中小制造企业采购管理模式研究_段楷.docx

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1、 DOI: 10.16394/j .cnki.34-1258/Z.2011.04.039 制改 ？ ft 郝 2011年第 4期 企业管理 中小制造企业采购管理模式研宄 段揩 (合肥工业大学，安徽合肥 230009) 摘要：文章对中小制造企业的内涵进行了界定，从重销售、轻采购、忽视 “ 双赢 ” 等方面分析了中小制造企业采购管理现状及 存在的问题；并从构建采购管理组织机构、采购管理信息系统和采购管理模式的保障机制三方面提出了中小制造企 业采购管理模式的构建 集中采购管理模式。 关键词：中小制造企业；采购管理；集中采购管理模式 中图分类号： F274 文献标识码 ： A 当今的竞争模式己由传统的

2、单个企业之间的竞争转变 为企业所在供应链之间的竞争。在供应链管理环境下，物资 釆购被要求以合适的价格、在合适的时间、采购到合适数量、 合适质量的物品，交付到合适的地点。釆购作为企业内部物 流管理活动的起始环节，同时作为供应链管理的关键环节， 在企业内部各部门之间、企业外部与其上下游企业之间、整 个供应链的无缝连接上承担着重要的责任。与此同时，对我 国大多数制造企业而言 ,为保证生产的连续性，釆购常常占 用大量资金，据有关资料表明原材料成本构成绝大多数制造 商生产成本的 45% 60%，采购成本节约的每分钱都能直接 变为利润，采购对企业利润巨大的杠杆作用使采购的作用日 益凸显。因此，制造企业特别

3、是中小制造企业要提升企业的 竞争力、提升整个供应链的竞争力，必须实施有效的釆购管 理，构建符合自身实际的、与市场经济相适应的采购管理模 式，具有重要的现实意义。 一、中小制造企业内涵界定 一般来说，世界上各个国家均从质和量两个方面界定中 小企业，具体包括组织形式、融 资方式、员工人数、企业资产 总值和实收资本等。 2003年 2月 19日，我国发布了关于印 发中小企业标准暂行规定的通知 （ 国经贸中小企 2003 143 号），对主要行业的中小企业的标准界定如下：职工人数 2000人以下，或销售额 30000万元以下，或资产总额为 40000万元以下。其中，中型制造业须同时满足职工人数 300

4、 人及以上，销售额 3000万元及以上，资产总额 4000万元及 以上 ;其余为小型制造业。 由中小企业的定义可见，在我国这样的制造业大国中， 90%以上的制造企业都属于中小制造企业。我国中小制造 企 业量大面广，对国民经济的影响举足轻重。中小制造企业具 有机制灵活，对市场需求响应速度快等潜在优势。结合采购 管理，本文认为中小制造企业具有以下特点： )许多中小制 造企业的采购周期较短，因而采购计划中期短，釆购过程相 对简单，釆购控制也比较简单； （ 2)中小制造企业倾向于市场 订单驱动，往往根据市场预测，制定主生产计划，以此直接产 生短期生产计划和物料需求计划，从而生成釆购计划； 企 文章编号

5、： 1672-0547(2011)04-0054-03 业原材料结构一般比较简单，品种一般也不太复杂； （ 4)资金 缺乏，中小制造企业由于资金紧张，压在原材料上的资金也 相对较少，在采购上讲究实用性和实效性，力求投资小，见效 快； （ 5)釆购管理基础差，中小制造企业管理人员大都凭经验 工作，加之企业釆购管理方面的信息管理系统缺乏，釆购数 据归档工作不是很规范，数据标准化程度低，致使其釆购管 理状况差。 二、中小制造企业采购管理现状及存在的问题 现代企业面临一个需求多样化与个性化相结合的市场 时代，于是生产过程对物料的柔性、刚性需求就体现在物料 釆购与供应环节中。作为制造企业而言，为销售而生

