2、物资采购管理办法.docx

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1、物资采购管理办法1范吕本办法规定了物资采购管理的职责和控制的要求，其目的是为了 保证采购产品满足集团公司生产经营活动规定要求。本办法适用于集团公司生产经营活动所需各类物资采购活动的 控制。2职责2. 1集团公司负责建立统一、高效的全公司物资采购管理体系、采购标准和信 息系统，负责集团公司生产经营活动所需大宗原材料，主要经营性辅 助材料，大型机电设备及备配件，直接涉及公司形象的主要劳保用品 等物资的统一采购的管理工作；负责审核集团公司各分、子公司一次 性采购在5万元（含）以上的自行采购物资采购合同，并对其采购活 动实施监督与管理；负责统一采购物资的调度和结算；负责全集团公 司的物资采购信息管理。

2、2. 2分、子公司负责大宗原材料，主要生产性辅助材料，大型机电设备及备配件 等物资需求计划的提出；负责自行采购物资的采购以及向集团综合部 报送自行采购物资相关信息；负责将一次性采购金额在5万元（含） 以上的自行采购物资采购合同在签订前提交集团综合部审核；负责配 合集团综合部对统一采购物资的验收；服从集团综合部对大宗物资采 购的控制和协调，配合集团综合部保障采购物资的物流稳定正常。2. 3企业集团综合部企业集团综合部负责对本办法实施情况进行监督与考核，确保各分、子公司严格按本办法的规定执行。2. 4权限划分集团公司物资采购分为集团公司“统一采购”和各分、子公司“自 行采购”两类。集团综合部统一采

3、购的物资主要包括不同地域共享的 大宗原材料，主要生产性辅助材料，大型机电设备、备配件，直接涉 及公司形象的主要劳保用品，以及大批量生产所需物资等，其它物资 由各分、子公司自行采购，集团综合部对其采购产品的质量和价格进 行监督。3采购管理3.1供方评价一一由集团综合部、使用单位、相关部门共同组织完 成3.1.1 资料的收集1. 1. 1集团综合部应通过下述方式收集公司需采购产品的市场和可 能的供方信息：a）市场调查；b）网络等媒介；c）公开招标等。3. 1. 1. 2应收集的采购物资市场信息与供方信息包括：a）产品的质量状况和质量保证能力：b）工艺技术状况：c）生产能力和服务水平；d）本公司或同

4、类企业对其产品实际应用效果；e）供方的资信程度；f）价格水平与供货能力；g）运输条件与交付方式；h）质量管理水平；i）目前市场同类产品的价格水平和质量状况等。3. 2. 1评价集团综合部应对3. 1. 1. 2收集的供方资料，对比行业技术信息， 参考集团公司各分、子公司和同类企业的使用效果，进行筛选并组织 有关人员（必要时，可邀请相关部门人员）实施评价，并形成记录。3. 2. 1.1对供方的评价应包括以下内容：a）确认供方的单位名称、地址、联系电话、邮政编码和单位性 质等基本信息；b）对供方的生产、交货能力，产品质量状况，工艺技术状况， 服务水平和质量保证能力等进行评价，作出定量或定性结论；c

5、）对供方的价格水平和资信程度进行评价，作出结论。3. 2. 1. 2对供方的评价、可以采取以下一种或几种方法（但不限于）: a）评审和验证供方提交的生产能力、交货能力、产品质量状况 （含产品质量、安全认证情况）、工艺技术状况、公司信誉和质量保 证能力等资料，必要时应到供方的现场进行考评；b）对供方的质量管理体系实施局部的或全部的现场审核；c）在供方现场对其产品进行抽样检验、试验或验证；d）对比供方类似产品的历史使用情况；e）对比其他组织的使用经验和/或评价。3. 集团综合部应根据评价情况的结论，对每一种实施统一采 购的物资一般情况选出3家（含）以上的能满足集团公司要求的供方, 填制合格供方评审

6、表（参见附录A）,连同相关的评价资料，报送 主管领导批准。注：备选合格供方应尽可能多选几家，确保生产经营需要。3. 2.2合格供方的注册与管理3. 2. 2. 1经主管公司领导批准的合格供方，由集团综合部管理部建 立合格供方的档案并录入合格供方分类清单（参见附录B ）。合 格供方档案的内容至少应包括：a）采购合格供方评审表；b）相关的产品质量证明材料和/或评价时所用材料；c） 3. 2. 2. 3中形成的其它书面评价资料。3. 2. 2. 2集团综合部应建立采购物资统计台帐（参见附录C）,内容 包括；供方名称、累计供货量、供应产品的质量状况及发展趋势、交 付时间等，并在此基础上，对各合格供方的

7、供货能力进行年度再评价。3. 3采购计划3. 3.1采购需求计划收集各分、子公司于每年10月底前，根据本公司的下年度生产经营 计划、结合本年度的生产经营实际和各类物资的库存情况，制订出下 一年度统一采购物资需求计划；每季度末月上旬提出下季度统一采购 物资需求计划；每月15日前提出下月度统一采购物资需求计划（参见 附录D）,经本公司主管领导审批后，报集团综合部。3. 3. 2采购计划集团综合部于每年12月上旬根据各分、子公司的年度统一采购 物资需求计划，编制下一年度物资采购计划（参见附录E）,报集团公 司生产董事长审批。3. 4采购实施3. 4. 1招标集团综合部所采购的物资在正常情况下均应进行

