EXCEL基础操作培训教材.pdf

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1、EXCEL基础操作培训教材引言Excel 基础知识1123452123456EXCEL 工作窗口.2菜单栏.错误!未定义书签。工具栏.错误!未定义书签。状态栏.4编辑栏.4工作表区.4Excel 的基本概念.4工作簿.5工作表.5单元格.5单元格区域.5编辑栏.5行号和列标.6三创建和编辑工作表.6112321233123412512基本操作.6创建一个工作簿.6工作表的重命名、插入与删除 .6多工作簿操作.错误!未定义书签。输入数据.错误!未定义书签。输入数字、日期和时间、文字 .7同时在多个单元格中输入相同的数据 .错误!未定义书签。输入序列.错误!未定义书签。编辑工作表数据.8修改单元格

2、内容.8插入与删除.8剪切、复制与粘贴 .9设置工作表格式.10设置单元格及其内容的多种格式 .10自动套用格式和条件格式 .错误!未定义书签。打印工作表.11设计版面.11打印.121引言Excel 是微软公司出品的 OFFICE 系列办公软件中的一个组件，是一款能为我们的日常工作生活、学习工作带来巨大便利的工具软件。Excel 处理电子表格的功能非常强大，能够完成十分复杂的任务，广泛应用于财务、统计、金融、审计、行政等各个领域。利用 Excel，我们可以方便地归纳、管理各类信息，计划、统计各类开支，制作各类表单、图例等。以下我们将从 EXCEL 勺基础知识与及表格的建立、编辑、设置格式、使

3、用公式、创建图表及打印表格等几个方面，介绍如何做出美观、实用、完整的工作表，分析数据的简单功能。教程要求掌握的内容如下：1、Excel 基础知识（Excel 工作窗口介绍及基本概念）2、创建、修改、删除工作表3、编辑工作表数据。4、设置工作表格式。5、打印预览工作表。浅讲一些 Excel 处理2Excel 基础知识2.1EXCELX 作窗口启动中文版 Excel，却可进入其工作窗口，中文版 Excel 的工作窗口主要包括标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏、编辑栏和工作表区等，如图下图所示图是Excel工作窗口2.1.1菜单栏在中文版 Excel 工作窗口的菜单栏中包括九个菜单，分别为文件、编辑、视

4、图、插入、格式、工具、数据、窗口和帮助菜单，这些菜单包括了辑”菜单。Excel的所有命令。如图所示为“编；理團世 呼幅产辺la 1)昨他 谢口出!idH.rH.r&诳蠶心)I.rr I.rrCuliiCuliiWIODfras*EW廨IHNO)e7 7CwlfCCwlfCCtrl I Ctrl I 1011r1LIE111?2U21I i图是“编辑”菜单在使用菜单的过程中，需要注意以下几点：命令后跟有黑三角符号：表示该命令下有子菜单。命令后跟有快捷键字母：表示打开该菜单后，按下快捷键即可执行相应命令。命令后跟有组合键字母：表示直接按组合键即可执行相应命令。命令后跟有省略符号：表示执行该命令可弹

5、出一个对话框。命令 c 出现灰色：表示该命令在当前状态下不能使用。菜单下面带有一个向下的双箭头：单击可以打开原本陷藏的菜单命令。2.1.2工具栏Excel 的工具栏中包含了 20 多个按钮，用？利用这些工具按钮可以更快速、更方便地工作。默认情况下，菜单栏下面有两个工具栏，一个是“常用”工具栏，它包含许多常用命令 按钮，单击其中的按钮就可以执行相应的菜单命令；另一个是“格式”工具栏，与“常用”工具栏相似，只是各个按钮的功能不一样。-uik八.i-|._丄rT7 _ n._.上 上話匹I图是“常用”工具栏和“格式”工具栏当把鼠标指针现停在按钮上时，系统会自动显示出该按钮的功能提示：钮，单击此下拉按

6、钮可弹出下拉列表或下拉菜单。有些按钮旁有下拉按2.1.3状态栏状态栏位于 excel 窗口底部，用来显示当前工作表区的状态。在大多数情况下，状态栏 的左端显示“就绪”字样，表明工作表正在准备接收新的数据：在单元格中输入数据时，则 显示输入”字样，如下图所示。2.1.4编辑栏编辑栏用于显示当前单元格中常数或公式。如果用户要向单元格输入、编辑数据或公式,Enter】键确认即可可以先选定单元格，然后直接在编辑栏中输入数据，再按【2.1.5工作表区在工作窗口中由多个单元格组成的区域就是工作表区，其中还包括行号、列标和工作表 标签，如图。2.2Excel 的基本概念E xcel 的基本信息元素包括工作簿

