几招教你玩转Excel财务.pdf

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2、企业治理全能版总经理、高层治理中层治理学院国学聪慧、易经人力资源学院各时期职员培训学院职员治理企业学院工厂生产治理学院183 套讲座+89700 份资料49 套讲座+16388 份资料46 套讲座+6020 份资料46 套讲座56 套讲座+27123 份资料77 套讲座+324 份资料67 套讲座+8720 份资料52 套讲座+13920 份资料财务治理学院53 套讲座+17945 份资料销售经理学院销售人员培训学院56 套讲座+14350 份资料72 套讲座+4879 份资料几招玩转 Excel 财务也许你差不多在 Excel 中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel 函数实现过上千次

3、的复杂运算，也许你认为 Excel 也只是如此，甚至了无新意。但我们平日里许多次重复的得心应手的使用方法只只是是 Excel 全部技巧的百分之一。本专题从 Excel2002 中的一些鲜为人知的技巧入手，领会一下关于 Excel 的别样风情。一、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用数据有效性功能建了一个分类下拉列表填充项。1.在 Sheet2 中，将企业名称按类别(如工业企业、商业企业、个体企业等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。2.选中 A 列(工业企业名称所在列)，在名称栏内，输入工业企业字符后，按回车键进行确认。仿照上面的操作，将

4、 B、C列分别命名为商业企业、个体企业3.切换到 Sheet1 中，选中需要输入企业类别的列(如 C 列)，执行数据有效性命令，打开数据有效性对话框。在设置标签中，单击承诺右侧的下拉按钮，选中序列选项，在下面的来源方框中，输入工业企业，商业企业，个体企业序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。再选中需要输入企业名称的列(如 D 列)，再打开数据有效性对话框，选中序列选项后，在来源方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。4.选中 C 列任意单元格(如 C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的企业类别填入单元格中。然后选中该单元格对应的D 列单元格(如 D4)，单击下拉按钮，即可从相

5、应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示：在以后打印报表时，假如不需要打印企业类别列，能够选中该列，右击鼠标，选隐藏选项，将该列隐藏起来即可。二、建立常用文档新菜单在菜单栏上新建一个常用文档菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。1.在工具栏空白处右击鼠标，选自定义选项，打开自定义对话框。在命令标签中，选中类别下的新菜单项，再将命令下面的新菜单拖到菜单栏。按更换所选内容按钮，在弹出菜单的命名框中输入一个名称(如常用文档)。2.再在类别下面任选一项(如插入选项)，在右边命令下面任选一项(如超链接选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如工

6、资表等)，建立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。3.选中常用文档菜单中某个菜单项(如工资表等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选分配超链接打开选项，打开分配超链接对话框。通过按查找范畴右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如工资.xls等)文件夹，并选中该工作簿文档。重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。4.以后需要打开常用文档菜单中的某个工作簿文档时，只要展开常用文档菜单，单击其中的相应选项即可。提示：尽管我们将超链接选项拖到了常用文档菜单中，但并不阻碍插入菜单中超链接菜单项和常用工具栏上的插入超链接按钮的功能。三、让不同类型数据用不同颜色显

7、示在工资表中，假如想让大于等于2000 元的工资总额以红色显示，大于等于1500元的工资总额以蓝色显示，低于1000 元的工资总额以棕色显示，其它以黑色显示，我们能够如此设置。1.打开工资表工作簿，选中工资总额所在列，执行格式条件格式命令，打开条件格式对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中大于或等于选项，在后面的方框中输入数值2000。单击格式按钮，打开单元格格式对话框，将字体的颜色设置为红色。2.按添加按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于 1500，字体设置为蓝色；小于 1000，字体设置为棕色)。3.设置完成后，按下确定按钮。看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同

8、颜色显示出来了。四、制作专业符号工具栏在编辑专业表格时，常常需要输入一些专门的专业符号，为了方便输入，我们能够制作一个属于自己的专业符号工具栏。1.执行工具宏录制新宏命令，打开录制新宏对话框，输入宏名如fuhao1并将宏储存在个人宏工作簿中，然后确定开始录制。选中录制宏工具栏上的相对引用按钮，然后将需要的专门符号输入到某个单元格中，再单击录制宏工具栏上的停止按钮，完成宏的录制。仿照上面的操作，一一录制好其它专门符号的输入宏。2.打开自定义对话框，在工具栏标签中，单击新建按钮，弹出新建工具栏对话框，输入名称专业符号，确定后，即在工作区中显现一个工具条。切换到命令标签中，选中类别下面的宏，将命令下

