办公管理制度参考.pdf

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1、办公管理制度办公管理制度目 录第一章 总 则第二章、办公秩序管理第三章、部门协作管理第四章、保密管理第五章、文档管理第六章、形象管理第七章、工作牌管理第八章、印章管理第九章、文件（打）复印管理第十章、办公设备管理第十一章、日常办公用品管理第十二章、电话使用管理第十三章、资料刊物管理第十四章、日常卫生管理第十五章、公司水电安全管理第十六章、会议管理第一章第一章 总总 则则为加强公司的管理建设、提高效率，形成”高度自律、积极务实、团结协作、锐意进取 的行为规范，使员工与公司的共同发展，特制定行政办公管理制度。本制度对如皋市超达模具配套有限公司全体员工具有约束力，自公布之日起执行。本制度执行部门为行

2、政部，各部门负责人有义务协助行政部贯彻执行.第二章第二章 办公秩序管理办公秩序管理(一)、公司员工必须严格遵守公司其它各项管理制度和工作流程。（二）、上班时间内，公司员工不得擅自离开工作岗位，不得串门、闲聊；因工作原因需要进入其他办公室，必须先轻敲门，征得同意后方可进入。(三）、上班时间内，公司员工不得作与公司无关的事务。（四)、上班时间内，如有宾客来访，必须在前厅等候，前台人员问明事由后，再做出正确处理.（五）、上班时间内，公司员工不得带领与工作无关的人员进入办公区,员工与公司业务无关人员的会面不得超过 15 分钟.需要延长时间的，在获得上级领导的许可后，做事假处理.(六)、公司员工必须参加

3、本部门的例会,每月 2 号前必须(遇节假日延期到上班之日）向部门提交上月个人工作总结和下月的工作计划，由部门整理入个人工作档案，每年 12 月下旬各部门将个人工作档案移交公司行政部.（七)、公司各部门上周的工作总结和本周工作计划必须在本周星期一上午9：30 前提交至行政部。（八）、各部主管必须在本月 2 日（遇节假日延期到上班之日）前向部门负责人提交上月工作总结和下月工作总计划。公司各部门负责人必须在每月4 日（遇节假日延期到上班之日）前向公司提交上月工作总结和下月工作计划；由行政部保存相关档案。（九)、公司员工在进行工作协作中出现分歧或发生冲突时,各部负责人必须及时妥善的处理.(十）、公司员

4、工必须以良好的工作态度、恰当的工作方法及时完成各项工作。（十一）、违反上述第二、三、四、五条的相关人员予以负激励10-20 元;违反第六、七、八条的相关人员予以负激励 20100 元；违反第九、十条的有关人员，给予负激励100300 元,情节的严重者，报公司加重处理。第三章第三章 部门协作管理部门协作管理(一）、凡涉及到各部门人力资源的互补、信息的流通均受本条例的制约。(二)、各部门之间需要协作的小型事件（24 小时可处理）由各部门采取非正式的沟通方式处理.（三）、各部门之间需要协作的大型事件（48 小时以上可处理）由各部门采取正式的沟通方式（联席会议）处理，且必须作会议记录，明确责任到个人。

5、（四)、各部门之间需要协作的各种事件通过正式与非正式两种方式均无法解决的，申请协作的部门可填写”部门协作工作单”交公司经理室协调监督完成。（五）、填写”部门协作工作单”的主动权在申请部门，并一式三份。（六）、公司行政部作为”部门协作工作单的仲裁机构，负责处理”工作单”执行过程中的歧异。（七)、提供协作的部门接到”工作单”,由各中心负责人统筹并按时、保质完成.在部门职责范围内,任何协作部门不得以人力、时间作为推脱执行”工作单”的理由。（八）、若协助部门不接受工作单”中的申请，必须在处理意见栏填写具体原因。（九）、违反上述第七、八条的协作部门，对相关部门主管负激励 100-200 元/次；申请部门

6、若没有对”工作单”执行情况反馈信息，则对申请部门主管也给予负激励50100 元/次。第四章第四章 保密管理保密管理（一）、公司全体员工都有保守公司机密的义务.(二）、公司机密包括下列事项：1、公司尚未付诸实施的经营方向、经营规划、开发项目及经营决策；2、公司内部的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录；3、公司财务预算报告，及各类财务报表、统计报表;4、公司技术开发资料及计算机内的所有资料；（三）、公司的文件、资料的保密等级分为一至四等。一级文件:仅限公司内部人员传阅（部门工作计划、总结，基础分析数据等）;二级文件：仅限公司主管以上级别人员传阅（合同、协议等）；三级文件：仅限部门负责人以