7、、工作表、单元格和单元区域等，下面分别进行介绍:2.2.1工作簿Excel 是以工作簿为单位来处理和存储数据的，簿文件中的。工作簿文件是 E xcel 存储在磁盘上的最小独立单位，它由多个工作表组成，在 Excel 中数据和图表都是以工作表的形式存储在工作222 工作表工作表是单元格的集合，是Excel 进行一次完整作业的基本单位，通常称作电子表格。若干个工作表构成一个工作簿；工作表是通过工作表标签来标识的，文件时，只有一个工作表是当前活动的工作表。工作表标签显示于工作在使用工作簿表区的底部，用户可以通过单击不同的工作表标签来进行工作表之间的切换：2.2.3单元格单元格是工作表中的小方格，它是

8、工作表的基本元素，也是 Excel 独立操作的最小单位。用户可以向单元格中输入文字、数据、公式，也可以对单元格进行各种格式的设置，如字体、例如，颜色、长度、宽度、对齐方式等。单元格的位置是通过它所在的行号和列标来确定的，C 10 单元格是第 C列和第 10 行交汇处的小方格。单元格的大小可以改变，将鼠标指针移到行标题栏或列标题栏中两行或两列的分隔线上 时，鼠标指针会变成双向箭头形状，拖鼠标即可改变单元格的高度或宽度。2.2.4单元格区域单元格区域是一组被选中的相邻或不相邻的单元格，被选中的单元格都会高亮度显示，取消选中时又恢复原样显示。对一个单元格区域的操作就是对该区域内的所有单元格执行相 同

9、的操作。要取消单元格区域的选择，只需在所选区域外单击鼠标左键即可。单元格或单元格区域可以以一个变显的形式引入到公式中参与计算，要给单元格或单元格区域起个名称，这就是单元格的命名名引用。为了便于使用，需2.2.5编辑栏E xcel 的编辑栏用于输入或修改工作表单元格中的数据。若要向某个单元格中输入数据，按 Enter 键或则先单击该单元格，然后输入数据，这些数据将在该单元格和编辑栏中显示，输入的数据，则按Esc 键或单击编辑栏上的“取消”按钮即可。例如,单击编辑栏上的“输入”按钮，输入的数据便插入到当前单元格中；在完成输入数据之前，若要取消在编辑栏左边标记的是当前活动单元格,表示当前活动单元格

10、E 7 在单元格 B7 中输入的数据为 26。226 行号和列标单元格是 E xcel 独立操作的最小单位，用户的数据只能输入在单元格内。同一水平位置的单元格构成一行，第行有用来标识该行的行号，行号用阿拉伯数字来表示（如 1、2、3 等）；同一垂直位置的单元格构成一列，每列有用来标识该列的列标，列标用英文字母来表 示（如 A、E、C等）；每个单元格都有一个惟一的地址，该地址用所在列的列标和所在行 的行号来表示，例如，单元格 E7表示其行号为7 列标为 B。3创建和编辑工作表3.1基本操作学习要点：工作簿的新建与保存；工作表的重命名、删除与插入；移动、复制工作表。3.1.1创建一个工作簿打开叫C

11、.illO 启动 Excel;新建工作簿；保存工作簿；保厲Cirll-S（SI另寻打CM.退出 Excel。具体操作：1、启动 Excel:左键单击”开始”T指向”程序”T单击Microsoft Excel选项。2、新建工作簿：在启动 Excel 的同时，系统自动建立了一个新工作簿，并命名为Bookl。如右图，打开”文件”菜单T单击”新建T在新建对话框中选中 常用”选项卡T选中工作簿”图标T确定”。这样也可以新建一个工 作簿。在一个工作簿中系统默认设置了母；行号-阿拉伯数字；（2）单元格-行和列的交叉点；单元格名称是由列标和行号共同组成，在名称框 中显示。3、保存工作簿：第一次保存时，单击”文