9、面的自定义按钮项拖到专业符号栏上(有多少个专门符号就拖多少个按钮)。3.选中其中一个自定义按钮，仿照第2 个秘技的第 1 点对它们进行命名。4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选指定宏选项，打开指定宏对话框，选中相应的宏(如 fuhao1 等)，确定退出。重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。5.关闭自定义对话框，以后能够像使用一般工具栏一样，使用专业符号工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。五、用视面治理器储存多个打印页面有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用视面治理器吧。1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后显现的快

10、捷菜单中，选隐藏选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起来。2.执行视图视面治理器命令，打开视面治理器对话框，单击添加按钮，弹出添加视面对话框，输入一个名称(如上报表)后，单击确定按钮。3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，添加好其它的打印视面。4.以后需要打印某种表格时，打开视面治理器，选中需要打印的表格名称，单击显示按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的打印按钮，一切就 OK 了。六、让数据按需排序假如你要将职员按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，如何办?可采纳自定义序列来排序。1.执行格式选项命令

11、，打开选项对话框，进入自定义序列标签中，在输入序列下面的方框中输入部门排序的序列(如机关,车队,一车间,二车间,三车间等)，单击添加和确定按钮退出。2.选中部门列中任意一个单元格，执行数据排序命令，打开排序对话框，单击选项按钮，弹出排序选项对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次确定按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。七、把数据完全隐藏起来工作表部分单元格中的内容不想让扫瞄者查阅，只好将它隐藏起来了。1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行格式单元格命令，打开单元格格式对话框，在数字标签的分类下面选中自定义选项，然后在右边类型下面的方框中输入；(三个英文状态下的分号)。2.再

12、切换到爱护标签下，选中其中的隐藏选项，按确定按钮退出。3.执行工具爱护爱护工作表命令，打开爱护工作表对话框，设置好密码后，确定返回。通过如此的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，确实是使用Excel 的透亮功能也不能让其现形。提示：在爱护标签下，请不要清除锁定前面复选框中的 号，如此能够防止别人删除你隐藏起来的数据。八、让中、英文输入法智能化地显现在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?选中需要输入中文的单元格区域，执行数据有效性命令，打开数据有效性对话框，切换到输入法模式标签下，按模式右侧的下拉按钮，

13、选中打开选项后，确定退出。以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入法列表中的第 1 个中文输入法)自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。九、让自动更正输入统一的文本你是不是经常为输入某些固定的文本，如电脑报而苦恼呢?那就往下看吧。1.执行工具自动更正命令，打开自动更正对话框。2.在替换下面的方框中输入pcw(也能够是其他字符，pcw用小写)，在替换为下面的方框中输入电脑报，再单击添加和确定按钮。3.以后假如需要输入上述文本时，只要输入pcw字符现在能够不考虑pcw的大小写，然后确认一下就成了。十、在 Excel 中自定义函数Excel 函数尽管丰富，但

14、并不能满足我们的所有需要。我们能够自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个运算梯形面积的函数：1.执行工具宏Visual Basic 编辑器菜单命令(或按Alt+F11快捷键)，打开Visual Basic 编辑窗口。2.在窗口中，执行插入模块菜单命令，插入一个新的模块模块 1。3.在右边的代码窗口中输入以下代码：Function V(a,b,h)V=h*(a+b)/2End Function4.关闭窗口，自定义函数完成。以后能够像使用内置函数一样使用自定义函数。提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。十一、表头下面衬张图片为工作表添加的背景，是衬在整个

15、工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢?1.执行格式工作表背景命令，打开工作表背景对话框，选中需要作为背景的图片后，按下插入按钮，将图片衬于整个工作表下面。2.在按住 Ctrl 键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉，同时选中这些单元格(区域)。3.按格式工具栏上的填充颜色右侧的下拉按钮，在随后显现的调色板中，选中白色。通过如此的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(事实上，是图片被白色遮盖了)。提示衬在单元格下面的图片是不支持打印的。十二、用连字符&来合并文本假如我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符&就能将

