外贸跟单实务——样品的跟单.pptx

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1、一、样品的重要性1.样品是一个企业的形象代表。2.样品是产品品质的代表。3.样品是价格的代表。4.样品是生产的代表。5.样品是验货和索赔的依据。第1页/共26页二、样品的主要种类样品的种类很多，一般常用的有：宣传推广样、参考样、确认样、成交样、产前样、生产样、出货样等。妙在不同的行业还有针对本行业的样品分类。（一）宣传推广样宣传推广样是指企业用于境内外参展、对外展示的实物。一般是从一批商品中抽取出来的，或是由生产使用部门设计加工出来能代表今后交货质量的实物，通过样品实物形态向工众反映处商品品质全貌。（二）参考样参考样是指卖方向买方提供仅作为双方谈判参考用的样品。参考样与成交样品的性质不同，不作

2、为正式的检验依据。样品寄给买方只做品质、样式、结构、工艺等方面的参考，为产品的某一方面达成共识创造条件。第2页/共26页（三）测试样测试样是交由买方客户通过某种测试检验卖方产品品质的样品。如果样品测试结果不能达到客户的要求，客户可能不会下单订货。（四）修改样修改样是指买方对样品的某个方面提出修改，修改后卖方又重新寄回买方确认的样品。第3页/共26页（五）确认样确认样（ApprovalSample）是指买卖双方认可、最后经买方确认的样品。在完成确认样品后，必须由技术检验部门评估，只有经技术检验部门评估合格的样品才可发送结客户。评估重点是以下方面：1所选的材料是否与客户要求完全一致；2.样品各个部

3、位的尺寸是否与客户的图纸完全一致；3.样品的颜色和包装是否与客户的要求完全一致；4.样品的数量是否与客户的要求完全一致；5.本企业是否有留样。第4页/共26页（六）成交样成交样是指卖方交付的标的物与买方保留的样品具有同一质量标准的买卖。（七）产前样产前样(Pre-productionSample)是指生产之前需寄客户确认的样品。一般是客户为了确认大货生产前的颜色、工艺等是否正确，向卖方提出的基本要求之一。（八）生产样生产样是大货生产中的样品。是在随机抽取的前提下，反映大货生产时品质等情况，客人根据生产样，可能会作出一些新的改进指示。第5页/共26页（九）出货样出货样是产品已经做好准备出货之前的

4、样品。有些客户就根据这个样品来决定这批货的品质。此外，在不同的行业中，还有与该行业对应的其他样品种类。第6页/共26页纺织服装行业样品分类款式样（PatternSample）、广告样（SalesmanSample）、齐色齐码样（Size/colorSetSample）、水洗样（WashedSample）、船样（ProductionSample/ShippingSample）、色样（LapDip）、绣（印）花样（Embroidery/PrintedSample）、辅料样（AccessoryMaterialSample）等。第7页/共26页样品的制作流程1.辨析客户索样意向。每个公司对样品都会有一

5、套措施。跟单员因为与客户接触最多，说话权也最大。作为跟单员来说，当然是寄出的样品越多，接单的可能性也越大。但从公司整体利益及长远的发展来说，跟单员需分辨是否需要为此客户提供样品很有必要：第一公司资源有限：每天制作的样品数量，样品制作成本，公司整体出样效率/速度。第二产品款式曝光过多会使产品销售寿命减短，新款式利润减少。但以上两点不要成为公司对跟单员样品制作限制的借口。公司在样品方面实行“按需分配，整体统计”的原则。按需分配：即按跟单员所需来制作样品；整体统计：对每个跟单员打样数量进行统计。第8页/共26页2.与样品制作部门进行沟通，保证寄出所有样品符合要求，质量令客户满意。客户收到不满意的样品

6、，后果是很严重的，有的客户很可能连下次询价的机会都不会给客户。客户对样品的不满意表现在：第一产品不符合客户要求（颜色，结构，配置，包装等）；第二产品质量有问题；第三样品根本不是客户需要的样品。第9页/共26页3.确认样品制作细节，合理使用样品制作部门的资源。在向样品制作部门下单要求制作样品前，需要和客户完成样品所有细节方面的确认。然后再向样品制作部门下达制作指示。发出样品制作通知单。因为样品细节的任何更改将为样品制作部门带来很大的工作量而影响其他样品的制作。第10页/共26页 样品制作通知单 样品单号码：客户编号：交期：项号项号产品代码产品代码名称规格名称规格颜色颜色数量数量工艺要求工艺要求包

7、装要求包装要求审核：制表：第11页/共26页4.样品完成时间是体现企业能力的一部分。在决定要制作样品时，样品制作部门需尽一切办法协助跟单员保证样品在要求时间内完成。5.样品收费和免费原则没有绝对。它是企业不同阶段采取的一种策略。公司制订样品费用规定后，跟单员需按照规定来执行。6.样品制作完成以后，跟单员需对样品进行检查，以确保样品所有细节符合客户要求。第12页/共26页7.样品制作进度和情况需向客户进行反馈，以让客户了解样品正在制作过程中。8.样品制作完成后需拍照后才能寄出。寄出时，需包装完整并使用合适的包装箱，以保证样品在运输过程中不被损坏。寄出后立即向客户提供快递单号，以方便客户查收。第1

