聚丙烯酰胺物资供应、运输、售后服务方案.docx
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1、聚丙烯酰胺物资供应、运输、售后服务方 案1、供应方案1.1 项目组织机构针对本次招标项目,我公司将从公司各部门抽调业务能力 强,责任心强的负责人,组建项目实施领导小组,以保证货物 质量及供货期符合贵厂要求。1.2 组织措施(1)组织精干、高效的项目领导班子。项目管理人员均 具有多年的物资供应管理经验及较强的综合协调能力,特别是 在紧急情况下,如何保证安全、高效和高质量服务有很丰富的 经验。(2)本项目由总经理直接负责管理。井下助剂产品所属 项目由公司技术研发中心全权负责,技术总监对项目运维、技 术方案、产品质量、质量检验和原材料的采购负责。助剂加工厂厂长对 公司生产设备、生产场地以及产品加工及
2、供应负责。项目实施 部负责本招标项目的运维;技术研发部负责本招标项目产品的 配方工艺的稳定和改进;质量管理部负责本招标项目原材料及(2)公司负责国内运输和支付费用、保险费,确保按照 合同规定的交货期交货。(3)货物收据签收日期视为实际交货日期。(4)项目现场已合同条款资料表中规定为准。1.3 验收保证措施技术支持小组和实施小组在抵达现场后,与甲方一同组织 产品验收,包括确认货物是否符合合同规格要求、是否有质量 问题的过程,如发现货物的质量、规格或数量与合同不符,则报 项目经理处理。如果检测与验收合格,则请甲方在相应产品验 收表单上签字验收把具体验收流程如下:产品的交付货物送达后由甲方负责人核对
3、货物的型号和数量是否与合 同相符。如果相符,则进行货物的检查,如若不符,则对不符的产 品不予签收。产品的检查:货物型号和数量相符,则对货物进行检查。(1)包装外观检查包装外观检查就是对货物的外包装的完整性进行检查,看 是否有破损或严重的损(2)开箱检查打开外包装,检查货物是否完整、各种资料及配件是否齐全。1.4 设备、工具、材料措施(1)数量保障:按物资供应数量要求投入相应设备、车 辆、安防设施、工具材料及防护用品等,以保证项目正常供货、 服务。(2)性能维护:加强设备管理,及时保养、检修。易损 配件要常备,防止因机械故障而影响供货进度。1.5 生产及库存管理措施先进生产工艺的合理运用,是保障
4、产品如期供货最直接的 根本保障。做好详尽的技术准备工作,确保技术先行。精心组 织,严格检验,确保本项目顺利实现既定的交货目标。(1)严格遵守本公司质量保证体系,遵循质量检查程序, 加强质量检查力度,确保产品质量一次合格,避免因退换货而 影响客户满意度。(2)努力改进生产工艺,改善生产环境及条件,提高劳 动生产效率,确保产品生产库存量。(3)具体会在交货地点附件租赁场地作为存放聚丙烯酰 胺、丙烯酰胺以及化工产品的存储仓库,具备按期交货及应急 供货能力。3.5 经济措施加强资金的预算和支出管理工作,为项目的顺利进行,从 资金上做好充足的准备。4、售后服务方案售后服务理念(1)尊重客户,以诚相待;维
5、护企业利益和保持良好客 户关系的准则;尊重客户的时间、尊重客户的尊严、尊重客户 的劳动、尊重客户的秘密。(2) “10-1=0”的原则,往往会影响大批潜在客户。(3)设身处地的换位服务理念。我们常常设身处地的替 客户着想,多问自己几个为什么,这样我们的服务才能搞好。 客户服务“六”部曲1)友好诚恳的招呼2)要让每个客户都知道他是受关注和重视的3)询问需求4)解决需求5)致谢,以便再次征询客户满意度6)把握时机,适时为客户提供额外服务,以超越客户满 意度(4)售后服务以质为重:1)在当今日趋激烈的市场中,售后服务是保证业绩稳定的有力保障,而服务是以质为重,不是以量取胜;2)售后服务要及时准确地解
