会展策划全套课件.ppt

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1、第一节 会展策划的基本理论一、会展策划的内涵 二、会展策划的特点三、会展策划的原则四、会展策划的作用 第一单元 基础知识第一节 会展策划基本理论一、会展策划的内涵 会展策划是对会展的整体战略和策略的运筹规划，是指对于提出会展战略和计划、实施并检验会展决策的全过程作预先的考虑和设想。会展策划不是具体的展览业务，应该是会展决策的形成过程，是将会展目标具体化的过程。会展策划应该有以下几个程序性内容：根据市场调查与预测，确定展会主题、展示对象和观众，突出会展表现形式，制定会展总体规划，实施营销计划与方案，完成会展组织、会展管理、会展费用预算、会展效益评估和效果测定等一系列的决策。第一单元 基础知识第一

2、节 会展策划基本理论二、会展策划的特点（一）目的性（二）前瞻性（三）动态性（四）可行性 第一单元 基础知识第一节 会展策划基本理论三、会展策划的原则 （一）创新性原则：全过程、全员性、渐进性（二）系统性原则：整体性、动态性、协同性（三）艺术性原则：会展主题开发、会展空间设计、会展活 动组合（四）效益性原则（五）可持续发展原则 第一单元 基础知识第一节 会展策划基本理论四、会展策划的作用（一）为会展决策提供方案（二）提高会展活动的经济效益（三）塑造会展品牌形象 第一单元 基础知识第一节 会展策划的核心理论一、项目管理 四、危机管理二、营销管理 五、合同管理三、财务管理 六、信息管理 第一单元 基

3、础知识第一节 会展策划的核心理论一、项目管理（一）会展项目计划 建立会展目标体系，界定会展项目工作范围（二）会展项目实施 选择合作伙伴，现场管理（技术基础设施的准备工作、展厅和户外区域的分配、选择符合承办商需要的建筑材料、与场地所有者的合作和现场技术管理）。（三）会展现场服务（四）会展相关活动 第一单元 基础知识第一节 会展策划的核心理论二、营销管理（一）会展品牌（二）会展推广（三）会展客户关系管理 第一单元 基础知识第二节 会展策划的核心理论三、财务管理 四、危机管理（一）危机的特点：突发性、危害性、不确定性、紧急性（二）会展危机的类型：社会因素、安全因素、运作因素、自然因素（三）会展危机管

4、理五、合同管理 参展合同、租赁合同、外包服务项目合同六、信息管理第一单元 基础知识第二节 会展策划程序与方法一、会展策划的程序 主题定位阶段，目标确立阶段，方案设计阶段，方案论证阶段二、会展策划的方法（一）思维闪电策划法（典型的思维闪电策划法KJ法）（二）系统分析策划法（三）排除策划法（四）逆向策划法（五）群体策划法：德尔斐法、头脑风暴法 第一单元 基础知识任务一 会展环境与战略分析一、会展环境分析（一）社会综合环境分析:宏观分析、微观分析（二）会展市场环境分析1.会展项目的主题范围2.会展项目的数量3.会展项目的规格4.会展项目的举办时间及周期（三）会展企业资源分析1.会展企业外部资源2.会

5、展企业内部资源项目二 如何进行会展项目可行性分析任务一 会展环境与战略分析二、会展战略分析SWOT分析方法是一种企业战略分析方法，即根据企业自身的既定内在条件进行分析，找出企业的优势、劣势及核心竞争力之所在。项目二 如何进行会展项目可行性分析任务二 会展执行方案分析一、会展基本框架二、营销方案三、进度管理方案四、现场活动管理方案 项目二 如何进行会展项目可行性分析任务二 会展执行方案分析一、会展基本框架 对会展基本框架的分析须要从以下几个方面展开：（一）展会的题目与展会的题材及展会的市场定位是否匹配。（二）展会的举办频率、举办时间是否符合展会所在行业的行业规律。（三）展会组织者所掌控的资源是否

