会议管理手册.pdf

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1、会议管理手册会议管理手册一、会议程序一、会议程序(一）会前准备1、确定会议目标2、明确与会者3、选择开会时间4、选择开会地点5、会场布置6、拟定议事日程7、会议通知8、会前审核（二）会中事务1、会议签到2、主持会议3、参加会议4、会场服务5、会议记录（三）会后工作1、会议简报2、会议纪要3、检查催办二、会议规范二、会议规范（一）会议目标的确定（一）会议目标的确定1、会议目标必须书面列明2、会议目标必须切合实际3、会议目标必须具体而且可以衡量4、会议目标所表明的必须是“应实现什么，而非“应做什么”（二）与会人员的选择（二）与会人员的选择1、与会者人数不宜太多，双向沟通的会议一般以 57 人为宜2

2、、不要单纯问谁应当参加，而要问为什么参加.下面是应考虑的一些因素:（1）参加会议的人将在多大程度上涉及会议的行动后果?（2）这个人在中心议题的专门知识方面，是否确有需要或能有所贡献？(3)这个人以前对这种情况,有没有经验,或者与所涉及的议题或人物是否有特殊关系（例如代表某一特殊利益的小组)?(4）级别或地位是否适合于这个小组？（下级职员和他们的上司在一起参加的时候,心理上常会不自然，以至于影响他们反应的质量和真实性。）(5)假如要做决议，这个人是否能做（他不应是一个从属的人，这种人可能缺乏完整的全面知识和适当的权威）?（6）这个人是否具有行政或法律责任来进行审查或决定?(7)为帮助会议开得成功

3、，这个人能不能通过抵制已知的意见以形成均势，提出一个不偏不倚的客观见解,或发挥评论者或媒介者的作用？（8)这个人的才能或职责是否与其他与会者重复？（9)由于某种理由,这个人的出席是否会妨碍会议的总体成效？（10)是否时间、工作量及其他因素都能使与会者安心参加全部会议，而不是人在心不在?（三）会议时间的选择（三）会议时间的选择1、会议时间必须包括起止时间2、一般会议不要超过一个半小时（四）会议地点的选择（四）会议地点的选择1、一般性的会议或是为时较短的会议，原则上应在与会者办公室附近召开,但是特别重要的会议或是为时较长的会议，则应选择远离与会者办公室的地方召开2、场地必须够大以便容纳与会者及视听

4、器材。有研究结果表明，平均每一位与会者若能拥有 1。5 平方米的空间，才算理想3、一般会议应拥有包括桌椅在内的适当家具.会议时间愈长，所使用的桌椅愈应令与会者感到舒服4、必须拥有充足的照明及通风设备5、必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心6、必须令主席及与会者大致方便7、成本合适（五）会场布置（五）会场布置1、在提供信息的会议里,倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想2、在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通3、在培训会场里，如人数不多,则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈

5、,这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。4、当议程甚短且无需作记录时，可考虑采取站立的方式开会5、应先决定准不准在会场吸烟。倘若准于吸烟，则应准备烟灰缸。倘若不准吸烟，则不能让烟灰缸在会场中出现。此外,最好能在会场中张贴不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时,可以按实际需要，将座位区分为吸烟区及非吸烟区6、如与会者之间彼此并不熟悉，则应考虑是否事先准备姓名卡片7、准备会务物品(详见附表 1).8、准备会标、条幅等宣传用品。9、除非是较长的会议（超过

6、一个半小时的会议)，否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心(六六)会议议程会议议程1、按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，越紧要的事项越应排在议程的前端处理,越不紧要的事项则越应排在议程的后端处理2、每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来3、尽量把议程的话题限制在同一个主题范围内4、假如会议议题之间没有关系，要力求少安排一些议题5、设法将议程话题限制为一个主要的讨论项目，辅之以其它不需较多准备工作的次要项目6、提前分发每一项议程话题的附件，以节省开会时间。这样就可以确定：每一项拿到会上讨论的话题在会前都已向与会者简明介绍7、对那些非常有争议的、极为复杂的或小组完全不熟悉的话题，要安排充

