电力总承包企业档案管理工作规定.pdf

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1、档案管理工作规定档案管理工作规定0.0.引言引言随着公司的不断发展，为加强公司档案管理，推动档案管理的规范化建设，有效地收集、保管、开发和运用档案，根据国家和地方有关法律法规，结合本公司工作实际情况，特制定本规定。1 1规范性引用标准与文献规范性引用标准与文献下列文献中的条款通过本规定的引用而成为标准的条款。凡是注日期的引用文献，其随后所有的修改单（不涉及勘误的内容）或修订版均不合用于本规定。凡是不注日期的引用文献其最新版本应合用于本规定。中华人民共和国档案法（1987 年 9 月 5 日通过，1988 年 1 月 1 日起施行，1996 年 7月 5 日修正）工业公司档案管理分类原则（国档发

2、199120 号文）公司档案管理规定（档发20235 号，2023 年 10 月 20 日颁布，9 月 1 日起实行）公司档案工作规范(DA/T 422023)火电建设项目文献收集及档案整理规范（DL/T 241-2023）建设工程文献归档整理规范（GB/T 50328-2023）国家电网公司电网建设项目档案管理办法(国家电网办2023250 号)上海市档案条例（1995 年 6 月 16 日通过，1995 年 10 月 1 日起施行，1997 年 12 月10 日，修正 1年月日起施行）2 2术语及定义术语及定义下列术语和定义合用于本标准。2.12.1 公司档案公司档案公司在生产、经营、服务

3、、研发等管理活动和社会活动中形成的有保存价值的各种形式的重要史料。2.22.2 建设项目文献建设项目文献建设项目在立项、审批、招投标、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的所有文献。涉及项目前期文献、项目竣工文献和项目竣工验收文献等。2.32.3 电子档案电子档案具有保存价值的已归档的电子文献及相应的支持软件、参数和其他相关数据。2.42.4 电子文献电子文献能被计算机系统辨认、解决，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。2.52.5 收集收集文献材料在办理完毕后由形成部门进行征集、整理的活动。2.62.6 归档归档办理完毕的文献经系

4、统整理交档案室保存的过程。2.72.7 移交移交按照国家（或公司）规定，把档案交给档案馆或档案室保存的过程。2.82.8 接受接受档案馆或档案室收存档案的过程。2.92.9 档案整理档案整理按照一定原则，对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。2.102.10 分类分类根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特性，对档案实体进行有层次的归并。2.112.11 档案鉴定档案鉴定对档案真伪和价值的鉴定。本规定中重要指对到期档案的价值作出鉴定。2.122.12 档案销毁档案销毁通过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。2.132.13 非纸质载体、介质及实物形式文献材料

5、非纸质载体、介质及实物形式文献材料无法输出纸质的或无纸质的二维、三维、数据库类电子文献（包含但不限于：电子版文献、电子版图纸、电子邮件、OA 平台信息）；各种有保存价值的实物；其他各种非纸质载体、介质文献材料。3 3 档案工作职责档案工作职责3.13.1 职责职责3.1.1 公司总裁（1）负责贯彻执行中华人民共和国档案法(以下简称“档案法”)及国家有关法规、标准，审批并签发本公司有关档案管理的规章制度；（2）负责建立公司档案管理体系，健全监管实行机制，配置必要的设施和资源；（3）负责对公司资信（即公司资质、营业执照）、经营与投资等文献材料的借阅、复制的审批；（4）负责对过期、失效的重要文献销毁

6、的审批。3.1.2 公司副总裁、总工程师（副总工程师）（1）负责贯彻执行国家档案法，以及行业相关法规标准；（2）在分管的范围内，负责检查督促相关部室做好文献材料的及时收集、归档与保管；（3）负责审定文献材料的运用价值和凭证价值，界定档案密级和审定保密措施；（4）负责有关档案的开发与运用，审批保密性文献材料和跨业务范围或跨职能范围的文献材料的借阅与复制；（5）负责对过期及失效文献销毁的鉴定与审核。3.1.3 档案工作主管部门职责公司设有综合档案室，配有专职档案管理人员。公司管理部是公司档案工作的归口管理部门。部门及专职档案管理人员，应依法履行下列职责：（1）贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政

