企业管理资料范本-公司行政管理制度2.docx

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1、行政管理管控规章制度第三十条 图书、报刊、信函由综合管理管控部统一管理管控。指定专人 相关相关项目登记、分类、发送，并及时整理、存档以备查阅。第三十一条 各部门机构相关相关项目人可根据业务实际需要，合理安排 购买业务参考书籍，依公司规定的申购程序办理；否则，费用自理。以公司名 义购买的书籍需到综合部办理出入库，并盖公章后才能借出。第三十二条图书借阅一、公司企业员工经所在部门机构领导人同意，综合部办理借阅登记手续, 可借阅公司所存各类图书、杂志。二、专业性强的工具书（如：规程、规范、定额等）可以随相关项目长期 借用。三、一般图书每人每次最多可借阅两册，借阅时间不得超过一个月，如有 特殊事由需续借

2、者，务必办理续借手续。四、损坏、丢失图书、资料，责任人应照原价双倍赔偿，并相关相关项目 购买或协助购买。五、企业员工所借图书，如遇清点或公务上需参考时必须随时收回，借书 人不得拒绝。第三十三条 综合部图书管理管控相关人员每隔半年清点库存书籍1次， 并将清单上报综合部经理。笫三十四条 各部门机构订阅的报刊、杂志需由综合部指派专人收发。第三十五条 报纸在阅览后，请务必归回原位；过期的报纸由综合部统一 回收管理管控。第三十六条 企业员工调岗、离职时，还清所借阅图书、资料后，方可办 理相关手续。第三十七条 公务信函由综合部收发相关人员登记后统一寄发，挂号信和 特快专递需经所在部门机构相关相关项目人批准

3、，登记后方可邮发。第七章物品管理管控规定为更好的控制公司的办公成本，合理使用办公费用，规范办公用品的采购 和领用，特制定本规定。第三十八条物品分类一、固定资产：单位价值2000元以上或者使用年限超过一年以上的物品， 如车辆、电脑、复印机等。二、低值易耗品：不属于固定资产，但价值较高或使用时间较长的物品， 如铁皮柜、打印机等。三、办公用品：办公使用的消耗性物品，分为耐用办公用品和易耗办公用 品两大类。（一）耐用办公用品包括计算器、裁纸刀、剪刀、笔筒、直尺、订书机、 卷筒纸盒、档案（文件）盒、书立、垃圾桶、烟灰缸、相关公司正式正式生效 方法机等。（二）易耗办公用品包括公共所需办公用品和企业员工个人

4、所需办公用Q 口口 ：1 .公共所需办公用品包括：打印纸、正式正式生效方法纸、复写纸、纸杯、 杯托、茶叶、垃圾袋、墨盒（水）、碳粉、硒鼓等。2 .企业员工个人所需办公用品包括：透明胶、胶水、水性笔（芯）、圆珠 笔（芯）、铅笔、钉书针、卷筒纸、面巾纸,、档案袋、文件夹、回形针、大头 针、铁夹、笔记本、荧光笔、橡皮、涂改液、装订夹、光盘等。第三十九条物品的采购一、物品的采购遵循“统一采购，货比三家”的原则。二、办公用品的采购（一）定点采购原则由综合管理管控部和成本合约部视情况在每年年初进行市场询价比较后， 确认2-3家作为定点采购单位。（二）季度定期性采购综合部按季度定期申购公司常备办公用品，建立

5、常备办公用品库。采购时 间一般为每季度第一个月的10日前，可根据具体情况调整。（三）月度补充性采购各部门机构于每月向公司上报下月办公用品采购计划（详见附件8）,由 综合部相关相关项目收集、统计、审核。综合部根据统计结果，比照常备办公 用品库存情况对需采购的物品进行调剂，对库存紧张或无库存的物品可进行补 充性采购。文员相关相关项目制作当月常用办公用品补充采购计划表，经综合 部经理审核，报公司领导人审批通过后，于每月5日前完成当月采购工作，并 办理入库手续。（四）预算内日常应急性采购在日常工作期间，如各部门机构需在预算内应急采购无库存或库存紧缺的 物品，须填写库存外（预算内）办公用品申购表，经本部

6、门机构相关相关项目 人确认，报董事长核同意后，由文员联系定点供应商落实采购。（五）预算外采购预算外物品的申购程序按公司现行规定执行。三、大宗物品的采购达到招标要求的须按招标管理管控规定办理，未达到 招标规定要求的需要进行多家询价，力求价廉物美。领用时按照计划采购清单 领用。四、特殊物品无法统一采购时，必须事前征得分管领导人同意后方可自行 采购。五、固定资产和大批量低值易耗品的采购必须由使用部门机构提出申请， 经公司领导人同意后方可进行采购。六、采购单件物品在500元以上的，必须填写呈批件，经领导人审批同意 后，由招投标采购专员进行采购。第四十条物品的保管一、公司的物品由综合部进行登记造册（见附