6、产、为生 产而采购是一个环环相扣的物 料输入输出的动态过程。从物 流的角度来看，最初的采购流程运行的成功与否直接影响到 企业生产、销售及整个供应链的获利情况，由此可见，企业采 购流程的 “ 龙头 ” 作用不可轻视。但是 ,与一些釆购绩效领先 的组织相比，我国中小制造企业在采购管理方面还有一定的 差距，具体表现如下： (一） 重销售，轻采购 长期以来，无论是企业界还是学术界，讨论最多的还是 市场营销，而不是采购管理。大部分企业将大量精力用于如 何拓宽市场，如何增加销售， “ 营销为上 ” 的观念在中小企业 中早已根深蒂固。在人员构成上，中小制造企业均有一支庞 大的销售队伍并辅之于大量的市场策划开

7、发及服务人员，与 之形成鲜明对比，釆购队伍却非常之 “ 精简 ” ，有时甚至只有 一人支撑 ;在制度建立上，销售政策及各项激励制度相对健 全，考核和评价体系完善，而釆购管理方面诸如釆购绩效评 价、供应商选择、考核、评价与管理等制度相对缺失，有的中 小制造企业根本没有 ;在企业的地位方面，营销管理是企业 的重中之重，是企业的摇钱树，营销人员也因此成为企业的 宠儿，相比之下，企业内部对釆购管理的重视程度不够，在很 多中小制造企业，管理者认为采购部门仅仅是服务于生产部 门的辅助部门。 (二 ） 过度利己，忽视 “ 双赢 ” 受传统思想的影响，在交易过程中，釆购与供应历来就 收稿日期： 2011-07

8、-29 作者简介：段楷（ 1977-)，女，安徽六安人，合肥工业大学在职工商管理硕士研究生，安徽电信物资采购中心主管，经济师，硕士。 -54- 御改 SfK報 2011年第 4期 是竞争大于合作， “ 单赢 ” 的理念始终左右着交易双方的思 想。供求关系是以对抗为主，一个人得到利益就导致对方的 损失，谈判的目的则在于双方都试图通过高超的控制策略让 另一方处于劣势，一方赢利以另一方失利为代价。在实际操 作中也是拼死拼活地为己方谋取利益 ,采购方总希望供货方 在保证质量的前提下价格越低越好，售后服务越完备越好， 最好能够完全按照采购方的要求无条件执行。供货方更是想 方设法提高产品价格，谈判不到位，

9、就千方百计地偷工减料 降低成本。双方都是从一次性交易出发，几乎不考虑长期合 作，只是在乎眼前利益，赚一笔是一笔，有时候甚至是鱼死网 破，导致谈判失败。但市场经济相信一个 “ 真理 ” ，就是 :只有 永远的利益，没有永远的朋友。当合作只能带来单方面的利 益时，这种 “ 游戏 ” 也 就失去了内驱力和生命力，合作显然不 会长久。单赢的最终结果只能是 “ 双输 ” ，频繁更换供应商所 带来的负面效应由于不是立竿见影，其潜在危害也就更加不 容忽视。因此 “ 游戏规则 ” 必须改变，现在 “ 双赢 ” 的呼声己日 益高涨，并逐渐成为大多数人的共识，在这一方面一些大企 业早己率先做出典范，如花大力气与供

10、应商进行合作伙伴关 系的营造，有的企业甚至在大大受益的基础上把视野放得更 宽，再如考虑与竞争对手的合作，实际上 “ 竞合 ” 在今天而言， 也非什么新鲜事了。发生在各大知名企业身上的故事大家已 耳熟能详。远的说有佳能与众日本 “ 小 兄弟 ” 如理光等联手大 败施乐的案例，近的说有 2004年联想与 BIM的亲密联姻。 很明显，过度利己的做法已远远落后于时代的要求。 (三） 采购定位不明确 采购定位不明确首先表现在对于所需的物料没有清晰的 采购概念，应该外包的却自己生产，生产效率及技术水平根本 达不到同行业的平均水平，导致大量的人力物力的浪费，应该 自产的却又拿出去外包，致使自身的能力和优势得