7、策，制定本公司文献材料归档和档案保管、运用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；（2）统筹规划并负责本公司档案的接受、整理、保管、鉴定、记录工作，做好档案开发运用的配合与协调；（3）指导本公司各事业部、职能部门、分公司及总承包工程文献材料的形成、收集、整理和归档工作；（4）接受上级和政府档案主管部门的业务指导、监督和检查。3.1.4 各职能部门、各事业部室和各项目部（1）应配置专职或兼职档案工作人员。专职或兼职档案工作人员应热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，宜有相应的档案专业知识和业务能力；（2）负责文献材料的收集、整理、登记和归档，并定期移交档案室集中管理。任何部室和个人不得拒绝和逾期归档；（3

8、）各职能部门、各事业部室负责人，以及各项目经理、总工程师及设计总负责人，负责辨认文献材料的类别、运用价值与凭证价值，负责确认归档文献。对本部门或项目归档文献的完整和系统性负责，并对归档文献的齐全、准确和形成质量负责；4.4.归档范围与保管原则归档范围与保管原则4 41 1 范围界定原则范围界定原则本公司文献材料所涉及的范围，以公司发布的 公司文献材料归档范围和档案保管期限规定(中机电力202312 号文)文献和现行相关质量、环境和职业健康安全管理体系文献为依据。当此类文献未界定或界定不清楚且又具有保存在价值的，应视为归档、保存范围。4 42 2 保管原则保管原则对于公司账务会计类、证券类、人事

9、类等国家、行业或上级有特殊规定的，或具有保密规定的文献材料，由相关职能部门从其规定并自行保管。对于公司自行研发的专有技术标准（涉及专利、专有技术和非开放性的软件、标准图集、工艺方法等），因属排它性的公司竞争策略而具有保密规定或限制一定范围开放的文献材料，原则上由专业部室指定专人保管，但已形成正式出版的图纸、图集等应交由档案室保管。5 5收集、归档与移交收集、归档与移交5 51 1 基本规定基本规定文献材料的收集、归档，应符合以下规定：（1）对于应归档的文献材料，在办理完毕后由形成部门及时进行收集，任何部室、个人不得拒绝、截留、支解、损毁应归档的文献材料（涉及纸质、电子、实物和其它各种非纸质载体

10、、介质的）；（2）收集并归档文献材料的范围，详见工程设计技术文献立卷归档办法（QB/cseec3016-2023）、电子文献归档与档案管理办法（QB/cseec3017-2023）和 公司文献材料归档范围和档案保管期限规定(中机电力202312 号文)所界定的内容；（3）收集并归档的文献书写和载体材料应能耐久保存，文献材料整理符合规范；（4）对的掌握归档原则，遵循文献材料的形成规律和特点，保持文献材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和运用；（5）归档文献材料应齐全完整，分类清楚、组卷合理，对破损的文献应予修整，笔迹模糊或褪色的文献应予复制；（6）归档的文献材料应当为原件。经营协议类（含协

11、议相关附件和协议执行过程中形成的具有凭证性往来文献等）和其它具有重要保存阶值的证明性的文献等，应归档纸质文献且应为正本原件，因故而确无纸质原件的，则应归档原件的彩色扫描的纸质打印件。（7）文献材料归档后，不得更改；（8）归档的文献材料，一般一式一份，重要的且运用频繁的和有特定需要的可适当增长份数；（9）整理归档文献材料所使用的载体、笔迹、装订材料等应符合档案保护规定；（10）具有永久、长期保存价值的电子文献，必须形成一份纸质文献并归档保存；（11）两个或以上单位合作形成的文献材料，主办单位保存全套文献材料，协办单位保存所承办业务相关的正本文献，另有协议或协议规定的，从其规定执行；（12）同一事

12、项的请示与批复、同一文献的印本与定稿（即提交审批的原稿）、主体与附件不能分开的，应按“批复在前、请示在后”、“印本在前、定稿在后”、“主体在前、附件在后”的顺序排列；（13）文献要把正文和底稿、文献和附件、请示和批复、来文和复文、转发文与被转发文放在一起。附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件。（14）对于行政“文书类”、经营“文本类”、和生产“基本建设（注：仅限于公司自身的生活、办公项目）”和“设备仪器（注：仅限于公司生活、办公用）”类的档案归档，由各部门兼职档案人员检查本部门归档文献的齐全、完整与准确情况，编制归档文献目录，部门负责人界定档