7、件9）,集中保管；单价物 品价值超过500元的，还应配备图像资料。二、常备办公用品库由文员担任保管责任人，具体相关相关项目办公用品 采购计划的收集、汇总、统计、分析，办公用品采购工作的实施，办公用品的 入库登记、保管、分发以及各类相关报表的制作等工作。第四十一条物品的领用一、部门机构和个人领用物品时需到公司综合部办理领用手续。二、领用新购固定资产时，领用人必须在出入库单中“保管人” 一栏 本相关项目联系相关公司正式正式生效方法，经综合部经理和保管人本相关项 目联系相关公司正式正式生效方法后方可领用，并由保管人将出入库单送 财务部登记备案。三、企业员工如需领用办公用品的，在文员处填写办公用品签领

8、表，经部 门机构相关相关项目人确认后方可领用。四、耐用办公用品于企业员工入职时，由企业员工本人向综合部按标准领 用，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新重新办理领用手续； 发生遗失的，由领用人在办公用品领用登记表（见附件10）中“关键备注” 栏写明原因并办理领用手续。五、各部门机构须领用墨盒、碳粉等办公耗材的，按照“凭旧领新”原则， 向文员退还旧耗材，填写办公用品签领表后，经本部门机构相关相关项目人确 认后方可领用。六、领用低值易耗品时领用人必须在低值易耗品领用登记表（见附件 11）中本相关项目联系相关公司正式正式生效方法确认，特殊情况如由各部门 机构自行购买的低值易耗品，必须到综

9、合部办理登记备案；发生遗失或损坏的， 需向综合部报告并本相关项目联系相关公司正式正式生效方法确认。七、公共场所所需办公用品由文员按上月用量标准按月进行分配，领用人 可依据当月用量进行合理调整。八、部分办公用品领用标准（一）水性笔：企业员工入职时领取1支；（二）反尾夹：各部门机构每半年各型号限领一盒；（三）皮质笔记本：经理级以上相关人员每半年限领一本，对基层企业员 工不提供皮质笔记本；（四）普通软抄笔记本：基层企业员工每人每半年限领一本；（五）水性笔芯：每人每次限领1支；（六）耐用办公用品：企业员工入职时按标准领取。九、企业员工调离部门机构或离开公司时，应交回所领用的物品，并在企 业员工离职移交

10、手续清单中的“移交事项”对应栏本相关项目联系相关公司 正式正式生效方法，复印一份交综合部存档，由综合部对所退还物品进行重新 登记。如因调岗或离职须移交固定资产价值较高的低值易耗品给其他相关人员 的，由综合部组织本合同支付资金服务后，确认无误后，方可办理移交手续； 如移交清单中发生物品损坏或遗失的，根据财务部意见办理责任人赔偿事宜。第四十二条 物品的后续管理管控一、综合部应对固定资产和价值较高的低值易耗品进行编号，贴上标签， 年末由综合管理管控部门机构协同财务部对所有物品进行盘点核对。二、办公用品应由综合部每月进行数量、金额统计后报财务部备案（见附 件12）三、固定资产和价值较高的低值易耗品使用

11、地点发生变更修改时，综合部 和财务部应及时更正有关备案资料，保证帐、卡、物一致。四、固定资产和价值较高的低值易耗品发生外借和出售，必须由综合部填 写呈批件，经领导人同意后，报财务部备案；若发生遗失、损坏、报废或被盗 丢失，必须由相关部门机构书面上报综合部，由综合部查明原因，并填写呈批 件报领导人审批后，由财务部作出相应的处理。五、固定资产和价值较高的低值易耗品如需搬出办公场所时，须填写放 行条（见附件13）,报部门机构领导人及综合部经理同意后方可搬离。未经 许可，严禁私自搬离。六、管理管控相关人员违反规定致使物品流失的，由其本人相关相关项目 追回，无法追回造成公司损失的，由责任人相关相关项目赔