6、可以支撑展会的规模及定位等。（四）举办展会的场馆及场馆所在地区的产业基础是否可以支撑展会的规模及定位。（五）展会基本构架能否与展会组织者的企业战略及办展整体策略相匹配。项目二 如何进行会展项目可行性分析任务二 会展执行方案分析二、营销方案 会展营销方案主要包括招展方案、招商方案和宣传方案。三、进度管理方案（一）在进度管理过程中要保证各项工作的逻辑关系。（二）会展进度管理方案的制定要遵循科学性的原则。（三）进度管理过程中目标实现的准确性和效果的可评估行。项目二 如何进行会展项目可行性分析任务二 会展执行方案分析四、现场活动管理方案（一）会展现场活动的主题应与整个会展主题保持一致，不能出现偏离主题

7、，甚至喧宾夺主的现象。（二）会展现场活动必须处在展会组织者可控范围内。（三）会展现场活动的计划应与整个会展活动协调统一。（四）会展现场活动计划的周密性。项目二 如何进行会展项目可行性分析任务三 会展项目预算方案一、会展项目预算分析的步骤二、会展项目的支出费用预算三、会展项目的收入预算四、会展项目的利润分析 项目二 如何进行会展项目可行性分析任务三 会展项目预算方案一、会展项目预算分析的步骤（1）对相关市场及活动的执行方案充分研究分析，科学预测会展活动各环节所需的资金情况，合理预测资金流入及流出的时间及规模。（2）根据各项数据进行分析，合理安排资金使用，不短缺、不浪费。（3）在以上两部的基础上，

8、测算项目经济效益，为即将举办的展会制定资金使用计划。项目二 如何进行会展项目可行性分析任务三 会展项目预算方案二、会展项目的支出费用预算（一）主办费 （二）场地费（三）与场地相关的费用：空调费，安保费，保洁费，保险费，管理费用（四）搭建费（五）广告宣传费：印刷制作费，媒介使用费，工作人员费用（六）业务及管理人员费用：管理人员的工资，招商招展人员的工资，招商招展人员的业务提成，差旅费（七）管理费用 （八）税收（九）杂费 （十）其他费用 项目二 如何进行会展项目可行性分析任务三 会展项目预算方案三、会展项目的收入预算（一）展位销售收入（二）现场广告收入（三）门票收入（四）其他收入四、会展项目的利润

9、分析 完成会展项目财务预算表后应对收入与支出再次逐项分析，编制的原则为将支出与收入进行配比，缩减对提高收入没有影响的支出，同时，将财务方案及时与策划及市场人员沟通，注重整体方案的协调，预算目标一旦制定应严格得到执行。项目二 如何进行会展项目可行性分析任务四 会展风险分析一、会展风险的定义二、会展风险的特点三、会展风险的种类四、会展风险评估分析 项目二 如何进行会展项目可行性分析任务四 会展风险分析一、会展风险的定义 会展风险是指某项不确定事件的发生导致会展项目的实施偏离预先设计的轨道，从而产生会展项目的主承办者所不希望的后果。二、会展风险的特点（一）风险的多样性与复杂性（二）风险的危害性与持久

10、性（三）风险的分散性与集中性（四）风险的可控性与不可控性 项目二 如何进行会展项目可行性分析任务四 会展风险分析三、会展风险的种类（一）自然风险（二）社会风险（三）运营风险：业务管理，财务管理，现场管理，合作伙伴（四）市场风险：宏观经济市场，会展市场四、会展风险评估分析（一）风险的确认（二）风险测评（三）风险防范项目二 如何进行会展项目可行性分析任务五 编写可行性研究报告一、会展立项的背景及意义会展项目的社会价值、经济价值、会展项目的主题及理念、会展项目的必要性。二、国内外相关会展的发展现状与趋势目前相同或邻近地区的会展市场的规模、竞争状况、参展商或观众的相关情况、相关展会的发展趋势。三、会展

11、项目市场分析及发展前景会展市场综合分析、会展市场细分、会展市场定位、会展公司的销售渠道、会展市场目标客户、会展市场相关利益者分析。项目二 如何进行会展项目可行性分析任务五 编写可行性研究报告四、会展项目实施的主要内容和预期目标会展项目在主题、理念方面的创新之处、关于会展项目展前、展中、展后各阶段的实施目标及效果。五、主承办单位资源分析会展公司及组展单位在人力资源、资金、技术、设备等方面的资源优势及劣势，针对公司目前的资源不足应采取的补足措施。六、会展项目实施方案的可行性论证会展项目时间的选择、会展场馆的选择、商业合作伙伴的选择、相关国家政策分析、会展项目管理计划。项目二 如何进行会展项目可行性