11、不到发挥， 所生产的产品成本升高，毫无市场竞争力 ;其次体现在缺乏清 晰的采购定位上 :如采购物资的范围和拟合作供应商的供应能 力，有时候选择了能力很强的供应商，并不一定是件好事。他 们往往会拥有很高的质量保证能力和产品开发能力，而同时 由于业务量的不匹配，也常常会使小企业处于讨价还价的劣 势中，且得不到重视，从而使双方的合作变成 “ 一厢情愿 ” 的不 平等交易。正如古时人们提倡婚姻的 “ 门当户对 ” 一样，在市场 经济中选择能力对等的供应商，能够同样达到共存共荣的成 功几率要高的多。还有一些中小企业盲目追求 “ 全国釆购 ” 甚 至于 “ 全球采购 ” ，却全然无法获得资源整合的优势，看

12、似长远 的规划只不过徒有一张外壳而已。这种有其形而无其神的所 谓战略，对 企业的实际危害无需赘言。 (四） 采购行为灰色化 采购行为灰色化主要体现在以下方面： 0)官员采购：目 前很多中小企业仍无法完全摆脱个别政府部门官员的行政 干预。从而致使有些企业不得不在某些官员的明示或暗示下 违心的从一些不适当的供应商处采购物料，以作报答，给企 业的近期利益及长远利益均带来了负面影响。随着政府职能 的不断转变及社会监督机制的不断健全，这种现象将逐渐成 为历史。目前在权力相对集中的小型企业中多见； （ 2)降质釆 购 :面对降低釆购价格及满足个人私欲的双重 “ 压力 ” ，某些 品行不端的采购人员往往会选

13、择 降质采购，釆用类似 “ 偷梁 换柱 ” 的做法达到目的。譬如对于釆购 “ 耐热涂料 ” 的做法，采 购员明明知道要求的耐热温度应不低于 800度，却依然采购 了只能耐热 500度的涂料，中间的差价部分自然是中饱私 囊。可以想象，这种降质的物料对于企业的产品质量及信誉 所造成的巨大威胁； 高价釆购 :在缺乏成本控制的企业， 许多心存杂念的采购员也会选择高价釆购的方法，以达到个 人或小集体牟利的目的。这种现象很容易理解，也在很长一 段时间内成为无论是大企业还是小企业的普遍现象。 (五）信息化程度低 多数中小制造企业对于以上各个步骤仍处于手工操作 阶段，多釆用传真、电话等通讯工具，一方面与供应商

14、之间的 信息交流非常有限，他们和供应商之间是典型的非信息对称 的博弈过程。另一方面一个传统物料的采购过程往往要经历 确定和发放订单、收货、验收入库、入库付款等一系列活动， 跨越了研发部、计划部、釆购部、财务部、质保部、仓库等部门 以及外部供应商，各种审批程序烦琐，如果信息化程度差，将 致使工作效率很低。同时，釆购管理基础信息系统不完善，由 于大部分的采购操作和与供应商的谈判是通过电话来完成， 没有必要的文字记录， 采购信息和供应商信息基本上由每个 业务人员自己掌握，信息没有共享。其带来的影响是业务的 可追溯性弱，一旦出了问题，难以调查。 三、中小制造企业采购管理模式的构建 集中采购管 理模式

15、(一） 构建采购管理组织机构 构建一个有效的釆购管理组织机构是企业节约釆购成 本、提高资金周转率的载体。集中釆购就是一种有效的采购 管理和实践模式，是由专门的职能部门 (集中釆购部门）集合 和统一其他部门（二级核算单位 )的各种釆购需求，形成一个 大的采购订单，向多个供应商进行综合绩效考察、询价比较、 择优釆购，从而获得对采购物品 品质和供应商服务质量的控 制，进而为其他部门 (二级核算单位 )提供采购服务的一种采 购组织实施形式。 集中釆购管理组织结构中包含制造企业集中采购部门 和各二级核算单位两个部分，他们之间由物料需求和釆购计 划衔接起来，即各二级核算单位由项目、订单需求或市场预 测产生

