企业公章管理制度.pdf

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1、企业公章管理制度企业公章管理制度印章管理办法第一条、为了保证公司印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，依 据公司规范运营、防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制 定本管理办法。第二条、本管理办法所指印章包括公司印章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。第三条、本管理办法适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章 的文本等。第四条、印章授权管理和使用部门:（一）公司印章，由公司董事长授权向相关部门核发或核销；(二）公司印章由董事长授权以下部门分别管理和使用：1、公司行政章、法定代表人印章由公司办公室

2、负责管理和使用;2、财务专用章、发票专用章由财务部负责管理和使用;3、合同专用章由公司法务部负责管理和使用。4、公司其他部门因工作需要配置其他用途公章时亦应按本办法 执行.5、凡因工作需要并符合本条规定配置印章或更换印章需向公司 办公室上报书面申请，经董事长批准同意后配置或更换印章。6、印章刻制由公司办公室负责，经公安机关核准，到指定的单位刻制；印章的规格、样式由公司办公室按有关规定办理.第五条、印章的管理（一)公司的所有印章，均由公司办公室负责登记、留样并确定 印章保管及使用责任人（以下简称为印章专管员).印章启用时由公 司办公室下发关于公司启用有关_专用章的通知，注明启用日期、发放单位和使

3、用范围和启用印模。(二）办公室向印章专管员移交印章时,应填写公司印章留样 备案表.（三）由于印章磨损而更换印章,仍需在公司办公室登记、留样。（四）公司部门撤销或重组,原部门有关印章交回公司办公室，由公司办公室负责销毁。(五）严禁印章专管员将印章转借他人。（六）印章丢失时，印章专管员应当及时向公司办公室书面报告，公司办公室应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。(七)公司决定需要停用印章的,由董事长签字同意后由公司办 公室下发关于公司停用有关_专用章的通知将停用原因、时间通知公司各有关部门,并收回停用的印章 切角封存或销毁。(八）各部门不得擅自刻制印章

4、，违反本项规定致公司造成的全 部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任。第六条、印章专管员的职责 公司所有印章专管员应遵守本条以下规定:（一）印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全,并将印章锁 进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样,若发现意外情况应立即报 告。(二)印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权 人应指定他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用 印时的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用 印的起止日期,实行管印人员登记备案制，以明确责任,落实到人。交接工作时，应严格办理交接手

5、续，填写印章 交接单,登记交接日期、管理印章类别.交接人员签字,印章授 权人签字认可后备存。（三）印章专管员要坚持原则，遵守保密规定,严格照章用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章专管员不予用印；经 办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的，印章专管员可拒绝 用印并报告领导处理。(四）印章专管员用印盖章位置要准确、恰当,印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。（五)印章专管员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致公司遭受经济损失时,由其承担全部赔偿责任并按公司人 力资源管理的规定进行

6、处罚。（六)印章专管员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。印章专管员离职时，须办理分管印章的移交 手续并填写印章专管人离职交接单后方可 办理离职手续。7、禁止任何人未经批准携带公章外出.如确需带出使用时，须 经董事长批准并填写公章外出使用审批单(详见本办法附件六）方可带出；非公章专管人员携带外出时，用印人还应填写本办法附件 四的印章交接单办理交接手续后方可带出。第七条、各类公章的使用规定（一）公司印章的使用1、办理使用公司印章的事项，须由业务经办人认真填写相应的 审批文件并按取得相应权限领导的审批同意意见后，连同需用印的文 件等一并交印章专管员，由其审核审批手续齐备后

7、用印.2、凡有公司对应权限管理领导签署的文件或发文批准书、业务 第 3 页 共 14 页 报表、邀请函等，可直接加盖相应的公司印章，但印章专管员仍应 按照本条第 3 项规定填写 _公司用印审批记录单（详见本管理 办法附件七）并留存复印件以完善相关档案，依据本条规定填写的单 据无需审批人签字。3、除本条第 2 项规定的情况外,凡加盖公司印章的存根类介绍 信（开具时必须按要求认真填写存根）、便函、授权委托书、发文批 准书、业务报表、邀请函等文件，均须填写_公司用印审批记 录单并经相应管理领导审批签字同意后,方可使用公司印章。4、公司印章、法定代表人印章、财务专用章及公司其他印章（合 同专用章除外）

8、所用印的文件、资料、附件资料及_公司用印审 批记录单作为用印凭据档案由印章专管员留存。涉及法律等重要事 项需使用印章的，须依有关规定经公司法务部门审核签字后方可使 用。5、禁止在手写文件上加盖公司印章.6、禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函上加盖公司印 章。（二)合同专用章的使用规定1、对外签署的合同或协议，应按公司章程及公司合同管理 规定办理审批程序。2、公司合同专用章由公司法务部指派专人担任印章专管员负责 保管。3、需使用合同专用章时，经办人应填写公司合同专用章用印审批单（详见本管理办法附件八),经公司对应管理领导审批同意方

9、可用印。交公司管理领导审批的合同，应注有公司法务部、顾问律师 及该合同对应的业务部门负责人的审核意见.4、用印的合同上应当先由合同授权签约代表人签字并注明年月后，方可用印。5、禁止在手写合同或合同内容填写不全的合同上加盖公司合同 专用章.6、对外签署的合同或协议等，须在合缝处加盖合同专用章.（三）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章 的无须办理本条第(一）项的审批程序。公司对外报送的各类业务报 表(财务报表、统计报表等)及其他需用公司财务印章的文本等，须 按规定办理用印手续.（四）公司其他各部门印章、业务专用章的使用，由相关部门或部门做出相关规定,并报公司办公室备案.（五）公司各

