材料设备采购管理办法(修改版本).pdf
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1、材料设备采购管理办法材料设备采购管理办法(修改版本修改版本)1 1目的目的通过规范材料设备采购程序，形成各部门与环节的有效制衡与协作，以保证采购活动满足数量、质量、成本、交货期与服务方面的要求。2.2.适用范围适用范围公司确定自行采购的材料设备。凡是金额达到招标条件的材料设备采购项目务必严格执行招标管理办法来选择合格供应商，后续的管理工作按照本办法执行。3 3有关文件有关文件招标管理办法（全面见合同预算部招标管理办法）经济合同管理办法财务管理制度公司有关制度4 4执行原则执行原则41“检控并重，以控为主”，操纵的关键是选择合格的供应商；42 务必表达公司统一的付款与质量原则；43 表达运作效率
2、与权力制衡。5.5.职责职责5.15.1 材料部材料部5.1.1 负责制订与完善材料设备采购管理制度与流程。5.1.2 收集市场信息，建立材料设备与供应商信息库。5.1.3 负责对供应商进行评审、考核，建立供应商档案与合格供应商名册。5.1.4 制定项目总体的材料设备采购计划。5.1.5 负责组织制定各类材料设备的采购准备文件。5.1.6 负责材料设备采购合同的谈判与拟订。5.1.7 负责材料设备采购合同的报审与修改。5.1.8 负责组织材料设备的进场，组织进场检验。5.1.9 负责组织材料设备质量验证的对外送检工作。5.1.10 参与协调施工过程中与供应商的关系。5.1.11 负责跟踪记录材
3、料设备的使用情况。5.1.12 负责收集整理各类质量合格证书与检验试验文件。5.1.13 参与采购设备的竣工报验。5.1.14 负责协调与管理材料设备的保修服务工作。5.1.15 负责对供应商进行考核评价。5.25.2 公司质检部（工程技术部）公司质检部（工程技术部）5.2.1 参与制订项目总体采购计划。5.2.2 负责提出材料设备需用计划。5.2.3 参与制作有关的采购准备文件。5.2.4 参与进场材料设备的检验与试验。5.2.5 负责监督材料设备的保管、标识及进入库管理工作。5.2.6 负责组织与协调设备安装施工。5.2.7 负责反馈材料设备使用情况与供应商的服务情况。5.2.8 负责组织
4、设备的竣工报验。5.35.3 公司成本操纵部（预算部）公司成本操纵部（预算部）5.3.1 参与制订项目的材料设备采购总体计划。5.3.2 负责提出材料设备采购的计划成本。5.3.3 收集整理市场材料设备价格变化动态，对报价进行监督审查。5.3.4 负责审查材料设备采购合同。5.3.5 负责汇总材料设备价款及变更，及时调整工程总造价。5.45.4 财务部财务部5.4.1 参与对供应商的银行信用及财务状况调查。5.4.2 参与制订合同的付款条款。5.4.3 汇总制订材料设备资金需用计划。5.4.4 负责对供应商进行材料设备价款支付。5.55.5 副总副总5.5.1 监督与指导材料设备采购全过程工作
5、的开展。5.5.2 负责选择材料设备供应商。5.5.3 负责审核材料设备采购合同。5.5.4 负责处理材料设备进场与施工过程中的重大事件。5.5.5 负责审核供应商考核结果。5.5.6 负责审查材料设备履约完成证明，对材料设备价款支付出具意见。6 6工作程序工作程序6.16.1 材料设备采购计划材料设备采购计划6.1.1 根据材料设备对工程质量与成本的影响程度，将项目物资分成A、B、C三类。量大且对工程质量与成本影响大的物资为A 类；量小但对工程质量影响大或者量大但对工程质量影响通常的物资为 B 类；通常物资为 C 类（公司五金店供应）。公司应重点操纵 A 类材料设备，具体参见 材料设备分类表
6、（附件 2）。6.1.2 公司根据材料设备重要性分类，由材料采购部与工程技术部会商列明清单，明确该项目由公司自行采购的材料设备，上报主管副总与总经理审批后，作为项目的采购范围。6.1.3 材料设备部负责组织有关部门制订项目的材料设备总体采购计划（附件 10），报总经理审批。6.1.4 工程技术部根据工程进度与现场施工需要，预先提出材料设备需用计划，报送到主管副总及总经理通过后，由材料采购部正式启动采购程序。6.26.2 选择合格的供应商选择合格的供应商6.2.16.2.1 收集产品与供应商的资料与信息收集产品与供应商的资料与信息6.2.1.1 材料采购部负责收集各类材料设备的市场信息，要针对计