12、分析任务五 编写可行性研究报告七、会展项目运作计划的制订资金计划、人力资源计划、营销计划、项目进度计划等，不同类型的计划又可分为周计划、月计划和年计划。八、会展项目的财务预算资金来源、资金运用、预期资金周转、投资回收期、本量利分析、敏感度分析。九、会展项目的经济及社会效益分析会展项目对当地城市形象、旅游、餐饮、相关产业等方面的拉动作用、会展组织单位的利润、展会品牌、会展公司品牌、参展商及专业观众的收益。项目二 如何进行会展项目可行性分析任务五 编写可行性研究报告十、可行性报告总结建议对可行性报告的总结性内容、客观分析会展项目的机遇与威胁、自有资源优势与劣势、提出今后项目策划的目标及改进方向。项

13、目二 如何进行会展项目可行性分析任务一 会展的基本要素一、会展的名称二、招商招展范围三、会展的举办时间及周期四、会展的举办地点 区域的选择，场馆的选择五、办展机构 主办单位，承办单位，协办单位，支持单位项目三 会展项目立项策划任务二 会展项目预算分析一、本量利分析 本量利分析是“成本-业务量-利润分析”的简称，是对成本、业务量和利润三者之间的相互依存关系所进行的分析。在会展项目预算分析中用到的一个非常重要的方法便是保本分析，它是本量利分析中的重要组成部分。（1）P=（p-b）x-a其中，P代表利润，p代表展位单价，x代表销售数量，b代表单位变动成本，a代表总固定成本根据保本定义：令（1）P=0

14、得，（2）x=a/p-b，x即为保本量(BEu)，进而推出，（3）保本额（BEd）=pBEu项目三 会展项目立项策划任务二 会展项目预算分析二、贡献边际分析贡献边际是本量利分析中的重要组成部分。贡献边际指展位销售收入减掉变动成本后的余额。单位贡献边际反映的是展位的盈利能力，也就是每增加一个展位的销售可提供的毛利。基本公式为：（1）cm=p-b其中，cm代表单位贡献边际，p代表展位单价，b代表单位变动成本同理，（2）Tcm=（p-b）x=cmx其中，Tcm代表总贡献边际，x代表展位销售数量根据保本分析中的（1）式，可以得出营业利润=贡献边际-固定成本=Tcm-a项目三 会展项目立项策划任务二 会

15、展项目预算分析二、贡献边际分析从上述公式中我们可以看出，展位的销售收入首先要弥补会展项目的变动成本，其次是会展项目的固定成本，余下的才是会展项目的销售利润。项目三 会展项目立项策划任务一 会展主题的选择与提炼一、会展主题策划概念二、会展主题的选择三、会展主题提炼方法项目四 如何进行会展主题策划任务一 会展主题的选择与提炼一、会展主题策划概念（一）会展主题概念（二）会展主题策划概念 会展策划目标，策划客体的信息个性，会展参与者的心理需求（三）会展主题策划的特点 新颖性，时效性，易传播性，刺激性项目四 如何进行会展主题策划任务一 会展主题的选择与提炼二、会展主题的选择（一）外部环境的变化 宏观形势

16、的变化，时机的把握，消费者需求（二）会展举办地特色（三）创新思维（四）办展机构自身目标和资源（五）注重资源的整合（六）加大智慧会展力度三、会展主题提炼方法(一)借用法(二)归纳提炼法(三)加工提炼法项目四 如何进行会展主题策划任务二 主题策划的过程与方法一、信息采集二、提出主题初步设想三、主题决策四、主题实施与评估项目四 如何进行会展主题策划任务二 主题策划的过程与方法一、信息采集（一）文献调查法（二）访问调查法（三）问卷调查法（四）实地观察法（五）网络信息收集二、提出主题初步设想（一）通过公众提出主题初步设想（二）通过专业人士提出主题初步设想项目四 如何进行会展主题策划任务二 主题策划的过程

