现代企业档案管理培训ppt课件.ppt

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1、现代企业档案管理培训现代企业档案管理培训1uu有人说，恒量一个企业的好坏，可以去该企业的档案室看一下有人说，恒量一个企业的好坏，可以去该企业的档案室看一下有人说，恒量一个企业的好坏，可以去该企业的档案室看一下有人说，恒量一个企业的好坏，可以去该企业的档案室看一下他的档案管理即可。此语可能不够全面，但却有一定的道理。他的档案管理即可。此语可能不够全面，但却有一定的道理。他的档案管理即可。此语可能不够全面，但却有一定的道理。他的档案管理即可。此语可能不够全面，但却有一定的道理。正规的档案管理，对文件夹、档案标识等都有要求。文件夹一正规的档案管理，对文件夹、档案标识等都有要求。文件夹一正规的档案管理

2、，对文件夹、档案标识等都有要求。文件夹一正规的档案管理，对文件夹、档案标识等都有要求。文件夹一般不超过般不超过般不超过般不超过4 4种；档案标识可以重要程度区分，用不同的颜色进种；档案标识可以重要程度区分，用不同的颜色进种；档案标识可以重要程度区分，用不同的颜色进种；档案标识可以重要程度区分，用不同的颜色进行标示。行标示。行标示。行标示。一个档案就像一本书，要定位、编号，使其一目了然；档案柜一个档案就像一本书，要定位、编号，使其一目了然；档案柜一个档案就像一本书，要定位、编号，使其一目了然；档案柜一个档案就像一本书，要定位、编号，使其一目了然；档案柜外要清晰的标明其目录。外要清晰的标明其目录。

3、外要清晰的标明其目录。外要清晰的标明其目录。2 2什么是档案管理什么是档案管理n什么是档案什么是档案 收集、整理、保管、鉴定、统计和提供收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。利用等活动。1、收集：什么需要归档，即归档范围必须要清楚；、收集：什么需要归档，即归档范围必须要清楚；2、统计：有什么内容，须统计清楚，实行电脑化管理。、统计：有什么内容，须统计清楚，实行电脑化管理。3、档案目录要清楚，并进行编码、整理，并分类保管。、档案目录要清楚，并进行编码、整理，并分类保管。4、档案的保存期限必须明确。、档案的保存期限必须明确。3档案管理的作用档案管理的作用l凭证作用凭证作用l参考作用参考作用

4、l档案工作档案工作 是用科学的原则和方法管理档案，并为各项工作进行服务的是用科学的原则和方法管理档案，并为各项工作进行服务的一项活动。包括档案的收集、整理、鉴定、编目和检索、保一项活动。包括档案的收集、整理、鉴定、编目和检索、保管、统计、编研和提供利用等。管、统计、编研和提供利用等。4档案管理工作原则档案管理工作原则档案工作的管理原则一般有两条：档案工作的管理原则一般有两条：1、统一领导。、统一领导。2、分级管理。、分级管理。为维护档案的完整与安全，进行档案管理必须为维护档案的完整与安全，进行档案管理必须要有相应的管理制度，并便于企业各单位的利要有相应的管理制度，并便于企业各单位的利用。用。5

5、企业档案概念的涵义企业档案概念的涵义v企业档案是企业各项活动的历史记录。企业档案是企业各项活动的历史记录。v企档的形成是具体地，即在特定的企业活动范围企档的形成是具体地，即在特定的企业活动范围内形成。内形成。v企档的内容构成是复杂地，这是由企业类型的多企档的内容构成是复杂地，这是由企业类型的多样性和企业活动内容的复杂性所决定的。样性和企业活动内容的复杂性所决定的。v企档是企业活动的一种历史记录，说明企业档案企档是企业活动的一种历史记录，说明企业档案所反映的事物或活动已经完成或告一段落。所反映的事物或活动已经完成或告一段落。6职工档案管理部门的职能职工档案管理部门的职能v保管职工档案保管职工档案

6、v收集、鉴别和整理职工档案材料收集、鉴别和整理职工档案材料v办理职工档案的查阅、借阅和转递手续办理职工档案的查阅、借阅和转递手续v登记职工工作变动情况登记职工工作变动情况v为有关部门提供职工情况为有关部门提供职工情况v做好职工档的安全、保密、保护工作做好职工档的安全、保密、保护工作v定期向企业档案室移交档案定期向企业档案室移交档案v办理其它有关事项办理其它有关事项7企业档案的一般分类企业档案的一般分类uu管理类管理类管理类管理类所有制度类档案所有制度类档案所有制度类档案所有制度类档案uu业务类业务类业务类业务类含技术类、研发类、营销类等含技术类、研发类、营销类等含技术类、研发类、营销类等含技术