8、招标采购，在急 需时，可不进行招标采购，但必须报集团综合部领导批准。3. 4. 1.1招标书由集团综合部负责起草，经公司主管领导批准后，根 据实际需要采取定向（合格供方）或公开发布招标信息。标书应明示 采购物资的数量、基本品质要求和投标书接受时限等内容。3. 4. 1. 2集团综合部在接到投标书后，按规定的时间提请集团综合部 领导组织评标并确定供方。3. 4. 1. 3评标工作由公司招标小组实施。招标小组应由副总经理为组 长、成员由分、子公司的专业人员、集团综合部、等组成招标组。人 力资源部、财务部、负责人组成监督小组。3. 4. 2采购3. 4. 2. 1采购合同采购合同由相关部门根据采购计

9、划和中标书等内容起草，采购合 同应包括采购物资的数量（含途耗）、价格、质量要求和/或安全要求、 验收标准、验收方式、交货时间等内容，质量要求应符合公司相关标 准的要求，安全要求应符合相关法律、法规及规章的要求。招标物资 的采购价格为中标价；采购合同必须由授权人签字。3. 4. 2. 2 采购采购部负责按各分、子公司提出的月度物资需求计划（参见附录 D）,组织物资的采购、调拨、运输并通知验收，确保各分、子公司生 产活动的需要。3. 4. 3验收及处理3. 4. 3.1集团综合部采购部负责采购物资验收的组织工作。对采购的 物资及时通知各分、子公司供应部门进行验收，各分、子公司应及时 安排验收，对影

10、响铁路运输、及重要资源的物资不得以任何理由延时 接收。必要时，采购部委派业务人员到分、子公司现场会同相关部门、 人员实施验收。3. 4. 3. 2各分、子公司对原材料，根据集团综合部的通知、按采购合 同和相关文件规定的产品标准或质量要求进行验证。3. 4. 3. 3对到 公司的主要辅助材料，大型机电设备及备配件等物资，应按合同的规 定要求验证相关证明材料，其中，机电设备及备品配件还应全部清点 件数，带有附件和成套的机电设备还应清点主件、部件、备件、零件 等。各分、子公司应在验证结果出来后的一个工作日内，将验证结果 传递给集团综合部采购部。3. 4. 3. 4经验证后判定为合格的，各分、子公司应

11、根据验证结果及时 办理入库手续。验证后判定为不合格品的，应按下列规定处理：a）经验证不合格但经质量控制部门确认可让步接收的原燃料， 应报请分、子公司主管领导批准，让步接收，并即时报采购部；对于 不能作为让步接收的原燃料，即时采购部处理。b）经验证不合格的其它采购产品，采购部组织按合同规定办调换 或退货手续。3. 5结算付款1各分、子公司经验收合格并办理入库手续（见3. 4. 3. 4）的物 资应在办理入库手续的同时报集团综合部，集团综合部按集团公司财 务管理办法规定及时办理结算业务，实行财务报销挂帐与付款分步作 业。3. 5.2集团综合部应根据集团公司财务管理的相关规定，结合月度物 资需求计划

12、、付款现状和采购物资市场状况，编制月度采购物资付款 计划，经财务部会签后报集团公司主管领导审批。3. 5. 3集团综合部应根据公司月度付款计划编制付款凭证（附购货发 票、入库验收单、原材料检验报告单等），经部门负责人审核后交集 团公司财务部，由财务部根据公司资金情况办理付款。3. 5.4集团综合部每月10日前，根据各、分子公司月度物资需求计 划和拨款现状编制各分、子公司统一采购物资拨款计划，报集团公司 领导审批后传递到各分、子公司。3. 5. 5各分、子公司应按统一采购物资拨款计划安排的时间和数量将 物资采购的资金划拨到集团公司财务部。3. 5. 6集团综合部与各分、子公司在每季度首月上旬对上

13、季度的物资 采购进行一次预结算，预结算金额为：采购发票的金额、运输费用和 采购管理费之和。3. 5. 7财务部负责根据上年度已实际发生的管理费用，并结合下一年 度的物资采购计划，提出下一年度采购管理费用预算方案，报请公司 主管领导审核，董事长批准后执行。3. 5. 8集团综合部管理费用应于每年元月份据实结算，结算后的费用 由各分、子公司按实际采购产品的金额来分摊。费用分摊的方式采用 物资产品交易实现。3. 6特殊规定3. 6. 1授权采购规定经集团公司副总经理授权采购的统一采购物资，受权单位采购 时，其采购合同在签订前必须报集团综合部审核。3. 6. 2工作服等劳保用品的采购控制工作服等标志性劳保用品，直接涉及到公司的对外形象，也是日常生产中管理活动的一个重要组成部份，因此，对其采购由集团综合 部统一组织实施，并根据公司生产经营实际按下述规定控制。