17、与方法三、主题决策需要注意以下对所选主题判断和衡量的标准：(一)可操作性(二)市场贴近性(三)未来发展空间(四)差异性(五)收益性(六)风险性四、主题实施与评估项目四 如何进行会展主题策划任务三 品牌展会的主题策划一、会展主题 是对一个会展的宗旨、思想内涵、展现目的等最为凝练的概括与表述，贯穿于会展活动的始终，会展的其他内容安排、活动设计都要围绕这一主题而展开，可以说会展主题就是一个会展的纲领。二、会展主题策划的特点 新颖性、时效性、易传播性和刺激性项目四 如何进行会展主题策划任务三 品牌展会的主题策划三、会展主题策划的过程主要包括信息采集、提出主题初步设想、主题决策和主题实施与评估。其中信息

18、采集的方法主要有：文献调查法、访问调查法、问卷调查法、实地观察法和网络信息收集，要综合运用这些方法来辅助会展主题的策划。以上海世博会为例（一）总结主题遴选原则，优选 6 个主题（二）确定主题关键词，形成 3 个主题（三）精雕细琢，主题浮出水面项目四 如何进行会展主题策划任务一 认识会展招展招商一、招展招商的概念和相互作用二、招展工作的主要内容三、招商工作的主要内容项目三 如何进行招展招商任务一 认识会展招展招商一、招展招商的概念和相互作用1.招展招展是指会展的主办方或承办方招揽企业租赁展位、参加展会展出活动的行为。招展工作的主要内容包括寻找目标参展商与观众、划分展区和展位、确定招展价格、编制发

19、放招展函、安排招展分工、选择招展代理、制定招展宣传推广计划、安排招展预算、做好招展总体进度安排等。项目三 如何进行招展招商任务一 认识会展招展招商2.招商根据中华人民共和国商法，招商，即招揽商户，它是指发包方将自己的服务、产品面向一定范围进行发布，以招募商户共同发展。展会招商是通过各种方式将那些对拟办展览会所展示的产品有需要和感兴趣的采购商和其他观众引进展览会，邀请观众到展会来参观。观众是展会成功举办不可或缺的重要因素，拥有一定数量和质量的观众是一个展会成功的重要标志之一。项目三 如何进行招展招商任务一 认识会展招展招商3.招展招商的作用和相互关系招展、招商在组织展览会的过程中的重要性是不言而

20、喻的，其重要性表现为：只有招到足够的符合展会要求的展商和客商，展会才能生存；只有招到高层次的展商和客商，才能办出高品位的展会。项目三 如何进行招展招商任务一 认识会展招展招商二、招展工作的主要内容1.寻找目标参展商与观众2.划分展区和展位3.确定招展价格4.编制发放招展函5.安排招展分工6.选择招展代理7.制定招展宣传推广计划8.安排招展预算9.做好播展进度总体安排项目三 如何进行招展招商任务一 认识会展招展招商三、招商工作的主要内容1.制定招商方案的依据2.展会招商分工3.展会通讯及观众邀请函的编印和发送4.招商渠道和措施5.招商宣传推广的策略6.招商预算7.招商进度安排项目三 如何进行招展

21、招商任务二 确定招展招商代理一、招展招商代理二、选择招展代理的原则三、招展代理商的管理项目三 如何进行招展招商任务二 确定招展招商代理一、招展招商代理1.代理商的含义2.招展代理的作用3.招展代理的主要类型代理商大致可以分为以下几种：总代理，又称全权代理；独家代理；一般代理商；单一商号代理商；区域代理商；特许代理商。项目三 如何进行招展招商任务二 确定招展招商代理二、选择招展代理的原则1.代理商应具有一定的客户基础；2.熟悉展览会各项工作的运作和相关的专业知识；3.选择信誉良好的代理机构；4.选择办展理念相近的合作者。项目三 如何进行招展招商任务二 确定招展招商代理三、招展代理商的管理1.招展

22、价格控制；2.展位管理控制；3.定时汇报招展进度；4.完善招展代理聘用的法律程序。项目三 如何进行招展招商任务二 确定招展招商代理一、确立招展招商目标二、广泛搜集各方面资料三、制订各类招商方案四、比较选择各类方案五、方案的实施六、方案实施后的跟踪和反馈项目三 如何进行招展招商任务二 确定招展招商代理一、确立招展招商目标确定目标包括三个方面，即要达到的目标是什么，如销售量、销售额等；如何围绕目标开展后续工作，即目标的实施；目标是否得到了实现，即如何评估。项目三 如何进行招展招商任务二 确定招展招商代理二、广泛搜集各方面资料收集信息时要把握如下几个要点：第一，既要注重信息的针对性，但也不要放过信息