7、类、研发类、营销类等uu财务类财务类财务类财务类独立管理独立管理独立管理独立管理uu人事类人事类人事类人事类所有人力资源类档案所有人力资源类档案所有人力资源类档案所有人力资源类档案uu其它类其它类其它类其它类不能归入上述四类的档案不能归入上述四类的档案不能归入上述四类的档案不能归入上述四类的档案8 8档案室的类型档案室的类型v普通档案、文书档案普通档案、文书档案v技术档案技术档案v音像档案音像档案v人事档案人事档案v综合档案综合档案v联合档案室，比如集团公司，有联合档案室，比如集团公司，有些类似于服务中心、文件中心些类似于服务中心、文件中心9企业档案的工作性质企业档案的工作性质管理性管理性对企

8、业档案进行管理对企业档案进行管理服务性服务性为各单位提供查阅和参考为各单位提供查阅和参考保密性保密性维护和保护企业资源，避免不必要的损失。维护和保护企业资源，避免不必要的损失。是否保密档案，在定义制度时须规定清楚，是否保密档案，在定义制度时须规定清楚，并加盖保密章。并加盖保密章。10档案管理现代化的总目标档案管理现代化的总目标n n第一、是最大限度地延长档案寿命第一、是最大限度地延长档案寿命第一、是最大限度地延长档案寿命第一、是最大限度地延长档案寿命n n第二、是充分发挥档案的作用，迅速、准第二、是充分发挥档案的作用，迅速、准第二、是充分发挥档案的作用，迅速、准第二、是充分发挥档案的作用，迅速

9、、准 确地提供档案信息，为企业地进步确地提供档案信息，为企业地进步确地提供档案信息，为企业地进步确地提供档案信息，为企业地进步 和发展服务。和发展服务。和发展服务。和发展服务。n n第三、是在电子文件不断生成的情况下，第三、是在电子文件不断生成的情况下，第三、是在电子文件不断生成的情况下，第三、是在电子文件不断生成的情况下，进行及时有效地收集、整理，不断进行及时有效地收集、整理，不断进行及时有效地收集、整理，不断进行及时有效地收集、整理，不断 丰富档案内容和档案信息。丰富档案内容和档案信息。丰富档案内容和档案信息。丰富档案内容和档案信息。备注：所有长期保存的档案，不宜用彩色或喷墨打印，宜用激光

10、打印；传真备注：所有长期保存的档案，不宜用彩色或喷墨打印，宜用激光打印；传真纸不能保存；所有的签名、批示不能用铅笔、圆珠笔，红墨水等。纸不能保存；所有的签名、批示不能用铅笔、圆珠笔，红墨水等。1111档案管理系统档案管理系统 档案管理系统包含档案管理系统包含档案管理系统包含档案管理系统包含1 1、文件管理、文件管理、文件管理、文件管理2 2、文书档案管理、文书档案管理、文书档案管理、文书档案管理3 3、科技档案管理、科技档案管理、科技档案管理、科技档案管理4 4、会计档案管理、会计档案管理、会计档案管理、会计档案管理5 5、声像档案管理、声像档案管理、声像档案管理、声像档案管理6 6、系统配置

11、模块、系统配置模块、系统配置模块、系统配置模块7 7、档案制作系统、档案查询系统等。、档案制作系统、档案查询系统等。、档案制作系统、档案查询系统等。、档案制作系统、档案查询系统等。电子系统能大大提高档案管理的工作效率，加快档案检索速度，提高电子系统能大大提高档案管理的工作效率，加快档案检索速度，提高电子系统能大大提高档案管理的工作效率，加快档案检索速度，提高电子系统能大大提高档案管理的工作效率，加快档案检索速度，提高 档案的查找准确率，可使企事业单位的公文运转和档案管理一规范档案的查找准确率，可使企事业单位的公文运转和档案管理一规范档案的查找准确率，可使企事业单位的公文运转和档案管理一规范档案

12、的查找准确率，可使企事业单位的公文运转和档案管理一规范 化、现代化，真正实现档案的一体化管理。化、现代化，真正实现档案的一体化管理。化、现代化，真正实现档案的一体化管理。化、现代化，真正实现档案的一体化管理。12档案管理制度建设档案管理制度建设n档案管理办法档案管理办法n文件材料归档范围和不归档范围文件材料归档范围和不归档范围n文书档案保管期限表文书档案保管期限表n全宗档案分类大纲全宗档案分类大纲n档案分类编号方案档案分类编号方案n档案人员岗位职责档案人员岗位职责n整理（立卷）制度整理（立卷）制度n档案利用制度档案利用制度n档案保管制度档案保管制度n档案保密制度档案保密制度n档案销毁制度档案销