6、决客户的问题,保证货物的 质量;3)要做到售前、售中、售后统一的服务质量,不可脱节、 打折扣的服务。(5)服务人员都必须明白我们的言行不仅仅是代表个人, 而是代表着公司的整体利益,一切的言行都要把团队、公司的 利益放在心上,抛弃个人英雄主义。4.1 售后服务的标准及要求(1)售后服务人员必须树立用户满意是检验服务工作标 准的理念,要竭尽全力为客户服务,决不允许顶撞客户或与客 户发生口角;(2)在服务中积极、热情、耐心地解答客户提出的各种 问题,传授维修保养意识,客户问题无法解答时,应耐心解释, 并及时报告售后服务总部协助解决;(3)服务人员应举止文明,礼貌待人,主动服务,和客 户建立良好的关系
7、;(4)决不允许服务人员向客户索要财物或变相提出无理 要求;(5)服务人员对产品发生的质量问题,要判断准确,及 时处理,不允许出现统一问题重复处理的现象;(6)服务人员完成工作任务后,要认真仔细填写“售后服 务报告单”,必须让客户填写售后服务满意度调查表;(7)重大质量问题,反馈公司有关部门予以解决;(8)建立售后服务来电函的登记,做好售后服务派遣记 录,以及费用等各项报表。4.3 售后服务工作守则(1)总经理要以身作则、管理有序带头做好部门的职责。(2)各部门经理对部门人员和新员工做好产品知识培训、 技术培训指导。(3)公司及各地区经销商维修人员必须经培训合格后方 可上岗。(4)负责公司所销
8、售产品的售前宣传和售后服务工作。(5)兑现公司对客户承诺的售后服务体制,并建立好客 户服务档案。(6)及时把客户和行业的各种信息反馈给公司,及时搜 集和发布各种相关信息。(7) 一流的服务态度,超值的服务质量,宣传公司文化,树立公司形象,做到诚心、精心、细心。(8)服务及时、快捷,最短的保修响应、等待时间,最少的维修耗时。(9)认真听取客户的服务咨询、意见和建议反馈、投诉 处理,努力提高服务质量和服务意识。(10)公司及各地经销商对每一次来电、来访,接待人员 均应详细记录填写登记表格,按规程和部门人员处理,紧急事 件应及时上报。4.4 售后服务制度(1)售后服务管理制度1)要建立规范的售后服务
9、职责,要监督到位,要落实责 任,实行奖罚。售后服务部经理要经常走访客户,倾听客户对 售后部门的建议、意见。2)对于客户反映的问题,要限时解决,要一个电话就把 问题解决明白,要实行首问负责制,凡是接待客户的售后人员 要一竿子插到底,直到把客户的问题解决好,让客户满意为止。3)售后服务部门要变被动为主动,对供应产品、服务等 方方面面出现的问题,要主动为客户解决好,即使客户一时还 没有发现问题,售后服务部门在发现问题后,也应该主动告知客户,并主动为客户解决问题,比如对一些存在质量隐患的产 品要主动召回等。4)要经常对售后服务部门的人员组织培训和考核,不断 提高售后服务的水平和质量。使售后服务人员最大
10、限度的掌握 公司的实际情况,以便更好地服务好消费者。(2)客户投诉管理制度1)我方售后服务部通过电话、电子信箱,以及定期上门 回访等方式,向客户提供咨询服务,并完全接受客户的反馈意 见和投诉;2)我方售后服务接待人员必须接受专业培训,经检验合 格后方可上岗;3)接待客户的过程中,接待人员必须按照公司规定的语言、 行为和服务流程热情礼貌地接待客户,不得怠慢任何一个客户;4)我方售后服务接待人员应详细记录客户的每一次来电、 来信、来访,认真填写相关记录表格,并按公司的相关规程转 送到公司总部,并存档;5)公司售后服务人员要对客户的每一次来电、来信、来 访给予迅速、满意的答复,并对提出建议的客户表示
11、真挚的感谢;6)公司各地的售后服务小组,要定期整理客户的投诉、建议以及服务记录等,并向公司总部汇报;7)公司定期或不定期地进行客户满意度调查,并根据调查 结果对公司的售后服务工作进行持续的改善,以满足不同客户、 不同时期的售后服务需要。(3)客户监督制度为了给客户提供更优质的售后服务,我方特编制了客户监 督制度,请贵方对我方产品及服务提出宝贵意见和建议,我方 将及时改进售后服务质量。4.5 售后处理程序(1)投诉处理的原则1)确保招标方在售后维权上的合法权益。2)积极同政府有关机构和新闻媒体配合。3)努力提高完善物流配送质量管理。4)采取统一的处理程序和解决方式。(2)建立投诉处理小组1)投诉