16、它搞定(此处假定将 B、C、D 列合并到一列中)。1.在 D 列后面插入两个空列(E、F 列)，然后在 D1 单元格中输入公式：=B1&C1&D1。2.再次选中 D1 单元格，用填充柄将上述公式复制到D 列下面的单元格中，B、C、D 列的内容即被合并到 E 列对应的单元格中。3.选中 E 列，执行复制操作，然后选中F 列，执行编辑选择性粘贴命令，打开选择性粘贴对话框，选中其中的数值选项，按下确定按钮，E 列的内容(不是公式)即被复制到 F 列中。4.将 B、C、D、E 列删除，完成合并工作。提示：完成第 1、2 步的操作，合并成效差不多实现，但现在假如删除B、C、D 列，公式会显现错误。故须进

17、行第 3 步操作，将公式转换为不变的值。十三、快速打印学生成绩条常有朋友问如何打印成绩条如此的问题，有许多人采取录制宏或VBA 的方法来实现，这关于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在那个地点给出一种用函数实现的简便方法。此处假定学生成绩储存在 Sheet1 工作表的 A1 至 G64 单元格区域中，其中第 1 行为标题，第 2 行为学科名称。1.切换到 Sheet2 工作表中，选中 A1 单元格，输入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，IF(0MODROW()，3(=1，sheet1！A$2，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(ROW()+4)/3)+1)，COLUMN

18、()。2.再次选中 A1 单元格，用填充柄将上述公式复制到B1 至 G1 单元格中；然后，再同时选中 A1 至 G1 单元格区域，用填充柄将上述公式复制到A2 至 G185 单元格中。至此，成绩条差不多成型，下面简单修饰一下。3.调整好行高和列宽后，同时选中A1 至 G2 单元格区域(第 1 位学生的成绩条区域)，按格式工具栏边框右侧的下拉按钮，在随后显现的边框列表中，选中所有框线选项，为选中的区域添加边框(假如不需要边框，能够不进行此步及下面的操作)。4.同时选中 A1 至 G3 单元格区域，点击常用工具栏上的格式刷按钮，然后按住鼠标左键，自 A4 拖拉至 G186 单元格区域，为所有的成绩

19、条添加边框。按打印按钮，即可将成绩条打印出来。十四、Excel 帮你选函数在用函数处理数据时，常常不明白使用什么函数比较合适。Excel 的搜索函数功能能够帮你缩小范畴，选择出合适的函数。执行插入函数命令，打开插入函数对话框，在搜索函数下面的方框中输入要求(如计数)，然后单击转到按钮，系统即刻将与计数有关的函数选择出来，并显示在选择函数下面的列表框中。再结合查看相关的关心文件，即可快速确定所需要的函数。十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3)某个单元格的内容，能够利用 Excel 的监视窗口功能来

20、实现。执行视图工具栏监视窗口命令，打开监视窗口，单击其中的添加监视按钮，展开添加监视点对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击添加按钮。重复前述操作，添加其它监视点。以后，不管在哪个工作表中，只要打开监视窗口，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。十六、为单元格快速画边框在 Excel 2002 往常的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较苦恼，Excel 2002 对此功能进行了全新的拓展。单击格式工具栏上边框右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选绘图边框选项，或者执行视图工具栏边框命令，展开边框工具栏。单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格

21、区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。提示：假如画错了边框，没关系，选中工具栏上的擦除边框按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就能够清除掉错误的边框。假如需要画出不同颜色的边框，能够先按工具栏右侧的线条颜色按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。这一功能还能够在单元格中画上对角的斜线。十七、操纵特定单元格输入文本的长度你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel 就能自动判定、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对 Excel 来说，也并不难。例如我们将光标定位到一个登记年份的单元格中，

22、为了输入的统一和运算的方便，我们期望年份都用一个四位数来表示。因此，我们能够单击数据菜单的有效性选项。在设置卡片有效性条件的承诺下拉菜单中选择文本长度。然后在数据下拉菜单中选择等于，且长度为4。同时，我们再来到出错警告卡片中，将输入无效数据时显示的出错警告设为停止，并在标题和错误信息栏中分别填入输入文本非法!和 请输入四位数年份。字样。专门明显，当假如有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel 就会弹出示的警告对话框，告诉你出错缘故，并直到你输入了正确样式的数值后方可连续录入。奇异吧?事实上，在 Excel 的数据有效性判定中，还有许多专门类型的数据格式可选，比如 文本类型啊，序列大小