13、毁制度13档案管理制度建设档案管理制度建设1、编写制度时，以下因素不能少：文件名称、版次、编制时间、制作、编写制度时，以下因素不能少：文件名称、版次、编制时间、制作部门、页码部门、页码/页次、文件归档的范围、文件归档的时间、文件归档的页次、文件归档的范围、文件归档的时间、文件归档的份数、文件归档的要求与手续。份数、文件归档的要求与手续。2、管理制度里面必须包含的内容应有：目的、适用范围、术语或定义、管理制度里面必须包含的内容应有：目的、适用范围、术语或定义、相关文件、职责权限、操作流程、相关的记录。相关文件、职责权限、操作流程、相关的记录。3、管理制度的书写，其语言描述须简洁、清楚、易懂、全面

14、，且无歧、管理制度的书写，其语言描述须简洁、清楚、易懂、全面，且无歧意。意。4、细节方面的要求也应规定。比如，纸张大小、格式、字体、编码装、细节方面的要求也应规定。比如，纸张大小、格式、字体、编码装订位置等。订位置等。1414企业档案的收集渠道企业档案的收集渠道o本企业业务职能部门移交的归档资料本企业业务职能部门移交的归档资料o外单位转让或移交的资料外单位转让或移交的资料o企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或转让资料转让资料o面向社会收集、征集的相关材料。面向社会收集、征集的相关材料。15文件材料的形成与归档文件材料的形成与归档l归档文件材料的范

15、围归档文件材料的范围1、上级来文、上级来文2、本单位制发的文件、本单位制发的文件3、下属单位来文、下属单位来文l各类文件材料的归档要求各类文件材料的归档要求1、文件材料要齐全、完整、准确反映本单位各项活动的历史面貌。、文件材料要齐全、完整、准确反映本单位各项活动的历史面貌。2、文件材料的规格与字迹要求、文件材料的规格与字迹要求3、归档声像材料的要求。、归档声像材料的要求。16文件材料的形成与归档文件材料的形成与归档l归档时间归档时间1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档。、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档。2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档。、设备档案归档时间：安装调

16、试完毕三个月内归档。3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实体完、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位移交归档。成后三个月内将项目文件向建设单位移交归档。4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交。、会计档案归档时间：隔年向档案室移交。5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交。、业务档案归档时间：由动态转静态后移交。6、其他档案归档时间：活动结束后归档。、其他档案归档时间：活动结束后归档。17文书档案案卷格式文书档案案卷格式v案卷卷皮格式案卷卷皮格式 两种：硬卷皮、软卷皮。两种：硬卷皮、软卷皮。v硬卷皮外形尺寸硬卷皮外形尺寸 封面尺寸规格采用封面尺寸

17、规格采用300mm220mm或或280mm210mm（长（长宽）宽）v封底尺寸同封面尺寸封底尺寸同封面尺寸 封底三边（上、下、翻口处）要另有封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设以根据需要分别设以10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。（推荐使用宽的装订纸舌。（推荐使用250g的牛皮纸制作案卷硬卷皮）的牛皮纸制作案卷硬卷皮）18案卷封面项目案卷封面项目封面项目包括：封面项目包括：全宗名称全宗名称 类目名称类目名称 案卷题名案卷题名 时间时

18、间 内容提要内容提要 保管期限保管期限 件件 页数页数 归档号归档号 各项目具体位置各项目具体位置/尺寸尺寸19卷内文件目录格式卷内文件目录格式l3.1 目录用纸，幅面尺寸采用国内通用目录用纸，幅面尺寸采用国内通用16开型（即长开型（即长宽为宽为260mm185mm）或国际标准）或国际标准A4型（即长型（即长宽为宽为297mm210mm）。）。l3.2 页边与文字区尺寸页边与文字区尺寸 卷内目录用纸，上白边（天头）宽卷内目录用纸，上白边（天头）宽200.5mm 卷内目录用纸，下白边（地脚）宽卷内目录用纸，下白边（地脚）宽150.5mm 卷内目录用纸，左白边（订口）宽卷内目录用纸，左白边（订口）

19、宽250.5mm 卷内目录用纸，右白边（翻口）宽卷内目录用纸，右白边（翻口）宽150.5mm装订注意事项：装订注意事项：1、装订时文件格式须一致（如打孔时会把字打掉）。、装订时文件格式须一致（如打孔时会把字打掉）。2、活页文件存放时，多于、活页文件存放时，多于2页的文件须标明页数，以防丢失。页的文件须标明页数，以防丢失。3、不要用铁制文件夹；重要文件不要订，书钉会生锈。、不要用铁制文件夹；重要文件不要订，书钉会生锈。4、装订时不要压着字体，不然可能会有腐蚀损坏。、装订时不要压着字体，不然可能会有腐蚀损坏。5、卷内文件目录须含以下项：顺序号、文件号、责任者、题名、日期、页号、备注。、卷内文件目录