13、案的密级并签字核准后向档案室正式办理移交。（15）工程征询与设计类的归档，由设计负责人或项目经理（总工程师）对归档文献的齐全、完整、规范和及时性负责，并经审定签字后向档案室办理移交。（16）工程总承包类的归档（仅限于向公司档案室移交的文献材料），由项目经理（或总工程师）对归档文献的齐全、完整、规范和及时性负责，并经审定签字后向档案室办理移交。5 52 2“非纸质载体、介质”及“实物形式”文献材料的规定“非纸质载体、介质”及“实物形式”文献材料的规定5.2.1 非纸质载体、介质及实物形式文献材料按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目，按其载体形式分别保存，并注明相关纸质档案的互见号。5.2

14、.2 各职能部室在其业务范围内形成的“非纸质载体、介质”及“实物形式（注：注：诸如奖励、证书等牌匾、锦旗等）”文献材料，由各职能部室负责收集、整理、归档、移交。5.2.3 公司内部发文、上级机关和平级或所属分公司等以电子邮件，以及OA 平台所形成的电子文献，由行政管理部负责管理和归档，为满足“档案复存、异地保管”的规定，并应将复制件交由档案室保存。5 53 3 有关工程类档案文献材料的规定有关工程类档案文献材料的规定5.3.1 工程征询与设计的文本类和电子版文献材料的归档，执行本公司质量、环境和职业健康安全管理体系文献电子文献归档与档案管理办法(QB/cseec 3020-2023)的规定。5

15、.3.2 工程总承包项目档案文献材料，应符合以下规定。（1）符合业主以及国家、行业对工程档案的基本规定。（2）工程总承包为本公司生产经营的主营业务，在公司文献材料归档范围和档案保管期限规定(中机电力202312 号文)所划定的，且必须向公司档案室移交保存的文献材料，是公司生产经营管理、公司信誉、业绩能力等重要文献，各相关职能部门必须严格执行。5 54 4 档案的移交与接受档案的移交与接受541 档案移交的时间档案移交的时间，随文献材料的类型、形成的阶段、重要限度不同而不同，一般可按以下方式进行：（1）管理性文献材料考虑其档案保存的重要性、通用性和保密性，一般对于移交的时间分为办毕即存、每季、每

16、半年和每年共四个时段。对于每半年和每年，宜以当年的 3 月和 9 月加于划分，以避开年初、年中、年末管理业务的高峰时段。另有规定的从其规定。（2）工程设计档案、科研课题、建设项目文献材料在其项目各阶段完毕后的一个月内，将原始资料及电子版归档，另有规定的从其规定。（3）工程总承包项目管理文献材料在公司发布的公司文献材料归档范围和档案保管期限规定(中机电力202312 号文)中，已对工程总承包项目管理文献材料必须向公司移交的范围、移交的时间做出了相应规定，另有规定的从其规定。（4）声像、实物类档案对于声像、实物类档案，应在形成后即时移交，确需在有关部门保存一段时间的，可将声像、实物移交档案室后，再

17、办理借用手续。542 档案的移交与交接档案的移交与交接，应符合以下规定：（1）各职能部室应按照 公司文献材料归档范围和档案保管期限规定(中机电力 202312 号文)的规定，对平常文献材料进行收集和整理，并在规定的时间内向档案室办理移交。（2）公司员工因公外出参观学习、考察和参与各种会议，收集获得的与本公司有关、具有档案保存价值的的文献材料，应在活动结束后及时向档案部门归档。（3）档案室对移交的文献材料进行符合性的核算并办理交接手续，在“移交清单”上双方签字，各执一份以备查考。（4）“移交清单”根据归档文献材料的不同，而分为归档文献材料移交清单、工程设计、科研项目文献材料移交清单和项目管理、工

