zv物业管理各部门岗位职能说明书（草案）.docx

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1、ZV物业管理各部门岗位职能说明书（草案）二、总经理助理岗位职责1、负责公司工作计划、总结各类文件的起草、审核工作。2、牵头组织承办公司各类会议的会务工作，做好会议记录，整理会 议纪要。3、对上级与外来文、电负责催办、回复。4、协助总经理处理日常工作，协调部门工作，监督各部门与服务中 心认真及时地贯彻落实公司的各项作决策与指令。5、分析市场，制定计策，确定公司进展方向及进展的目标供公司领 导参考。6、代表公司领导对外洽谈项目，与前期部协作投标。7、协助各服务中心与涉及公共事务（工商、税务、环保、用水、用 电）有关部门的协调工作。8、负责统筹公司的内部管理工作，协助总经理协调各部门、各服务 中心之

2、间的关系。9、经常与公司各管理层、基层员工沟通，并将所收集的意见、建议 反馈给公司领导。10、协助综合管理部做好制度建设，熟悉综合管理部的工作情况，检 查制度落实情况，并向领导反馈；协作综合管理部制定员工培训卜计划、 培训内容，审核培训教材。结合工作实际，提出对程序文件、工作指导书修改建议。七、工程部1、工程部职责负责审核各物业服务中心设备设施的维修保养计划与物料申购计划； 对各物业服务中心机电设备设施的维修保养工作进行检查监督、指 导，确保物业服务中心机电设备设施正常运行，达到完好率要求； 对各物业服务中心的工程人员进行统一管理、调度、指挥； 对各物业服务中心的工器具进行统一管理、调度；对各

3、物业服务中心的备品备料进行备品备料管理，综合利用，达到资 源共享；2、工程部经理岗位职责在公司总经理的领导下，制定、贯彻、执行各物业服务中心设备管理 方面的规章、制度。对各物业服务中心的备品备料进行同意管理，制定相应的管理规定； 与财务部一起对物料的采购进行审核、监控，做好成本操纵；对存放与各物业服务中心的工器具实行统一管理、统一调配制定相应 的管理规定；检查、监督、指导各物业服务中心设备主管的工作。负责组织设备的使用、保护、革新改造直至报废的整个使用过程的管 理工作，使设备始终处于良好的技术状态。在“安全、可靠、经济、合理”前提下，与采购小组及时供给各设备 所需的物料，做好物料综合利用的工作

4、。统一调配公司各物业服务中心的维修人员，组织人力、物力及时完成 住户提出的报修要求，为住户提供良好的工作、生活条件。组织编制各类设备的保养、检修计划，原材料采购计划，并组织实施。 组织收集、编制各类设备的技术资料、图纸，做好设备的技术档案管 理工作。组织拟定设备管理、操作、保护的各类程序文件与技术标准，并监督 执行。组织员工开展技术业务学习，技术练兵，不断提高员工的业务技术水 平。八、物业服务中心.1、物业服务中心职责按照委托管理合同中的承诺对项目进行全面管理；执行公司的各项程序文件；达到各项管理质量目标。2、物业服务中心主任岗位职责对综合管理部负责，主持物业服务中心日常工作。认真贯彻执行公司

5、经营管理方针及各项程序文件，严格按公司质量要 求进行本项目物业管理运作。代表公司与开发商、业委会及政府有关部门协调有关事宜。爱岗敬业，具有奉献精神，以身作则，严格要求自己。总结物业服务中心年度工作计划与周工作计划，制定物业服务中心年 度资金预算。制定物业服务中心月工作计划与周工作计划：审核管理员、设备主管 的工作计划。组织召开物业服务中心每周工作例会，掌握工作动态，熟悉各方面信 息，总结与布置工作，确保计划按时按质完成。负责组织协调物业服务中心各岗位及员工的工作安排。审核管理员对员工工作绩效的考核与对员工的嘉奖、处罚意见。关爱员工，公平、公正审核员工绩效，不公报私仇，不假公济私。关于客户有效的

6、重大投诉要按不合格操纵程序上的要求操作，务 必亲自回访、熟悉、处理，并把处理方案、结果记录投诉回访单。 熟悉本项目情况，与业主保持密切联系；每月至少回访三位客户，征 求客户的建议、批判、意见，并把回访情况记录入户调查表。加强收费工作的检查、监督，确保完成公司下达的收费率指标。增强经营意识，组织开展多种经营创收工作。励行节约，操纵费用不超过费用操纵标准并尽量降低成本。协调本物业服务中心内部各岗位、本物业服务中心与公司职能部门与 其它物业服务中心的工作关系。管辖项目内发生重大突发事件，接到通知后应在第一时间赶赴现场处 理，不得延误。对物业服务中心员工的工作情况负有检查、督促、纠正的管理责任。 每天