23、的广泛性。第二，要注意改进收集资料、获取信息的手段。第三，要对信息及时加以处理，并提高加工处理信息的能力。项目三 如何进行招展招商任务三 招展招商策划工作三、制订各类招商方案招商方案的制订要考虑两个因素，一是方案的可行性，二是方案的可选择性。制定招商方案要切合实际，制订的目标要能够实现，或者说经过努力能够实现。不能不顾实际和可能凭空拍脑袋，不切实际，制订无法实现的方案。项目三 如何进行招展招商任务二 确定招展招商代理四、比较选择各类方案如何比较选择各类招商方案呢?第一，要考虑招商方案是否与我们招商工作的长远战略目标相一致。第二，要选择成功率较高的一种方案。第三，要选择成本较小，而效果又相对较好

24、的一种方案。成本包括机会成本和货币成本。机会成本是指我们在得到一个机会时而又去另一个机会所付出的代价。五、方案的实施项目三 如何进行招展招商任务二 确定招展招商代理六、方案实施后的跟踪和反馈跟踪和反馈主要表现在以下几个方面。第一，主动征询和收集外方(他方)对整个招商方案(如招商会)的意见。第二，对在招商活动中所捕捉到的信息要继续跟踪，对新接触的外商要保持联系，不要出现招商会一结束，信息和来往就随之终止的局面。第三，对在招商活动中已签约的项目要加快立项和报批工作，促使项目尽早上马，促使外资尽快到位，使合作项目进入实质性的实施和建设阶段。第四，对如何做好方案实施后的跟踪反馈工作也应制订一个方案，分

25、工到人，明确职责，并定期检查跟踪、反馈工作的成效。项目三 如何进行招展招商任务一 会展宣传推广基础知识一、会展宣传推广的内涵二、会展策划的五大目标三、会展宣传推广的特点四、会展宣传推广的类型项目六 会展宣传推广任务一 会展宣传推广基础知识一、会展宣传推广的内涵会展宣传推广是围绕展会基本目标制定的、有目的、有计划举行的一系列促进招展、招商和建立会展形象的宣传推广活动，是会展营销的中心环节之一，对会展的发展有重要的影响，可以说，会展宣传推广服务在很大程度上决定了会展对参展商和观众的吸引力，同时也是增加展会知名度，提升企业形象的重要手段。项目六 会展宣传推广任务一 会展宣传推广基础知识二、会展策划的

26、五大目标会展宣传和推广的目标和任务主要有五个：促进展会招展；促进展会招展；树立展会良好形象，提高展会知名度，创造展会的竞争优势；协作业务代表和代表们顺利开展工作；指导内部员工正确对待客户。三、会展宣传推广的特点（一）整体性（二）阶段性（三）计划性（四）服务性项目六 会展宣传推广任务一 会展宣传推广基础知识四、会展宣传推广的类型（一）竞争型宣传推广（二）促销型宣传推广（三）显露型宣传推广（四）形象型宣传推广（五）认知型宣传推广项目六 会展宣传推广任务二 如何进行会展的宣传推广一、会展宣传推广的作用二、会展宣传推广的渠道三、会展各阶段的宣传推广重点四、注意事项项目六 会展宣传推广任务二 如何进行会

27、展的宣传推广一、会展宣传推广的作用 宣传推广策略主要分为拉引策略和推动策略。拉引策略又称“拉式策略”，是以最终消费者为主要促销对象，通过运用广告、营业推广、公共关系等促销手段，向消费者展开强大的促销攻势，使之产生强烈的兴趣和购买欲望，譬如组展商为吸引客户，积极运用广告宣传来吸引参展商和观众的注意；所谓推动策略，是指企业以中间商为主要促销对象，通过推销人员的工作，把产品推进分销渠道，最终推上目标市场，推向消费者，譬如组展商运用人员推广和其他手段，把产品推销给会展代理商，再推销给最终的顾客。项目六 会展宣传推广任务二 如何进行会展的宣传推广二、会展宣传推广的渠道（一）广告（二）软性文章和图片（三）