12、偿。第八章印章管理管控规定第四十三条 印章的刻制和收缴一、刻制印章要严格履行手续。刻制单位、部门机构及有关业务专用印章, 必须有上报批准的正式公文，由需要刻章的单位提出申请，并详细写明印章的 样式、规格和名称，报公司领导人领导人批准。公司领导人批准后，由综合部 出具证明，交指定相关人员到公安机关指定的部门机构办理刻制事宜。二、刻好的印章详细登记印章刻制单位、使用单位、启用日期、保管相关 人员，并留下印模，作为鉴别真伪的依据。三、公司只能刻制一枚法定代表人印鉴；如需更换法定代表人印鉴时，应 将旧法定代表人印鉴交回公司综合部封存后集中销毁。四、印章如因各种原因报废停止使用时，由综合部将原印章收回封

13、存或销 毁，并将印章停用日期、收缴部门机构、收缴人姓名、收缴日期、封存或销毁 人姓名及日期等登记存档备案。第四十四条印章的保管一、公章、合同协议专用章由法定代表人保管。二、财务专用章、法定代表人印鉴由法定代表人授权财务部相关相关项目 人相关相关项目保管。三、印章保管相关人员出差或其他特殊情况不能到岗，其不得私自委托他 人保管，须办理委托经总经理批准，并填写委托保管印章书，办理好托管交接 手续。四、保管相关人员变动时，应及时办理交接手续并提交综合部备案。第四十五条印章适用范围一、公章凡是以公司名义发出的信函、公文、介绍信、委托书、证明等相关材料均 应加盖公司公章。二、合同协议专用章“合同协议专用

14、章”主要用于公司对外签订的一切合同协议。三、财务专用章“财务专用章”主要用于财务收支凭证、报表、税务、工商、银行相关单 位等资料确认；预算、结算书审核；材料价格以及内部单位财务往来的审定。四、法定代表人印鉴“法定代表人印鉴”主要用于需要法定代表人本相关项目联系相关公司正 式正式生效方法的协议、文件等书面文本，由法定代表人审批后方可使用。第四十六条印章的使用一、公章、合同协议章、业务印章的审批：（一）重要文件：签署合同协议（协议）使用公司印章必须填写合同协 议审批表（见附件15）及盖合同协议审批章，根据审批程序报领导人审批完 毕后方可本相关项目联系相关公司正式正式生效方法或盖章；重要正式发文必

15、须按照公文管理管控规定审批程序（见公文管理管控规定）审批完毕方可本相 关项目联系相关公司正式正式生效方法或盖章；重要业务文件可由经办人部门 机构相关相关项目人及经营班子分管领导人在XXX化妆品年有限公司用印审 批表（见附件16）签批方可本相关项目联系相关公司正式正式生效方法或盖 章。（二）财务相关文件：如报表、投融资须提供的材料等财务相关文件，由 公司财务总监（分管财务、成本）审批方可使用。（三）普通文件：日常对外业务联系和业务办理事项等一般事务性的函、 委托书、证明、复印件等需加盖公章的，由部门机构相关相关项目人（含）以 上领导人审批后方可本相关项目联系相关公司正式正式生效方法或盖章。如企

16、业员工因私办理个人业务需要本相关项目联系相关公司正式正式生效方法或 盖章的，如收入证明、在职证明等还需填写XXX化妆品年有限公司用印审批 表，经相关部门机构审核后方可本相关项目联系相关公司正式正式生效方法 或盖章。（四）五险一金等相关福利的文件：由综合部相关相关项目人（含）以上 领导人签批方可本相关项目联系相关公司正式正式生效方法或盖章。（五）劳动合同协议：由董事长或董事长授权的相关人员签批方可本相关 项目联系相关公司正式正式生效方法或盖章。（六）业务印章根据公司相关规章制度规定使用。二、档案留存（一）用印凭据：用印审批登记表、合同协议审批登记表或领导人 签发文件的原件交综合部留存；（二）用印

17、材料：所有对相关单位的正式发文、合同协议（协议）或其他 重要文件都必须在综合部留存原件一份以上（含对方签收件），其他相关部门 机构根据需要留存复印件；合同协议（协议）还须将电子版发至综合部备案。 如因业务需要暂不能留存原件的，办理完毕之后必须在5个工作日内交综合部 存档。三、公司所有印章均不允许盖在空白纸和空白介绍信上，特殊情况需在空 白纸或空白介绍信上本相关项目联系相关公司正式正式生效方法或盖章须报 请经营班子分管领导人审批，由批准人承担连带责任担保。印章保管人应对所 盖空白纸张进行登记（数量）、回收。对不符合用章规定的合同协议（协议）、 介绍信、公函等文件，印章保管人有权拒绝盖印。第四十七

