档案管理系统.pdf

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1、档案管理系统档案管理系统神州数码档案管理系统解决方案神州数码档案管理系统解决方案一、系统结构与应用结构一、系统结构与应用结构1 1 系统结构系统结构 系统采用系统采用 LotusLotus DominoDomino 作为系统及数据库作为系统及数据库平台。平台。用户使用公司的用户使用公司的 NotesNotes 办公自动化平台作为办公自动化平台作为客户端与管理端。客户端与管理端。使用公司已有的办公自动化系统用户权限使用公司已有的办公自动化系统用户权限作为系统的权限控制。作为系统的权限控制。2 2 应用结构应用结构 系统设置档案条目库、系统设置档案条目库、权限结构库、权限结构库、卷宗库、卷宗库、借

2、阅管理库、档案目录库、系统配置、档案借阅管理库、档案目录库、系统配置、档案库等几种功能模块。库等几种功能模块。用户在档案条目库中创建档案条目。用户在档案条目库中创建档案条目。通过已在档案目录库中定义好的档案目录，通过已在档案目录库中定义好的档案目录，设定档案的分级目录。设定档案的分级目录。通过卷宗库选择档案放置的卷宗，如果无卷通过卷宗库选择档案放置的卷宗，如果无卷宗，则需对卷宗库进行维护。宗，则需对卷宗库进行维护。通过设定档案的权限，从档案权限库中得到通过设定档案的权限，从档案权限库中得到此档案的阅读者权限。此档案的阅读者权限。完成档案条目信息填写后，根据系统配置中完成档案条目信息填写后，根据

3、系统配置中指定的目标档案库，将档案的附件存放在目指定的目标档案库，将档案的附件存放在目标档案库中。标档案库中。用户借阅通过借阅管理库，进行档案借阅审用户借阅通过借阅管理库，进行档案借阅审批。批。3 3 档案管理系统功能档案管理系统功能大类大类管理管理需求描述需求描述理员创建理员创建2 2、目录修改必须在无目录修改必须在无相关文档时才可进行相关文档时才可进行或批量更新相关档案或批量更新相关档案后才可操作后才可操作（后期做）（后期做）3 3、删除必须在无相关删除必须在无相关文档时才可进行文档时才可进行目目录录 1 1、目录由公司档案管目录由公司档案管档档案案 1 1、类型由公司档案管类型由公司档案

4、管 创建表单维护创建表单维护类类型型（目目的的由由理员创建理员创建类型（类型名、类型（类型名、管管理理 2 2、类型修改必须在无类型修改必须在无 创建年限、创建年限、创建创建相关文档时才可进行相关文档时才可进行人、人、是否建立卷是否建立卷或批量更新相关档案或批量更新相关档案宗宗类类型型是是否否立卷）立卷）后才可操作后才可操作文档时才可进行文档时才可进行（文件）（文件）（必须（必须/实物（音像）实物（音像）实实物物/照照片片/实实物证书物证书实物电子实物电子（相（相同）同）实物电子实物电子（不（不同）同）电子（文件）电子（文件）决决定定 3 3、删除必须在无相关删除必须在无相关 创建卷宗）创建卷

5、宗）1 1、1 1、1 1、档档案案 档案可实现以下移动方档案可实现以下移动方移移交交 式：式：（权权 1 1、跨档案室的单一及批跨档案室的单一及批限限不不 量移交。量移交。变变情情况下）况下）查查询询 1 1、具有高级搜索选型具有高级搜索选型管理管理功能，档案管理员可功能，档案管理员可轻松实现匹配查询轻松实现匹配查询2 2、查询根据权限控制查询根据权限控制表显示相应文档。表显示相应文档。借借阅阅 1 1、跨事业部借阅管理跨事业部借阅管理管理管理2 2、跨本部借阅管理跨本部借阅管理3 3、记录借阅信息状态记录借阅信息状态并并反反映映到到相相应应条条目目（实物类）（实物类）销销毁毁 1 1、电子