23、啊，时刻远近啊，如你有爱好，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的 Excel 展现出与众不同的光荣呢。十八、成组填充多张表格的固定单元格我们明白每次打开 Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel 除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要和谐关联，因此第一就需要同步输入。因此，在专门多情形下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。那么如何 对表格进行成组编辑呢?第一我们单击第一个工作表的标签名Sheet1，然后按住 Shift 键，单击最后一张表格的标签名Sheet3(假如我们 想关联的表格不在一起，能够按住 Ctrl

24、键进行点选)。现在，我们看到 Excel 的标题栏上的名称显现了工作组字样，我们就能够进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发觉，工作组中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。然而，仅 仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该如何办呢?第一，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击编辑菜单的填充选项，然后在其子菜单中选择至同组工作表。这时，Excel 会弹出填充成组工作表的对话框，在那个地点我们选择格式一项，点确定后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。十九、改变文本的大小写在 Excel 中，为表格处理和数据运

25、算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数。不要以为 Excel 中的函数只是针对数字，事实上只要是写进表格中的内容，Excel都有对它编辑的专门函数。例如改变文本的大小写。在 Excel 2002 中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：=UPPER(源数据格)，将文本全部转换为大写；=LOWER(源数据 格)，将文本全部转换成小写；=PROPER(源数据格)，将文本转换成适当的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。例如，我们在一张表格的 A1 单元格中输入小写的excel，然后在目标单元格中输入=UPPER(A1)，回车后得到的结果将会是EXCEL。同样，假如我们在

26、 A3 单元格中输入mr.weiwei，然后我们在目标单元格中输入=PROPER(A3)，那么我们得到的结果就将是Mr.Weiwei了。二十、提取字符串中的特定字符除了直截了当输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，专门是对一些样式雷同的信息更是如此，比如职员名单、籍贯等信息。假如我们想快速从 A4 单元格中提取称谓的话，最好使用=RIGHT(源数据格，提取的字符数)函数，它表示从 A4 单元格最右侧的字符开始提取2 个 字符输入到此位置。因此，假如你想提取姓名的话，那么要使用=LEFT(源数据格，提取的字符数)函数了。还有一种情形，我们不从左右两端开始，而

27、是直截了当从数据中间提取几个字符。比如我们要想从 A5 单元格中提取武汉两个字时，就只须在目标单元格中输入=MID(A5,4,2)就能够了。意思是：在 A5 单元格中提取第 4 个字符后的两个字符，也确实是第 4 和第 5 两个字。二十一、把基数词转换成序数词将英文 的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词差不多上使用的th后缀，但大凡是以1、2、3结尾的数字却分别是以st、nd和rd结尾的。而且，11、12、13这 3 个数字又不一样，它们却仍旧是以th结尾的。因此，实现起来看起来专门复杂。事实上，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一

28、个公式，就可轻松转换了。不信，请看：=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13),th,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2),st,nd,rd),th)。该公式尽管一长串，只是含义却专门明确：假如数字是以11、12、13结尾的，那么加上th后缀；假如第 1 原那么无效，那么检查最后一个数字，以1结尾使用st、以2结尾使用nd、以3结尾使用 rd；假如第 1、2 原那么都无效，那么就用th。因此，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。二十二、用专门符号补齐位数和财务打过交道的人都明白，在账面填充时有一种约定俗成

29、的安全填写法，那确实是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上$之类的符号。其实，在 Excel中也有类似的输入方法，那确实是REPT函数。它的差不多格式是=REPT(专门符号，填充位数)。比如，我们要在中 A2 单元格里的数字结尾处用#号填充至 16 位，就只须将公式改为=(A2&REPT(#,16-LEN(A2)即可；假如我们要将 A3 单元格中的数字从左侧用#号填充至 16 位，就要改为=REPT(#,16-LEN(A3)&A3；另外，假如我们想用#号将 A4 中的数值从两侧填充，那么需要改为=REPT(#,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(#)8-LEN(A4)/2)；假如