20、须含以下项：顺序号、文件号、责任者、题名、日期、页号、备注。20档案如何分类管理档案如何分类管理A、时间分类法：、时间分类法：1、年度分类法、年度分类法 2、时期分类法。、时期分类法。B、来源分类：、来源分类：1、组织机构分类法、组织机构分类法 2、作者分类法、作者分类法 3、通讯者分类法。、通讯者分类法。C、内容分类法：、内容分类法：1、技术分类法、技术分类法 2、文书分类法、文书分类法 3、媒体分类法、媒体分类法D、形式分类法：、形式分类法：1、按文件种类分类、按文件种类分类 2、按载体形态分类、按载体形态分类 3、按形状规格分类。、按形状规格分类。分类的一般方法有：分类的一般方法有：21

21、编制档案检索工具的基本要求编制档案检索工具的基本要求n全，指信息存贮丰富，资料齐全全，指信息存贮丰富，资料齐全n准，指检索准确，无歧意或重复准，指检索准确，无歧意或重复n快，指迅速，快捷找到所需资料快，指迅速，快捷找到所需资料n便，指检索要方便，不繁琐便，指检索要方便，不繁琐22文书文件归档的整理方法与步骤文书文件归档的整理方法与步骤文件材料的分类文件材料的分类 采用复式分类法，主要形式为：采用复式分类法，主要形式为：年度年度问题（机构）问题（机构）-保管期限（保管期限（=要求的保存期限要求的保存期限+1年）年）年度年度保管期限保管期限归档文件保管期限的界定归档文件保管期限的界定 1、归档文件

22、的保管期限分为：永久、长期、短期。、归档文件的保管期限分为：永久、长期、短期。2、界定原则：、界定原则：A、反映单位主要活动，具有长远利用价值的档案，列为永久保管。、反映单位主要活动，具有长远利用价值的档案，列为永久保管。B、反映单位一般性工作活动，在较长时间内具有查考利用价值地，列为、反映单位一般性工作活动，在较长时间内具有查考利用价值地，列为 长期保管。长期保管。C、凡是在较短时间内对本机关有查考利用价值地，列为短期保管。、凡是在较短时间内对本机关有查考利用价值地，列为短期保管。排列：排列：分年度、分保管期限、分类别。分年度、分保管期限、分类别。编号：编号：归档规格及填写要求；修整与装订。

23、归档规格及填写要求；修整与装订。231、编制归档文件目录，包括：件号、责任者、档号、内容概要、日期、编制归档文件目录，包括：件号、责任者、档号、内容概要、日期、页数、备注等。页数、备注等。2、档案盒盒脊项目填表，包括：全宗号、年度、保存期限、机构、起、档案盒盒脊项目填表，包括：全宗号、年度、保存期限、机构、起止件号、盒号等。（文件夹均需编号，然后在文件柜的检索表上只止件号、盒号等。（文件夹均需编号，然后在文件柜的检索表上只体现文件夹的编号即可）体现文件夹的编号即可）3、档案盒封面填写。、档案盒封面填写。4、备考表填写。备考表必须要有，档案如有变更，须在备考表上作好、备考表填写。备考表必须要有，

24、档案如有变更，须在备考表上作好记录。原稿文件不能丢，盖作废参考章保留。记录。原稿文件不能丢，盖作废参考章保留。文书文件归档的整理方法与步骤文书文件归档的整理方法与步骤24部分名词释意和说明：部分名词释意和说明：1、全宗名称：即立档单位名称，全称或简称。、全宗名称：即立档单位名称，全称或简称。2、类目名称：全宗内第一级类目，机构或问题。、类目名称：全宗内第一级类目，机构或问题。3、案卷题名：即该档案的主要内容概括。、案卷题名：即该档案的主要内容概括。4、归档号：文书处理部门编制的案卷顺序号。、归档号：文书处理部门编制的案卷顺序号。5、档号：机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。、档号

25、：机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案卷顺序编号。卷顺序编号。6、装订前去掉金属物，对存在问题的文件，做好补齐页面、修复、装订前去掉金属物，对存在问题的文件，做好补齐页面、修复、折叠等工作。折叠等工作。7、档案装订打孔时，要在一条直线上。、档案装订打孔时，要在一条直线上。8、装订用财务的装订方式，不能用铁钉式地，防止腐蚀。、装订用财务的装订方式，不能用铁钉式地，防止腐蚀。9、案卷排列时，一般先按保管期限，再按机构或问题，具体根据、案卷排列时，一般先按保管期限，再按机构或问题