6、无销毁电子无销毁功能功能2 2、实物销毁更新相应实物销毁更新相应卷宗及相关文档标识卷宗及相关文档标识打打印印 4 4、系统可打印以下表系统可打印以下表功能功能格格(具具体体见见档档案案管管理理实施细则中的附件实施细则中的附件)：表表 1 1、归档文件封面归档文件封面（卷（卷宗封面）宗封面）表表 2 2、卷内文件目录、卷内文件目录表表 3 3、卷内备考表、卷内备考表表表 5 5、档案销毁清册、档案销毁清册表表 6 6、档案移交清单、档案移交清单系系统统 1 1、档案管理员维护档案管理员维护维护维护2 2、权限维护权限维护3 3、卷宗维护卷宗维护4 4、目录维护目录维护性性能能 1 1、条目（自动

7、作为查条目（自动作为查要求要求询目录了）与附件分询目录了）与附件分开存储开存储2 2、考虑后期平台拓展考虑后期平台拓展3 3、考虑后期的数据库考虑后期的数据库移植移植二、权限结构库二、权限结构库1 1 数据库描述数据库描述功能：保存系统管理权限信息。功能：保存系统管理权限信息。角色：公司档案管理员角色：公司档案管理员权限：管理者公司档案管理员权限：管理者公司档案管理员作者本部档案管理员、作者本部档案管理员、事业部档案事业部档案管理员管理员读者读者defaultdefault2 2 维护流程维护流程3 3 表单表单1.1.本部信息表本部信息表a)a)表单表单本部信息表本部信息表本部名称：本部名称

8、：本部群组名称：本部群组名称：本部长：本部长：本部档案管理员：本部档案管理员：主管总裁：主管总裁：b)b)权限权限创创建：建：修修改：改：公司档案管理员、本部档案管理员公司档案管理员、本部档案管理员公司档案管理员公司档案管理员删删除：除：说说公司档案管理员公司档案管理员公司档案管理员创建完成本部信息后，公司档案管理员创建完成本部信息后，本部档案管理员对内容进行维护。本部档案管理员对内容进行维护。明：明：必须指定本部档案管理员，必须指定本部档案管理员，指定后，指定后，由由c)c)描述描述字段名字段名 类类称称本部名称本部名称值产生值产生 流流权限权限程程填写填写1 1其他其他型型字字符符公公司司

9、档档案案 必填必填管管理理员员创创建。建。本部长本部长姓姓选择、选择、2 2本本部部档档案案 必填必填管管理理员员维维护。护。公公司司档档案案 公司档公司档管管理理员员维维 案管理案管理护护员必填员必填本本部部档档案案管理员管理员本本部部档档案案管理员管理员名名可多值可多值本部档案管理本部档案管理员员姓姓选择、选择、1 1名名可多值可多值群群姓姓从通讯从通讯选择、选择、本部群组名称本部群组名称组组录选择录选择主管总裁主管总裁名名可多值可多值2.2.事业部信息表事业部信息表a)a)表单表单事业部维护表事业部维护表本部名称：本部名称：事业部名称：事业部名称：事业部群组名称：事业部群组名称：本部长：

10、本部长：事业部总经理：事业部总经理：本部群组名称：本部群组名称：本部档案管理员：本部档案管理员：事业部档案管理员：事业部档案管理员：总裁：总裁：b)b)权限权限创创建：建：修修改：改：删删除：除：说说本部档案管理员创建完成事业部信息本部档案管理员创建完成事业部信息后，后，由事业部档案管理员对内容进行维由事业部档案管理员对内容进行维护。护。c)c)描述描述字字 段段 名名 类类称称本部名称本部名称本部档案管理员本部档案管理员事业部档案管理员事业部档案管理员本部档案管理员本部档案管理员明：明：后，后，必须指定事业部档案管理员，必须指定事业部档案管理员，指定指定值产生值产生 流流权限权限程程选择选择