18、条印章的借出（一）如无特殊情况，公司各类印章应由印章保管人进行妥善保管。（二）如因特殊工作情况需要，经业务发生部门机构相关相关项目人申请, 填写印章借出审批表（详见附件17）,可办理相关印章借出手续。其中， 公章、合同协议章及法定代表人印鉴须经公司总经理以上领导人审批同意后， 方可借出；业务印章须经公司分管经营班子以上领导人审批同意后，方可借出。（三）印章借出人为临时保管责任人，其应为公司正式企业员工，在保管 印章过程中，须按照公司规章制度要求，履行印章保管责任，正确、规范实施 用印。（四）印章借出后，临时保管责任人应对用印文件进行详细记录，并在印 章归还的同时补充填写印章借出审批表中的“用印

19、文件记录相关项目。第四十八条其他（一）启用其他业务章，应同时制订适用范围，并以公司正式发文形式周 知。（二）公司部门机构之间往来不宜使用业务专用章，由各部门机构经理本 相关项目联系相关公司正式正式生效方法即可。（三）对外行政工作应使用公司公章。公司公章在特殊情况下，经公司总 经理批准可以代替业务专用章。第九章 文印管理管控规定第四十九条公司文件的打印、复印、正式正式生效方法，经部门机构领第一章总则2第二章规章规章制度建设及管理管控办法2第三章公文使用管理管控规定3第四章 仪容仪表管理管控规定 6第五章 出差管理管控规定7第六章 图书、报刊、信函等资料管理管控规定 8第七章物品管理管控规定9第八

20、章印章管理管控规定14第九章文印管理管控规定18第十章会议管理管控规定19第十一章车辆使用管理管控规定22第十二章钥匙管理管控规定30第十三章档案管理管控规定31第十四章保密管理管控规定39第十五章计算机及网络管理管控规定43第十六章 固定相关公司正式正式生效方法使用管理管控规定45第十七章 企业员工考勤管理管控规定46第十八章信息报告管理管控规定49第十九章对外宣传及公共关系管理管控办法52附件导人批准后，由指定承办人相关相关项目文件的打印、复印、正式正式生效方 法。承办人应认真做好本职工作，按时完成任务。第五十条 私人资料不得在公司打印、复印或用公司正式正式生效方法机 传递。第五十一条文印

21、承办相关人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、 复印或正式正式生效方法资料中有关商业秘密或公司管理管控中须保密的事 项透露给他人，不得截留任何文件。第五十二条承办相关人员在接收正式正式生效方法后应及时送达收件人, 因接收文件、正式正式生效方法疏忽造成文件、正式正式生效方法件未能及时 送达的，或未送达的，视造成损失程度给予处罚。第五十三条 公司内部使用的文件资料打印时应注意节俭，打印纸能两面 使用的尽量两面使用。第五十四条作废文件，须用碎纸机粉碎处理，不可随便放置。第十章会议管理管控规定第五十五条会议召集与通知一、会议按不同级别和性质采用不同的召集办法：（一）公司或董事会会议按相关公司章程的

22、规定召集。由董事出席会议， 其他相关人员可根据会议议程由董事长指定出席或列席。会议一般由董事长主 持，也可由董事长委托其他董事主持。会议由董事会秘书相关相关项目组织落 实。（二）公司经营管理管控会议主要包括经营班子会、总经理办公会、全面 预算会、运营分析会（年度会议、季度会议、月度会议）、相关项目研讨会、 总结考评会、业务专题会等。会议由总经理决定召开或由经营班子提议召开， 公司经营班子成员出席，其他相关人员可根据会议议程由总经理指定出席或列 席。会议由总经理指定相关人员主持。各类会议的承办部门机构为综合部，其 中业务会议由主管该项业务的部门机构相关相关项目组织，综合部协助。（三）公司业务层面

23、专项会议：如经营计划会、财务分析会、行政人事会 等。由公司相关部门机构提出，经营班子分管领导人批准后召开。会议由主办 部门机构相关相关项目组织落实，公司综合部协助。（四）公司各部门机构或内部工作会议由各部门机构相关相关项目人召集 并确定出席及列席人选，需要公司领导人参加会议的，须向公司相关领导人汇 报，确定参加时间及事项。会议由主办部门机构组织落实，综合部提供协助。二、会议通知的内容包括：会议的名称，议题，时间，地点，参加人（出 席/列席），需准备资料以及通知方法和途径。重要会议应以书面通知的方法传 达。三、会议应于会议通知约定的时间召开，如议题改变、改期或取消，会议 组织部门机构应提前通知参

