（档案管理）高等学校档案实体分类法.docx

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1、（档案管理）高等学校档案实体分类法3 .类目设置必须有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响,在较长 时期内不随意改变。4 .类目排列,档号结构的确定须符合逻辑原则。要充分考虑到高等学校档 案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从一般到具 体原则划分，做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之 和,等于上位类目的外延，同位类目之间界限清楚,不互相交叉和包容。（三）重视适用性本法采用多元,灵活的处理方法,在强调大的原则统一的同时，照顾不同类 型、规模、层次院校的特点,根据各校档案实际情况和发展水平，给各校在类目设 置、序列编排、上架检索等方面以较多的

2、自由度，留有较大的余地。为了方便掌握使用，本法在类目名称、档号模式、标识符号等方面,力求做 到准确、简明、易懂、好记。三、体系结构本法由编制说明和主表两部分组成。编制说明是本法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、 标识符号以及若干重要问题的说明，是使用本表的指南。主表由类目、标识符号、注释等组成。（一）一级类目的划分与标识一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。根据高等学校档案产生的 领域范畴,结合档案记述的内容性质,确定为十个一级类目，其名称、标识符号和主 要内容如下：DQ党群主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。XZ行政主要包括行政职能部门（教务、科研、开发、基建、

3、设备、外事、财务等 部门除外）工作中形成的文件材料。JX教学主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。KY科学研究主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。CP产品生产与科技开发主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。JJ基本建设主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。SB仪器设备主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、 管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料CBft 版主要包括fl版工作管理和fl版活动过程中形成的文件材料。WS外事主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。CK财会主要包括财务工作

4、管理和会计核算活动中形成的文件材料。一级类目的标识,采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母,如：“XZ”即“xingzheng”（行政）的简称。（-）二级类目的设置和标识二级类目是对上级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和 特点,结合档案记述和反映的内容性质,进行设置。设置的标准,在大原则统一的情 况下,各校可视具体情况对随机类目进行选择。例如：科学研究的二级类目，本法只 规定按学科或专业或项目设置，具体到一个档案馆（室）如何选择，由各校自定。产 品生产与科技开发、基本建设、仪器设备的二级类目设置，亦依此办法处理,一经确 定，不得随意变动。二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合

5、”为“11”，其余二级类目依 次层累为12、1399,但10、20等带0”的数字不用。（三）三级类目的扩展和标识在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，由各校根据需要和可 能，自行决定是否扩展三级类目,其标识方法与符号和二级类目相同。四、档号的编制（一）档号：是存取档案的代号，排架的依据，必须反映高等学校档案的分 类体系和物理位置。（二）档号编制的原则：必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档 案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适 应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向效用。（三）档号结构、模式和标识：1 .档号包括年度号、分类号、案卷号三个

6、部分。年度号由四位阿拉伯数字组成。分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组 成。少数扩展到三级类目者，还应把三级类目代号包括进去。分类号究竟包含几级 类目，由各校自行掌握。比如：“党委会议记录”的分类号，由一级类目组成者力 “DQ”；由二级类目组成者为“DQ11”；由三级类目组成者为“DQllx x”案卷号同样有特定的含义。它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。由 于案卷数量不同,案卷号可不限级数。2 .档号的模式。本法规定为：年度号十分类号十案卷号对于库藏有多个全宗的院校,原则上应在年度号前加全宗号。标识到文件级 的,还应在案卷号后面加件号。3 .档号的标识。采用

7、汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、 案卷号、件号之间，用连接符号“一”连结。例如：1990年内容是学籍管理的第 23号卷的档案，可标为：1990 JX14 23。（四）档案的实体排架问题：从维护档案的整体性和方便查找考虑,可不考虑保管期限。但编定档号前， 在不影响案卷之间有机联系的前提下,可将永久、长期排在前面。本法规定的档号模式属分段开放型编号方法,各校在按档号排架时,可根据案 卷数量、自身条件，既可按一级类目年代纵向排列，也可按年度一一类目横向排 列。五、关于实体分类中几个问题处理。（一）关于声像载体档案声像载体档案主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、

8、影视胶片、 缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为高等学校 档案的重要组成部分。随着现代科学技术的发展,电化教学的普及，管理自动化程度 的提高,其数量越来越多,重要性越来越明显。从当前高校声像载体档案归档的内容 看，基本不超ft十个一级类目的范围，故暂不将它与十个一级类目井列，但由于载体 和幅面尺寸（类型）不同,保管要求不同，拟作特殊处理：按载体类型分别单独编号 排架,同时注明与相应载体档案的参照号。其编号模式为：年度号十声像档案代号 （SX） +载体代号（代码）+保管单位号.保管单位是声像档案最低限度的数量词， 可以是卷、册、盒,也可以是张、件。例如：某中央领导同志1

9、990年来校视察，照片 册序号是23,录像带序号是102,则可分别标引为：1990SX1223;1990 SX13 102CB15音像ft版类档案中的声像载体材料， 亦依此办法处理。（二）关于教学类档案类目的划分教学类档案是高校档案中数量最多的一部分。考虑到不同规模、类型学校的 差异性,为保持其有机联系和便于管理、利用,在二级类目的设置上采用了二种分 类方案，供各校根据实际情况选择。但一个学校只能选一种,并保持稳定。（三）关于外事档案问题外事档案有其特殊形成规律,而且内容涉及学校工作的各个方面,其他九个一 级类目都包含有涉外内容，从维护档案的有机联系和查找利用方便考虑，将各种涉 外文件材料集中

10、起来，单独设立了 “外事” 一级类目。其中考虑到国际合作与会 议、外国留学生工作的档案数量较多，价值和重要程度较高,有其特殊性，在二级 类目中增设了 “国际合作与会议”、“外国留学生工作”。（四）关于纳入管理的人事档案的分类编号按1991年4月2日中央组织部、国家档案局联合发布的组通字1991第13 号文件，即关于印发干部档案管理工作条例的通知办理，本法不另作规 定。（五）关于人物档案、教师业务档案和其他特殊类型的档案的列类问题：由 各校根据本法的上述原则、内容、方法自行决定。第二章主表DQ党群11党务综合（分党委、总支、直属支部综合材料人此）12纪检13组织14宣传教育15统战（民主党派材料

11、入此）16工会（妇女工作材料入此）。17团委（学生社团材料人此）.XZ行政11综合（教职工代表大会和院、系、所等单位综合材料人此）。12人事（师资培养材料人此）。13监察审计14武装保卫15总务16档案、图书、文博JX教学工作11综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此）。12学科与实验室建设（专业设置入此）。13招生14学籍管理（学生奖惩材料入此）。15课堂教学与教学实践16学位17毕业生（毕业生信息反馈工作入此）。18教材注：此类二级类目的划分，也可以来用以下分类方法：11综合12研究生教育13全日制本、专科教育14成人教育KY科学研究11综合（科研经费管理、学术活动材料入此）。L12按学科或专业或项目设置类目CP产品生产与科技开发11综合L12按产品种类或项目设置类目JJ基本建设11综合L12按单项工程设置类目SB仪器设备11综合口2按仪器设备种类或型号设置类目CBft 版11综合12报纸13刊物14书稿15音像WS外事11综合12 ft国（境）国际合作与会议材料入13来校外国留学生工作材料14国际合作与会议15外国留学生工作CK财会11综合12会计报表13会计帐簿14会计凭证15工资清册奖金，助学全人此。注：“口”代表随机符号附：SX声像12照片13录音带14录像带15幻灯片16磁盘17影视胶片18缩微胶片感谢阅读