7、划采购的材料设备建立专项数据库，数据库中每项务必收集很多于 3 家供应商以上的产品信息。6.2.1.2 材料设备部负责向各类材料设备厂家询价，索取产品说明书、样本等资料与信息，并进行分项编目、登记、保管，以备查用。6.2.1.3 材料设备部负责熟悉市场上新产品、新材料的情况，定期上交专项分析报告。6.2.1.4 材料设备部负责熟悉政府对材料设备使用的政策、法规。6.2.26.2.2 制作采购准备文件制作采购准备文件6.2.1.2 由材料采购部组织制作材料设备采购清单，明确采购的全面需求作为采购实施的根据，其内容应包含有关图纸、设备型号、性能要求、技术参数、品种、加工要求、数量、交货期、验收标准
8、、现场安装要求、质量保修条件等。6.2.1.4 计划预算部负责提供材料设备的数量、计划采购成本等。6.2.1.5 工程技术部负责提出材料设备的进场时间要求、现场安装要求、设备型号、参数等，并负责与监理公司沟通，确认采购的有关需求。6.2.1.3 采购准备文件还包含根据性的采购文件：由材料设备部负责归档管理有关材料设备的国家标准与部颁标准，作为材料设备进场检验的根据。6.2.36.2.3 供应商资格预审供应商资格预审6.2.3.1 材料设备要求供应商递交各类证明文件包含：企业介绍、企业的资质证明资料（营业执照、生产许可证、资质证书等）、产品的质量证明资料（合格证、准用证或者备案目录、监测报告等）
9、、进口物资的有关证明（进出口许可证、商检证明等）、获奖证书等，并对其资格进行评审。6.2.3.2 材料设备部填写供应商资格评审表（附件 3），上报主管副总审批后确定入围的供应商，入围的供应商不得少于 2 家。6.2.46.2.4 供应商评价供应商评价6.2.4.1 针对不一致的材料设备特点采取不一致的评价方式。a.对能提供标准产品的，进行样品检测，检测结果作为评价根据。b.对不能提供样品的，进行厂家或者其承包项目的考察，考察结果作为评价的根据。6.2.4.2 样品检测与评价a.材料设备部要求各供应商，按要求数量送样，并附鉴定书或者检测报告；b.材料设备部收到样品后，立即填写委托单，将样品送到的
10、通过认证的专业检测机构检测。c.材料设备部负责取得检测报告，并按检测结果对产品进行质量性能评价。d.务必请监理公司与工程部参与对样品的确认，并进行封样。6.2.4.3 对厂家或者其承包的项目考察a.材料设备部组织工程部、计划预算部及其他专业人员对厂家或者其承包项目进行考察，必要时应邀请监理工程师参与。b.如样品检测合格后，认为有必要对其生产能力与质量保证能力进行进一步的熟悉，也能够组织考察。c.材料设备部提交考察报告，报告的内容应包含：企业规模、生产能力与装备、领导质量意识、员工素养、质量管理体系建设、售后服务、设计开发能力、顾客满意度反馈等。6.2.56.2.5 报价与审价报价与审价a.当供
11、应商样品符合要求或者考察合格后，则可通知各供应商报价；b.材料设备部负责具体的谈判，谈判价格务必通过计划预算部审核。6.2.66.2.6 选定供应商选定供应商a.材料采购部负责向主管副总提交材料设备检测报告或者考察报告。b.计划预算部向主管副总提交供应商报价审核表（附件 4）。c.采购金额在万元下列的，由主管副总选定供应商；采购金额在万元以上的，由主管副总提出选择建议，上报总经理审批确定。d.材料设备负责将选择结果通知各供应商，同时要求中选的供应商前来办理有关合同事宜。6.36.3 合同谈判与签订合同谈判与签订具体的执行程序与规定见合同管理办法。6.46.4 材料设备进场检验材料设备进场检验6
12、.4.16.4.1 编制进货检验计划编制进货检验计划6.4.1.1 材料设备部的工程师在统一组织下，对材料设备进场检验进行全面策划，编制材料设备进场检验计划（附件 9），明确检验地点、检验的方式、检验记录方式、抽样方式与比例、检验量具与仪器、检验记录表格等，为材料设备进场检验作好准备工作。6.4.1.2 将材料设备的进场时间及安排，至少提早 5 天通知工程技术部，要求总包与监理单位作好相应的准备。6.4.26.4.2 检验地点检验地点6.4.2.1 进场检验通常在施工现场进行。由于材料设备检验合格后都要入库保管，应将进货检验地点设在相应的仓库内；对体积特别大的采购材料设备，也能够送到施工现场的
