,财务室根据财务规定在某个具体的岗位人员的工资或奖金中扣除。5、修理费:汽车小额修理、其它财产或物品小额修理,事前需口头呈报部门负责人,经执总同意后,方能办理。修理后,单据厂长(经理),经执总、总裁签字后方能报销,除以上修理外,均须书面或口头呈报执总总裁后方能办理,报账程序同小额修理。6、办公费:各部门应建立办公用品使用规定,申购程序执行申购领用费用制度,部门负责人审核签字后,出纳付款,事后呈送执总、总裁复核。办公费实行部门定额制度,每个部门需制定一个定额,超过定额,自行购买,不予报销。

8、7、差旅费:各部差旅费执行差旅费标准,事先应拟定出差计划,经总裁签字后实施,常规车旅费按标准执行(住宿、就餐、补助、车旅费)标准内的,部门负责人签字,出纳付款,执总、总裁复核,特殊原因超标必须先经总裁签字后,出纳方能付款。如属一般原因超出部分不予报销。8、物耗费用:物耗品(一次性餐具等店面、基地、经营用物耗)申购及报长见申、领费制度,平时加强物耗品管理,减少浪费。每个部门制定计划浮动额度,根据每月销售增长率调整浮动额度,超出部份做为部门负责人的绩效考核的一个参考。超出现象严重的,超出全额从部门奖金总额中扣除。9、废旧物品中(一次性用具、酒水包装物等)边角余料(潲水油等)回收处理费用,此类物品应

9、统一回收,统一处理,回收款项分别作为基地、门店费用的低减数,纳入费用核算范围。10、其他费用:能落实到具体岗位的,落实到岗位,实行定额或浮动率控制。不能落实到具体岗位的实行部门浮动率控制办法。六、备用金管理制度1、备用金申请:备用金使用人填写备用金申请书(填写以下内容:申请部门、备用金使用周期、备用金使用额度、备用金使用内容、备用金使用人或管理人,);申请书经执总复核后呈总裁批准;办理领款手续;申请书留底财务室。2、备用金使用:备用金只能专人使用;备用金只能用于申请使用内容,不得挪作他用。3、费用报销:定期报销,定期补足余额;符合财务手续且符合申请内容的出纳予以报销,事后呈总裁复核;不符合财务手续的,补齐手续后,出纳予报销事后呈总裁复核;不符合申请内容的,先经总裁审核后出纳才能报销。