26、，具体根据分类方案。分类方案。10、购买时需注意，文件夹和文件柜要标准；档案室的文件夹最、购买时需注意，文件夹和文件柜要标准；档案室的文件夹最好不要超过好不要超过5种；排排档案之间应有种；排排档案之间应有30公分的距离，以防潮。公分的距离，以防潮。11、顶楼不可放置档案室；地下室不能放置档案室。、顶楼不可放置档案室；地下室不能放置档案室。25档案保管的基本要求档案保管的基本要求l以防为主，防治结合以防为主，防治结合l加强重点，照顾一般加强重点，照顾一般l自力更生，勤俭节约自力更生，勤俭节约l立足长远，保证当前立足长远，保证当前26温湿度控制温湿度控制v档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在

27、档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14-24，有设备的库房日变化，有设备的库房日变化幅度不超过幅度不超过2；相对湿度应控制在；相对湿度应控制在45-60%，有设备的库房日变化幅度不超过，有设备的库房日变化幅度不超过5%。v保存母片的胶片库，温度应控制在保存母片的胶片库，温度应控制在13-15，相对湿度应控制在，相对湿度应控制在35-45%。（超。（超过此范围，会自然氧化，褪色掉了）过此范围，会自然氧化，褪色掉了）v各库房及库外应科学地安设温湿度记录表，潮湿地区应配备除湿机；专门库房应各库房及库外应科学地安设温湿度记录表，潮湿地区应配备除湿机；专门库房应安装空调设备。库房内外温湿度应定时

28、测记，一般每天两次，掌握温湿度变化情安装空调设备。库房内外温湿度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节。注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行一次综合分况，随时予以控制调节。注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行一次综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制定综合管理计划。析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制定综合管理计划。v空调、除湿或增湿设备应定期检修、保养。温湿度记录仪表应按设备要求定期校空调、除湿或增湿设备应定期检修、保养。温湿度记录仪表应按设备要求定期校验。验。v档案柜架应与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于档案柜架应与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于1

29、0cm，柜侧间距不小于，柜侧间距不小于60cm），成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。（柜内可根据需要放），成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。（柜内可根据需要放置一些袋装石灰粉，用以防潮、消毒）置一些袋装石灰粉，用以防潮、消毒）v新建库房竣工后，应经新建库房竣工后，应经6-12个月干燥后，方可将档案入库。个月干燥后，方可将档案入库。27虫霉防治与除尘虫霉防治与除尘l档案库区必须配备适合档案用的消防器材，如干粉灭火器，档案库区必须配备适合档案用的消防器材，如干粉灭火器，并按设备要求定期检查、更换。并按设备要求定期检查、更换。l安全使用电器设备，定期检查电器线路，库内严禁明火装安全使

30、用电器设备，定期检查电器线路，库内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆品。置和使用电炉及存放易燃易爆品。l档案库房宜安装火警及防盗报警装置，并有切实可行的防档案库房宜安装火警及防盗报警装置，并有切实可行的防盗措施。盗措施。l定期防虫，可每个季度放置一次卫生球。定期防虫，可每个季度放置一次卫生球。l若文件发霉，不能晒，以防破碎。可将其扫描、打印、保若文件发霉，不能晒，以防破碎。可将其扫描、打印、保存。存。l档案室除尘时需注意：昼量用干燥的抹布或拖布，不要用档案室除尘时需注意：昼量用干燥的抹布或拖布，不要用含水太多的湿拖布拖地和用太湿的抹布擦拭文件柜，以便含水太多的湿拖布拖地和用太湿的抹布擦拭文件

31、柜，以便防潮。档案室除尘最好使用吸尘器。防潮。档案室除尘最好使用吸尘器。28照明管理照明管理档案库房宜选用白炽灯作人工照明光源，照度不档案库房宜选用白炽灯作人工照明光源，照度不要超过要超过100勒克斯。如采用荧光灯时，应对紫外勒克斯。如采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤。线进行过滤。档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施。窗板等遮阳措施。档案在任何情况下均应避免阳光直射。因为档案档案在任何情况下均应避免阳光直射。因为档案纸是氯气漂白地，日晒后会变黄易碎。纸是氯气漂白地，日晒后会变黄易碎。29档案保管状况检查档案保管状况检查对库藏档案