24、会相关人员，并根据本管理管控办法重新组织、布 置会场。第五十六条会前准备一、大型会议须提前两天知会公司综合部，便于安排会场及相关保障工作; 专业会议须提前一天知会公司综合部；部门机构会议须提前半天知会公司综合 管理管控部。二、会议主持人、召集部门机构及与会相关人员都应分别做好有关准备工作，包括拟好会议时间、议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草 案、决议决定草案、落实会场、填写会议通知单通知与会相关人员等。会议主 持人应该根据议题的内容事前进行相关信息搜集和整理，并将议题和相关资料 分发给与会相关人员。三、会议场所提前布置，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。 组织会议部门机构需

25、提前一天跟公司综合部明确，并在会议室使用审批单 中注明。四、会场布置、会议材料、用品准备和会后处置由指定的会务相关人员相 关相关项目。各种会议召开前，公司综合部联系落实会议准备事项。如要求同 时进行多个会议的，由公司综合部根据轻重缓急妥善安排，以免冲突。第五十七条会议主持人应控制会议进程，提高会议效率。第五十八条会议形成的决议，会议主持人要明确任务、目标、责任者， 监督实施，保证落实。第五十九条会议记录及纪要一、各类会议应指定会议记录员，会议记录员要在会议进行期间使用专用 记录本认真记录，对会议进行全程或提纲式记录，对结论性发言做重点记录。二、如需形成会议纪要的，会议记录员要在会议结束后24小

26、时内整理原 始记录，按照公司发文的审批程序，需由与会相关人员在会议纪要上签名的， 会议记录员须及时督促签署，并提请公司总经理签发。会议纪要应统一编号、 及时整理、规范格式和文字，按分级管理管控要求分发、存档、上报（也可通 过电子邮件传递）。第六十条 会议考勤、秩序、违纪、监督检查一、与会相关人员应提前到会，会议过程禁止吸烟，不得喧哗，不得来回 走动，不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前向会 议组织者书面请假方可，紧急情况可先口头请假，会后补办假条。二、迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行。重要会议 与会相关人员应按照台卡对号入座，坐姿（站姿）端正，将手机关闭

27、或调至振 动状态，会议期间不准接听相关公司正式正式生效方法，有重要相关公司正式 正式生效方法须离开会议室接听，禁止交头接耳开小会。认真听取会议内容并 做好记录。三、与会者到会必须有准备，均应保持良好的会风，注意言谈举止，发言 力求言简意赅。不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。四、涉及到秘密事项的会议与会相关人员负有保密义务，记录员应在保密 地方整理，并且严格按照主持人签发的抄送相关人员发送。五、公司综合部相关相关项目对相关各种类型会议的执行与保密事项进行 监督检查。六、会议中手机响、接相关公司正式正式生效方法每次罚款50元；迟到、 早退三十分钟内罚款30元，超过30分钟罚款60元；无

28、故缺席（含请假未批） 按旷工处理，所扣基本工资不足100元按100元处罚。七、接到会议通知后如有特殊情况需请假的企业员工，必须在会议召开半 个小时前向分管经营班子或总经理书面请假，并立即报公司综合部备案，紧急 情况可先口头请假，会后补办假条。会议开始后请假的不予以受理，并根据第 六点情况进行处罚。八、公司组织的培训活动参照第六点，第七点执行。九、会议的考勤、违纪记录和处理意见，由会议主持部门机构相关相关项 目人在会议结束后转交给公司综合部。十、会议决策的执行情况由会议主持部门机构进行跟踪和监督。第十一章车辆派车管理管控规定第六十一条 为公司的经营管理管控活动提供良好的服务，结合公司实际 情况，

29、保证安全运行、合理派车、特制定本办法。第六十二条出车管理管控一、在日常工作中，以下情况可安排用车：（一）财务部其他因公存、取现金伍仟元以上的业务（特殊情况另行处理）;（二）需要到较远地方办理的工作业务；（三）因公相关质量本合同支付资金服务拾公斤以上物品；（四）前往无公交车到达的地点办理业务；（五）公司经营班子以上领导人特许的紧急事务；（六）公司集体活动统一用车。第六十三条为降低办公成本，综合部要严格按照用车范围派车。如因紧急公务需要且 无车辆可调派的，经部门机构相关相关项目人同意，综合部确认后，企业员工 可搭乘出租车出行，费用列入所在部门机构办公管理管控费用。第六十四条公司经营班子以上相关人员