7、上级别人员传阅（公司方向、规划、各种策略等）；四级文件:仅限副总经理以上级别人员传阅(财务报告、统计分析报告等）；（四）、严禁将公司任何文件进行抄录、复制传递出公司办公区（包括利用网络传输）.（五）、因工作需要查看超出自身权限的文件或资料，必须得到相关人员的批准。（六）、属于公司机密产品研制过程中的原始载体，其保存和销毁必须由公司指定的部门委派不同工种的两人共同执行。（七）、对外交往与合作中，需要提供公司机密事项必须获得总经理批准。（八）、严禁私人交往中泄露公司机密,严禁在公共场所谈论公司机密。（九）、公司员工发现公司机密已泄露，应立即报告公司上层领导，并及时做出处理.(十)、计算机操作人员应

8、按照各部门的保密条例做相应的保密处理。(十一)、各部门保密制度由部门负责制定，行政部负责监督执行.（十二）、违反上述第三、四、五、六、七、八、九、十条的相关人员予以负激励2001000 元/次(签订保密协议者可参照保密协议条款执行），并追究部门主管以上人员的经济责任，造成严重经济损失的,公司保留诉诸法律的权力。第五章第五章 文档管理文档管理(一）、公司文档包括:公司内务、企业管理、人事、业务往来、客户信息、市场调查、产品开发、素材资源、财务票据等。（二）、行政部必须及时对内务、管理、人事、电子信息等档案分类汇总。（三)、业务往来、客户信息、市场调查等档案各部门必须每月进行分类整理。行政部根据具

9、体情况的需要抽样汇总并分析.（四）、技术中心必须对产品开发、素材资源等档案每月进行分类汇总并管理。（五）、财务档案由财务部负责按月进行分类整理。（六）、各部门对外行文必须在第一时间内将原件交档案管理员入档（财务部门档案除外）,各部门自留复印件存档备查.每月 30 日配合档案管理员将当月原始档案核查。(七)、部门自备档案遗失或损坏必须由部门主管向存档部门提出复印申请.(八）、公司高、中层管理者或个体事件的决策者借阅公司档案时，不得将原始档案带出行政部，因公司会议讨论需要或其他需要，须经公司总经理批准。（九）、档案管理人员，必须遵守公司的文件档案管理制度，保管好文件的同时对文件的情况作详尽记录以备

10、查验。(十）、非本部门的档案文件柜员工不得开启。（十一）、违反上述条款的相关人员予以负激励20-100 元/次。第六章第六章 形象管理形象管理（一）、上班时间内严禁穿超短、超薄、露胸、露腰（背)的衣（裙).（二）、上班时间内严禁穿背心、短裤和拖鞋.（三）、上班时间内严禁在公司办公区大声喧哗和使用不文明语言及动作。（四）、上班时间内严禁跨部门指责和训骂公司员工。(五）、员工在上班时间内严禁与上级顶撞。（六）、严禁在公司大厅及走廊等公共区域内吸烟和用餐.（七）、严禁在公共区域乱丢果皮纸屑。（八)、严禁损坏形象标牌（徽）、贴画、宣传单、通知及文件.(九）、严禁与同事发生冲突、打架斗殴、伤害他人.（十

11、)、违反上述第一、二、三、六条的相关人员予以负激励20 元/次，三个月内违反累计五次的予以开除；违反第四、五、七、八条的相关人员予以负激励50 元/次，情节严重,造成损失的追究行为人的赔偿责任并予以开除。第七章第七章 工作牌管理工作牌管理（一)、员工经过考察合格后,在行政部办理领用工作牌手续。(二）、员工在上班时间内，必须配戴工作牌。（三）、公司员工不得将工作牌进行私自转（借）让、押抵、买卖等不正当交易。（四）、员工如将工作牌遗失，必须立即通知行政部并补办,其补办费为 50 元。（五)、员工在离职时，必须将工作牌退回公司.（六）、违反上述第二条的相关人员予以负激励10 元/次；违反第三条的相关