30、你还嫌不够专业，要在 A5 单元格数字的顶头加上$符号的话，那就改为：=(TEXT(A5,$#,#0.00(&REPT(#,16-LEN(TEXT(A5,$#,#0.00)，一定能满足你的要求。二十三、创建文本直方图除了重复输入之外，REPT函数另一项衍生应用确实是能够直截了当在工作表中创建由纯文本组成的直方图。它的原理也专门简单，确实是利用专门符号的智能重复，按照指定单元格中的运算结果表现出长短不一的比较成效。比如我们第一制作一张年度收支平稳表，然后将E 列作为直方图中预算内月份的显示区，将G 列那么作为直方图中超预算的显示区。然后依照表中已有结果D 列的数值，用Wingdings字体的N字

31、符表现出来。具体步骤如下：在 E3 单元格中写入公式=IF(D30,REPT(n,ROUND(D3*100,0),)，也拖动填充柄至 G14。我们看到，一个没有动用 Excel 图表功能的纯文本直方图已展现眼前，方便直观，简单明了。二十四、运算单元格中的总字数有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感爱好，需要运算单元格中的总字数。要解决那个问题，除了利用到SUBSTITUTE函数的虚拟运算外，还要动用TRIM函数来删除空格。比如现在 A1 单元格中输入有how many words?字样，那么我们就能够用如下的表达式来帮忙：=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1)-LEN(S

32、UBSTITUTE(TRIM(A1),)+1)该式的含义是先用SUBSTITUTE函数创建一个新字符串，同时利用TRIM函数删除其中字符间的空格，然后运算此字符串和原字符串的数位差，从而得出空格的数量，最后将空格数+1，就得出单元格中字符的数量了。二十五、关于欧元的转换这是 Excel 2002 中的新工具。假如你在安装 Excel 2002 时选择的是默认方式，那么专门可能不能在工具菜单中找到它。只是，我们能够先选择工具菜单中的加载宏，然后在弹出窗口中勾选欧元工具选项，确定后 Excel 2002 就会自行安装了。完成后我们再次打开工具菜单，单击欧元转换，一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货

33、币转换的窗口就显现了。与Excel 的其他函数窗口一样，我们能够通过鼠标设置货币转换的源区域和目标区域，然后再选择转换前后的不同币种即可。所示的确实是100 欧元分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。因此，为了使欧元的显示更显专业，我们还能够点击Excel 工具 栏上的欧元按钮，如此所有转换后的货币数值差不多上欧元的样式了。二十六、给表格做个超级搜索引擎我们明白，Excel 表格和 Word 中的表格最大的不同确实是 Excel 是将填入表格中的所有内容(包括静态文本)都纳入了数据库的范畴之内。我们能够利用函数查询，对目标数据进行精确定位，就像网页中的搜索引擎一样。比如在所示的表格中，从

34、A1 到 F7 的单元格中输入了多名同学的各科成绩。而在A8到 A13 的单元格中我们那么建立了一个函数查询区域。我们的设想是，当我们在输入学生姓名右边的单元格，也确实是C8 格中输入任何一个同学的名字后，其下方的单元格中就会自动显示出该学生的各科成绩。具体实现的方法如下：将光标定位到 C9 单元格中，然后单击插入之函数选项。在如图18 弹出的窗口中，选择VLOOKUP函数，点确定。在赶忙弹出的函数参数窗口中我们设置Lookup_value(指需要在数据表首列中搜索的值)为C8(即搜索我们在 C8 单元格中填入 的人名)；Table_array(指数据搜索的范畴)为A2B6(即在所有学生的语文

35、成绩中搜索)；Col_vindex_num(指要搜索的数值在表格中的序列号)为2(即数值在第2 列)；Range_lookup(指是否需要精确匹配)为FALSE(说明不是。假如 是，就为TURE)。设定完毕按确定。现在回到表格，单击 C9 单元格，我们看到fx区域中显示的命令行为=VLOOKUP(C8，A2B6，2，FALSE)。复制该命令行，在 C10、C11、C12、C13 单元格中分别输入：=VLOOKUP(C8，A2C6，3，FALSE)；=VLOOKUP(C8，A2D6，4，FALSE)；=VLOOKUP(C8，A2E6，5，FALSE)；=VLOOKUP(C8，A2F6，6，FAL