30、出差可派长途车，其他相关人员出差原则上不 派长途车，以下情况由分管领导人确认，报总经理特批后方可派长途车。（一）有政府相关部门机构或重要合作单位相关人员需陪同前往。（二）经理以上相关人员2人以上或其他企业员工4人以上共同前往同一 目的地。第六十五条派车单必须严格按照格式要求填写，写明出发时间及实际返回时间。实际返回时间为车辆返回公司后，由综合部时填写并存档。第六十六条公司所需派车车辆须报董事长同意，综合部相关相关项目车辆的出借登 记。第十二章钥匙管理管控规定第六十七条 公司所有钥匙由综合部指定专人相关相关项目管理管控、配 制，对公司所有原始钥匙必须留一把加以编号、存档，以便复制。第六十八条 部

31、门机构相关相关项目人相关相关项目管理管控本部门机构 的钥匙（包括门、抽屉、柜子等钥匙），不得任意自制。特殊情况自行配备的 需报综合部备案登记。第六十九条 钥匙不得擅自借给他人使用，特殊情况需借用钥匙的，需做 好相关登记（见附23）。钥匙丢失后应立即向综合管理管控部门机构报告、备 案，因钥匙丢失所产生的损失由保管人承担，并视情节轻重给予处分。公共区 域的钥匙由综合部统一管理管控，任何人不得私自配制，违者一经查出，每次 处以500元的罚款。第七十条离职时应将所保管的钥匙退还综合部并做好相关登记。第十三章档案管理管控规定第七十一条 档案管理管控：由综合部相关相关项目归口管理管控。第七十二条 档案管理

32、管控的范围：一、公司各种行政文件；二、公司各种会议记录；三、股东会议的有关文件；四、各部门机构的工作报告；五、公司领导人及有关相关人员外出考察、参加各种业务活动所收集的有 关资料；六、各种信息情报资料；七、公司各种设施、设备、用品的说明使用资料；八、公司法律诉讼资料；九、公司人事资料；十、公司对外宣传的相片、影音材料等；十一、公司的所有合同协议（协议）等资料；十二、公司的采购档案资料。第七十三条档案的收集一、公司各部门机构的重要档案需报综合部备案的，应安排专人整理，于 每年2月10日前将档案、档案目录及电子版移交综合部，并办理签收登记手 续。公司各部门机构需在本部门机构留存的档案资料，应安排专

33、人整理、保管, 于每年2月10日前报送上一年档案目录（含电子版）至公司综合部备案。二、及各部门机构上报文件。和各部门机构上报公司的文件及董事会相关 文件，由董事长秘书或总经理秘书呈办（承办程序见公文管理管控规定）完毕 后，每半年将档案原件移交公司综合部文档管理管控员存档。三、文件的档案由档案管理管控相关人员相关相关项目整理、保管，并于 每年2月10日前将上一年档案目录、营销类及其他重要合同协议、文件等档 案（含电子版）报送至公司综合部备案。四、公司及工商变更、建立等资料，经办人必须在办理完毕后5个工作日 内报公司综合部存档备案。五、公司综合部必须及时补充完善企业员工成长档案。第七十四条档案的整

34、理一、综合部每年年初必须对上一年度的档案资料进行全面整理建档。二、各种档案资料按业务类别分类。2.1行政管理管控类：2. 1. 1各种会议纪要；2. 1.2行政公文；2. 1.3处罚决定；2. 1.4信息情报资料；2. 1.5各种设施、设备、用品的说明使用资料；2. 1.6车辆有效复印证件；2. 1.7各种营业执照资料等；2. 1.8对外宣传的相片、影音材料。2.2人事管理管控类2. 2. 1企业员工成长资料包括：企业员工任职材料（求职材料、入职申请表、面试登记表、录用审核表、 转正申请表、转正审批表、企业员工异动材料、劳动关系声明、劳动合同协议、培训协议、身份证（复印件）等相关材料）企业员工

35、考评材料（企业员工绩效考核、任职条件考核、工作述职、岗位 评定、参与公司内外培训及考试等相关材料）企业员工奖罚材料（公司以正式发文形式对其进行通报表彰或批评的文 件、荣誉证书（复印件）；党政部门机构或社会团体所授予的聘书、荣誉证书 （复印件）等相关材料）企业员工资证材料（所拥有的专业资格证、职称证、学历证等（复印件） 相关材料）企业员工综合材料（反映企业员工成长信息的其他材料）2. 2. 2人才储备资料；2. 2. 3考核资料；2. 2. 4企业员工福利资料；企业员工花名册；2. 2. 6人力资源规划资料。2. 3财务管理管控类（由财管部门机构相关相关项目）：2.3. 1会计凭证类；2. 3.