7、务必检查物业服务中心的物业服务中心工作记录，督促下属 员工处理完成物业服务中心工作记录上未完成的工作。工作检查中发现的严重或者重大不合格项程序文件，虚心听取他人意 见，不断改进工作方法，提高业务水平与管理水平。同意下属员工、业主与公司上级部门的监督。认真学习掌握法律法规与公司各项程序文件，虚心听取他人意见，不 断改进工作方法，提高业务水平与管理水平。组织下属员工的培训工作。负责组织物业服务中心的宣传与社区文化活动。传达公司与职能部门下达的指令，认真完成公司交办的其他任务，定 期向公司领导汇报工作。3、物业服务中心副主任岗位职责认真学习国家改革开放的方针、政策，省市物业管理各项法规、政策 规定与

8、公司的有关程序文件，加强政策研究与业务学习，在实践不断 提高自身的业务素养与领导工作能力。协助物业服务中心主任分管住宅区治安、社区文化、绿化、保洁等方 面工作，物业服务中心主任不在时履行主任职责。分管的各项工作是住宅区管理中量大面宽的工作，务必全身心投入到 管理工作中。保证有系统的工作计划、有力的落实措施与严格的考核、 奖罚办法，把其他住宅老大难问题在本住宅区内管理出特色，管理出 水平。负责组织市文明住宅小区、省文明住宅区与国家优秀管理住宅小区的 评选申报工作与组织措施，坚持高质量、高水准，切实提高住宅区的 管理服务工作水平。切实抓好住宅区宣传教育与社区文化工作。坚持宣传教育与社区文化 相结合

9、，大型主题活动与日常文化生活相结合，开展各类各样的社区 文化活动，提高居民的文化修养与道德水准。充分利用各类大众媒体, 宣传本住宅区文明向上的精神风貌，树立高尚住宅区整体公众形象。 负责组织物业服务中心的各项工作检查。通过检查、考核，加强部门 及员工的工作责任感，树立争一流工作成绩的荣誉感，督导各项管理 服务工作的有效落实，提高管理工作的深度与广度。经常巡视住宅区，走访、回访住户，广泛联络各界人士，征求、收集 对物业管理工作的意见，不断改进管理服务工作。完成公司及物业服务中心主任交办的其他任务。4、设备主管岗位职责对主任负责，开展项目内设施设备的运行、维保工作。确保项目的正 常供水、供电、供气

10、，保证设备的安全使用与完好率。认真贯彻执行公司经营管理方针及各项程序文件，严格按公司质量要 求管理员工。爱岗敬业，具有奉献精神，以身作则，严格要求自己。熟悉、熟悉辖区内项目设施设备状况，地下管网分布情况。制定年度项目设施设备的维保计划、资金预算，报管理主任审核。制定公用设施、设备的月维保计划与周维保计划，并负责具体实施。负责制定物料、备用品申购计划，报物业服务中心主任审核。负责工具、材料的申领工作。对员工的工作情况负有检查、督促、纠正的管理责任。每天最少检查 二次工程人员的运行、维保工作情况与有关记录，检查情况与处理结 果记录物业服务中心工作记录。负责水表、电表、煤气表抄表的审核工作。负责有关

11、设备的图纸、资料、说明书的收集存档，做好设备台帐工作。 负责专用工具与其它工器具的使用、保管工作，做好工具台帐工作。 组织召开员工每周例会，掌握工作动态，熟悉各方面信息，总结与布 置工作，确保计划按时按质完成。积极开展多种经营、创收工作；励行节约，爱护公司财物。负责对运行、维保人员的职业道德、业务技能、安全操作意识与服务 意识的培训工作。引导工程人员积极开展特约服务工作；引导工程人 员勤俭节约，节约水、电、易损易耗品；引导工程人员保管、爱护工 具。关于客户的埋怨、投诉要按不合格操纵程序上的要求操作，及时 回访.、解释，关于有效投诉要尽快处理，不拖延，处理方案、结果要 反馈客户并记录投诉回访单。

12、负责组织协调本岗位所属员工的工作安排，考核员工工作绩效。关爱员工，公平、公正考评员工绩效，不公报私仇，不假公济私。团结友爱、互相帮助，协调本岗位与其它岗位的工作关系，积极配合 其它岗位的工作。负责进行维修回访工作，并把回访情况记录户内维修回访单。项目内发生突发事件，接到通知须在第一时间赶赴现场，不得延误， 不得以其它借口推诿。同意下属、业主与公司上级部门的监督。认真学习掌握法律法规、公司各项程序文件与岗位技术技能，虚心听 取他人意见，不断改进工作方法，提高业务水平与管理水平。传达物业服务中心下达的批令，认真完成主任交办的其他任务，定期 向主任汇报工作。5、出纳收款员岗位职责每日上班时，须自行安