11、3 3其他其他型型字字符符本本部部档档案案 必填必填管管理理员员选选择。择。本部长本部长姓姓名名姓姓名名群群组组姓姓名名3 3必填必填公公 司司 档档案案 管管 理理员必填员必填本本 部部 档档 案案 管管 理理员员本部群组名称本部群组名称主管总裁主管总裁事业部名称事业部名称事业部总经理事业部总经理事事 业业 部部 档档 案案 管管理员理员事事 业业 部部 群群 组组 名名称称3.3.操作操作 创建本部信息创建本部信息 创建事业部信息创建事业部信息 编辑编辑 删除删除4 4 权限分配规则权限分配规则条目查询条目查询档案阅读档案阅读卷宗管理卷宗管理IVIV同档案阅读权限同档案阅读权限事业部员工、

12、事业部员工、本部长、本部长、总裁、总裁、本部档案管理员、所有事业本部档案管理员、所有事业本部档案管理员、本部档案管理员、本事业部本事业部部档案管理员部档案管理员档案管理员档案管理员事业部总经理、事业部总经理、本部长、本部长、总总裁、裁、本部档案管理员、本部档案管理员、本事本事业部档案管理员业部档案管理员本部档案管理员、所有事业本部档案管理员、所有事业部档案管理员部档案管理员IIIIII同档案阅读权限同档案阅读权限IIIII I同档案阅读权限同档案阅读权限总裁总裁本部档案管理员、所有事业本部档案管理员、所有事业本部长、本部长、总裁、总裁、本部管理员本部管理员部档案管理员部档案管理员总裁总裁本部档

13、案管理员、所有事业本部档案管理员、所有事业部档案管理员部档案管理员三、档案目录库三、档案目录库1 1 数据库描述数据库描述功能：保存档案目录结构信息。功能：保存档案目录结构信息。角色：公司档案管理员角色：公司档案管理员权限：管理者公司档案管理员权限：管理者公司档案管理员作者公司档案管理员作者公司档案管理员读者读者defaultdefault2 2 表单表单1.1.权限权限档案条目管理只能由公司档案管理员创建、档案条目管理只能由公司档案管理员创建、编辑、删除，其他人员只有阅读权限编辑、删除，其他人员只有阅读权限2.2.内容内容 用户按级别维护目录用户按级别维护目录 在维护下一级目录时，需要先选择

14、上一级目在维护下一级目录时，需要先选择上一级目录。录。目录编号按目录编码规则完成，用户自行填目录编号按目录编码规则完成，用户自行填写。写。一级目录信息一级目录信息一一 级级 目目 录录名称：名称：一一 级级 目目 录录名称：名称：二二 级级 目目 录录名称：名称：一一 级级 目目 录录名称：名称：二二 级级 目目 录录名称：名称：三三 级级 目目 录录名称：名称：3.3.操作操作 创建一级目录创建一级目录 创建二级目录创建二级目录 创建三级目录创建三级目录一一 级级 目目 录录编号：编号：二级目录信息二级目录信息一一 级级 目目 录录编号：编号：二二 级级 目目 录录编号：编号：三级目录信息三

15、级目录信息一一 级级 目目 录录编号：编号：二二 级级 目目 录录编号：编号：三三 级级 目目 录录编号：编号：删除删除 编辑编辑四、档案条目库四、档案条目库1 1 数据库描述数据库描述功能：保存档案条目信息。功能：保存档案条目信息。角色：公司档案管理员角色：公司档案管理员权限：管理者公司档案管理员权限：管理者公司档案管理员作者作者defaultdefault读者读者defaultdefault2 2 档案投档档案投档1.1.流程：流程：员工创建档案文件员工创建档案文件 事业部档案管理员事业部档案管理员归档归档2.2.内容：内容：普通员工创建投档文档，填写内容（红色部普通员工创建投档文档，填写

16、内容（红色部分）分）：档案条目档案条目档案档案编号编号文件文件 1 1页数页数1 1文件文件号号备注备注 1 1目录目录产生产生日期日期1 1名称名称产生产生部门部门归档归档部门部门1 1保存保存期限期限承办承办人人权限权限特殊特殊权限权限是否是否存档存档客户客户名称名称密级密级项目档案信息项目档案信息（如是项目或合同填写以下信息）（如是项目或合同填写以下信息）1 1归属归属地地项目项目周期周期服务服务期期1 11 11 1项目项目名称名称1 1金额金额 1 1结项结项日期日期档案档案类型类型1 1档案文件档案文件1 1附件附件 1 1档案库信息档案库信息创建创建人人归归档档日期日期审审批批人