18、程设计电子文献移交清单三种不同表格形式。工程设计、科研项目文献材料移交清单和项目管理、工程设计电子文献移交清单，合用于工程设计类文献材料的移交，而非工程设计类的其它文献材料均可选用 归档文献材料移交清单，具体表格样式详见附录。6.6.档案整理档案整理6.16.1 档案整理的原则档案整理的原则应遵循文献的形成规律，保持文献之间的有机联系，区分不同价值，分类组卷立卷，使之能对的地反映本公司各项工作活动的真实情况。应做到“帐物相符，便于查找”。档案的接受与组卷，应与移交清单或库藏相符，且易于查找和调阅。库藏档案因移交、作废、销毁、遗失等注销帐卡时，要注明因素，保存依据。6.26.2档案整理的方法档案

19、整理的方法通常，公司档案的整理大体要通过度类、案卷组织与排列、编目等以下几个重要环节。6.2.1 分类档案分类，可通过文字、数字、代号或图表的形式，将本部门或本专业或本公司档案的进行分门别类，以组成相应的档案体系。档案分类，应满足以下几个基本规定：1）不同种类的档案，采用不同的分类方法。2）公司内，档案分类的标准应统一。3）分类的层次要简明不宜过多、过繁。4）分类，应力求保持公司原有框架。原有框架不能覆盖的，可以进行补充，以逐步形成标准化。6.2.2 案卷的组织案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的文献的最小集合体。文献材料可按其结构或阶段分别组卷，成套的文献材料可不拆散组卷。6.2.2

20、.1常用的案卷组织方法，重要有以下几种：按公司组织机构或职能组织案卷；按工程项目组织案卷；按阶段组织案卷；按专业组织案卷；按问题或活动组织案卷；按名称或文献性质组织案卷等。6.2.2.2 案卷的组织，应符合以下规定：（1）跨年度相关文献的组卷解决跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划，放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年组卷；跨年度的会议文献放在会议开幕年。（2）工程设计技术文献的组卷工程设计技术文献的组卷，按工程项目的不同设计阶段分类，并相应不同阶段进行不同专业的组卷。工程设计技术文献的归档立卷的具体范围、规定，按工程设计技术文献立卷归档

21、办法（QB/cseec 3016-2023）执行。（3）工程总承包或项目管理服务的组卷以工程项目为单位进行整理组卷，并按业务类别（如：投标、投标、协议、往来文献、质量验收、竣工移交证明性文献等）进行再分类。6.2.3 案卷的排列方法案卷的排列方法，一般有以下几种：（1）科研类案卷按项目（课题）准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。（2）工程类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。（3）设备类案卷按设备采购依据性材料、招投标、协议、开箱验收、安装调试、设备运营、维护等排列。（4）管理性文献材料按问题、时间或保密与

22、重要限度和保管期限等排列。（5）案卷内文献材料排列，应符合以下规定：1)文献要把正文和底稿、文献和附件、请示和批复、来文和复文、转发文与被转发文放在一起。附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数。报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件。2)文献既有文字，又有图样的，应文字在前、图样在后。3)文献有译文的，应译文在前、外文在后。4)有图纸目录的，按目录的顺序进行排列。没有目录，以按总体与局部的关系排列。6.2.4 编写页号、件号页号、件号编制，应符合以下规定：1）装订成卷的，案卷内文献材料要逐页编页号。本来有连续编制的页号，可不重新编制页号。以前没有页号的，应按文献材料顺序编页号。正面书

23、写的，页号编在右下角、背面书写的编在左下角。2）不装订的文献，还应在卷内每份文献材料首页上端加盖“归档章”。“归档章”应有档号和序号。6.2.5 编制卷内目录、备考表卷内目录放在卷内文献之前，栏目有序号、文献号、责任者、文献材料题名、日期、页号、备注。备考表放在卷内文献之后，栏目有说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期、互见号。互见号填写反映同一内容而形式不同且另行保存的档案的档号。档号后应注明档案的载体形式，并用括号括起。6.2.6 装订与装盒可采用以下装订和不装订两种形式，并应以下几点：（1）采用装订方式的，用统一监制的软卷皮，将卷内目录、归档文献材料和备考表一起装订成册。装订方式用三孔

