进销存需求文档(包含表结构设计).pdf
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1、电子商务的开展和市场竞争的加剧将企业推上了风口浪尖，中小企业除了积极迎接挑战之外，不无选择。网络的兴起与电子商务的开展带来了时空界限的突破、贸易方式的变更和经济活动的革命，从某种意义上来讲，这些变化为中小企业制造了与大型企业、国外企业平等竞争的有利条件。然而，治理水平的差异会弱化这种平等的实际意义。具体而言，中小企业在进、销、存等环节的治理上都存在着一定程度的缺乏，而这些缺乏无疑将使其在市场竞争中陷进被动的境地。在网络经济的时代背景下，进行有效的进销存治理差不多成为中小企业存身立业的头等要事。然而关于一贯疏于治理的中小企业而言，实现有效的进销存治理必定存在着一定的难度，因此必须借助现代化的治理
2、方法和治理技术计算机进销存治理系统。进销存治理进销存治理在市场经济中，销售是企业运作的重要环节，为了更好地推动销售，许多企业建立分公司或代理制，通过分公司或代理把产品推向最终用户。这些分公司或代理商大多分布在全国各地，甚至是在国外，远距离频繁的业务信息交流构成了这些企业业务活动的要紧特点。在传统方式上，公司之间通常采纳电传、电报、等方式传递订货、发货、到货、压货、换货、退货等信息，总公司的商务部门在接到分公司或代理商传来的订单和银行汇款单据件后，开具产品出库通知，然后把相关的进、销、存信息手工存档，再对这些信息进行统计分析，才能了解到整个公司的生产、销售和库存情况。这种信息传递和治理的方式不仅
3、效率低，可靠性、平安性和保密性都无法满足要求，而且数据统计时刻严重滞后，往往是当领导了解到企业的“进、销、存环节出现咨询题时，就差不多远离了咨询题出现的时刻和地点。即便是没有分公司的企业，使用传统的手工方式治理也存在同样的咨询题。通过进销存治理系统，及时通过网络把决策信息传递给相关决策人，从而能够及时发现咨询题、解决咨询题，从而更好地掌握时机。进销存治理的任务进销存治理的任务进销存治理工作的要紧任务有：企业的采购治理企业的销售治理(批发、零售、连锁)企业各部门的商品配送治理企业库存商品的治理企业应收款、应付款的治理企业经营状况分析与决策由于企业经营的商品种类经常会许多，例如一个超市可能会经营上
4、万种商品，因此按照传统的人工治理方式，会存在以下咨询题。(1)各种物资种类繁多、品种齐全，保管治理困难。有的物资超储躲或库存积压现象严重，采购本钞票居高不下；有的物资严重短缺，导致销售时才发现没有库存；有的商品由于没有及时盘点，到月末时才发现库存缺失，却查不出缘故；有的在进库、领用时寻不到商品的存放地点等。(2)无法进行正确及时的本钞票、毛利核算。本钞票治理永久是企业治理的主题，特别是现在面对多变的市场环境，如何及时满足用户的多品种需求，进行科学合理的本钞票推测、本钞票分析及本钞票操纵，及时、正确地为企业治理者提供经营决策信息，越来越显得至关重要。传统的本钞票核算方法(加权平均法和移动平均法)
5、及核算工具只是粗放地进行本钞票核算及本钞票治理，特别难满足治理的需要。至于本钞票核算到工序、核算到产品的思路(先进先出法)，在手工操作方式下更是无从谈起。(3)治理信息相互独立，市场推测手段、方法落后，严重碍事企业科学决策，建立科学的市场信息反响系统已迫在眉睫。手工财务数据相互独立，财务信息传递也只是通过逐层地统计报表来完成的，因此经常出现数字不符、报表不详的情况，难以满足统计数据的及时性、正确性、相关性要求。集团决策层、领导层特别难及时地掌握来自市场的正确信息，也就无法快速对市场作出正确的决策和推测。市场反响信息系统已严重滞后于企业治理的需要。(4)应收帐款居高不下，占用了大量资金，严重碍事