32、应该经常进行检查，发现问题及时报告，并采取措施予以对库藏档案应该经常进行检查，发现问题及时报告，并采取措施予以处理。处理。每年定期对库藏档案进行一次抽检检查，比例每年定期对库藏档案进行一次抽检检查，比例20%以内即可，掌握档以内即可，掌握档案保管情况，为科学地管理积累资料。案保管情况，为科学地管理积累资料。档案管理是最基本地，须有有力的监督机制和有效的监督才行。监督机制必须是长期地，看档案管理是最基本地，须有有力的监督机制和有效的监督才行。监督机制必须是长期地，看得见地，数字化地，且与绩效挂钩地。得见地，数字化地，且与绩效挂钩地。案卷的规范化整理与编目案卷的规范化整理与编目案卷的规范化整理与编

33、目案卷的规范化整理与编目调整调整定卷定卷卷内卷内文件文件排列排列拟写拟写案卷案卷题名题名卷内卷内文件文件编号编号填写填写文件文件目录目录填卷填卷内备内备考表考表填写填写案卷案卷封面封面装订装订案卷案卷编制编制案卷案卷目录目录存档存档30科技文件归档整理科技文件归档整理n科技文件以卷为整理单位科技文件以卷为整理单位 科研文件按课题组卷科研文件按课题组卷 基建文件按项目组卷基建文件按项目组卷 设备文件按型号组卷设备文件按型号组卷案卷质量标准执行案卷质量标准执行科学技术档案案卷构成的一般要求，科学技术档案案卷构成的一般要求，编号编号GB/T118922-2000。31科技文件归档整理科技文件归档整理

34、科技文件组卷的原则及要求科技文件组卷的原则及要求1、原则：组卷要遵循科技文件材料形成的规律，保持案卷内科技文件材料的有机、原则：组卷要遵循科技文件材料形成的规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。联系，便于档案的保管和利用。2、组卷要求：、组卷要求：-案卷内科技文件材料的内容，必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理案卷内科技文件材料的内容，必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。活动的真实情况。-案卷内的科技文件材料，须齐全、完整。案卷内的科技文件材料，须齐全、完整。-案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸、铅案卷内科技文件

35、材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的的字迹。笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的的字迹。-案卷及卷内文件不重份，同一卷内若有不同保管期限的文件，该卷保管期限从案卷及卷内文件不重份，同一卷内若有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。长。32项目文件归档项目文件归档vv项目文件的收集项目文件的收集项目文件的收集项目文件的收集vv项目文件的形成和积累项目文件的形成和积累项目文件的形成和积累项目文件的形成和积累vv项目建设各阶段文件的收集及其责任项目建设各阶段文件的收集及其责任项目建设各阶段文件的收集及其责任项目建设各阶段文件的收集

36、及其责任vv项目竣工文件的编制项目竣工文件的编制项目竣工文件的编制项目竣工文件的编制vv项目文件的整理与归档项目文件的整理与归档项目文件的整理与归档项目文件的整理与归档vv项目档的整理与移交项目档的整理与移交项目档的整理与移交项目档的整理与移交33建设工程文件归档整理规范建设工程文件归档整理规范建设工程项目建设工程项目立项文件立项文件建设用地、征地、拆迁文件建设用地、征地、拆迁文件勘查、测绘、设计文件勘查、测绘、设计文件招投标文件招投标文件开工审批文件开工审批文件监理文件监理文件施工文件施工文件原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量

37、合格证及试验报告施工试验记录施工试验记录竣工图竣工图竣工验收文件竣工验收文件34其他归档文件的整理其他归档文件的整理l业务档案业务档案 按问题分类，以卷为整理单位，采用一事一卷的按问题分类，以卷为整理单位，采用一事一卷的方法组卷。方法组卷。l会计档案会计档案 按会计核算材料分类，以册、本为整理单位，分按会计核算材料分类，以册、本为整理单位，分年度，编号排列。详见年度，编号排列。详见会计档案管理办法会计档案管理办法l声像档案声像档案 按载体按载体-问题分类，以盒、张为整理单位。详见问题分类，以盒、张为整理单位。详见声像档案管理办法声像档案管理办法。l实物档案实物档案 按材料分类，排列编号，登记编

38、目。按材料分类，排列编号，登记编目。35电子档案管理电子档案管理主要内容主要内容v概述概述v文件文件v文件目录文件目录v文件的组织与数据存储文件的组织与数据存储v文件系统的其他功能文件系统的其他功能36概述概述文件系统出现的原因文件系统出现的原因 1、用户直接操作和管理辅助性存储器上的信息，繁琐复杂，易于、用户直接操作和管理辅助性存储器上的信息，繁琐复杂，易于 出错，可靠性差。出错，可靠性差。2、多道程序、分时系统的出现要求以方便、可靠的方式共享大容量辅助存储器。、多道程序、分时系统的出现要求以方便、可靠的方式共享大容量辅助存储器。文件系统是操作系统中负责存取和管理信息的模块，它用统一的方式管