16、釆购。两个部分各自负责的工作内容不同，集中采购 部门主要负责的工作包括 :物料信息管理、运输商管理、供应 商管理、需求管理、计划管理、合同管理、价格管理、流程管理 和其他功能设计；二级核算单位的主要负责的工作包括 :物 料信息管理、需求管理、计划管理、到 货管理。一般来说，中小 制造企业的集中采购工作流程制造企业集中采购工作主要 包括四个环节 :需求管理、计划管理、招标与合同、到货管理， 这四个主要环节又有其具体的采购工作流程，每一个环节都 需要集中釆购部门和各二级核算单位的一起合作、共同推动 完成的。这样既可以避免采购行为灰色化，又能清晰地进行 采购定位。 (二） 构建采购管理信息系统 合理

17、的采购组织结构是集中釆购管理模式运行的基础， 而完善的集中采购信息系统则是集中釆购管理模式运行的 保证，它是实施集中釆购管理模式的工具。 因此，中小制造企业构造集中釆购管 理模式就必须构建 与之相适应的集中采购管理信息系统。一般来说，一个完整 的集中采购管理信息系统由两个层次构成 :外围是由信息管 -55 - 制改 ？ ft 郝 2011年第 4期 理、采购交易、采购管理、供应商选择构成的功能层；内围是 由网络技术、因特网 (Internet)技术、电子数据交换构成的支 撑层。 在功能层方面，信息管理是指企业采购物资的信息管 理，包括通用大批量物资的采购信息管理和特殊小批量物资 的釆购信息管理

18、 ,主要是对物资的外观、技术参数、性能规格 等信息的管理 ;釆购交易是制造企业集中釆购工作的主要内 容。其中涉及到招标与合同管理、到货管理等釆购工作流程， 其中涉及到很多信息的传递。制造企业通过登录专业采购网 站，查询所需采购物资，通过 EDI向供应商询价，并分析供应 商的报价 ;釆购管理具体包括合同管理和订单协作 ;供应商 管理是制造企业集中采购管理的重要环节之一，该功能有利 于制造企业大批量通用物资的采购和企业内部办公设施 (如 办公电脑、桌椅等 )的米购，在提局米购效率的同时保证父易 的安全可靠性。 在支撑层方面，网络技术是基础，因特网 （ Internet)技术 是依托，中小制造企业实

19、施集中釆购需要釆购人员处理采购 申购单、定货单、收料单、发料单等大量数据，借助网络技术 的集中采购模式可以通过 OA (办公自动化 ） 及 MIS (管理信 息系统 )等系统，实现了制造企业釆购计划、采购管理以及釆 购控制的电子化，将采购申请、采购审批、采购实施等一系列 采购流程标准化，简化了制造企业采购的环节，实现了制造 企业采购的信息化，提高了企业采购的效率；电子数据交换 (EDD是工具，中小制造企业通过 EDI向专业物资电子釆购 网站发布各种釆购相关信息，并且通过该门户站点及时了解 供 应商的反馈信息，实现制造企业与供应商采购信息的实时 沟通。同时供应商也可借助采购门户站点的平台，创建供

20、应 物资的在线目录，制造企业通过在线目录从中搜索合适的釆 购物资，在短时间内完成物资的釆购，节约采购成本，提高采 购效率。 (三 ） 构建采购管理模式的保障机制 中小制造企业实行集中采购管理模式可以形成批量、降 低企业采购成本，可以取得规模效益、提高企业的竞争力，然而 由于其控制力的集中，也很容易形成官僚习气，使内部采购工 作的处理复杂化，降低制造企业的工作效率。因此，为保障中 小制造企业集中采购管理模式的成功 运行，应加强内部的监 督和控制工作，构建合理的集中采购内部监管与控制机制。 在采购内部监管方面，主要包括 ： 0) X寸釆购机构的监 督，主要是对采购人员行为、采购运行秩序、采购程序、