6、了企业资产运作效率，增加了企业的经营风险。手工治理特别难适应企业销售规模增大、销售业务复杂的形势，普遍存在着应收帐款治理不细、帐龄分析和催款通知不及时、不到位的咨询题；催款力度及相应催款政策不够。(5)在生产和销售环节，不能正确地掌握质量的变化，尤其一些客户投诉或落级使用的产品，无法做到全程跟踪，从而碍事市场的销售。自动化程度低，信息不畅通，不能在整个企业共享资源，各种等级的成品的治理不能做到正确无误。缺乏质量跟踪、投诉处理监控机制。(6)不能有效治理异地仓库和办事处销售业务。办事处一般通过或的方式每月上报销售数据和异地仓库的收发存数据，工作量大，同时上报的信息存在信息延迟和不正确的现象，严重
7、碍事到企业领导层的决策工作。进销存治理系统的作用进销存治理系统的作用进销存治理系统是基于先进的软件和高速、大容量的硬件根底上的新型进销存治理模式，通过集中式的信息数据库，将企业的进、销、调、存、转、赚等企业的经营业务有机地结合起来，到达数据共享、落低本钞票、提高效率、先进效劳等目的。一般来讲，利用进销存治理系统能够在以下几方面提高企业治理的水平：提高治理效率落低人工本钞票。落低采购本钞票。及时调整营销策略，防止价格流失。防范陈呆死帐，落低应收帐款。减少仓储面积，提高房产综合利用率。落低储躲资金占用。加快资金周转实现的经济效益。强化财务监操纵实现的经济效益。商业数据智能分析。高效决策。依据以上对
8、进销存治理内容和进销存治理系统的分析，一进销存治理系统包括如以如下面图的几大功能。图 5.1 进销存治理系统应包括的全然功能其中每个功能都由假设干相关联的子功能模块组成。下面将对这些模块一一进行介绍。资料治理资料治理企业经营的根底资料是一个企业最全然、最重要的信息，脱离了根底资料(包括商品资料、供货商资料和客户资料等)，进销存系统就无法运行。“资料治理功能模块就用于维护这些根底资料，其中所包含的子功能模块如以如下面图。“商品编码设置用于设置商品编码的方法。进销存系统的每一条商品信息都具有惟一的一个编码，作为该商品信息的主键，一般来讲，该编码具有一定的规律，例如药品进销存系统，商品的编码可能有两
9、级，第一级为药品的类不(中药，西药、保健品、器械等)，第二级为药品的剂型(针剂、片剂、丸剂等)。该功能设置商品编码分类的方法，从而实现商品资料维护中自动生成编码的功能。例如该商品属于西药的丸剂，而西药的编码是 2，丸剂的编码是 02，该商品的编码确实是根基202*，后面局部由系统依据该类不里现有编码的最大值加 1 自动生成。图 5.2“资料治理功能模块“商品资料维护用于维护(增加、修改、删除、查询)企业经营商品的全然信息，内容包括货号、条形码、商品名、拼音编码、规格、单位、产地、类不、进货价、销售价 1、销售价 2、最低售价等。其中拼音编码是商品名称的拼音简称，目的是使程序能够通过拼音编码方便
10、地查询到所需要的商品。不同行业的进销存商品资料的属性差异特别大，我们将在后面加以讲明。“供货商资料维护用于维护企业供货商的全然信息，内容包括供货商号、拼音编码、简称、名称、地址、区号、地区、类型、电报、开户行、开户行、银行帐号、税号、库房地址、库房、业务员、业务部门等。“客户资料维护用于维护企业客户的全然信息，内容包括客户编号、拼音编码、简称、名称、联系人、地址、区号、地区、电报、开户行、开户行、银行帐号、税号、性质、业务员、业务部门、授信额度等。“业务员信息维护用于维护企业销售业务员的全然信息，内容包括业务员号、姓名、性不、地址、身份证号、类不等。在销售开票时，业务员属性能够直截了当从业务员