10、类印章实行用印登记制度,印章专管员应每年度 6 月 30 前、12 月 31 日前应将该期间填写的用印登记簿（详见本管 理办法附件九)及用印资料档案全部移交公司档案保管人存单.第八条、法律责任（一)任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章，不符合 本制度规定时，不得擅自使用。(二）违反本制度的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等,依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至 追究刑事法律责任。第九条、附则(一）本办法附公司印章管理的相关文件范本。(二)本办法自发布之时效实施。（三）本办法由公司办公室负责解释.附件一：_公司文件 _公司文件 _ X 司办发20_号 关于公司启用

11、有关_专用章的通知 _公司各部门及分子公司：根据_公司公司印章管理办法 第_条的规定，由于_，现公司已启用“_专 用章”,该印章由公司_部门管理，专管人员为_.为 实现公司各部门业务对接、规范我公司的对内对外管理，自 _ 年 _ 月 _ 日 起，启 用 本 通 知 附 件 的 公 章，原“_专用章”印章同时废止.特此函告。附件：新旧印章样式 _年_月_日 旧印章样式 新印章样式 主题词：主题词：印章 启用 通知 抄送：_，_，_，_._公司办公室 _年_月_日印发.附 件 二：公 司 印 章 留 样 备 案 表NO：_印 章 名 称：_章 审批人：_ 刻制人：_ 启用时间:_ 配置及保管部门：

12、_ 印章用途:_ 印章专管员:_ 印章留样 本留样印章自_年_月_日启用.印章领用凭据及承诺：本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于_年_月_ 日自公司办公室领取本印章,本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照 公司印章管理制度使用印章、登录该印章的使用记录、保管相应 的审批文件资料；若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济 损失时，本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济损失并接受公 司的相应处罚.印章专管员:_ _年_月_日。附件三：_公司文件 _公司文件 _ X 司办发20_号 关于公司停用有关_专用章的通知 _公司各部门及分子公司：根据_公司公司印章管理办法第_条的规定，由于_，现公司

13、决定作废停用原由公司 _部门专管人员_管理的“_专用章”。_年_月_日前加盖该印章的全部公司文件仍然 有效.特此函告。附件：停用印章样式 _年_月_日 停用印章样式主题词：主题词：印章 停用 通知 抄送：_，_，_，_。_公司办公室 _年_月_日印发。附 件 四：印章交接单NO：_部 门 名 称：_交接印章名称：_ 交接日期:_月_日 用印注意事项说明：1、交接人双方的行为均应遵守_公司公司印章管理办法 之规定。2、其他说明事项:_3、印章留样：留样4、本印章自_年_月_日_时起，经印章授权人签字确 认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人_负责。移交人：_ _年_月_日印章授权人签字确认：_

14、 接收人：_ _年_月_日_年_月_日.附 件 五：印 章 专 管 人 离 职 交 接 单NO:_部 门 名称:_离职交接印章名称：_ 交接日期：_月_日1、离职人员应当将本印章交付继任印章专管员，交接人双方的行为均应遵守_公司公司印章管理办法之规定。2、离职人员应当将其管理本印章期间的全部用印备案资料一并 移交给继任印章专管员,并书面确认除前述印章资料外，再无其他用 印情况；若有遗漏用印情况且导致公司遭受的经济损失,无论公司何 时发现，印章专管人均对前述损失承担全额赔偿责任。3、其他说明：_4、印章留样：留样本印章自_年_月_日_时起，经印章授权人签字确 认后，其保管责任和用印责任均由印章接

15、收人_负责.移交人：_ _年_月_日 印章授权人签 字确认：_ 接收人：_ _年_月_日_年_月_日.附件六：印章外出使用审批单 NO：_1、部门名称：_2、外出印章名称：_3、使用日期：_月_日4、用印事项：_5、外 出 使 用 原 因：_6、用印责任人：_印章留样：留样7、本印章自_年_月_日_时经授权人签字同意外出使 用期间，其保管责任和用印责任均由印章_负责.申请人：_ _年_月_日印章授权人签字确认：_ _年_月_日。附件七：_公司用印审批记录单 公司用印审批记录 NO：_ 申请人：_；申请日期：_.申请人所在部门：_ 所在部门负责人审核意见:同意（由当事人勾选)_。文件名称 正/复

16、印件 正本 复印件 正本 复印件 正本 复印件 正本 复印件 办公室负责人 审批同意人【本栏根据是否需要逐级审 批的具体情况填写，不需填全 所有栏目】财务部负责人 法务部负责人 总经理 董事长 申请使用的印章：公司印章 法定代表人印章 合同专用章 财务专用章 已用印 (保管人签名）（日期）已用印 （申请人签名）（日期）同意 同意 同意 同意 同意 签名:签名：签名：签名：份数 用途说明 用印情况（由当事人勾选)备注说明 注意事项 用印文件的复印件作为本审批单必须附备的文件。附件八:_公司合同专用章用印审批单 NO:_ 用印申请部门 经办人签字 甲方:签约方 乙方：其他方（包括担保方或丙方）：涉及金额 签约负责人 部门经理签字 顾问律师意见:联系电话 合同份数 联系电话 法务部意见：总经理审批 董事长审批。附件九:_公司_印章使用登记簿【_年_月_日至_年_月_日】填表部门：_填表人：_ 序号 盖章 时间 文件名称 批准 批准人 及发文号部门 印章专管员 或代行人印 备注.。