36、 2会计账簿类；2. 3. 3会计报表类；2. 3. 4其他类。2.4专题相关项目类：2.4. 1相关项目可行性分析报告；2. 4. 2企业章程；董事会决议；工商营业执照；产权变更有关文件、材料；2. 4. 6给政府有关部门机构的申请报告;2. 4.7合资企业合同协议书；2. 4. 8合资双方法定代表证明书；2. 4. 9合资双方委派的董事名单；2.4. 10进口设备清单;2.5. 11有关政府批文；2.6. 12历年经营业绩资料。2. 5经营计划类：2.7. 1月、季、年度发展计划；中长期发展规划；2. 5. 3经营分析总结报告；2. 5. 4业务报表；2.5. 5业务考核。2.6合同协议管

37、理管控类：2.6. 1合同协议正本；2. 6. 2营业执照复印件；2. 6. 3授权委托书；2. 6. 4双方来往的信函；双方的电报、正式正式生效方法;2. 6. 6变更解除合同协议的文件资料；2.6 . 7补充协议。第一章总则第一条为加强公司的行政事务管理管控，使各项管理管控标准化、规章 制度化，提高办事效率，特制定本规章制度。第二条本规章制度所指的行政事务管理管控包括：规章规章制度建设 及管理管控办法、公文使用管理管控规定、仪容仪表管理管控规定、出 差管理管控规定、图书、报刊、信函等资料管理管控规定、物品管理管控 规定、印章管理管控规定、文印管理管控规定、会议管理管控规定、 车辆使用管理管

38、控规定、钥匙管理管控规定、档案管理管控规定、保 密管理管控规定、计算机及网络管理管控规定、固定相关公司正式正式生 效方法使用管理管控规定、企业员工考勤规章制度、信息报告管理管控办 法、对外宣传及公共关系管理管控办法等规定。第三条 管理管控中执行“一个上级原则”，接受直接领导人管理管控， 非特殊情况不得越级请示、报告，不得越级指挥，但企业员工可以越级申诉。第四条 本管理管控办法适用于美炫风化妆品有限公司，其他业务公司可 参照执行。第五条本规章制度经正式审批通过后正式生效实施，原有相关规定同时 废止。由综合部相关相关项目解释、补充。第二章规章规章制度建设及管理管控办法2.7 综合类。三、综合部对所

39、有资料按以上类别分类后，按不同类别、时间、相关项目、 性质等逐一排列，用标准档案盒保存。四、每个档案盒上必须填上档案层级、类别、起止时间并按序号填写档案 盒内的文件名。五、档案盒内的每份文件，第一页的左上方必须盖上写有该文件名的专用 档案章，并在文件右下角填写页码，以便文件的查阅。六、不能装订的有关文件资料，如营业执照、法人代码证书等，必须用文 件册装存，其文件册上必须注明袋内物品的名称。七、综合部将所收集的文件资料按要求建立档案后，多余的文件资料必须 再清理一次，确定没有必要保存的，应在综合部经理的监督下一次性销毁。八、会计档案的保管按财务相关管理管控规章制度执行。第七十五条 档案的保管期限

40、分为永久、定期两种。一、永久保管的档案：凡是对公司有长远利用价值的文件材料，以及在维 护公司等方面具有永久性凭证价值和文化价值的各种文字、图表、声像等不同 形式的文件材料。二、定期保管的档案：在一定时期内，公司进行工作、总结经验有考察利 用价值的材料。第七十六条 档案的密级确定（参照保密管理管控规定）。第七十七条 档案的查阅、借阅、复印一、档案查阅、借阅、复印审批：公司企业员工查阅、借阅、复印档案室 档案，必须经本部门机构领导人签批同意；及外单位相关人员查阅、借阅、复 印公司档案室档案，对接的承办部门机构相关人员必须经本部门机构领导人签 批同意，相关人员借出的档案还须在该企业档案管理管控相关人

41、员处备案，经 该企业行政部相关相关项目人本相关项目联系相关公司正式正式生效方法后 方可自行复印。二、档案归还：公司档案室的档案办理借出后，借出人必须在一个月内交 还。一个月后如需再借，应办理续借手续。借阅者要爱护档案，确保档案的完 整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须 当面查看清楚。三、公司企业员工调阅会计档案需经档案保管人同意，如需复印会计资料 需经财务经理或以上领导人同意，外单位相关人员调阅、复印、摘录会计档案, 必须经公司领导人批准；会计档案原则上不得外借，确属特殊需要，必须经公 司领导人批准。四、企业员工离职前，必须归还借出的档案，档案列入离职移交物品范