11、清单中猎取所有业务员的名字作为辞典供用户选择。“仓库信息维护用于维护企业的仓库信息，内容包括仓库号、仓库名、类不、备注等。企业的商品一般根基上存放在不同的仓库或同一仓库的不同货位中，如此在填写商品进货单和销售单时用户需要指定进库或出库的是哪个仓库的物资。“采购合同治理用于维护企业与供货商签订的采购合同，内容包括供货商号、货号、进价、付款方式、帐期、签订日期、合同期限等。合同的内容对业务能够产生碍事，例如合同 了进价，在填写采购单时系统就会自动生成进价。“销售合同治理用于维护企业与客户签订的销售合同，内容包括客户编号、货号、售价、付款方式、帐期、签订日期、合同期限等。小知识：数据库设计范式数据库
12、的设计有一定的标准，按照等级划分为1NF、2NF、3NF、BCNF、4NF 和 5NF 这 6 个范式。这些范式要紧用来减少数据库中的数据冗余，每个范式都有自己严格的数学定义，下面我们用通俗的语言解释第一范式和第二范式。1NF 指关系中的每个字数都必须是原子的，即每个字段根基上不可再分的原子数据项，例如业务员信息表需要记录业务员的地址和，要是使用字段 Address_Zip，这确实是根基不符合第一范式的，应该分两个字段(Address 和 Zip)存放信息。2NF 定义为：要是关系模式 R(U,F)中的所有非主属性都完全依靠于任意一个候选要害字，那么称关系 R 属于第二范式。举例来讲，在系统中
13、填写进货单时需要指定进货的商品，要是每次进货都填写进货商品的品名、单位等信息，就会造成特别大的数据冗余。依据第二范式的要求，能够把商品的信息提炼出来，单独存放在一张表中，将商品的编码(货号)作为要害字，进货时只需要指定进货商品的货号就能够了，而其他信息能够通过关联的方法从商品表中猎取。需要注重的是，并不是数据库设计时满足的范式层次越高数据库就越合理，一般满足第二范式就能够了，过于追求数据的精简反而增加操作的复杂程度。采购治理采购治理“采购治理功能模块用于治理企业的采购业务，所包含的子功能模块如以如下面图。图 5.3“采购治理功能模块“采购订单用于录进企业的采购订单。一般来讲，采购订单、进库单、
14、销售单等单据依据第二范式都分为主从两张表来存放数据，主表“采购订单的内容包括编号、供货商号、订货日期、有效起日、有效止日、业务员、制单人、税价合计、不含税价、税额等，从表“采购订单明细的内容包括编号、订单号、货号、订货数量、进价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额等。“进货单用于录进企业的进货单，也分为主从两张表，主表“进货单内容包括编号、供货商号、进货日期、业务员、制单人、验收员、保管员、税价合计、不含税价、税额、订单号等，从表“进货单明细内容包括编号、进货单号、货号、进货数量、进价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额、仓库、物资质量等。依据企业的规模和治理方法，能够直截了当作进货单而不
15、用作采购订单，但关于较大规模的企业，采购部门和库房部门一般是分开的，由采购部门填写采购订单，物资运输到库房后由库房验收人员填写进货单。填写进货单后商品的库存才会增加并产生应付款。“退货治理用于录进企业进货时的退货单。进货的退货有两种方法，一是直截了当在进货单中填写负数的进货数量，另一种是填写进退货单，一般采纳前一种方法。“进货价风格整用于调整历史进货单的价格，内容包括内部编号、编号、进货数量、原进价、新进价、调整日期、制单人等。“进货单位调整用于调整历史进货单的供货商，内容包括内部编号、编号、原供货商、新供货商、调整日期、制单人等。“历史查询用于查询商品采购、进货的历史。一般能够让用户按照任何