13、工作地，在工作地进行材料设备质量检验。6.4.2.2 当加工复杂、现场安装要求特殊的材料设备，则可将由材料设备部派出专业工程师驻在供应商生产现场进行过程检验与出厂检验。6.4.2.3 要进行报关商检的进口材料设备，材料设备部的专业工程师应到海关进行检验。6.4.36.4.3 检验方式检验方式6.4.3.1 由材料采购部组织工程技术部、总包与监理单位、供应商几家联合验收验证，填写有关的表格与签字确认，填写材料设备检验认定记录（附件 5），只有各家单位通过没有异议并签字认可，才能算通过了检验程序。6.4.3.2 对重要的材料设备要现场录像或者照相，作为将来备查的根据。6.4.46.4.4 检验与试
14、验的标准与范围检验与试验的标准与范围检验与试验的内容、方法与质量标准，执行建筑安装工程质量检验评定标准及国家有关建筑施工规范，物资试验的资料管理执行北京市建筑安装工程资料管理规程的有关规定。6.4.56.4.5 检验与试验的执行检验与试验的执行6.4.5.1 在进货检验中，材料采购部专业工程师应根据外购材料设备质量重要度分级与供应商质量保证能力评级，可适当地调整检验材料设备的数量与检验材料设备质量特性的重点。6.4.5.2 物资检验首先要对材料设备质量证明文件进行检验，确保证明符合合同与国家有关规范的要求；6.4.5.3 按照采购合同（或者采购计划）对物资的名称、型号、规格、产地、材质、数量进
15、行核对。6.4.5.4 对规定务必通过检测试验的材料设备，由专业工程师进行抽样，委托通过认证的检测中心进行检测与试验。6.4.5.5 材料设备部负责收集、整理材质证明及有关证明资料。6.4.66.4.6 不合格材料设备的处理不合格材料设备的处理6.4.6.1 报废当材料设备不合格特性严重，采购专业工程师则通知供应商报废。为防止供应商将这类不合格品混入合格品以后再交货，材料设备部应扣留这类不合格品，或者在不合格品上作出破坏性标志后再交供应商运回。6.4.6.2 返工a.当材料设备不合格时，材料设备部与供应商谈判后，办理退货手续，供应商将材料设备运回进行检验筛选或者返工，将筛选出的合格品或者返工后
16、的合格品再送检。b.绝对不同意供应商对退回不合格材料设备，不作任何处理，就又送检“闯关”。当遇到有这样做的供应商时，一旦查实，材料设备部应取消其供应商资格，最低须给予“黄牌”警告与经济扣罚。6.4.6.3 回用材料设备的不合格特性不可能给成品质量带来影响时，公司能够作让步处理。回用有两种处理方法，一种是不降价回用；一种是降价回用。决定是否回用由工程管理部出具意见，决定是否降价由预算合同部出具意见，最终报主管副总审批通过后执行。6.4.6.4 上述几种处理不合格品的处理过程填写不合格材料设备记录表（附件 6），并将供应商的不合格行为，记入供应商履约过程记录表（附件 7）。6.56.5 材料设备的
17、使用、标识材料设备的使用、标识6.5.1 材料设备进场检验合格后，交由总包单位进行材料设备的现场管理，材料设备部监督其保管、标识、出入库管理等工作，工程管理部监督材料设备的安装、使用。6.5.2 材料采购部负责监督总包单位作好材料设备的标识。a.物资的标识方式为标记、记录。b.物资标记的内容应包含产品名称、型号、规格、供货厂商或者产地、数量、批次或者出产日期、检验状态、标识人及日期。c.物资记录标识用入库验收记录单、试验报告或者发料领料单等作为记录载体，标识的内容应明确该物资所安装或者使用的分部分项工程，该记录应予以储存。d.当工程质量出现问题时，可根据发生问题的工程部位、施工日期、使用材料，
18、按物资的质量记录、标识及领料凭证追溯；6.5.3 材料采购部负责跟踪记录材料设备的现场使用情况。6.66.6 供应商的考核与评价供应商的考核与评价6.6.1 材料采购部负责对供应商进行考核与评价，工程管理部负责反馈有关供应商的施工配合、产品使用质量等情况。6.6.2 材料采购部针对各家供应商建立供应商档案。6.6.2.1 供应商档案包含：供应商基本情况与供应商履约过程记录表两大部分。6.6.2.2 供应商基本概况，包含供应商及其产品的介绍、产品样本；资格预审的调查资料；样品检测报告；厂家及其项目的调查报告，选定供应商的批准文件等。对这部分资料应编目编号，可放在一个档案袋内备查。6.6.2.3供
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