42、围。第七十八条档案保管一、档案管理管控相关人员必须精心管理管控档案，不得让无关相关人员 查阅档案，不得口头向外泄露有关档案秘密。违反规定者，给予责任人一次记 过处分，造成损失的，追究其经济责任，违反规定二次者给予开除处分。二、档案管理管控相关人员必须定时对档案进行检查，根据季节变更修改 或具体环境放置防潮剂。如发现档案受潮后，及时进行除湿处理，防止霉变。三、档案室必须配置灭火器，防止火灾事故。四、档案遗失处理：各部门机构相关人员必须妥善保管好档案（包括电子 版）。任何档案、文件、资料一经签收，不论是电子版或纸质版，接收人或借 阅人如出现档案资料遗失情况，必须及时报告本部门机构相关相关项目人和综

43、 合部相关相关项目人，并相关相关项目在指定的时间内追踪查找。如查找无果, 公司将根据产生后果的轻重予以批评，责任人相关相关项目或协助补办和承担 补办过程中发生的一切费用。各部门机构相关人员的档案列入离职移交物品范 围，由离职相关人员的部门机构相关相关项目人相关相关项目监督。第十四章保密管理管控规定第七十九条公司保密范围和密级确定一、公司应列入保密管理管控范围的包含但不限于以下事项：（一）公司重大决策中的秘密事项；（二）公司尚未讨论实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营相关项 目及经营决策；（三）公司内部掌握的合同协议、协议、意向书及可行性报告、主要会议 纪录；（四）公司财务预决算报告及各类财

44、务报告、统计报表；（五）公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息、资料；（六）公司职员人事档案、劳资性收入及资料；（七）其他经领导人确定应当保密的事项。二、公司保密等级级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。“绝密”是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权利和权益遭受特别严重 的损害；“机密”是重要的公司秘密，泄露会使公司权利和权益遭受严重的损 害；“秘密”是一般的公司秘密，泄露会使公司的权利和权益遭受损害。三、公司保密等级的确定：（一）公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级;（二）公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议纪录、公司经营情况为机密级;（三）公司的人事档案、合

45、同协议、协议、职企业员工资性收入、尚未进 入市场或尚未公开的各类信息为秘密。四、属于公司秘密的文件、资料，应当按规定标明密级，并确定保密期限。 除有特别规定的以外，绝密级不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超 过10年。保密期限届满，自行解密。五、一般性决定、决议、通知、行政管理管控资料等内部文件不属于保密 范围；如属不鼓励对外公开的内容，仅限公司企业员工知晓。第十八条确定密级、变更密级和解密一、确定密级、变更密级和解密应当接受公司领导人及综合部指导和监督。二、公司秘密事项，应当依据保密范围的规定及时确定密级，最迟不得超 过十日。三、密级确定以后，责任部门机构发现不符合保密范围规定的，应

46、当及时 纠正；公司领导人发现不符合保密范围的，应当及时通知责任部门机构纠正。四、属于公司秘密的文件、资料和物品，由责任部门机构标明密级和保密 期限。书面形式的密件，应在封面（或者首页）的左上角标明密级和保密期限; 地图、图纸、图表则在其标题之后或者下方标明密级和保密期限。五、属于公司秘密的事项不能标明密级时，由责任部门机构相关相关项目 通知接触范围内的相关人员。公司确定密级、变更密级或者决定解密，应当由 责任部门机构提出具体意见报公司领导人审核批准。六、公司秘密事项（包括政府来文中的国家秘密事项）变更密级或者解密 后，应当及时通知各有关部门机构，并及时在有关文件、资料和物品上标明。七、保密期限

47、届满或者被合法公开的公司秘密事项，即为自行解密。自行 解密不需履行解密手续。第八十一条保密措施一、属于公司秘密的文件、资料和物品的制作、收发、传递、使用、复制、 摘抄、保存和销毁，由综合管理管控部门机构指定专人执行。二、采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑使用部门机构相关 相关项目保密。三、非经批准，不得复制和摘抄公司保密文件。四、复制、摘录、引用、汇编属于公司秘密的内容，亦需按规定采取保密 措施，且不能擅自改动原件的密级。五、收发、传递和外出携带保密文件，由指定相关人员相关相关项目，并 采取必要的安全措施。六、保密文件需在设备完善的保险装置中保存。七、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经公司领导 人批准。八、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘 密，不准通过其他正式正式生效传递公司秘密。九、具有属于公司秘密内容的会议，应采取下列保密措施：（一）选择具有保密条件的会议场所；（二）根据工作需要，限定参会相关人员的范围，对参加涉及密级事项会 议的相关人员予以指定；（三）依照保密规定使用会议设备和