12、人员予以负激励100 元/次;违反第五条的相关人员予以150 元的负激励.第八章第八章 印章管理印章管理（一）、公司印章包括：行政、财务、合同和部门专用章。(二）、公司行政章、ISO9000 质量体系专用章由行政部专人负责管理。（三）、公司财务章和部门专用章由各部门负责人管理.（四）、公司宣传、企业管理、对外业务、公司决策、行政事务等有关文书（包括各类合同）需加盖行政章或合同专用章时，必须获得总经理的审批方可办理。（五)、公司财务专用章仅作公司对外开具的票据和与公司相关的金融事务以及财务报表之用途；（六）、公司生产、经营、管理部门专用章对外不具有法律效力,只用于本部门对外的一般业务宣传或代表本

13、部门向公司书面汇报情况或提议。（七）、公司高、中层领导，因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须经公司董事长或总经理审批并及时归还.（八）、违反上述规定，公司根据违章程度直接追究印章主管人和侵权行为人的责任。第九章第九章 文件打文件打(复）印管理复）印管理(一)、公司文件打印设备由行政部统一管理.（二)、任何部门或个人未经许可严禁擅自动用打印设备，严禁处理与本公司无关的私人文件.（三）、必须打印输出处理的文件，相关人员自行完成录入、排版并获得部门负责人的批准签字后，输送到行政部打印设备上统一打印，部门不得自行打印。（四）、各部门需要打印输出的非审批性文件（书）及表格,必须在

14、打印前认真做好检查和修改工作。行政部有权拒绝对同一文件重复二次以上的输出。（五）、公司重大决策、项目提案、引资方案、企划宣传、制度草案、行政决议等具有机密性的文件需要打印时，必须输入行政部专门的文件夹中打印，并及时销毁存于打印设备内的原文件。（六)、违反上述第二、三、四条的相关人员予以负激励2050 元.第十章第十章 办公设备管理办公设备管理（一）、公司员工不得侵占、损坏办公设备，必须爱护公司办公财产。(二）、公司办公设备包括：电脑设备、通讯设施、文件柜（夹、架）及其它卫生设施和公共装修设施等。(三）、行政部每月负责对公司办公设备进行一次清查。（四）、各部门必须对本部门的办公设备和使用情况每月

15、如实进行统计，不得隐瞒。（五）、公司所有办公设备由公司财务部协助行政部进行估价并详细做好统计(财产清单）及时归档。（六）、需要添加办公设备的部门,必须由部门负责人统一做好需求计划，经技术中心初审后再报总经理审批。（七）、办公设备的购买由技术中心和行政部联合进行，财务部协助。(八）、技术中心必须指定专人及时对电脑、电话及电（线）路进行检测与维修.（九）、行政部必须及时对办公桌椅及公共办公区的设备进行检测维修.（十）、员工离职时，必须提前向本部门做好办公设备移交工作。部门负责人在移交书上签署物品检测意见。（十一）、违反上述条款而造成的损失，由相关人员照价赔偿。第十一章第十一章 日常办公用品管理日常

16、办公用品管理（一）、公司日常办公用品包括信笺、信封、文具、卫生用品等.（二）、行政部每月限量向各部门发放办公用品，并登记明细。(三）、各部门需要购买的日常办公用品，必须由部门负责人每月底及时制定出下月的需求计划，并报行政部初审后交总经理审批。（四）、部门所专用物品的购买必须由各部门负责人递交申请报告,经行政部初 审后交总经理审批，获得批准后自行购买。（五）、专用物品购买后必须交行政部确认登记明细，签署意见后入库，财务部方可办理报销手续。（六）、各部门不得在当月内重复申购或领取办公用品。(七）、各部门没有按申购程序报批，擅自购买日常用品的，财务部一律不予以报销费用，由该部门或个人自行承担。第十二

17、章第十二章 资料刊物管理资料刊物管理（一）、行政部每日必须对公司所征订的刊物和购置的资料(书籍）进行清查。（二）、员工须长时间借阅（48 小时以上)公司的资料或刊物,必须首先获得管理人员同意，并进行登记。（三）、公司报刊借阅时间不得超过两天，公司书籍借阅时间必须在一个月内归还。(四）、员工辞职（退）必须及时将所借报刊和书籍归还，不能及时归还、损毁或遗失的，按照当前市场价赔偿并处以 20 元罚款。（五）、违反第一、二、三条的相关人员予以负激励1050 元.第十三章第十三章 电话使用管理电话使用管理（一）、公司电话原则上不允许处理个人（私人）事务，如有紧急情况急需使用公司电话时(只限拔打市内）,必