17、：人：审批信息审批信息2 2审审 批批 时时间：间：2 2创建日创建日期期 提交事业部档案管理员归档。提交事业部档案管理员归档。3.3.操作：操作：创建档案创建档案 编辑编辑 删除删除3 3 档案归档档案归档1.1.内容：内容：档案管理员创建档案流程：档案管理员创建档案流程：创建档案时，选择档案一级目录、二级目录、创建档案时，选择档案一级目录、二级目录、三级目录、卷宗。三级目录、卷宗。如果从卷宗库中选择已存在的卷宗，如果从卷宗库中选择已存在的卷宗，则自动产则自动产生卷宗中已有的分类，生卷宗中已有的分类，并根据已有的卷宗号和并根据已有的卷宗号和同一卷宗号中的文件号，同一卷宗号中的文件号，自动形成

18、完整的档案自动形成完整的档案号。号。如果没有卷宗，如果没有卷宗，则需先维护卷宗库中的卷宗内则需先维护卷宗库中的卷宗内容，然后创建档案。容，然后创建档案。在文件加入档案库时，在文件加入档案库时，如果不选择卷宗，如果不选择卷宗，只选只选择档案分类，可作为文件放置。择档案分类，可作为文件放置。档案在系统中需填写以下内容，形成档案条档案在系统中需填写以下内容，形成档案条目。目。档案条目档案条目档案档案编号编号文件文件号号文件文件名称名称卷宗编号：卷宗编号：产生产生部门部门归档归档部门部门页数页数备注备注目录目录卷宗卷宗名称名称产生产生日期日期保存保存期限期限承办承办人人权限权限特殊特殊权限权限是否是否

19、存档存档客户客户名称名称密级密级项目档案信息项目档案信息（如是项目或合同填写以下信息）（如是项目或合同填写以下信息）归属归属地地项目项目周期周期服务服务期期项目项目名称名称金额金额结项结项日期日期档案档案类型类型档案文件档案文件附件附件档案库信息档案库信息创建创建人人归归档档日期日期创建日创建日期期4 4 档案编码规范档案编码规范一位一位三位三位两位两位两位一位两位一位四位四位三位三位0 00 00 0一级目录年度年限级别卷序号文件序号一级目录年度年限级别卷序号文件序号二级目录二级目录三级目录三级目录案卷号案卷号档案编号档案编号一一 级级 目目 按按 A/B/C/DA/B/C/D编码，按选择的

20、目编码，按选择的目录编码录编码录编码录编码录编码录编码码码年年 限限 编编 一位罗马数字，对应关系如下：一位罗马数字，对应关系如下：码码5 5 年年1010 年年1515 年年3030 年年永久永久级级 别别 编编 按权限级别选择按权限级别选择码码（权权录名称自动生成。录名称自动生成。生成。生成。生成。生成。二二 级级 目目 三位数字，按选择的目录名称自动三位数字，按选择的目录名称自动三三 级级 目目 两位数字，按选择的目录名称自动两位数字，按选择的目录名称自动年年 度度 编编 两位数字，系统自动生成。两位数字，系统自动生成。限）限）卷卷 序序 号号 当系统组卷时，根据原有序号，自当系统组卷时

21、，根据原有序号，自编码编码号编码号编码动排序号。动排序号。动排序文件号。动排序文件号。文文 件件 序序 当系统组卷时，根据原有序号，自当系统组卷时，根据原有序号，自5 5 条目库配置文档条目库配置文档 在档案条目库中对档案文件附件存放的档案在档案条目库中对档案文件附件存放的档案库进行配置，设置附件存放的数据库。库进行配置，设置附件存放的数据库。当档案库数据库大小超过一定的数据量，当档案库数据库大小超过一定的数据量，管理管理员可新建档案库。员可新建档案库。配置文档只能编辑、配置文档只能编辑、不能删除，不能删除，配置文档只有配置文档只有一个。一个。文文 件件 库库 名名称：称：文文 件件 库库 路