8、3页/共26页三、样品准备工作中的注意事项（一）样品制作费的处理样品制作将产生费用。样品的处理形式一般由客户或厂家或外贸企业承担，或通过商谈由多家共同分担等。常见的处理有：1、客户提供样品，需开模具等，费用由客户支付。2、客户提供样品，需开模具等，费用由厂家支付。3、客户提供样品，需开模具等，费用由外贸企业支付。4、对于多个品种的样品，则须分别列明每件样品的单价及费用要求等。第14页/共26页（二）寄送样品的运费处理在国际贸易中，寄送样品一般通过快递公司。其中从事国际快递业务的公司主要有：EMS、FEDEX、DHL、TNT、UPS、OCS等。这些快递公司邮寄费用一般采用寄件方预付、收货方支付（

9、到付）和第三方支付的方法。1.预付（FreightPrepaid）：寄件方缴付所需邮寄费用。此支付方式多用于寄送费用低，客户信誉好或老客户，成交希望大的情况下。2.到付（FreightCollect）：收件人交付所需邮寄费用。此支付方式多用于寄送费用高，客户信誉差或新客户，成交希望无法确定的情况下。但需注意，有时收件人会在当地采取拒付的行为，最后快递公司仍需寄件方支付费用。因此，一般要求收件人必须提供某一快递公司的到付账号，如DHL的全球到付账号是以96开头的，例96。第15页/共26页（三）一般样品的寄送1.邮政的航空大包：价格较便宜，时间长（两周左右），此方法可适用于大宗的低值产品寄送。可

10、在各地邮局办理。一般商品（非危险品）可正常寄送；邮寄重量限定在220公斤2.航空快递：分为国内邮政和国外大快递公司。价格较高，实效性好（一周左右甚至更短）第16页/共26页3、快递的跟踪(1)网络跟踪（2）邮件跟踪（3）电话跟踪（4）手机短信跟踪第17页/共26页（四）样品通知1.将邮件或快递底单第一时间通知客户发样信息，包括样品跟踪号码何时发送，大约何时到达等信息。2.送交形式发票。形式发票除了是客户清关的必需单据外，也是出口商样品管理的重要记录。3.请客户收到样品后确认。第18页/共26页（五）样品管理1.可设计样品管理表，包括送样国别、客户、样品名、样品的版本及生产批次、编号、样品数量、

11、金额、客户对样品评估内容等。2.妥善保存好形式发票，用以留档。第19页/共26页（六）跟踪样品情况1.询问样品是否顺利到达。体现了对客户的重视程度和外贸服务技能，避免被客户忘记。2.以质量检测报告跟进客户端的样品进展情况。3.跟踪客户反馈意见。客户对样品的评估，想办法请客户给出具体满意或不满意的说明。（七）建立稳定联系与拿样客户建立稳定的联系，不间断地与其沟通。第20页/共26页1、对样品工作的处理主要有哪些？第21页/共26页样品是业务流程中不可缺少的一部分，是前步工作询价及讨价还价的后继工作，是订单确认的前奏。在样品方面，业务人员要做以下工作：1.辨析客户索样意向。每个公司对样品都会有一套

12、措施。而业务人员因为与客户接触最多，说话权也最大。作为业务人员来说，当然是寄出的样品越多，接单的可能性也越大。但从公司整体利益及长远的发展来说，业务人员需分辨是否需要为此客户提供样品很有必要。第一、公司资源有限：每天制作的样品数量，样品制作成本，公司整体出样效率/速度。第二、产品款式曝光过多会使产品销售寿命减短，新款式利润减少。但以上两点不要成为公司对业务人员样品制作限制的借口。公司在样品方面实行“按需分配，整体统计”的原则。按需分配：即按业务人员所需来制作样品；整体统计：对每个业务人员打样数量进行统计。第22页/共26页2.与样品制作部门进行沟通，保证寄出所有样品符合要求，质量令客户满意。客

13、户收到不满意的样品，后果是很严重的-连下次询价的机会都不会给你。客户对样品的不满意表现在：1.产品不符合客户要求（颜色，结构，配置，包装等）2.产品质量有问题3.样品根本不是客户需要的样品。以上情况无论是哪一种，都会令客户对企业的服务能力产生怀疑。所以业务人员如果决定安排样品，就需要制作，质量合格、符合客户要求的样品。3.确认样品制作细节，合理使用样品制作部门的资源。在向样品制作部门下单要求制作样品前，需要和客户完成样品所有细节方面的确认。然后再向样品制作部门下达制作指示。因为样品细节的任何更改将为样品制作部门带来很大的工作量而影响其他样品的制作。第23页/共26页4.样品完成时间是体现企业能

14、力的一部分。在业务人员决定要制作样品时，样品制作部门需尽一切办法保证样品在要求时间完成。5.样品收费和免费原则没有绝对。它是企业不时阶段采取的一种策略。公司制订的样品费用原则后，业务人员需按照规定来执行。第24页/共26页6.样品制作完成以后，业务人员需对样品进行检查，以确保样品所有细节符合客户要求。同时，业务人员必须留有相同一套样品在手上。此套样品作为业务人员将来与客户进行沟通的基础，也是订单确认的标准。这一点非常重要。而有一些公司没有充分认识到此套样品的重要性，为客户提供样品时，公司没有留相同的样品作为标准，而只是留下纸格，材料样等。当客户需要进一步确认细节时，业务人员就没有任何与客户进行沟通的基础了。如果客户说到了一点，而业务人员不清楚。这样会给客户很坏的印象。7.样品制作进度和情况需向客户进行反馈，以让客户了解样品正在制作过程中。8.样品制作完成后需拍照后才能寄出。寄出时，需包装完整并使用合适的包装箱，以保证样品在运输过程中不被损坏。寄出后立即向客户提供快递单号，以方便客户查收。第25页/共26页感谢您的观看。第26页/共26页