21、采购 方式进行监督； 对釆购管理部门的监管，包括对采购工作 规则和采购策略的合法性监督、对预算及执行情况进行监 督、对计划的编制与执行情况进行监督等； 对供应商的监 督，包括对招标采购、询价釆购中的供应商，对其他采购方式 中的供应商的监督。监督内容主要集中在 :参与投标的供应 商提供的相关信息是否真实、合法、有效 ;参与投标的供应商 之间是否相互串通，抬局投标价格等； （ 4)中小制造企业内外 部的协调监督，必须明确职责分工，进行相关职务的必要分 离，规范釆购人员的行为。 在内部控制机制的构建方面，由于中小制造企业的内部 控制机制所包含的层面很多，涉及财务、人力资源、生产运作 等诸多方面。而在

22、集中采购管理模式下，组织规划、预算、审 批程序和合同签订、验收与付款等层面尤为重要，因此，企业 内部必须加强组织规划控制，组织计划控制需要做好两方面 的工作，一是年度釆购需求的集中处理，二是釆购计划的执 行 ;加强预算控制，首先是要制定采购预算，在财务部 门落实 了计划采购项目的资金来源以后，资产监管部门应制定相应 的采购预算，并由釆购部门执行，做到事前控制与过程控制 的统一 ;加强审批程序和合同签订控制，决策层对各部门汇 总的采购需求进行审批产生采购计划，分管采购工作的领导 对监管部门制定的采购预算进行审批，而在采购的执行过程 中，商品的最终用户、采购部门、主管领导都要参与合同的签 订 ;加

23、强验收与付款控制，釆购物资到货，服务完成以后，采 购部门、用户、资产监管部门要共同对采购物资进行验收，并 对该过程进行控制，付款控制主要是确保合法程序的采购项 目及时取得付 款，保证资金的正确支配。 四、结语 构建集中采购管理模式，既是中小制造企业采购管理模 式发展的趋势，也能从根本上解决中小制造企业现行采购管 理模式存在的问题。集中采购管理模式的构建是广大中小制 造企业在市场经济条件下和日益激烈的竞争环境中求得生存 和发展的客观要求。因此，无论是从促进中小制造企业管理理 论发展的角度，还是从改善我国中小制造企业釆购管理状况 的角度，都应该加强对集中采购管理模式的研究和构建。诚 然，采购管理模

24、式的转变是一个长期、可持续的过程，中小制造 企业需要构建相应的效率评价系统，不断的发现问题，解决问 题，以求更大程度上发挥集中采购管理模式的优势。 参考文献： 1 杨济防 .中小制造业采购管理策略分析 兼议 MRP物料需 求计划 J商场现代化， 2009， (9). 2 刘晓华，纪正广 .中小机械制造企业 MRO采购模式研宄 CJ.物 流工程与管理， 2009， (11). 3 孙敬延 .中小制造企业采购管理策略探讨 tJ.财会月刊（综 合 ） ,2008,(2). 4 蔡云松 .基于采购流程再造降低制造业采购成本研究 tn.经营 管理者， 2009， (6). 5 李庆民 .制造业采购供应管

25、理现存主要问题分析矿山机械， 2006,(11). On the Purchasing Management of Small medium Manufacturing Enterprises Duan Kai (Hefei University of Industry, Hefe Anhui 230009 China) Abstract： On the definition of small medium manufacturing enterprises, this paper analyzes the status and problems of its procurement mana

26、gement from its paying attention to sales, ignoring procurement and the Dual win, To build its organizations, management information system and the security agences, we must apply the centralized procurement management for it. Key words: small medium manufacturing enterprises; procurement management; the centralized procurement management -56-