13、排好当天的收款计划及清理好当天的财务帐 目，不得有错。按财务制度规定即记录收入、支出的现金，在现金日记帐中逐笔登记, 逐日结清库存现金余额，月末编制库存现金表报主任、会计。严格按照财务制度的有关规定，对收支的帐目应做到票据齐全。不得将库存现金与个人资金混用，出纳人员应每天将实际盘点现金数 与现金日记帐帐面余额相核对，保证帐实相符。主任、会计可定期不 定期对库存现金进行清查盘点，如出现现金溢余或者短缺，应及时查 明原因，由个人原因造成现金减少的，当事人应承担全部经济责任。严格按库存限额（3000元）掌握现金的使用，多余现金与各项业务 收入现额应在当日送存银行，现金不足时应及时从银行提现补足。开具

14、支票、汇票后，应即时记入银行存款日记帐，每月根据银行存款 对帐单核对银行存款日记帐，对记帐错误、未达帐项造成的不符，应 编制银行存款调节表。出纳人员应及时、正确地记录与银行往来的一切业务，妥善保管支票, 在经济往来中直接领取支票时务必有签收入签字方能结算。建立与客户的良好关系，并以适当的方式催缴各类费用，以确保当月 收费的百分率。如有拖欠，应及与会计、管理人员配合以采取相应措 施。为便于统计，分析收费情况，出纳人员应在收费明细单上逐笔登记所 收缴管理费、车位租金、水费、电费、气费、有偿服务费及代办费等。6、楼宇管理员岗位职责熟悉公司及物业服务中心的各项管理制度，项目的收费标准及其构 成，掌握业

15、主或者住用户的基本情况与物业内结构及其功能。在物业服务中心主任或者副主任的指挥下，负责办理业主（用户）的 入住、二次装修、退房、租赁、搬迁及装修工作出入证等手续。熟悉值班管理员、保洁及绿化工的工作职责、工作规程，并在每日工 作中检查各岗位人员的工作是否符合标准及要求，对不符合人员进行 记录及要求整改。每月对属下员工进行考核，做到公开、公正、公平。关心爱护属下员工的生活，如遇不能解决的问题上报物业服务中心主 任或者公司主管领导。做好投诉回访的工作。负责制定公司对外宣传的方案，报物业服务中心主任批准后组织实 施。负责制定社区文化活动计划，经物业服务中心主任批准后负责组织实 施。7、维修电工岗位职责

16、负责本大楼或者小区机电公共设备日常维修、保养工作，保证设备正 常运行。负责本大楼或者小区业主或者住用户报修项目的维修工作。熟练掌握机电设备的操作规程与技术性能、优质高效地完成维修任 务。关于向外委托维修保养的设备，要负责监督供方人员按时保质保量进 行维修保养，设备出现故障要负责及时通知供方进行抢修。8、高压运电工岗位职责熟悉物业内设备的工作原理、构造与运行情况，正确合理操作，使设 备安全经济运行。经常巡视检查各运行参数值是否在规定的范围内， 声音、温度等是否正常。遵守值班制度，遵守安全操作规程，正确操作，确保设备与人身安全。 遵守交接班制度，认真准确做好地做好运行与保养记录。定期巡视检查设备，

17、发现设备缺陷与运行不正常时及时处理或者请示 主管部门，并做好记录。按照设备保护保养计划的要求完成设备的保护保养工作，保证设备正 常运行与发电机经常处于待发状态。对设备故障的检修严格按电修工艺与设备完好标准作业，保证检修质 量，作好设备检修的原始记录。设备运行中出现问题应立即排除并上报，发生事故时，除紧急处理外, 还应保护好现场，及时上报主管领导并协同处理，并把事故的时间、 当时的电压、电流各类保护动作等情况与处理通过全面记录在运行日 记。保管有关的各类图纸及与供电部门签订的有关协议，工作仪器与消防 器材，并做好设备及环境的清洁卫生工作。搞好文明生产，保持值班室与机房的整洁。遵守劳动纪律，不擅离

18、职守，工作时间不看书报、不瞌睡、不做与工 作无关的情况。完成领导交办的其他任务。9、消控中心值班员岗位职责熟悉本物业的各个区域、部位的基本状况，熟悉本物业消防设施与操 纵中心设备的使用功能。11、与办公室协作，协助办公室做好年检、报批、人事、工资、档案 管理等工作。12、熟悉项目代培管理人员的基本情况，对其综合素养进行全面评定。13、完成总经理交办的其他工作。三、公司办公室1、办公室职责做好公司人事、工资、档案、新员工入职培训等方面的工作及管理。做好各部门的后勤保障工作。2、办公室主任岗位职责学习当前国家的方针、政策，贯彻落实公司的各项工作指令。负责公司程序文件等各类文件的起草审核工作。协助总