24、一线，装订成册后再装入档案卷盒内保存。（2）采用不装订方式的，可将卷内目录、归档文献材料、备考表依次装入档案卷盒内保存。（3）装订或装盒前，要把图纸叠成标准规格 A4 型，做到大小统一，并且标题栏应外露在右下角。破损的文献材料要先修复，案卷内的金属物要去掉。6.2.7 编制案卷封面与脊背案卷封面的编制，应符合以下规定：-案卷封面印制在卷盒或软卷皮的正表面。封面项目有标题、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、档案馆号等。-档案案卷题名“三要素”结构涉及：名称+文献材料的内容特性+文中名称。案卷脊背的编写，应符合以下规定：-卷脊背项目有保管期限、档号、案卷题名。保管期限填写永久、长期、短期，

25、也可用色标区分：红色代表永久、黄色代表长期、蓝色代表短期。-档号要填写准确，案卷题名可视情况填或不填。案卷脊背项目格式也可直接印在卷盒脊背上。6.2.8 编制案卷目录编制案卷目录，应符合以下规定：-档案案卷目录有档号、总登记号、案卷题名、页数、份数、移交单位、保管期限、密级、归档日期、备注等项目。填写时要与案卷封面上内容相一致。-在编制时，要在档案分类的最低一级类中按案卷流水号进行登记，如：基建档案是以一个工程为单位登记，换一个工程就要另起一页开始登记。-案卷目录填写完毕后，要装订成册，在相关的案卷目录页上标出档案的类目，以便检索运用。6.2.9 入库上架档案入库上架排列的方法，应是：自左至右

26、、从上至下和按最小类目排列。由于档案不是一次完毕的，有一个不断积累的过程，每个类后面都要留出相应空间，以便存放新增长的档案。7.7.档案的保存、鉴定与销毁档案的保存、鉴定与销毁7.17.1 档案存放的一般规定档案存放的一般规定7.1.1 档案的存放，应保证有足够的库房。库房管理应配备“八防”（防火、防盗、防尘、防光、防潮、防鼠、防蚀、防有害气体）设施。7.1.2 各类档案的保管必须有专用的柜架。7.1.3 各类档案应分类入架，排列有序，方便运用，并定期检查库房内档案保管状况，做好库藏的清理核对工作，保证档案的安全。7.1.4 底片册、录音、录像带、摄像带等应立放。微胶片、照片、磁带等的保管，要

27、用特别的密封盒、胶片页夹和影集等，缩微母片和拷贝片应分别存放。接触胶片等声像制品时，应戴洁净的手套操作，防止导致污染。7.1.5 档案库房为公司重点管理区域，非工作人员未经许可，不得进入库房。7.1.6 库房内严禁吸烟，严禁使用明火，严禁存放易燃及具腐蚀性物品。7.1.7 工作人员下班后应关好门窗、锁好门闸、切断电源。7.1.8 档案库房门锁钥匙须由专人保管。7.27.2 档案保管期限档案保管期限7.2.17.2.1 保管期限的分类保管期限的分类根据国家规定，公司档案的保管期限重要分为永久、定期两类，而定期又可分为：30 年、2023 和其他备注：备注：其他是指具有参考或备查作用，而需要保存3

28、5 年的文献材料。7.2.2 7.2.2 保管期限的分类原则保管期限的分类原则在公司公司文献档案材料归档范围和档案保管期限管理规定(中机电力202312号文)已对保管期限作出规定，应从其规定，对于未作规定或规定不清楚的，可按以下原则解决：(1)凡是反映公司重要职能活动和基本历史面貌的，对公司生产、经营管理和科研有长远运用价值的档案，应永久保存。(2)凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司各项工作有查考运用价值的档案，应定期保存。(3)凡是在较短时间内对公司各项工作有参考运用价值的档案，应短期保存。7.37.3 档案的密级划分与保存档案的密级划分与保存7.3.17.3.1 档案密级划分档案

29、密级划分根据公司实际情况，公司档案可分为“秘密”、“普通”（即：公开）二个等级。保密密级的选择，可参照 公司文献档案材料归档范围和档案保管期限管理规定(中机电力 202312 号文)并根据文献材料的重要性和时效性，由形成保密文献的部门在向档案室移交前拟定。7.3.27.3.2 保密档案的保存保密档案的保存对于诸如人事、财务、审计、党群、行政和专有技术等具有保密规定的档案，其保密档案的保存应符合以下规定：（1）保密档案必须保存在保密柜内，钥匙或密码必须由专人保管。（2）由相关职能部门保存的保密档案，须具有“八防”（防火、防盗、防尘、防光、防潮、防鼠、防蚀、防有害气体）的条件，当不具有条件且不需频

