学校档案立卷归档制度.docx

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1、学校档案立卷归档制度建立健全并落实科学的归档制度是做好档案接收工作，乃至 是做好全部档案工作的关键。因此，一定要组织好文件材料的归 档。归档制度包括：归档范围、归档时间、归档的质量等三个方 面的内容。一、归档范围首先要明确学校工作中形成的文件材料，哪些应当归档。归 档与否的标准。就是看文件是否反映和记述了本校的活动，是否 有保存价值。既要防止将反映本校的文件材料疏漏，也要防止“有 文必档”，“玉石不分”。文书立卷范围是：本校在工作活动中形成和使用的经过办理完毕，具有查考价 值的收发文件、电报、会议文件、内部资料、会议记录、电话记 录、本校编印的出版物原稿（附印本）。以及图表、簿册、照片、 录音

2、带、录像带等文件材料，均应立卷保存。不归档的文件材料的范围是：（1）重份文件；（2）无查考利用价值的事务性、临时性文件；（3）未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿；（4）无特殊保存价值的信封；一般性的建议或意见的人民来信;(5)参加非主管部门召开的会议带回来的不需要贯彻执行 无查考价值的文件材料。二、归档时间文书人员一般应在第二年的年初将档案整理立卷，划分保管 期限，编制目录等。归档时间不宜拖的太长，要抓紧时间完成。三、归档案卷的质量要求归档案卷总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保 持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用，应具 体做到：(1)归档的文件材料，份数以及每份文件

3、的页数均应齐全 完整。(2)在归档的文件材料中，应将每份文件正本与附件，印 件与定稿，请示与批复，定在一起，不得分开。(3)不同年的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请 示与批复，放在复文本立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨年 度的计划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后 一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。(4)卷内文件材料区别不同情况进行排列，密不可分的文 件材料应依序排列在一起，即批复在前，证明在后；正件在前, 附件在后；印件在前，定稿在后。(5)卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号，装订案卷，在有文字的每页材料下面的右上角，背面的左上角填 写页号。(6)永久、长期和短期的案卷，必须按规定的格式逐件填 写卷内文件目录。(7)声像材料要用文字标出摄像或录音的对象、时间、内 容等。(8)填写备考表，放置卷尾。(9)填写案卷封皮。案卷标题要简明，用毛笔或钢笔书写， 字迹要工整、清晰。(10)卷内文件材料要去掉金属物，对破损的要托裱，字迹 扩散的要复制；案卷采用专用订书钉、订书机装订。