12、件菜单中的”保存选项，打开”另存为”对话框:确定保存位置T为工作簿命名（例：W1T单击保存按钮。以后可以直接选工具栏上的保存”按钮来快速保存。Excel 工作簿默认的扩展名是：xls。3 张工作表：sheetl、sheet2、（1）列标-英文字sheet3。工作表是由若干行和列组成的。在工作表中：打 g-CI+F4、退出 Excel:单击标题栏右端的仝 J”关闭按钮，或单击”文件菜单中的退出选项。3.1.2工作表的重命名、插入与删除30 ISheetlSheets/Sheet 3/打开一个工作簿；重命名工作表；插入工作表；删除工作表；另存为工作簿。具体操作：1 直接双击文件名（例：W1即可打开

13、该工作簿。2、双击 Sheetl 工作表标签 宀 输入新名称：表 1 宀 确认；双击 Sheet2 工作表标签 宀 输入新名称：表 2T确认；右键单击 Sheet3 工作表标签宀在弹出的快捷菜单中单击”重命名选项T输入新名称：表 3T确认。这样可将工作表 Sheetl、Sheet2 和 Sheet3 依次重命名为表 1、表 2 和表 3。3、单击选中表 2 工作表标签T单击插入菜单中的工作表”选项，则在工作表”表 2之 前插入了一23|24二 526_2L张新工作表sheet4。若在插入 工作表之前选定连续的多（X）.鵬电）重命:S区i榜功或萇制丄作表张工作表，就可以 一次插入多张工作表。（用

14、 Ctrl 键或Shift 键来帮助多选），如左图。4、单击选中工作表”表 3T单击”编辑 菜单中的”删除工作表”选项T在弹出的 系统对话框中单击”确定”，即可删除工作表 表 3，如左图。5、将已经过多处修改的工作簿另存到（1J.鱼定全谦工件表工杵束标签胡色3031W 4（I）C 盘。单击”文件菜单中的另存为”选项T在弹出的”另存为”对话框中确定保存位置 C 盘和 文件名（可以重新命名，例：W2T单击保存按钮。3.1.3输入数字、日期和时间、文字 输入数字，掌握科学记数法出现的特殊情况；输入日期时间，了解当前日期和时间的快速输入方法；输入其他特殊数据，掌握数据格式的设置方法；了解数据输入的不同

15、方法，掌握撤消输入的方法。输入文字，掌握将纯数字按文字输入的方法；具体操作：1、左键单击任一单元格，使其变为活动单元格（四周的框线变黑变粗）,在其中直接输入数字，按【Enter】键确认。（1）当输入的数字超过 11 位时，或长度超出单元格宽度时，将自动显示它为科学记数法格式；输入分数之前，先输入0和一个空格。2、在活动单元格中直接输入日期：2004-3-10;输入当前日期：按 Ctrl+；（分号）；输入 当前时间：按 Ctrl+Shift+:（冒号）。3、在活动单元格中直接输入文字。Excel 对文字有一定的记忆功能。当希望把纯数字按。文字输入时，应在数字前先输入一个单引号（必须在英文输入法状

16、态下）Excel（2）若按一般方法输入分数，系统将默认为日期，必须在4、选中单元格后，打开”格式菜单T单击”单元格”选项，打开”单元格格式”对话框T选中”数字选项卡；在”分类列表框中选择”货币”、”百分比”等T确定。在其中直接 输入数字，即可以以货币、百分比等形式显示出来。5、按【Enter】键、按上下左右方向键、按Tab 键、直接用鼠标单击其他单元格，都可以确认数据的输入。内容。在确认前按 Esc 退出键或退格键 Backspace，可以取消或删除部分输入3.2编辑工作表数据学习要点：修改单元格内容；插入与删除；撤消操作；移动及复制；拆分和重排窗3.2.1修改单元格内容 修改单元格内容；查找

17、和替换文字或数字。具体操作：1、双击要修改的单元格，在闪烁的光标处插入、删除内容，也可以在单击单元格后直接输 入新的内容，全部替换原有的内容。2、区域，或单击工作表的任意处（查找、替换整张工作表）选中一定的查找，在”编辑”菜单上单击”查找”项，（1）如下图，打开”查找对话框；输入查找内容；单击”查找下一个或查找全部”按钮，即为查找操作。（2）打开”替换对话框；在”查找内容”编辑框中输 入原来的数据T在替换为”处输入新的数据；单击”全部替换”（一次完成全部替换）或”替换按钮（一次替换一个对象），即可完成替换操作。3.2.2插入与删除插入单元格、行、列;清除单元格内容；删除单元格、行、列;撤消与恢