30、繁使用的，可集中在档案库房内保存并由专人自行保管。（3）已解密且需永久或定期保存的档案，应向档案室办理移交手续。7.47.4 档案抢救性修复档案抢救性修复档案抢救性修复，应符合以下规定：（1）档案纸质材料载体发生变质或笔迹退色、破损时，必须进行抢救性修复。抢救性修复可采用打印、复印、扫描等方法。凡打印、复印的材料，必须认真细致、核对无误，并注明复制部门、姓名和日期；（2）声像载体材料每半年要依据检查情况进行复制解决，对多次使用的已经损坏的声像档案，要及时修补、复制并做好记录。7.57.5 保管到期档案的鉴定解决保管到期档案的鉴定解决公司对保管到期的档案应当进行鉴定。鉴定工作由档案主管部门负责召

31、集，由公司负责人、专业技术人员和档案管理人员共同组成的鉴定小组，对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定报经审批后可进行销毁。7.67.6 档案保全及销毁档案保全及销毁归档保存的档案，任何个人不得私自损毁、抽出、撕页、清洗和涂改。销毁必须通过鉴定，并填写作废文献和资料销毁登记表(详见附录 H)，报经主管领导审批后由原归档移交部门（或人）执行销毁。8.8.档案开发与运用档案开发与运用8.18.1 档案室记录及管理记录档案室记录及管理记录档案室应做好档案的接受、保管、运用等记录工作。建立各种管理记录，随时记录档案借阅和运用情况，如档案数量、底图数量、复制数量、运用情况和效果等。8.28.2 档案信

32、息资源的管理档案信息资源的管理档案室应做好现有档案的运用工作。公司应逐步引用档案管理软件，建立办公信息自动化平台，以实现档案信息资源的自动归档和检索查询功能，提高档案的运用与开发能力，为公司的生产经营提供有效的服务。8.38.3 档案资料的借阅与运用档案资料的借阅与运用8.3.1 任何人调阅案卷、借阅资料时，必须办理借阅手续，并在文献和资料借阅登记表(表格选用附录 E)内填写各项登记内容，并预计归还日期。8.3.2 调阅科技案卷，原则上仅限在档案阅览室借阅。确因需要外借，必须征得档案部门负责人的批准，用毕及时归还。档案资料外借最长时间不得超过一个月。8.3.3 调阅各类协议正本，原则上仅限在档

33、案阅览室借阅。确因办理工程备案等事宜，需要外借时，必须经公司分管领导批准后方可借出。借出者应妥善保管借出案卷，使用完毕后必须尽快归还。8.3.4 电子版光盘严禁外借，只能以拷贝或网上传输的形式提供运用，运用者应履行审批登记手续，填写电子文献运用审批表(详见附录 F)。运用者不得对电子档案私自复制、拷贝、修改或转借别人。8.3.5 借阅者对借出的案卷、资料应妥善保管，维护档案资料的安全与完整，并做到不遗失。严禁对案卷涂改、折皱、污损、撕毁、拆散、抽页，且不得私自转借别人使用。8.3.6 保密和重要档案的借阅公司员工必须与公司签订保密协议，履行保守公司秘密的权利和义务，不得损害公司利益和侵占别人的

34、合法权益。对于公司具有保密规定和重要的档案文献，在借阅或运用时必须严格遵守以下规定：（1）保密档案（涉及纸质原件和原件经扫描后的电子文献）的借阅，须经分管领导审批并办理借阅手续；（2）保密档案严禁借出和复制，确需借出的，须办理申请手续并经公司总裁批准。（3）公司资质证书或营业执照正本，确需借出的，须经公司总裁批准。若资质证书和营业执照本同时借出的，仅限于公司本部市场开发部或海外业务部或设计事业部相关商务专业人员办理申请手续并经公司总裁批准后领用，且须在5 天之内还回档案室。（4）其它重要档案材料的借出，须办理申请手续并经公司分管领导批准。注明注明 1 1：保密档案材料重要涉及以下几方面的内容，