19、经理处理日常工作，当好参谋与助手，做好各部门、各服务中 心之间的协调工作。负责公司人事工作，根据总经理的指示做好员工的接收、调查、辞退 等管理工作。负责公司员工的工资管理。协助综合管理部做好员工培训工作。做好公司员工的思想教育工作。完成总经理交办的其他工作。负责消防监控及做好录像与其他方式的消防监控记录，密切凝视本辖 区的消防动态；发现火情时按物管工作程序第四章紧急情况处 理作业指导书执行。负责消控中心设施、设备的保养。负责保障消防电话的畅通。负责责任区域内的清洁卫生工作。10、绿化工岗位职责熟悉管理区内的绿化面积与布局、花草树木的品种与数量。熟悉土壤性质，掌握季节性绿化物的栽培技术。懂得花草

20、树木的名称、种植季节、生长特性、培植管理的方法。对花草树木要定期地培土、施肥、除杂草与病虫害，并要修枝剪叶、 补苗、浇水。要保证绿化场地不留杂物、不缺水、不死苗、不被偷窃，花木生长茂 盛。熟悉防治病虫害的农药性能与作用，及时防治与护理。对一些观赏性绿化物要经常保持期清洁。保护好水井、水泵、电机、喷淋设备及其他器材、工具。正确使用剪草机及其配套设备，做好日常维修保养工作。检查、记录、报告绿地、树木情况，及时处理违章，解决问题。要认真学习业务技术知识，提高管理水平。及时制止任何有意破坏绿化物的人员并予以批判教育。11、保洁员岗位职责负责本物业所属范围内的门前三包的责任工作。负责本物业所属范围内的暗

21、沟、下水道的清理，保证雨季水道畅通。负责清运各自范围内垃圾，并集中至垃圾周转站。负责清洁地下车库卫生。负责每周对楼道的清洗工作。12、值班管理员岗位职责熟悉本物业情况。负责做好本物.业防火、防盗、防抢工作，发现不安全因素应立即查明 情况，排除险情并及时报告主管领导，确保本物业安全。做好来访登记，有对讲系统的项目须严格按照“来访者须使用对讲系 统，经住户同意后方可入内”规定执行。严格执行物品搬迁及人员出入管理制度。协助邮递员做好邮件收发工作。负责保护本物业范围内的公共秩序。坚守岗位，服从指挥；文明服务，礼貌待人；认真做好值班记录。熟练掌握发电机组的设备操作规程，确保本大厦正常供电。负责巡视各楼层

22、等公共部分设施、设备完好情况，做好巡视记录。负责24小时监视电梯运行状态。认真完成上级领导交办的其他任务。第二部份文化系统一、公司文化系统简介有风格与特色才能竞争。I区别的原则IK期连续的原则二、公司文化的功能公司文化具有多种功能：1、导向功能：公司的各部与公司每一个员工既有相同的目标，也存在不一致的目 标，公司文化就是在一面旗帜下统一整个公司与全体人员的行动方 向。2、约束功能：通过建立共同的价值体系，形成统一的思想与行为，对公司中每一员 工的思想与行为都具有约束与规范作用。使公司员工达到协调行为， 自我操纵。3、凝聚功能：使公司各方面的力量凝聚起来，同舟共济。公司的成员，既有共同的利益，也

23、有不一致的利益，但公司文化会使 大家认清共同的利益大于各自的一已利益。公司的利益，是共荣共存 的根本利益。4、统一语言：是否具有共同语言是人与人能否结合在一起的关键因素之一，有利益 而无共同语言，结合不可能紧密。公司文化所形成的共同语言，为全体员工制造了与谐的工作环境。许多人就是为了这个共同语言放弃了其它不熟悉的公司更高的职位 与机会。5、辐射功能：树立良好的公司形象，对社会公众产生巨大影响，构成社会文化的一 部分。三、公司文化的基本内容（一）公司的理念系统1、公司环境：包含内部环境与外部环境。内部环境是公司员工的工作环境；”公司座落于厦门市XX大厦，环 境优美、舒适、典雅”。员工在此工作引以