36、SE)(其参数意义同 C9 中一样，不再赘述)。接下来，我们就来检验VLOOKUP函数的功效。试着在C8单元格中输入某个学生名，比如赵耀，回车之下我们会发觉，其下方每一科目的单元格中就自动显示出该生的入学成绩了。二十七、Excel 工作表大纲的建立和 Word 的大纲视图一样，Excel 那个功能要紧用于处理专门大的工作表时，难以将关键条目显示在同一屏上的问题。假如在一张表格上名目繁多，但数据类型却又有一定的可比性，那么我们完全能够先用鼠标选择数据区域，然后点击数据菜单的分类汇总选项。并在弹出菜单的选定汇总项区域选择你要汇总数据的类别。最后，如图19 所示，现在的表格不是就小了许多吗?因此，假

37、如你还想查看明细的话，单击表格左侧的+按钮即可。二十八、插入图示尽管有 14 大类 50 多种图表样式给 Excel 撑着腰，但关于纷繁复杂的数据关系，常规的图表表示方法仍显得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本 Excel 2002 中加入了图示的功能。尽管在插入菜单的图示窗口中只有区区6 种样式，但关于说明数据之间的结构却起到了四两拨千斤的成效。比如要显示数据的层次关系能够选择组织结构图；而要表达资金的流通过程那么能够选择循环图；因此，要说明各种数据的交*重叠性能够选择维恩图。你看，如图 20 所示的维恩图多么漂亮。而且你还能够右击该图示，调出图示工具栏。为所欲为地设置图示样式库甚至还能够多添

38、加几个圆环。二十九、熟悉 Excel 的从文本到语音这是 Excel 2002 中的一个抢眼的新功能。它确实是让Office 软件不仅能写、能算，还要能看、能说。尽管目前差不多有许多软件都致力于文本的机器朗读，但微软的Office 不论从语音的柔和度和语气的抑扬顿挫差不多上其它同类软件不可比拟的。按照 Office 的默认安装，你可能还不能在 Excel 的菜单中找到它，在我们确认安装了从文本到语音的选项后，就能够在Excel 的工具菜单 中看到语音项目了。如图 21 所示，打开一个表格，随便选择其中的内容，然后单击从文本到语音工具栏上的朗读单元格按钮，现在一个带有磁性的声音就开始一字一句地朗

39、读了。值得一提的是，当碰到标点符号时，Excel 的朗读会自动停顿一会儿，然后再接着朗读，这一点和其他软件完全不同，笔者认为这样的处理更加自然。还有一点需要说明的是，假如你想调整Excel 2002 中语音朗读的速度，能够在操纵面板中双击语音图标，然后在文字到语音卡片上调整即可三十、Excel 中摄影功能的妙用那个功能比较另类，看起来和运算、统计、排序等等正统功能格格不入，因为它的作用难道是抓屏!而且还不是像PrintScreen按钮那样一把乱抓，而是承诺让你通过鼠标进行选择，指哪抓哪。要找到那个功能还不太容易，我们点击Excel工具菜单的自定义选项。在命令卡片的类别中点工具，再在命令栏中找到

40、摄影按钮，并将它拖到工具栏的任意位置。假如我们想要对表格中的某一部分照相，只须先选择它们(图 23)，然后按下摄影按钮，这时该选定区域就被拍了下来。然后将鼠标移动到需要显示照片的地点(因此，也能够是另一张表格)，再次按下摄影按钮，如此刚才被拍照的照片就赶忙粘贴过来了。当然，和照片一同显现的还有图片工具栏。专门明显，Excel 是将它作为一幅图片来对待了，我们可随意将它进行旋转、缩放处理。只是，请各位一定要注意：这可不是一样的照片!你能够试着改动原先被我们拍照下来的表格数据看看刷新一下照片，结果照片中的数据难道也被同步更新了!三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用也许我们会惊奇，什么缘故每

41、次打开Excel，软件总是打开了一个由 3 张空白表格组成的文件组呢?假如你是专业的会计师、统计师或者谙熟于此的表格高手，就一定会明白，由于运算项目的名目繁多、数据信息的头绪复杂，单*一张表格往往解决不了所有的问题，多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当十的制胜法宝。比如我们第一制作Sheet1为一班学生成绩表，Sheet2为二班学生成绩表，然后来到Sheet3，想 进行一班和二班各科成绩的比较以及年级平均分的运算。现在我们就能够将光标定位到目标位置，选择好相关函数。然后在Excel 弹出的函数对话 框中，利用数据列表右侧的按钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了。你看，如图 24 所示，