39、理文件系统是操作系统中负责存取和管理信息的模块，它用统一的方式管理用户和系统信息的存储、检索、更新、共享和保护，并为用户提供一整套用户和系统信息的存储、检索、更新、共享和保护，并为用户提供一整套方便有效的文件使用和操作方法。方便有效的文件使用和操作方法。文件系统的功能文件系统的功能 1、文件的按名存取（基本功能）、文件的按名存取（基本功能）2、文件目录地建立和维护（用于实现上述基本功能）、文件目录地建立和维护（用于实现上述基本功能）3、实现逻辑文件到物理文件的转换（核心内容）、实现逻辑文件到物理文件的转换（核心内容）4、文件存储空间的分配和管理、文件存储空间的分配和管理 5、数据保密、保护和共

40、享、数据保密、保护和共享 6、提供一组用户使用的操作、提供一组用户使用的操作37文件文件一、文件一、文件 文件是由文件名字标识的，一组信息的组合。文件是由文件名字标识的，一组信息的组合。二、实现按名存取的文件系统的优点二、实现按名存取的文件系统的优点 1、将用户从复杂的物理存储地址管理中解放出来、将用户从复杂的物理存储地址管理中解放出来 2、可对文件提供各种安全、保密和保护措施、可对文件提供各种安全、保密和保护措施 3、实现文件的共享（同名共享、异名共享）、实现文件的共享（同名共享、异名共享）三、逻辑文件和物理文件三、逻辑文件和物理文件 大概来说，物理文件是实际存放数据的文件，就是在磁盘上具体

41、对应的文大概来说，物理文件是实际存放数据的文件，就是在磁盘上具体对应的文件，逻辑文件件，逻辑文件LF是物理文件的一个视图，按定义的是物理文件的一个视图，按定义的Key键值对数据进行了键值对数据进行了排序。也可以理解成，在所有排序。也可以理解成，在所有 Transact-SQL（存贮过程）语句中引用文（存贮过程）语句中引用文件时所使用的名称。件时所使用的名称。如果还不好理解的话，那么用数据表来代表物理文件，如果还不好理解的话，那么用数据表来代表物理文件，逻辑文件就是视图。当然实际上逻辑文件就是视图。当然实际上sql（结构化查询语言）中用的表也是（结构化查询语言）中用的表也是 物理数据加上数据的逻

42、辑结构表示而成的。物理数据加上数据的逻辑结构表示而成的。38文件的命名文件的命名v各操作系统的命名规则略有不同，在文件名字的格式（如合法字符集不各操作系统的命名规则略有不同，在文件名字的格式（如合法字符集不同、是否区分大小写等）和长度上存在差异。同、是否区分大小写等）和长度上存在差异。v通常，文件名字由文件名和展名组成，中间用通常，文件名字由文件名和展名组成，中间用“.”分隔。前者表示文件分隔。前者表示文件内容，后者表示文件特性。内容，后者表示文件特性。v通配符，通配符，“？”和和“*”两种。两种。”?”代表任何一个符合文件命名要求代表任何一个符合文件命名要求的合法字符；的合法字符；”*”代表

43、任何一个合法的字符串。代表任何一个合法的字符串。v文件名中一般不要加特殊符号，因为可能会使文件变为乱码。（如果遇文件名中一般不要加特殊符号，因为可能会使文件变为乱码。（如果遇到文件变为乱码的情况，可把该文件的文件名改为数字或其它试一下，到文件变为乱码的情况，可把该文件的文件名改为数字或其它试一下，也许能恢复。）也许能恢复。）vWord文档后面的文档后面的“.doc”不要动，因为有的电脑不认这个扩展名，如不要动，因为有的电脑不认这个扩展名，如果去掉，文档就变了。可把扩展名隐藏。果去掉，文档就变了。可把扩展名隐藏。39分件的分类分件的分类按用途按用途 系统文件、库文件、用户文件等系统文件、库文件、

44、用户文件等按保护级别按保护级别 只读文件、读写文件、不保护文件等只读文件、读写文件、不保护文件等按信息流向按信息流向 输入文件、输出文件、输入输入文件、输出文件、输入/输出文件输出文件按存放时限按存放时限 临时文件、永久文件、档案文件临时文件、永久文件、档案文件按存放设备类型按存放设备类型 磁盘文件、磁带文件、软盘文件磁盘文件、磁带文件、软盘文件40文件的属性文件的属性用于文件的管理控制和安全保护用于文件的管理控制和安全保护分为：分为：1、基本属性：文件名、所有者、授权者、长度等、基本属性：文件名、所有者、授权者、长度等 2、类型属性：普通文件、目录文件、系统文件、隐式文件、设备文件等、类型属