35、具体可参见公司文献材料归档范围和档案保管期限管理规定(中机电力202312 号文)所拟定的范围：-财务文献材料（未经公开的股东、股本及出资情况；未经公开的实有资本、公共积累、财务预算和各类财务报表、记录和审计报表；员工工资、奖金、福利等劳务性收入及个人档案资料等）；-人事档案；法务文献；审计、纪检、监察文献；未公开的党政任免和奖惩文献；未公开的重要会议决策、决议纪要等；-公司市场开发；重要经营活动；重大经营决策；未经公开或指定在一定范围内使用的协议、协议、意向书、工程造价和其它商业秘密等；-公司专利、专有技术、关键工艺和技术成果、公司标准等。注明注明 2 2：重要档案材料是指虽然不是保密的，但

36、由于管理不慎会使公司权力和利益遭到严重损害的。例如：公司各类资质；营业执照；证明公司资信能力的业绩证明材料；表征公司重要经营产品质量的依据和结果，并具有可追溯价值的证据或证明材料等。8.48.4 对保密和重要档案借阅的保护规定对保密和重要档案借阅的保护规定借阅保密和重要档案人员，必须爱惜档案，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影，不得泄密、转借和丢失。否则，按违反公司规章制度追究当事人的责任。8.58.5 对员工离职的管理规定对员工离职的管理规定员工离职前，应将所承办业务的文献材料（含电脑存储的保密和重要文献材料）进行清理并办理移交手续；应将所借的档案资料所有归还；未经

37、档案室专业人员查验盖章的，人事部门不得办理离职手续。9.9.考核与奖惩考核与奖惩9.19.1 档案管理纳入岗位责任制及年度考核档案管理纳入岗位责任制及年度考核档案管理工作，纳入公司对员工、部门和工程项目的责任考核，作为年度绩效责任考核的内容之一。9.29.2 表彰和奖励表彰和奖励公司对档案的收集、整理、运用，以及对档案的保护和现代化管理等做出显著成绩的应给予表彰和奖励。9.39.3 处罚处罚9.3.1 罚款存在以下情况的，给予相应罚款：（1）规程、规范、标准、工具书籍等有价书籍资料，因丢失或损坏的，按原价的两倍进行补偿；（2）因工作失误导致档案不同限度的损坏、丢失并直接影响工作的，公司可视其限

38、度对责任者进行 200300 元的处罚。9.3.29.3.2 行政警告行政警告存在以下情况的，给予相应行政警告处罚：（1）过失泄密，而尚未导致严重后果或经济损失的；（2）过失泄密，但已采用补救措施且未导致后果；（3）运用职权，强制别人违反保密规定的。9.3.39.3.3 行政辞退行政辞退存在以下情况的，给予行政辞退处罚：（1）故意泄密，并导致公司重大经济损失或带来恶劣影响的，可视其限度对责任者予以辞退并酌情补偿经济损失。（2）蓄意泄露或出卖公司专有技术、关键工艺和技术成果等技术秘密的；（3）违反保密规定，为别人刺探并窃取公司商业秘密的。10.10.相关支持性文献相关支持性文献文献和资料控制管理

39、细则（QB/cseec3007-2023）工程设计技术文献立卷归档办法（QB/cseec3016-2023）电子文献归档与档案管理办法（QB/cseec3017-2023）公司文献材料归档范围和档案保管期限管理规定(中机电力202312号文)）1111附则附则本规定由公司管理部负责编写并解释。本规定自二一三年十二月一日起实行。1212 附录附录附录 A归档文献材料移交清单附录 B工程设计、科研项目文献材料移交清单附录 C项目管理、工程设计电子文献移交清单附录 D作废文献和资料存留登记表附录 E文献和资料借阅登记表附录 F电子文献运用审批表附录 G保密或重要档案借阅申请表附录 H 作废文献和资料

40、存留登记表附录 I作废文献和资料销毁登记表附录附录 A A归档文献材料移交清单归档文献材料移交清单移交部门或项目名称：移交部门或项目名称：编号：ZJ-WJA20 xxxxxx序序号号文献材料名称文献材料名称文献材料编号文献材料编号文字文字（页（页/件）件）纸质纸质电子电子声像声像实物实物（件）（件）（件）（件）保存保存期限期限保密类别保密类别移交日期移交日期备注备注移交人：移交人：接受人：接受人：接受日期：接受日期：版本：A修改码：0日期：2023-11-08附录附录 B B工工程程 设设计计、科科 研研项项 目文目文献献 材材料料 移移交交 清清 单单编号：ZJ-LDD20 xxxxxx工程