24、为荣。外部环境是公司在社会中的地位、形象与联系；“公司与政府有着良好关系，在社会上树立了品牌的形象，与周边地区的进展商有着紧密的业务往来”。2、公司目标：它确定了公司的进展方向，也决定了公司成员成长与进展的目标。(1)未来的目标：立足高层物业项目的开发及经营管理，致力于多元化物业经营管理的 进展。(2)我们的现状：XX物业管理有限公司开发各类型物业的经营管理公司的价值观：公司的最大利益与立足于社会取决于他对社会的奉献，我们将通过完 善的物业综合管理，让厦门市民享受到现代休闲家居生活，通过营造 人性化的社区环境与为业主提供人性化的舒适环境，既使经营者获得 较好的经济收益，又让业主获得现代的休闲享

25、受，从而获取更大的经 济效益。3、代表人物风格：总经理的人物风格4、经营理念:5、团队意识:6、公司精神：7、职业道德：是某一种职业在从业活动中所应遵循的道德，是同行公司之间、员工 之间公认的竞争标准。具体见员工手册。8、公司社会理念形象（-）公司视觉识别系统（待建）CI是CORPORATE IDENTITY （企业识别）的简称。CI设计强调表现公司特征，而不是简单的标志或者图案、设计。CI设计是一个系统，它通过各类视觉设计来塑造与强化公司形象。1、CI系统I思想系统：公司宗旨管理模式经营理念行为规范活动方式经营战略一个没有固定的管理模式，随其领导者改变与个人情绪变化而变化的 公司，可能会在短

26、时间内让公众明白它，但不久就会忘掉它，以为又 一个新公司出现了。I识别系统：公司名称品牌公司标志公司外形识别系统的一个重要目的就是“塑造优秀的、特别的公司形象”。公司形象是公众头脑中的照片，这个照片存入经历的档案，就会在相 当长的时间内起决定作用。2、识别系统的要素；视觉设计要求公司一切对外宣传的视觉要素统一与标准化，这些要素 可分为六大类：(1)公司名称与标志：公司名称：XX物业管理有限公司简称：XX公司公司标志：公司标志图形释义：公司标志颜色释义：公司名称与标志全释:(2)公司的人：它包含公司的管理人员，全体员工的言行举止、服装仪表。这是人们 接触一个公司首先遇到的要素。人的要素中最重要的

27、是公司代表人物：总经理或者模范人物的形象。 公司重要人物的语言、仪表、讲演、办公室布置都应有专业人员进行 设计与培训。(3)环境与建筑物包含办公室、营业场所的外观及内部装潢。由于这部分要素一旦建成 就很难改变，因此在设计中要格外注意。要有长期计划，这里要特别 提出大厅、营业室与各部门经理办公室。顾客往往把这种环境与产品 质量与公司信誉相联系。(4)公司印刷品与公司业务有直接关系的印刷品、文件、名片等，亦包含信封、信纸、 印刷格式等。除美观大方的通常要求外，重点是加强个性。(5)传媒形象包含各类广告电视、报纸与产品目录、说明书、品牌、业务说明资料、 车辆等。这方面给人的印象深、传播范围最大。为了

28、使这些要素从现 在开始统一化、标准化，通常先进行视觉化设计，它要紧包含： I公司名称及标准书写设计I商标、图案、品牌、造型特征设计I公司标准色及标准色系统设计I服装统一化设计等等公司的识别形象一经确定后，通过注册，轻易不能改变。只有通过长 期、反复的展示，在特定环境中展示，在社会公众头脑中百年老号、 百年不变，才能形成深刻的印象，才能起到广告效应。（三）行为规范1、员工手册2、管理手册3、质量手册4、工作手册第三部份垂直指挥系统I务必准确自如。I 一个上级的原则。（指挥行为）I服从的原则。I逐级的原则。一、垂直指挥系统的根据垂直指挥系统以组织系统表（机构图）为序列，以岗位描述为根据。二、垂直指

29、挥的原则（-）服从指挥的原则I没有服从，就没有管理。在通常情况下，下级无权推断上级的对错，上级的对错由上级的上级 来裁定。（二）一个上级的原则（指挥行为）每个岗位、每个人只有一个上级，只服从一个上级的指挥，只向一个 上级报告。（三）逐级的原则I上级对下级能够越级检查不能越级指挥。下列情况，能够越级指挥：1）紧急情况上级领导没有找到他的直线下级，不能眼看着缺失发生，即可越级指 挥。2）直接下属表示或者实际上不服从指挥直接下属用种种理由不贯彻执行上级的指示，任何领导都有权越级直 接指挥。这种情况发生后，直接下级应该表示自己错了或者辞职。3）下级无力完成上级安排的任务3、办公室文秘岗位职责负责公司日