45、性：普通文件、目录文件、系统文件、隐式文件、设备文件等 3、保护属性：读、写、可执行、可更新、可删除、可改变保护、归档等、保护属性：读、写、可执行、可更新、可删除、可改变保护、归档等 4、管理属性：创建时间、最后存取时间、最后修改时间等、管理属性：创建时间、最后存取时间、最后修改时间等41文件的存取方法和使用文件的存取方法和使用一、文件的存取方法一、文件的存取方法顺序存取：按记录顺序进行读顺序存取：按记录顺序进行读/写操作的存取方法。可分为：固定长度记录，写操作的存取方法。可分为：固定长度记录，可变长度记录。可变长度记录。直接存取：以任意次序（随机）直接读取某个记录直接存取：以任意次序（随机）

46、直接读取某个记录索引存取：是基于索引文件的存取方法。（实际系统中，大多采用多级索索引存取：是基于索引文件的存取方法。（实际系统中，大多采用多级索引，以加速记录的查找过程。）引，以加速记录的查找过程。）二、文件的使用二、文件的使用两类接口两类接口 1、操作或控制台命令，如、操作或控制台命令，如dos命令、命令、dir、cd等等 2、系统调用（、系统调用（API），如），如open、write等，功能包括：建立文件、打开等，功能包括：建立文件、打开文件、读文件、读/写文件、文件控制、关闭文件、撤消文件等。写文件、文件控制、关闭文件、撤消文件等。42文件目录文件目录文件目录文件目录 1、是文件系统建

47、立和维护的关于系统的所有文件的清单，每个目录项对应一个文件的、是文件系统建立和维护的关于系统的所有文件的清单，每个目录项对应一个文件的信息描述，该目录项又称为文件控制块（信息描述，该目录项又称为文件控制块（FCB）。）。2、目录信息也以文件的形式存放，称为目录文件。、目录信息也以文件的形式存放，称为目录文件。文件控制块的基本内容文件控制块的基本内容 1、文件存取控制信息，如文件名、用户名、文件主存取权限等、文件存取控制信息，如文件名、用户名、文件主存取权限等 2、文件结构信息，文件逻辑结构、文件的物理结构等、文件结构信息，文件逻辑结构、文件的物理结构等 3、文件使用信息，已打开该文件的进程数、

48、文件的修改情况等、文件使用信息，已打开该文件的进程数、文件的修改情况等 4、文件管理信息，文件建立日期、文件访问日期等、文件管理信息，文件建立日期、文件访问日期等文件目录的分层要求文件目录的分层要求：文件档案的目录最好不要超过文件档案的目录最好不要超过5层，超过层，超过5层后，不好检索。其结构最好同纸档案架构层后，不好检索。其结构最好同纸档案架构一致。一致。43文件目录文件目录如何实现按名存取如何实现按名存取当用户要求存取某个文件时，系统查找目录文件，获得对应当用户要求存取某个文件时，系统查找目录文件，获得对应的目录。的目录。在文件目录中，根据用户给定的文件名，寻找到对应该文件在文件目录中，根

49、据用户给定的文件名，寻找到对应该文件的文件控制块（文件目录项）。的文件控制块（文件目录项）。通过文件控制块所记录的该文件的相关信息（如，文件信息通过文件控制块所记录的该文件的相关信息（如，文件信息存放的相对位置，或文件信息首块的物理位置），依次存取存放的相对位置，或文件信息首块的物理位置），依次存取该文件的内容。该文件的内容。44文件目录结构文件目录结构1、一级目录：一级目录为主文件目录，用于管理所有用户文件。、一级目录：一级目录为主文件目录，用于管理所有用户文件。缺点：缺点：1）、重名问题（当多用户共享一个目录时）、重名问题（当多用户共享一个目录时）2）、难以实现文件共享（异名共享问题）、难

50、以实现文件共享（异名共享问题）2、二级目录：为用户的文件目录，用于管理每个用户下的文件。、二级目录：为用户的文件目录，用于管理每个用户下的文件。3、树形目录结构：二级目录结构推广成多级目录结构。该结构像一倒置的有根树，从根、树形目录结构：二级目录结构推广成多级目录结构。该结构像一倒置的有根树，从根向下，每个树枝都是一个子目录，而树叶就是文件。所以又称树形目录结构。向下，每个树枝都是一个子目录，而树叶就是文件。所以又称树形目录结构。4、树形目录结构的优点：、树形目录结构的优点：1）、较好地反映现实世界数据集合之前的层次关系）、较好地反映现实世界数据集合之前的层次关系 2）、不同文件可以重名，只要