28、新闻发布会（四）人员推广：方式如下：直接联系；发函及电子邮件；机构推广（五）展会推广（六）公共关系（七）会展相关活动推广（八）网络推广项目六 会展宣传推广任务二 如何进行会展的宣传推广三、会展各阶段的宣传推广重点（一）会展筹备阶段（展前）（二）会展实施阶段（展中）（三）会展结束阶段（展后）四、注意事项（一）根据展会的性质、规模及具体的展出目标和任务，确定参展商和观众的范围，有针对性的进行宣传推广，以节约费用。（二）展会筹备的前期，宣传和推广的力度较小，越是临近展会举办，宣传推广力度也就越大。（三）选择实力较强的广告代理进行广告策划，合理选择媒体组合，制定有冲击力的广告主题和广告语等。项目六 会

29、展宣传推广任务二 如何进行会展的宣传推广（四）宣传推广的频率并不是越密集越好，通常认为，在一个参展周期里让目标客户接触到6次广告信息为最佳频率。（五）行业内专业的杂志刊物可以作为协办单位，使双方受益。（六）无论采用哪种宣传方式和渠道，都应该明确推广目标，制定推广计划，做出费用预算，以便于宣传推广活动的实施和效果的评估。项目六 会展宣传推广任务三 如何制定会展宣传推广的计划通常，会展宣传推广策划包括6个步骤：1.确定目标2.进行宣传推广资金的预算3.策划宣传推广的信息4.策划宣传推广的资料：在制作宣传资料时，要注意以下几点：针对性，系统性，专业性，统一性。5.策划宣传推广的渠道6.评估宣传推广的

30、效果项目六 会展宣传推广任务一 开幕式策划一、开幕式策划的一般内容（一）策划书名称（二）活动背景（三）活动目的、意义和目标（四）资源需要（五）活动开展（六）经费预算（七）活动中应注意的问题及细节（八）活动负责人及主要参与者项目七 如何进行会展相关活动策划任务一 开幕式策划二、开幕式的现场布置要求 在场地布置上要特别注意以下方面：1.安全保障第一；2.合理划分场地；3.控制人群的流人和流出；4.舞台搭建稳固；5.音响、视频配置足够；6.舞台与观看人群之间有足够的空间。项目七 如何进行会展相关活动策划任务二 新闻发布会策划一、新闻发布会概述二、新闻发布会的成功要素三、新闻发布会的准备四、新闻发布会

31、的会务准备项目七 如何进行会展相关活动策划任务二 新闻发布会策划一、新闻发布会概述1、定义新闻发布会是由发布信息的主体（政府、企业、非营利组织）选定时间、地点，有媒体记者参与的问答式会议；新闻发布会是发布主体为公布重大信息或解释新的方针政策而邀请记者参加的会议，因此通常在记者提问前有一段主动发布新闻的时间。2、特点新闻发布会是常见的新闻发布形式，一般对所有相关的媒体开放，发布的内容可以全部公开。项目七 如何进行会展相关活动策划任务二 新闻发布会策划3、适用范围 应在确实有重大新闻需要公开时才举办。二、新闻发布会的成功要素1.调研舆情媒体想知道什么？2.确定口径你想让媒体知道什么？3.包装信息什

32、么样的信息会成为媒体上的新闻？项目七 如何进行会展相关活动策划任务二 新闻发布会策划三、新闻发布会的准备1.确定发布会的主题2.确定发布人和主持人3.确定发布会的时间4.确定发布会的地点5.确定媒体名单并邀请记者6.准备发布会资料四、新闻发布会的会务准备1.会场设置2.设备调试3.现场分工项目七 如何进行会展相关活动策划任务三 会议策划一、会议的含义会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。国际会议是最重要、最有影响力的会议。国际上对国际会议认定的权威组织主要有ICCA和UIA等，由于每个组织所规定的标准有所不同，会造

33、成认定或统计上的偏差，因此，对这些组织标准的明确划分是研究国际会议发展趋势的前提。项目七 如何进行会展相关活动策划任务三 会议策划二、现代会议的要素1.基本要素基本要素即所有会议必有的要素例如会议的目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程等。2.其他要素即根据会议的性质、形式、规模等综合因素而决定的可供选择的、并非为所有会议所共有的要素例如服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。项目七 如何进行会展相关活动策划任务三 会议策划三、会议策划与组织的一般流程（一）会前工作1.与会议主办方洽谈会议举办的各项事宜。2.根据会议主办方的要求，向会议主办方提供会议接