18、须获得主管同意方可拔打。（二）、公司没有设置限额的长途直拔电话和已设置限额可进行长途直拔的电话分机,不得用于处理私人长话，如果因特殊原因需要使用直拔长途电话时,必须经部门负责人的同意，并详细登记，话费在当月工资中扣除.（三）、公司员工在使用电话时必须在本部门所指定的电话机上拔打，严禁盗打其他部门的电话.（四）、行政部必须随时监控电话的使用情况，及时对电话管理服务器进行维护。（五）、公司员工接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。（六)、违反上述第一、二条的相关人员予以负激励 10-20 元/次；违反第三、

19、五条的相关人员予以负激励 20-50 元/次；违反第四条造成话费严重超支的相关人员予以负激励50100 元/次。第十四章第十四章 日常卫生管理日常卫生管理（一）、公司员工必须自觉维护公司的办公环境。（二)、各部门必须制定办公值日表，做好本部门办公室卫生。（三）、公司行政部必须在每天上午9：30 和下午 5：30 分别进行卫生抽检，并及时处理有关情况。（四)、卫生要求：办公室内摆放整齐，无灰尘、废弃物，及时倒放垃圾，地面干净，墙壁无涂抹色。公共区地面保持清洁，走道两侧及消防器材无灰尘。洗手间、水房无渍垢，下水道通畅，空气清新。（五）、公司员工必须维护公共卫生区卫生。（六)、违反上述任一条款的相关

20、人员予以负激励20 元/次并限期整改，在期限内没有完成的，通报批评并负激励 100-200 元。第十五章第十五章 公司水电安全管理公司水电安全管理(一）、公司接待来客来访时的饮用水：属于公司总经理或副总经理接见的客户,由行政部人员负责接待,属于公司各部门或其他个人接见的客户，由各部门或个人自行接待.（二)、公司员工在水房或卫生间冲刷或洗手时，用完水后必须及时关闭龙头开关，不得放任自流,浪费水资源。(三）、上班时间内遇到临时性停水、停电各部门人员必须及时切断电源和水源.(四）、下班后，最后离开办公室的员工必须及时关闭办公室的电灯、电脑、饮水机等电源，并上好门锁,确保办公室财产安全.（五)、值晚班

21、的员工，在离开公司时或休息前,应关闭公司走廊灯并将大门锁好，确保公司的财产安全。（六)、违反上述第一条的相关人员予以负激励 5 元/次，违反上述第二条的相关人员予以负激励 10 元/次，违反上述第三、四条的相关人员予以负激励50 元/次.第十六章、会议管理第十六章、会议管理（一）、会议管理泛指公司各项例会、经理室常务会议、经理室扩大会议、部门会议和员工大会。（二）、召开会议的组织者,必须在第一时间内，将会议主题明确,组织人员在会议前做好会议日程,日程包括会议召开起止时间、会议地点、会议主题、会议内容、会议主持、会议记录人、会议结论、参会人员名单等，交主持者审核后，并提前两个小时发放会议主题告之

22、参会人员，做好会议前准备。（三）、会议纪律：A：参会人员必须准时出席会议,因各种原因，不得参加者，须提前向组织人员请假，不得无故缺席或迟到。B:参会人员必须携带会议记录本和笔,做好会议记录。C:会议期间，一切通讯工具处于关闭或震动状态，不得随便走动，不得交头接耳，不得做与会议无关的其他事宜，不得抽烟.（四）、会议结束后，会议记录由指定的专门人员进行整理，在一个工作日内，除部门会议外，均交行政部录入并存档。（五)、公司两个部门以上联席会议中形成的各项决议，由行政部监督执行。(六）、部门之间的联席会议,必须经过各部门负责人商定后,在保证不影响其他工作人员正常的工作下，方可进行。(七）、如有会议变更,须做好相关解释工作,方可延期或取消。（八）、如违反以上任一条款的相关人员予以负激励20-100 元/次.