22、路径：径：6 6 档案查询档案查询 档案条目查询权限与档案相同阅读权限相同。档案条目查询权限与档案相同阅读权限相同。提供模糊查询功能，提供模糊查询功能，通过输入关键字，通过输入关键字，可与档可与档案条目中的所有字段匹配。案条目中的所有字段匹配。五、档案卷宗五、档案卷宗1 1 数据库描述数据库描述功能：保存档案卷宗。功能：保存档案卷宗。权限：管理者公司档案管理员权限：管理者公司档案管理员作者事业部档案管理员、作者事业部档案管理员、本部档案本部档案管理员管理员不能存取者不能存取者defaultdefault2 2 档案卷宗维护档案卷宗维护卷宗内容：卷宗内容：卷宗名卷宗名 一级分类一级分类称称填写填

23、写从从 目目 录录 库库 从目录库中从目录库中从目录库中从目录库中中选择中选择（必（必 选择（如空选择（如空选择（如空选择（如空选）选）则则 编编 码码 为为 则则 编编 码码 为为零）零）卷宗描卷宗描 对此卷的描述对此卷的描述述：述：卷卷排排宗宗 根据卷宗选择的目录，根据编码规则根据卷宗选择的目录，根据编码规则自动产生。自动产生。架架号：号：零）零）二级分类二级分类三级分类三级分类号：号：所属本所属本部：部：已有页已有页 根据已创建的卷内文件的文件页数总根据已创建的卷内文件的文件页数总数：数：容：容：和计算得出。和计算得出。文件号。并有档案内容链接。文件号。并有档案内容链接。文文 件件号：号

24、：文文 件件号：号：文文 件件号：号：文文 件件号：号：文文 件件名称：名称：文文 件件名称：名称：文文 件件名称：名称：文文 件件名称：名称：卷内内卷内内 自动获得卷内每个文件的文件名称与自动获得卷内每个文件的文件名称与 当对卷宗中三层分类信息中的任何一级分类当对卷宗中三层分类信息中的任何一级分类做修改后，需要点击“更新卷宗”操作，对卷做修改后，需要点击“更新卷宗”操作，对卷宗内所有文档的信息进行更新。宗内所有文档的信息进行更新。3 3 档案卷宗配置文档档案卷宗配置文档 当放置在此卷的文件页数超过设定值，当放置在此卷的文件页数超过设定值，不能向不能向此卷宗归档，只能重新立卷。此卷宗归档，只能

25、重新立卷。配置文档只能编辑、配置文档只能编辑、不能删除，不能删除，配置文档只有配置文档只有一个。一个。卷卷 宗宗 最最大页数：大页数：4 4 操作操作 创建档案卷宗创建档案卷宗 编辑编辑 更新卷宗更新卷宗六、档案借阅六、档案借阅档案借阅分为档案查询、档案借阅分为档案查询、档案借阅，档案借阅，其中档案借其中档案借阅分为借阅审批与借阅管理。阅分为借阅审批与借阅管理。1 1 档案查询档案查询 公司档案管理员将根据查询人提出的查询申公司档案管理员将根据查询人提出的查询申请，请，在查询界面中进行查询，在查询界面中进行查询，并将查询结果导并将查询结果导出出 excelexcel 表，作为附件发送给查询人。

26、表，作为附件发送给查询人。查询人需在查询结果中确认需要的档案条目，查询人需在查询结果中确认需要的档案条目，记录档案编号。记录档案编号。查询单样式：查询单样式：档案查询单档案查询单查查查查询询询询本部：本部：返返 回回 结结果果期：期：查询内容：查询内容：关关关关返返键键键键回回关关关关键键键键字字 1 1：字字 3 3：结果：结果：2 2 档案借阅审批档案借阅审批事事业业人：人：日期：日期：日日部：部：字字 2 2：字字 4 4：档案借阅人在查询流程中获得档案编号后，档案借阅人在查询流程中获得档案编号后，将将填写借阅单，填写借阅单，并选择自己所在的本部、并选择自己所在的本部、事业部。事业部。系