30、常的打印工作。负责公司及各服务中心往来文件、电脑资料的存档工作。负责办公室的口常卫生。做好开会前的会场安排及会议记录工作。每日信件的核发工作。任何其他秘书工作。四、财务部1、财务部职责对公司财务、资金、成本，费用实行宏观管理。健全企业内部财务运作规范与经济责任制度并实施检查监督。组织公司年、季、月财务收支计划的编制与实施，操纵费用支出，合理使用资金，实现公司经济指标。编制会计报表及有关收支统计报表。根据收集财务信息，进行财务分析，并组织人员对项目欠费进行清缴。负责督促财会人员正确及时计算交纳各类税款。组织协调各项目的多种经营工作。2、财务部经理岗位职责4）必要的情况下，进行整体指挥I下级对上级

31、能够越级申诉，不能越级报告。申诉与报告的界定是：报告是在正常情况下，向直接上级请示工作取得指示。申诉是告状。申诉只有在下列三种情况下是被认为合法的。1）上级有贪污、盗窃、违法乱纪的行为。2）上级有重大出卖与危害公司的行为。3）上级滥用职权，对申诉者有重大不公正的行为。以上三种情况，假如属实，即可成立。如属诬告，申诉者务必对此负 责。三、垂直指挥的类型1、单向指挥只与单个的直接下级有关。2、多项指挥与两个或者两个以上直接下级有关。3、整体指挥命令同时发给下属各级人员。也就是说，命令内容与各级下属都有关 联。例：总经理宣布调整工资方案。4、在紧急情况下的现场指挥当发生紧急事件时，有现场最高级别的管

32、理人员负责现场指挥，并及 时上报上级。四、垂直指挥的常用形式1、命令命令通常分为口头命令与书面命令两种。口头命令要紧是指面谈、小组讨论、电话或者其他情况下以讲话形式 出现的命令方式。书面命令要紧是指通过下任务单与命令书的形式的命令，往往显得比 较严肃与正式，而且能够避免口头命令带来的问题。I命令人即同意命令的执行人，也就是让谁去完成任务。I命令内容即让某个人去干什么工作，包含时间、地点、人员、行动、行动的对 象。I完成的标准也就是说该项任务要完成到什么程度，即做成什么样，通常分常规标 准与特定标准。常规标准即公司已做好的规定或者工作标准一一下令时不用讲明，能 够强调。特定标准指没有先例或者未做

33、规定的工作标准一一下令时务必讲明。I完成的标志验收合格，交回令签。I复命的时限与方式在什么时间往常，用书面、电讯或者口头的形式向谁报告。八小时复命制对任何命令不管完成与否，都要在规定时间内复命，如执行人在执行 开始后发现有困难或者阻力，应努力去克服；如确实有不可克服的困难，执行人无 法按时、按标准完成，要立即向下命令者复命，讲明不能完成任务的困难或者原因。如已完 成任务，也要复命。“立即”：我们规定为不得超过八小时，这就叫“八小时复命制”。 这条规定特别重要。不能完成任务的人，能够取得下命令人的新指示, 保证任务的完成或者取得下命令人的帮助，及时克服困难完成任务。 不管出于什么原因，在发现不能

34、执行命令以后，没有向下命令人复命, 延误了工作，要由受命令人负责。I命令时的语言要求A.简炼、准确、不需要形容与描绘。B.使用专业术语，概念清晰，尽可能排除误解。C.有可操作性。D.保证传达渠道畅通无误。2、会议会议经常用来决定多项指挥与总体指挥。会议要求开得简短，并能解 决实际问题。物业管理有限公司会议种类NO会议名称主持人召开时间会议内容参加人员基本要求1公司月度工作例会总经理或者总经理助理每月1日下午2:004:00 1.上个月工作中存在问题及解决方案。2.下个月工作计 划完成情况。总经理总经理助理各部门经理每月28日前将书面材 料交到综合管理部以便会议中使用。2公司月度工作计划例会 每

35、月5日下午4:005:00、 上月工作中存在问题及解决方案。1 .、下月重点工作方案研讨。2 .对公司建议。3公司经济活动分析会议 总经理 每月15日下午2:004:00 1.对上 个月财务管理、资金使用、经济效益情况给予汇报分析。2.下个月 资金计划及调配使用。总经理总经理助理财务部经理。4各部门月度工作例会 各部门经理 每月25日下午2:004:00 1.上 个月工作中存在问题及解决方案。2.下个月重要工作，方案研讨。3.对公司建议。各部门员工 每月28日交会议纪要到综合管理部（1）会前准备：包含议题、主持人、记录人、将要下发的文件、有准备发言，对会议 进程的预测与计策。I议题：不要多于三