16、条件查询，如按照供货商、日期、商品货号、商品拼音等。销售治理销售治理“销售治理功能模块用于治理企业的销售业务，所包含的子功能模块如以如下面图。图 5.4“销售治理功能模块“销售订单用于录进企业的销售订单。主表“销售订单的内容包括编号、客户编号、销售日期、有效起日、有效止日、业务员、制单人、税价合计、不含税价、税额等，从表“销售订单明细的内容包括编号、订单号、货号、销售数量、销售价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额等。“销售单用于录进企业的销售单，主表“销售单内容包括编号、客户编号、销售日期、业务员、制单人、保管员、税价合计、不含税价、税额、订单号等，从表“销售单明细内容包括编号、销售单号、
17、货号、销售数量、销售价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额、出货仓库等。“销售退货单用于录进企业销售退货单，内容包括编号、销售单编号、货号、退货数量、销售价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额、退货仓库等。“调整历史售价用于调整历史销售单的价格，内容包括内部编号、编号、销售数量、原销价、新销进价、调整日期、制单人等。“历史查询用于查询商品销售的历史。一般能够让用户按照任何条件查询，如按照客户、日期、商品货号、商品拼音、业务员等信息查询。库存治理库存治理“库存治理功能模块用于治理企业的库存信息，所包含的子功能模块如以如下面图。“库存查询用于查询企业商品的库存，能够查询总库存和各分仓库库存。“
18、库存转库用于将一个仓库的商品转移到另一个仓库，或者连锁店之间的商品调拨，内容包括编号、源部门、目的部门、货号、数量、单价、合计金额、调拨日期、制单人、调货缘故等。图 5.5“库存治理功能模块“库存盘点用于治理企业的库存盘点工作，将实际盘存的商品数量输进计算机，计算机自动与数据库中的库存数量进行核对，并产生盘盈盘亏统计信息。“报损报溢用于治理企业商品库存的损溢，内容包括编号、货号、仓库、数量、库存单价、金额、日期、责任人、制单人等。“上下限设定用于设置库存的上限和下限，当商品库存的数量超出指定的范围时系统能够自动报警，内容包括序号、仓库号、货号、上限、下限、最正确存量、备注等。“库存上下限报警依
19、据当前商品库存和指定的库存上下限自动列出低于下限或高于上限的商品，并能够直截了当依据最正确库存量直截了当生成采购订单。“历史查询用于查询各种转库、盘点、损溢的历史数据。应付款治理应付款治理“应付款治理功能模块用于治理企业的应付款业务，包含的子功能模块如以如下面图。图 5.6“应付款治理功能模块“预付款治理用于治理企业的预付款信息，内容包括供货商号、预付款总额等。填写付款单时能够选择付款的方式，要是是“减预付款，那么“预付款表中的“预付总额将自动减少。“应付款明细用于查询企业所有的应付款，对应到每一笔进货的明细。“应付款汇总用于查询企业所有的应付款，对应到每一个供货商。“付款单用于录进企业支付货
20、款的凭证和应付款，内容包括编号、发票号、填票日期、进货单号、货号、供货商号、数量、进货单价、金额、付款日期、具体讲明、进货日期、状态、减预付等。“已付款明细用于查询企业历史的所有差不多支付的款项。“历史查询用于查询付款单历史。“应付款帐簿用于查询应付款科目的明细分录，属于财务上的概念。每一笔进货或者付款发生时，系统都会在帐簿中自动产生一笔记录，以借方、贷方、余额的形式存在，能够直截了当将查询的结果输出作为财务软件的凭证。“应付款帐龄用于分析应付款的帐龄，即在不同时刻段内应付款分布的情况，作为付款依据。应收款治理应收款治理“应收款治理功能模块用于治理企业的应收款业务，包含的功能模块如以如下面图。