12、处理小组由营销部、品质部、采购部抽出人员组 成。2)营销部负责接受投诉,获取被投诉产品及投诉人的尽 可能详细的资料;及时通知品质部相关人员或公关经理;向招标方回复一般投诉的处理结果;向招标方解释严重投诉的处理 结果。品质部负责组织被投诉问题的调查并向投诉处理小组提供 调查及问题的危害分析结果;向招标方解释严重投诉的处理结 果。提高对被投诉问题的技术分析;协助对被投诉问题的调查。4)采购部负责提供对被投诉产品的采购记录记录;协助 对被投诉问题的调查。(3)处理投诉程序1)听取投诉并记录投诉内容A、聆听招标方所提出的投诉;B、将投诉的质量问题详细记录到客户投诉登记反馈表 中:记录备案编号、日期;投
13、诉人详情;被投诉产品详情(产 品名称、包装形式、投诉量、生产批号、购买地点等);投诉 原因详情(购买、储存、消费经过等)。2)调查被投诉问题产生的原因A、调查人员现场初步调查被投诉问题产生的原因;B、对于是否属于质量问题,调查人员应提交调查意见表,以内联单的方式向被投诉责任区域的主管汇报,并提供处理意 见,供上级主管决策;C、属于产品质量问题,现场调查人员必须取得投诉产品 的质量问题照片,无论属于何人责任,都必须填写内联单阐述 品质质量问题的鉴定结果;属于明显产质量问题,则填写产品 质量界定和产品退换货申请,并要求客户协助将质量问题产品 运输回公司总部,同时向客户承诺无条件更换新产品的服务承
14、诺,由此发生的运输费用由公司承担相关;D、如果属于难以界定的品质质量问题,现场调查人员应 该向客户解释,并向公司申请暂时退回公司,由公司质量部门 进行界定是否属于质量问题。3)就被投诉问题拿出具体解决方案和改进方法A、明显的品质质量问题责任承担规定:公司给予无条件 免费产品更换;B、不属于质量问题,由客户自己承担相关费用和损失;C、如果客户投诉对于产品质量问题的界定和处理有异议, 或者对公司品管部门的裁决质量问题有异议,可以向国家有关 部门投诉要求公司按照服务承诺内容兑现,也可以要求相关部 门做出产品质量的界定;D、对于不良品处理和解决措施由投诉处理小组提出报告,报请管理者代表和总经理审批,并
15、监督改善措施的落实和质量 管理的加强。成品的检测和质量控制;采购部负责本招标项目原材料的采购 和库存情况的沟通。L3人员措施(1)数量保障:配备足够的服务人员,保障项目的整体 供货进度及服务需求,同时留有后备人员,一旦必要随时增派。(2)配备业务能力强的项目负责人,确保制度管理、高 效沟通,让项目整个服务过程无缝衔接。(3)安全保障:加强安全防护教育意识,确保服务人员 人身安全。1.4 具体供货实施步骤为了使项目能够按照计划、有条不紊地进行,公司将整个 实施过程分前期、实施中期、实施后期三个阶段,每个阶段根 据具体任务分为多个环节。具体实施步骤如下表所示:项目环节任务内容简述实施前期进行商务洽
16、谈,确保项目中所有产品产品供货如期、安全抵达用户现场技术支持小组商务组任务执行组4)资料的备档保存A、所有投诉受理过程中生成的资料、品管部门审理鉴定 的数据和批复的处理意见书应整理后分类归档俣存;B、质量投诉资料的保管期限为五年。4.6 服务响应方式(1)远程回访在产品投入使用后,我方承诺每隔3个月将采取电话、邮 件、传真、网络等方式对用户进行远程回访,了解产品的使用 情况及客户的最新需求以及烦恼,并及时为客户解决这些问题。(2)上门走访除远程服务外,我方还设立上门回访服务,由售后部经理 带领工作人员进行上门服务,更加深入了解产品的使用情况及 客户的需求,主要服务如下:a. 了解产品的使用情况
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