34、待方案和各项报价。3.真诚邀请会议主办方实地考察会议举办场所及会后考察线路。4.根据会议主办方的要求和意见，双方确定会议接待方案及各项报价。5.经友好协商后，与会议主办方签订正式的会议接待标准合同。6.确定会议主办方预付会议订金事宜。项目七 如何进行会展相关活动策划任务三 会议策划7.在会议举办前制定会议工作人员服务标准及会议接待手册。8.准备会议资料和相关服务。含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。9.检查我公司免费提供给会议主办方的各种设备，确保会议期间使用正常。（二）会中工作：1.接站服务：根据会议主办方的要求在机场、码头、车

35、站安排专人、专车接站。2.会议酒店现场：会议秘书设置报到台、分发会议材料、接待与会代表、代收费等。项目七 如何进行会展相关活动策划任务三 会议策划3.会议秘书在会议接待（报到）处安排房间，确认VIP用房有关信息；协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。4.安排我公司专业技术人员在报到当日检查、调试会议酒店的会场设备，确保设备可正常使用。会议秘书根据会议主办方的要求，布置会场及会议期间提供的会场、会务服务。5.与会议主办方确定用餐时间、标准、形式、菜单、酒水及主次桌等事宜，会议秘书与酒店协调布置妥当，并安排专人全程监督酒店餐饮质量及卫生安全情况。6.与会议主办方提前确定会议代表的娱乐项目、娱乐

36、场所及消费和付费的方式。项目七 如何进行会展相关活动策划任务三 会议策划7.与会议主办方确定旅游考察事宜（日程安排、房、餐、旅游用车、导游等安排）。8.我公司安排专人与酒店协调，全程监督酒店做好会议期间防盗、消防等安全保障工作，确保参会代表的人身、财物等安全。9.与会议主办方确认特殊客人（领导、少数民族代表、VIP、家属等）的安排及接待工作。10.我公司安排专人在会议期间为代表、会务组提供24小时“一站式”服务（会务咨询、考察事宜安排、医疗服务等）11.协调会议期间的交通工具的安排。12.代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。项目七 如何进行会展相关活动策划任务三 会议策划（三）

37、会后工作1.根据代表、会务组的意见进行会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。2.会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的整理、汇总及印刷代表通讯录。3.与会议主办方的会议费用结算工作。4.欢送与会代表工作（根据会议主办方的要求送站等工作）案。项目七 如何进行会展相关活动策划任务一 网络展会的作用及与传统展会的对比一、网络展会概述（一）网络展会的含义网络展会，又称虚拟展会，是利用计算机技术来模拟各种展会现场，从而给用户提供一个与该虚拟展会交互的的界面。（二）网络展会的分类网络展会按照其表现形式可分为三类：1运用图片、文字、声像和环视图等形式来展示物品和场景。2运用三维技术来

38、展示物品和场景。3同时提供三维场景和实际展览内容，并与三维场景结合在一起，这类系统可较为全面生动的展现物品和场景，但是相应的成本也较高。项目八 如何策划网络展会任务一 网络展会的作用及与传统展会的对比二、网络展会的作用1网络展会可以吸引大量企业在网上共享信息并促成交易；2网络展会是改变企业网络应用观念的有效手段；3网络展会成为展会业应对突发危机的最佳选择。三、网络展会与传统展会的对比(一)网络展会与传统展会的差异(二)网络展会与传统展会的关系1网络展会对传统展会市场形成一定冲击；2网络展会不能替代传统展会；3网络技术支撑现代传统展会。项目八 如何策划网络展会任务二 网络展会的发展现状及发展趋势

39、一、网络展会的发展现状（一）网络展会的用户基础良好（二）网络展会仍处于发展阶段（三）网络展会无法脱离传统展会独立发展（四）网络展会发展模式不成熟（五）网络展会存在诚信的问题和网络安全问题二、网络展会的未来发展趋势展会的网络应用是电子商务的一种表现形式，这种非传统渠道上的展会给传统展会产业带来冲击，显示其强大的生命力。网络展会的迅速发展是未来的必然趋势。项目八 如何策划网络展会任务三 网络展会策划网络展会的策划流程（一）设计展览项目；（二）制定营销推广方案；（三）建立网上交易系统：至少包括网络交易平台、客户认证、系统安全、管理制度、售后服务系统；（四）提供配套服务；（五）改进产品和服务。项目八 如何策划网络展会