42、这时函数窗口中就会显现班学生成绩表!单元格 的字样了。此后，不管我们在源单元格中进行如何样的修改，在Sheet3的目标位置都会适时进行重新运算。三十二、驯服Excel 2002 的剪贴板窗口Excel 2002 极大地改进了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能，最大能够支持容纳24 个项目(而 Excel 2000 只能容纳 12 个)。而且，那个剪贴板能够在任何Office 应用程序之间来回拷贝，因此关于经常需要拷贝和粘贴的用户来说，确实更加方便。但每次当你连续使用两次复制或剪切命令时，剪贴板就会弹出来，和你争夺有限的文档显示空间，让人厌恶。好在，驯服剪贴板的方法专门简单。笔者建议，假如你不期望剪贴

43、板总是出其不意地蹦出来，只须点击剪贴板菜单底部的选项，清除自动显示 Office 剪贴板复选框上的钩。假如你不希望剪贴板的图标显现在系统任务栏上或随时弹出来，只须清除掉在任务栏上显示Office 剪贴板的图标和复制时在任务栏邻近显示状态两个复选框上的选择。只保留收集而不显示 Office 剪贴板复选框前面的钩即可。因此，在取消剪贴板自动显示功能之后，你还能够随时复原那个功能。比如我们能够自定义一组快捷键，以便随时迅速调出剪贴板。从菜单中选取工具之自定义选项，点击弹出对话框下部的键盘按钮，在弹出对话框的类别列表中选取编辑，然后，在对话框右上方的命令列表中选取EditOfficeClipboard

44、；将光标置于请按新快捷键对话框中，并按下 Alt+Shift+C(或者你喜爱的其他组合)，关闭对话框。现在，我们只要一按下 Alt+Shift+C，Excel 2002 的剪贴板就会赶忙显现在你面前了。提示：此秘技也适用于 Word 2002、PowerPint 2002。三十三、利用公式审核工具查看数据出处Excel 2002 有一隐秘武器公式审核工具，它能够将任一单元格中数据的来源和运算结果的去处显示得清清晰楚、明明白白。让我们单击工具菜单的公式审核选项，并点击显示公式审核工具栏。我们仍旧借用给表格做个超级搜索引擎一招中的例子，用鼠标选择C12 单 元格。从图25 中我们能够看到，该单元格

45、中的结果是通过函数=VLOOKUP(C8,A2 C6,3,FALSE)得出的。因此，数据来源有 3 个：C8、A2 和 C6。因此，当我们单击公式审核工具栏上的追踪引用单元格按钮后，Excel 赶忙用箭头和蓝点指明了这3 个单元格的所在(图 25)。因此，假如我们表格中某个数据无效或语法不当的话，也能够点击公式审核工具栏上的圈释无效数据按钮来让 Excel 自动帮我们检查纰漏。三十四、巧用 Excel 2002 的智能鼠标我们明白，滚轮鼠标现在几乎成为了电脑的标配，但当我们滚动鼠标滚轮上下翻页时，你是否想过我们还能够利用它完成一些其他的功能呢?点击 Excel 2002工具菜单中的选项命令，然

46、后在常规选项卡中选中用智能鼠标缩放复选框，点确定后，我们再来看看现在的鼠标滚轮都有些如何样的功能：在智能鼠标的默认状态下，上下滚动鼠标滚轮，工作区中的表格会以15%的比例放大或缩小，而只有当我们按住 Ctrl 键，再滚动鼠标滚轮时，工作表才会像往常一样上下翻页。另外，假如我们使用了 Excel 的分级显示，那么当我们按住Shift 和滚动鼠标滚轮时，又能够操纵各级条目的显示或隐藏了。因此，还有更多的专门功用需要各位在实践中慢慢摸索。三十五、Excel 2002监视窗口的应用假如你创建了一个较大的电子表格，同时该表格具有链接到其他工作簿的数据时，Excel 中的监视窗口能够为你提供专门大的关心。通过它你能够轻松看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何阻碍当前数据的。在工具菜单中单击公式审核子菜单，然后单击显示监视窗口按钮。右击我们想跟踪的单元格，并在快捷菜单中选择添加监视点。这时，监视窗口的列表中就显现了被 Excel 监视的单元格及其公式了。以后，只要我们双击监视窗口中的该条目，被监视的单元格就会不请自来了。提示：当包含有指向其他工作簿的单元格被监视时，只有当所有被引用的工作簿都打开时，才能在监视窗口的列表中显示出来。