21、图 5.7“应收款治理功能模块“预收款治理用于治理企业的预收款信息，内容包括客户编号、预收款总额等。填写收款单时能够选择收款的方式，要是是“减预收款那么“预收款信息表中的“预收总额自动减少。“应收款明细用于查询企业所有的应收款，对应到每一笔销售的明细。“应收款汇总用于查询企业所有的应收款，对应到每一个客户。“收款单用于录进企业收回货款的凭证和应收款，内容包括编号、发票号、填票日期、销售单号、货号、客户编号、数量、销售价、金额、收款日期、具体讲明、销售日期、状态、减预收等。“已收款明细用于查询企业历史的所有已收回的款项。“历史查询用于查询收款单历史。“应收款帐簿用于查询应收款科目的明细分录，每发
22、生一笔销售或收款业务，系统都会在帐簿中自动产生一笔记录，以借方、贷方、余额的形式存在。能够直截了当将查询的结果输出作为财务软件的凭证。“应收款帐龄用于分析应收款的帐龄，即在不同时刻段内应收款分布的情况，作为收款依据。帐务治理帐务治理“帐务治理功能模块用于治理企业的结帐业务，所包含的功能模块如以如下面图。一般商业企业每个月都要进行一次结帐操作，确定该财务月份所有商品本钞票的进、销、结存情况，为财务治理提供数据。图 5.8“帐务治理功能模块“结帐日期设定用于设置企业每月结帐的日期，内容包括月份、全称、结帐日期等。一般商业企业每个月的结帐日期根基上固定的，默认为 25 号。“模拟结帐用于进行模拟结帐
23、操作。因为结帐操作不可逆，即正式结帐后商品进销存汇总的数据就无法更改了，因此在正式结帐前往往要进行模拟结帐，以查瞧结帐数据是否正确。“正式结帐用于进行结帐操作，用于计算进销存汇总报表。“进销存汇总用于查询本次结帐的结果，内容包括结帐编号、年月、货号、上期结帐数量、上期结帐金额、借方数量、借方金额、贷方数量、贷方金额、本期结存数量、本期结存金额、备注等。“历史查询用于查询历史结帐结果。小知识：财务本钞票核算方法财务上，为了统计企业的经营利润和报税，每个月都要对经营商品的本钞票进行核算，核算方法一般分为加权平均法和先进先出法(或者后进先出法)，下面来举例讲明这两种方法的区不。例如，1 月 10 日
24、进了 100双鞋子，进价为每双 50 元；1 月 15 日销售了其中的 80 双；1 月 20 日又进了 100 双，但进价变为每双 40 元了。采纳加权平均法计算：当月销售的本钞票为 80(01005010040)/(0100100)80453600 元；当月期末余额为120455400 元。其中0 表示当月该品种的期初数量和期初金额(上月的期末数量、金额)为 0，例如下月计算时取值为5400。由此可见，加权平均法计算公式为：销售本钞票销售数量(上月期末金额本月进库金额)/(上月期末数量本月进库数量)。而用先进先出法计算，因为销售的80 双属于第一次进货的，其真实的本钞票应该是 805040
25、00 元。由此可见两种不同的计算方法对企业当月的利润是不一样的，后一种增加了400 元的本钞票，利润就落低了400 元。到那个地点，也许用户会咨询，这两种方法有什么区不？最终企业的利润总是一样的，只只是是先算依旧后算的咨询题。首先，先进先出法能够更加正确的反映出企业的实际经营状况；其次在不同的动机下会产生不同的结果，例如一般商品的价格总是下落的趋势，要是上市公司想增加本年度的利润，采纳先进先出法就能够合法地提高公司的利润。需要注重的是，先进先出法需要大量的运算工作，因此在手工操作模式下是不现实的，这也是加权平均法产生的全然缘故。统计分析统计分析“统计分析功能模块用于统计和分析企业的经营数据，供
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