7、分的时间8、假如会议必需开到两小时以上,应安排中间休息时间9、假如可能，要留出会后交谈和娱乐的时间（七（七)会议通知会议通知1、会议通知应包括：会议目的 会议的时间(包括日期及起止时间)会议地点 与会人员 会议议程 与会者须事先准备的事项 与会者须事先阅读、思考的背景材料、讨论题目。2、会议通知一般在开会前至少一天以上送到与会者手中3、在开会前用电话向与会者提醒开会时间.（八）会前审核（八）会前审核1、一般来说，当发生如下情形时，需要召开会议：需要大家提供信息或建议。需要大家参与做出决策或解决问题。需要与大家分享信息和成功，或关系到全体人员的问题，或者需要全体成员了解某一特定情况.需要来自不同

8、部门、不同角度、不同工艺的人员提供解决方案的问题。发现对一个问题、议题或领域的责任需要加以澄清。2、如果发生下列情况,最好不要召开会议：主题是关于某个人的,最好采取一对一的方式处理。你没有时间准备.另一种交流方式可能更能发挥作用或更好，例如：一份备忘录、电子邮件或电话。问题已经决定。主题不值得占用每个人的时间。（九）主持会议（九）主持会议1、准时开始会议。2、展开简单的介绍性讨论，以保证与会者对会议日程、目的及期望的结果有清楚的认识.3、控制每个人的参与程度，以保证不是少数人在左右讨论。4、使安静或腼腆的人能发表意见控制插话和活跃者。5、采取积极的态度，对大家的发言表示鼓励。6、如果某一与会者

9、批评或攻击另一个人的观点，就要进行干涉。7、明确已达成一致意见的地方,从而强调与会人的共识并防止大家重新回到已经解决的问题上。8、如果与会者陷入僵局或手足无措询问与会者发生了什么事情。提醒大家议程进行到了何处以及具体的目标是什么看大家陷入僵局是否是因为缺乏足够的信息,或是由于某种疑惑鼓励大家畅所欲言,不要有所顾虑建议休息片刻，然后再回到正在讨论的主题上，或把它移至日程的后一阶段或另一会议上。9、当冲突产生时对任何争吵予以制止提醒大家全面地看待问题提醒大家注重发言内容而不是发言人本身避免成员过于快速地对各种观点予以评价。例如：当成员对彼此的建议变得情绪激动时,你可以说：这是一种观点，我们不要马上

10、评价它。让我先把它记下来,然后再记录其他观点.10、结束会议 简要复述或总结所有已完成的事项、要点或决定,并解释如何将这些信息向有关方面传达 明确下一步的计划，强调行动方案和沟通计划的重要性 强调每个人观点和想法的重要性 如果需要并适当，另行安排会议 对每一位与会人员表示感谢（十）参加会议（十）参加会议1、准备一份发言的纲要2、应尽量少念读文稿3、尽量使用听众有切身经验的、听众所易于体会的实例或轶事4、要克制足以令听众分心的各种举止5、可以用投影片、幻灯片、挂图、物品做辅助工具.6、不要与邻座者私下交谈7、不要中途离席8、认真倾听别人的发言9、笔录所听到的一切信息（十一（十一)会议记录、纪要、

11、简报会议记录、纪要、简报1、出席者2、会议目标3、所讨论的主要议题4、做出的主要决定5、下一步骤或行动计划6、下次会议或跟进日期(十二）检查催办：制定行动和传达贯彻计划十二）检查催办：制定行动和传达贯彻计划1、会议产生的具体决定和结果。2、会后的具体任务。3、任务负责人.4、任务完成时间。使与会者所承诺的完成任务的时间表切实可行将会有助于保证任务得以认真、切实的执行.三、会议制度三、会议制度(一）总则一）总则为提高会议质量，改进工作效率，特制订本制度。（一（一)总则总则为提高会议质量，改进工作效率，特制订本制度。（二（二)会议分类及组织会议分类及组织第一条全公司会议归纳为四类:1.公司级会议：

12、代表公司主持召开，主要公司领导及各部、室领导或全体员工参与,对公司相关问题作通报,动员，讨论的会议。2。专业沟通会议：职能部门组织公司或本系统范围内的相关负责人参加，就本职能专业相关问题进行沟通、通报等。3。系统和部门工作会:本系统和部门全员参加，对本部门相关事宜作讨论，达到内部沟通一致。4.调度会：包括生产制造部调度会、车间内部的班前会、周会等。主要是对一周或当日的资源、事项做出统筹安排。一般与会人员会就本单位资源需求、相关问题做出阐述,由决策人作统一协调和解决.第二条上级或外单位在我公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等)或企业间业务会（如联营洽谈会，用户座谈会等)一律由总办受理安排,