41、工程名称名称序号序号项目负责人：项目负责人：接受人：接受人：文文 件件 材材 料料 名名 称称主工：主工：检索号检索号工程工程检索号检索号设计设计阶段阶段阶段阶段 册数册数 保管期限保管期限 密级密级移交人：移交人：备注备注接受日期：接受日期：年年月月日日注：1.本表一式两份，移交人和接受人各存一份；2检索号填到专业，如：“ZJ-F1234S-J”版本：A修改码：0日期：2023-03-01(3016D-2023)附附录录 C C项项 目目 管管理理、工工 程程设设 计计电电子子 文文献献 移移交交 清清 单单编号：ZJ-DZA20 xxxxxx工程工程名称名称工程工程检索号检索号序号序号序号

42、序号项目负责人：项目负责人：专专业业文文件件夹夹名名称称卷卷册册文文件件夹夹名名称称主工：主工：形成日期形成日期形成日期形成日期设计阶段设计阶段设计专业设计专业含卷册文含卷册文献夹数量献夹数量含文献含文献数量数量移交人：移交人：备备 注注备备 注注接受人：接受人：接受日期：接受日期：年年月月日日版 本：A修改码：0日期：2023-03-01（3017A-2023）附录附录 D D作废文献和资料存留登记表作废文献和资料存留登记表序号序号文献编号文献编号文献名称文献名称存留部门存留部门（人）（人）发放号码发放号码备注备注编号：版本：A修改码：0日期：2023-03-01 (3007G-2023)附

43、录附录 E E文献和资料借阅登记表文献和资料借阅登记表编号：文献编号文献编号文献名称文献名称序号序号发发放放号号借阅借阅/日期日期批准批准/日期日期归还归还/日期日期备注备注版次版次版本：A修改码：0日期：2023-03-01(3007H-2023)附录附录 F F电子文献运用审批表电子文献运用审批表编号：ZJ-DZC20 xxxxxx序序号号日日期期申请人申请人工程名称及检索号工程名称及检索号电子文献名称电子文献名称审批人审批人(设总或主任)版 本：A修改码：0日期：2023-03-01（3017C-2023）附录附录 G G保密或重要档案借阅申请表保密或重要档案借阅申请表编号：ZJ-DAJ

44、Y20 xxxxxx申请部门申请部门申请日期申请日期申请人申请人计划归还计划归还日期日期借用档案名称借用档案名称档案类型档案类型请勾选：保密重要正本：（件）共（页）借用档案数量借用档案数量原件：（件）共（页）复印件：（件）共（页）副本：（件）共（页）借阅事由借阅事由及用途及用途申请部门申请部门/项目项目负责人审核负责人审核档案主管部门档案主管部门负责人审核负责人审核申请部门分管申请部门分管领导审核领导审核署名：日期：署名：日期：署名：日期：总裁审批总裁审批署名：日期：借阅承办人借阅承办人署名：日期：档案主管档案主管署名：日期：档案归还人档案归还人归还日期备注备注 1 1：保密档案重要涉及资产财

45、务、人事、法务、审计纪检、决议、协议、协议、造价、专利、专有技术等商业和技术秘密。备注备注 2 2：重要档案重要涉及各类资质、营业执照、业绩等资信证明材料；工程技术质量检测、验收等证据类文献材料。版 本：A修改码：0日期：2023-11-12附录附录 H H作废文献和资料存留登记表作废文献和资料存留登记表编号：序号序号文献编号文献编号文献名称文献名称存留部门存留部门（人）（人）发放号发放号备注备注版本：A修改码：0日期：2023-03-01(3007G-2023)附录附录 I I作废文献和资料销毁登记表作废文献和资料销毁登记表编号：序序号号文献编号文献编号文献名称文献名称发放发放号号份数份数销毁销毁因素因素批准人批准人/日期日期执行部门执行部门/日期日期版本：A修改码：0日期：2023-03-01(3007F-2023)