36、个。I主持人：主管级以上管理人员（不一致层级会议）I记录人由主持人委派，即各部门文员，总经理会议有总经理秘书， 行政例会有行政秘书。I将下发的文件要做到准确，有错误在会前要通过修改。I文件要按照与会人数复印，不要造成开会中途文件准备不全。I要预先考虑到保密程序。（2）会议通知：根据会前准备拟定会议通知。会议通知包含：会议的名称、议题、时间、地点、参加人需带资料， 与通知发放方法与途径。3、会议纪要I由记录人整理会议纪要。会议纪要只记决议，不记讨论过程，个别 重要语句可记。I会议纪要一定要有执行人与完成时间。I会议纪要整理后要由会议主持人签发。I假如是连续性会议（如例会），会议上要总结上次会议决

37、议的执行 情况。“会议的成果，凝固在会议纪要的决议中。”3、公文I批阅文件批阅文件，下达书面指示是重要的指挥方法之一。I呈报文件按文件呈报程序向有关负责人呈报，呈报时间与批复时间要做记录。 只能有一个人呈报，能够抄送其他人。I批阅文件的处理形式三种处理形式：发回、批转、留中。A.发回即发回给呈报人执行（或者否）。B.批转即被呈送人不能做出决定则批转给有关负责人。C.留中有两种情况：做为资料收存。 暂不处理（文件暂不处理的决定要及时通知呈报人）。I公司中常用的文件公司内部日常事务文件，是一种信息决策、执行配合、审批手续、立 此存照、公务联系、宣传教育、工作根据、规范指导等等一系列重要手段 的媒介

38、体裁。常使用的公文种类有：计划、通知、总结、报告、简报、章程、办法、规则、准则、守则、备忘录、函笺笺田彳于三于OI公文格式1）标题：应当准确简要概括公文的要紧内容，通常应标明发文部门 与公文种类。2）签发人：发到哪一级的公文，应注明签发人。3）主送部门：即负责承办的受文单位。4）正文：由开头、主题、结尾三部分构成，或者由根据、说明、决 策三部分构成。要条理层次清晰，文字简练确切，标点符号精确无误, 篇幅短小，一目了然。5）发文部门落款：俗称“下款”。发文部门应写部门全称或者规范 化简称，儿个部门联合发文，将主办部门排在前面。6）发文时间：用公元，小写汉字数码，不能省略“年”、“月”、“日”，也

39、不能省略数字。一个部门单独成文的，按签发人签发的日期；几个部门联合制发的，按最后一个部门的签发人的签发日期。为了便于本公司的文件管理，现将各部门的文件统一编制文件头，请 各部门按下列的文件头参照本文的打印格式发出文件：公司办公室XX办字年份第号财务部XX财字年份第号工程部XX工字年份第号综合管理部XX综字年份第号R一报告P计划N通知M一会议纪要0其它比如：综合管理部发出一份通知，那么其文件的编号为“XX综N字2003第 001号”。口中填写的是年份，“第”与“号”之间填写的是第几号文件。5）附件：补充说明主题内容的附件，与正文构成一份完整的文件。6）印章：公文一律加盖印章。这是正式成文的标志。

40、印章盖在部门 名称与日期上。落款部门应与印章一致，否则失去法定存在权。I公文的撰写程序撰写公文时所要遵守的一定的程序，专指公文的制作流程，基本程序 有：2）拟稿 3）核稿4）缮校5）签发6）用印7）封发I公文的发文程序1）审核公司各部门发文务必经公司办公室审核后才可签发2）签发3）用印4）分发5） 立卷6）归档7）销毁I公文的收文程序1）传递2）签收3）登记4）分发5）催办6）查办7）立卷8）归档9）销毁签收的方法是在原件上由收件人背签，背签后直接放入文件夹存档备 查。五、垂直指挥系统的重要法则1、不间断公司的管理要做到指挥不间断，包含休假、下班、夜间。I时间不间断。I最高决策不间断。I指挥渠

41、道不间断。2、及时决策就是要不失时机。该决定时不决定是最大的失败。领导做出决定要有的时候限，任何指挥上的延误都会造成混乱与缺 失。3、前后一致领导人在进行指挥的时候：I要考虑到同类情况的连续性。I要考虑到领导者本人的连续性。I要考虑到换届负责人之间的连续性，在这一条上，基本原则是人换 法不换。指导本部门员工贯彻执行国家财经制度，遵守有关法律，指导、督促、 检查本部门各项工作及下属人员的工作情况。全面负责公司财务部工作，协助总经理对公司财务、资金、成本，费 用实行宏观管理。负责制定、贯彻、落实本部门岗位职责，工作要求及各项管理制度，健全企业内部财务运作规范与经济责任制度。负责组织公司年、季、月财