18、复。具体操作:1、单击插入菜单上的”单元格”项，打开”插入”对话框：若选中”活动单元格右移”或”活动单元格下移”，则可插入 一个单元格；若选中”整行”或”整列”，则可插入一行或一 列（直接选”插入菜单中的”行或列更快捷）。选定多个单 0活动单元格右移(X)liiiaiiaiiliiiaiiaiimaul ammaul amAHIAHInuinui tin nutin nuJIIIJIIIuuiuui isisc-整列 确定I 取消元格（行、列），则可一次插入与选定的单元格（行、列）数量相同的单元格（行、列）2、清除单元格内容。拖拉鼠标确定出要清除的单元格区域，按键盘上的 也可以使用”编辑”菜单

19、上的清除”选项，有 4 种方式可供选择。3、删除单元格。单击”编辑”菜单上的”删除”叽打开”删除”对话框，有 4 种删除方式 可选，选其中一种，”确定”。删除单元格后，Excel 会调整周围单元格填补空缺。4、在行号或列标处单击鼠标左键，可选定整行或整列-击”编辑单菜单中的”删除命令，可以直接删除该行或列。5、单击一次工具栏上的”撤消”步操作；单击一次 恢复”操作。”按钮，可撤消前面的按钮，可恢复一个撤消Delete键即可。3.2.3剪切、复制与粘贴移动、复制单元格数据；快捷方式；行列转换。具体操作1 选中需移动的内容或区域-单击工具栏上的”剪切”按钮-单击目标区域的左上角单元格-单击工具栏上

20、的”粘贴”国按钮。2、用鼠标拖动的方法可以更快捷地实现数据的移动、直接按住左键拖拉：移动；按住 Ctrl 键再拖拉：复制；（以上两个操作会覆盖目标区域的原内容。按住 Shift 键再拖拉：在已有的单元格间移动插入单元格；按住 Ctrl+Shift 键再拖拉：在已有的单元格间复制插入单元格；按住 Alt 键再拖拉至某工作表标签：移动到该工作表中；按住 Ctrl+Alt 键再拖拉至某工作表标签：复制到该工作表中。）复制。单击单元格或选中单元格区域，移动鼠标到单元格边框或区域的四边，当鼠标变为十字箭头时：3.2.4移动、复制、填充公式移动和复制公式；填充公式；绝对引用具体操作：1 移动：在 B4 中

21、输入公式：=SUM（B1:B3）;单击 B4-鼠标指向单元格边框，当鼠标变为 十字箭头时，按住左键拖拉到D4 松开左键；2、复制：选择需要的复制的区域 B4；按住 Ctrl+C 键复制，在 E4 中按住 Ctrl+V 键粘贴。3、填充公式：在 D1 单元格中插入一个自动求和公式（常用工具栏上的”自动求和按钮）T鼠标指向 D1 单元格边框右下角，当鼠标指针呈十字形时，按住鼠标左键向下拖拉至 D3 单元格T松开左键，则可完成对 D2 和 D3 的公式填充。说明：公式移动时，其中的单元格引用不变；复制和填充时，单元格中的引用会改变。4、绝对引用：在公式的单元格引用C1处，按F4 功能键（单元格引用C

22、1就变为$C$1）,确定。单元格被绝对引用，无论移动、复制还是填充，公式都不会变化。（包含符号$的单元格引用是绝对引用）3.3 设置工作表格式学习要点：设置单元格及其内容的多种格式；使用自动套用格式；设置条件格式。3.3.1 设置单元格及其内容的多种格式 更改行高和列宽；合并单元格；设置字体的格式；使用格式刷；设置表格边框。箱弍I工具 誉怎吵努口屯助凹具体操作：单亓惰（）.吐=1匕”12”R行1、更改行高：（1）如右图，用鼠标单击行号选中一:q行或只是选中一个单元格T指向格式菜单中的”行工偉卜牆itgT在子菜单中单击行高选项，打开行高对话框（2）在”行高”文本框中直接输入数据T 确定”。最件4