13、有关业务对口部室协作做好会务工作。(三）会议安排三）会议安排第三条例会的安排。为避免会议过多或重复，全集团正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。第四条其他会议的安排：凡涉及多个部室负责人参加的各种会议，均须于会议召开前经分管公司领导批准后，分别报总办汇总，并由总办统一安排，方可召开。总办原则上按附表二进行审核.第五条总办每周五应将全公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并订、印发到公司领导和各部室及有关服务人员.第六条凡总办已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前 2 天报请总办调整会议计划.未经总办同意，任何

14、人不得随便打乱正常会议计划。第七条对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议，总办有权拒绝安排。第八条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，总办有权安排合并召开.第九条各部室会议时间必须服从全公司统一安排,各部室会议不应安排在全集团例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外)应坚持小会服从大会,局部服从整体的原则.（四)会议的准备第十条所有会议主持人、召集单位、与会人员都应分别作好有关准备工作.包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会人等。（五）会议纪律第十一条 严格遵守会议时间要求,准时参

15、加会议，不准迟到、早退和无故缺勤，迟到者自动罚站一分钟，以示因浪费别人时间而致歉。如遇到重要会议，应提前 10 分钟入场。第十二条 严格遵守请假制度，因各种原因不能参加会议，应提前向会议组织者请假。因故不能到会而又不得缺席的会议，应征得会议主办单位同意另派他人出席，未经许可，不得随意指定他人替会。第十三条 大、中型会议，建立签到制度，与会者须自觉签到，未签或漏签均视为缺席。会议缺席和迟到者，视情况在会议结束时或会后予以通报。会议缺席或迟到者在接到会议缺席或迟到通知后，应及时向会议主办单位说明原因或作缺席（迟到）检讨.第十四条 参会人员必须携带会议记录本和笔,要专心听会,并做好会议纪录，不准在会

16、场内交头接耳、打瞌睡，不准借听会时间阅读报刊杂志和办理与会议无关的事情.会议期间不得擅自离开会场，有特殊情况需向会议主持人请假,获得会议主持人的同意后方可离席。不准借故在场外逗留交谈。第十五条 与会人员不得在会场内接、打移动电话，进入会场应主动关闭移动电话、传呼机,如果发出声响请报出所在部门和姓名，并自动罚站一分钟。第十六条 会议发言讲普通话.第十七条 会场中禁止吸烟。第十八条 参加会议应衣装整洁,着正装。第十九条 会议期间午餐禁止饮酒。第二十条 其它有关纪律方面的未尽事宜，由主持人现场处理。附表 1会务物品检查表(1)参会所用的记录笔(2)参会所用的便笺纸(3)有公司名衔的信纸、信封，以及其

17、它特别印制的物品（4)签到簿（5)公司电话簿(6)会议人员花名册(7)文件夹(8)剪刀(9)钉书器及钉书钉（10）尺(11)透明胶带（12）工具箱,内有榔头、老虎钳、铁钉、平头钉以及其它小工具（13）会议证章(14）黑板、粉笔（15)白板、白板笔（16）板架上用的大张空白纸(17）电脑（18)复印机（19）幻灯机（20)口述记录机（21）照像机(22)录像机（23)会务所需文字材料(24）会务所需模型、陈列品、模型(25)会务所需条幅、旗帜、牌示等装饰品或宣传品是否需要是否备好附表二、会议审核表注意要点开会的目的本次的会议是否实际需要？(是否只是流于形式的例行会议?有没有其他更好的解决办法？)开会的目的是否明确？设定要项方面开会的时机、时间是否妥当？开会的场所是否恰当？所邀集的与会人员是否恰当？开会通知方面是否对于与会人员确定通知妥当了?对于开会的主旨、议题是否确实通知与会人员？是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备呢？是否通知与会人员事先备妥有关的资料呢？会议的准备方面是否事先以拟就议题的进行顺序及时间的分配呢?事前是否应当分发参考资料呢？是否已经做了应变的准备呢？是否安排好会议的记录呢？是否必须用到幻灯机或录像机等的机械设备呢？查核准