27、统根据查询人填写的档案条目中的权限信系统根据查询人填写的档案条目中的权限信息和本部、事业部的信息，定义审批流程。息和本部、事业部的信息，定义审批流程。当系统中定义的事业部总经理、当系统中定义的事业部总经理、本部长定义为本部长定义为多人时，多人时，系统缺省将定义第一个领导作为审批系统缺省将定义第一个领导作为审批人。人。填写借阅单时，如果该档案是实物或纸制档填写借阅单时，如果该档案是实物或纸制档案，案，且被借出，且被借出，系统将提示用户现在不能借阅。系统将提示用户现在不能借阅。档案卷宗中增加档案移交标记，档案卷宗中增加档案移交标记，当档案由本部当档案由本部移交事业部时，将此标记置为“是”移交事业部

28、时，将此标记置为“是”。当借阅档案为纸制或实物档案，当借阅档案为纸制或实物档案，且标记为且标记为“是”“是”时，时，流程中最后流转到本部档案管理员将变为流程中最后流转到本部档案管理员将变为流转给公司档案管理员。流转给公司档案管理员。流程：定义借阅人为本部流程：定义借阅人为本部 1 1、事业部、事业部 1 1 员工。员工。本本事事业业部部流流程程跨跨事事业业部部流流程程跨跨查询人查询人 事业部事业部 1 1 总经理总经理 本部长本部长 1 1查询人查询人 事业部事业部 1 1 总经总经理理 事业部事业部 2 2 总经理总经理 本部本部 1 1 档案管理员档案管理员4 4 级档案级档案3 3 级档

29、案级档案2 2 级档案级档案查查询询人人 查查 询询 人人 查询人查询人 事事本部本部 1 1 档案档案 事业部事业部 1 1 总总 业部业部 1 1 总经总经管理员管理员经经 理理 本本 理理 本部长本部长部部 1 1 档案管档案管 1 1 本本部部 1 1理员理员档案管理员档案管理员本本部部档档案案 本部长本部长 2 2 本部本部 2 2 档案管理员档案管理员3 3 档案借阅管理档案借阅管理当档案借阅流程流转到本部档案管理员时，当档案借阅流程流转到本部档案管理员时，本部本部档案管理员根据档案类型进行判断。档案管理员根据档案类型进行判断。如果是电子档案，如果是电子档案，档案管理员将向借阅人发

30、送档案管理员将向借阅人发送改档案条目的链接。改档案条目的链接。链接会在两天后自动失效。链接会在两天后自动失效。如果是纸制或实物档案，如果是纸制或实物档案，管理员将发送邮件通管理员将发送邮件通知，通知员工来领取。知，通知员工来领取。在员工领取时，在员工领取时，档案管理员将标记该档案为借档案管理员将标记该档案为借出，归还时将标记为档案已归还。出，归还时将标记为档案已归还。借阅单样式：借阅单样式：档案借阅单档案借阅单借阅人：借阅人：借借 阅阅 档档案编号：案编号：档档 案案 类类本部：本部：事事业业部：部：条条 目目名称：名称：所所 属属型：型：借借 阅阅 状状态：态：审审 批批 结结果：果：部门：

31、部门：七、特殊档案库七、特殊档案库 特殊档案库只有特定用户才能进入。特殊档案库只有特定用户才能进入。特殊档案库使用与普通档案库相同的目录库、特殊档案库使用与普通档案库相同的目录库、权限库，权限库，但使用独立的卷宗库、条目库、附件但使用独立的卷宗库、条目库、附件库。库。特殊档案库的其他管理同普通档案库。特殊档案库的其他管理同普通档案库。特殊档案库无档案借阅管理，特殊档案库无档案借阅管理，档案借阅由特殊档案借阅由特殊档案库档案管理员自行处理。档案库档案管理员自行处理。八、档案库八、档案库 档案库存放档案文件附件。档案库存放档案文件附件。档案库附件阅读权限根据附件所在的档案条档案库附件阅读权限根据附件所在的档案条目确定。目确定。档案库可根据用户需要，按模板新建。档案库可根据用户需要，按模板新建。新建档案库后，新建档案库后，需要用户在档案条目库中的配需要用户在档案条目库中的配置文档中进行配置修改，置文档中进行配置修改，才能存放档案文件附才能存放档案文件附件。件。