42、务收支计划的编制与实施，操纵费用支出, 合理使用资金，实现公司经济指标。审核收支凭证，核准确性签发支票。组织实施财务软件、物业管理软件，编制会计报表及有关收支统计报 表。根据收集财务信息，进行财务分析，并组织人员对项目欠费进行清缴。负责督促财会人员正确及时计算交纳各类税款。配合办公室、综合管理部组织对本部门员工的培训工作。协调本部门与公司各部门之间的协作关系，团结员工，帮助员工提高 业素养。在总经理的指导下组织协调各项目的多种经营工作。3、财务主管质岗位职严格遵守财经纪律，遵循会计制度与会计核算原则，对公司经营管理 与会计核算中心的问题提出建议与改进办法。配合会计主管，完成凭证录入工作，编制会

43、计报表及要求的财务分析公司不一致部门之间的一致性：凡出现不一致的情况，要有下列三点：A.原则B.内容C.转换时间4、确保执行确保能执行，确保已执行。凡不能执行的命令不要下，这就是可行性的问题。5、可监督命令下达后要有有效的监察手段。费用报销审核管理制度费用报销审核管理制度一、目的规范费用报销程序，确保各项费用支出得到合理操纵。二、适用范围适用于公司各项报销费用的操纵。三、职责1、财务部主管负责报销单据的及时审核。2、公司各部门经理依总经理下发权限审核、核准，超出权限的交由 总经理核准。四、程序要点1、费用报销的标准(1)行政管理费用报销的标准(见下表)：项目职务交通费业务费电话费办公费差旅费交

44、通工具伙食标准住宿标准其他补助总经理合理开支，实报实销。部门经理员工备注：1、业务费开支须事先向总经理申请。2、差旅费标准是指出差时间超过一天的市外出差。(2)经营费用的报销审核，以公司的实际经营状况为根据。2、报销单据的填制要求(1)费用经办人原则上应在费用发生后的3个工作日内到财务部办理 报销手续，特殊情况可另行处理。(2)将原始单据剪齐边角，正面朝上(与报销单据同向)粘贴在报销 单的反面左边。(3)用蓝色或者黑色钢笔、签字笔如实填写报销单的各项内容，如： 报销时间、报销人、费用摘要、单据张数等。(4)采购类经营费用，须凭有效的请购单与发票到仓库办理物品 验收入库手续，并将请购单、入库单附

45、在报销单据的后面。(5)非采购类的行政、办公或者其他费用，直接填制报销单据。3、报销单据的审核(1)公司费用报销由总经理下发主管权限，各主管根据权限给予审核 核准办理。(2)费用报销由报销人填写，各部门负责人依权限签字确认。(3)财务部主管应在收到报销单据的一个工作日内，对各项报销费用 进行严格认确实审核，凡符合报销标准的，审核人在财务审核栏内签 署姓名、审核日期后。报销费用超出权限的交由总经理审批。(4)经审核报销单据不符合费用开支标准或者存有其他疑问，而报销 人又无法提供总经理批准的报告时; 审核人应退回报销单据。4、费用的给付(1)报销人根据审批手续完整的报销单到财务部领取费用。(2)财

46、务部会计根据报销单填写费用报销登记表的各项内容。(3)报销人持费用报销登记表到出纳处签名领取费用。(4)单位价格在1000元下列的报销费用，由出纳员用现金支付。(5)单位价格在1000以上的报销费用，原则上由出纳员用支票支付， 特殊情况的可报总经理批准后，以现金支付。(6)费用发生前借支备用金的，由出纳员在借支费用中作冲减备用金 处理。5、费用报销单据的保管(1)费用报销单据由财务部会计按顺序编制记帐凭证，月末财务部经 理审核后，由会计根据会计核算制度汇总、记账、编制有关财务分析 报表。(2)所有报销的费用单据，由财务部加密长期储存。资料。对发票、收据、支票的领、用、存进行管理。负责各项目现金支出审核，包含日常费用报销，材料采购支出及公司 其他费用支出的审核。负责与工程部、办公室配合，做好库存物品及设备的盘点及登记入帐。 督促项目欠费清缴工作。检查项目日常财务工作。4、会计主管岗位职责严格遵守财经纪律，遵循会计制度与会计核算原则，对公司经营管理 与会计核算中的问题提出建议与改进办法。审查收费原始凭证，检查现金日记帐，项目明细帐，核对收费明细表 及欠费明细表。审核记帐凭证，登录财务软件，编制会计报表。汇总项目的收费明细表及欠费明细表，并进行收费率跟踪。督促、帮助项目完成物业管理软件初始化工作，并与软件公司配合， 使物业管理软件的运作与公司正常财务核算流程相一致，完成电脑与 手工核