23、5式也，.格式”菜单中的”列T在子菜单中2、更改列宽：（1）按住 Ctrl 键单击列标同时选中多列；（2）指向截单击”列宽”，打开”列宽对话框；（3）在”列宽”文本框中输入数据IT 确定 II。说明：（1）对行高和列宽的精确设置应在对话框中进行，但当不需要十分精确时，用鼠标 拖动的方法来调整更为快捷：选定行、列后，用鼠标拖动调整其中的一行或一列，就可十分 快捷地同时调整多行或多列乃至整个工作表的行高或列宽，且完全一致；（2）行高的单位是像素点，列宽的单位是字符。3、合并单元格：（1）选中要合并的单元格区域T选取格式菜单中的”单元格”选项，打开单元格 格式对话框；（2）在对齐选项卡的”文本控 制

24、区中，选中”合并单元格”复选框T 确定”；说明：（1）当包含数据的多个单元格被合并时，只有左上角单元格中的数据被保留到合并后的单 元格中；（2）要把合并后的单元格再拆分开，只 需要在单击目标后把选中的”合并单元格”复选项取消即可。一僕ijfa a*行:咿:4、设置字体的格式：（1）选中单元格T选取”格 式菜单中的”单元格”选项，打开单元格格式”对方目:-话框；（2）在”对齐”选项卡中设置”水平对齐”和”垂直对齐”；（3）在”字体”选项卡中设置 字体、字号等格式（也可在 格式工具栏上直接设置）。5、使用格式刷：（1）选中已经设置好的单元格T双击常用工具栏上的”格式刷”护|按钮（单击只可用一次）；

25、（2）用带小刷子的鼠标分别单击其他单元格即可完成对格式的复制；（3）再次单击”格式刷工具栏按钮，结束格式刷的作用。6、设置竖式文本：（1）选中单元格T选取”格式菜单中的”单元格”选项，打开”单元格格 式对话框；（2）单击对齐选项卡T在”方向框内单击选中竖式文本框T 确定；7、设置表格边框：（1）选中整个表格T选取”格式”菜单中的”单元格”选项，打开”单元格 格式对话框；（2）单击边框选项卡T在线条样式列表框中选择一种合适的线型T单 击”预置”框中的”无”按钮、”外边框”按钮及”内部按钮，为表格设置框线。3.4打印工作表学习要点：版面设置；打印预览；打印3.4.1设计版面设置”页面选项卡中的各项

26、内容；设置”页边距”选项卡中的各项内容；说明：版面设计是在”页面设置”对话框中进行的，单击”文件”菜单上的”页面设置命令 项，即打开了”页面设置”对话框。具体操作：1、设置页面”选项卡中的各项内容。1）在”方向”区中确定纸张是纵向使用还是横向使用（一般选择3）在”纸张大小下拉列表中，选择某种规格的纸张（一般选择”横向”）；”自动”）。A4规格的纸张）；2）缩放区中的设置，可使工作表按一定的要求缩小或放大打印（按缺省设置）4）起始页码”编辑框中可输入所希望的工作表开始页的页码（按缺省设置2、设置”页边距”选项卡中的各项内容。居中方式中可设定打印内容在内容区域中是否在垂直、水平方向居中。342 打

27、印 打印预览；设置打印选项。具体操作：1 使用”打印预览”查看设置好的工作表，并进行适当调整览按钮，打开打印预览”窗口。：单击常用工具栏上的”打印预1）单击下一页”、”上一页”按钮，翻看各页；2）单击缩放按钮，在全页视图和放大视图之间切换；3）单击”页边距”按钮，页面上出现呈小黑方块的调整柄，列宽；4）单击”关闭按钮，回到”分页预览”视图状态。说明：打印预览显示的效果与实际打印的效果完全一致。2、设置打印选项：单击”文件菜单中的”打印选项，打开”打印对话框。1）在”打印机”区的”名称”下拉列表中选定需要使用的打印机；2）在”范围区和”打印”区中选定要打印的范围；3）在”份数”区中确定打印的份数；若打印多份，再确定是逐份打印还是逐页打印；4）单击”确定”即可开始打印。小结：以上是已经完整地介绍了一个工作簿（表）从建立、编辑、计算、制作图表到打印的用鼠标拖动可调整页边距和全过程。掌握了这些操作，就已经基本上学会了 Excel的一般使用，可以运用到工作中了。相信能就一定能