四川外语学院行政公文处理办法.docx

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1、四川外语学院行政公文处理办法（试行）第一章总则第一条 为使本院行政公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据国家行政机关 公文处理办法和上级行政机关有关公文管理办法，结合本院实际情况，特制定四川外语学 院行政公文处理办法。第二条 行政公文是学院行政及下属各系（院）、直属部门在行政管理过程中所形成的 具有法定效力和规范体式的文书，是依法治校和进行行政活动的重要工具。第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联衔接有 序的工作。第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，并做到及时、准确、安全。第五条 各部门要高度重视并积极推进办公自动化建设工作，推广电子公文，减少

2、纸 质公文，提高公文处理工作效率和质量。第六条 公文处理必须严格执行国家保密、法律、法规和其他有关规定，确保国家秘 密的安全。第二章公文处理组织第七条学院办公室是学院行政公文处理的管理机构。主要职责是：（一）制定、落实公文处理规章制度，做好学院行政公文的处理工作；（二）对院内各部门的行政公文工作进行指导；（三）负责行政公文办理过程中的督查工作，督促检查学院各部门贯彻落实上级机关和 学院的各项政策、决定；（四）指导有关部门搞好办公自动化建设；（五）负责行政公文处理中的安全保密工作；（六）完成与行政公文处理有关的其他工作；第八条 院内各部门的负责人应当高度重视行政公文工作，加强本部门对行政公文处理

3、工作的领导与检查，并使公文处理工作规范化。第九条 各部门必须配备专职人员负责公文处理工作。其工作职责是：（-）根据行政公文处理办法，制订本部门的公文处理规则；（二）负责本部门公文的撰写、收发、处理、管理及归档工作；（三）负责本部门公文处理中的安全保密工作；（四）完成与公文处理有关的其他工作。第十条各级办公室是各部门的窗口和联系学院与基层的桥梁，各部门务必高度重视 办公室工作及其建设。第十一条 各部门办公室实行主任责任制度。各部门办公室主任要及时向本部门负责 人和教职员工传达、解释学院的各项方针、政策、决定，做到有令必行，有禁必止；同时还 要及时把本部门基层群众反映的问题、意见和建议反馈给学院办

4、公室，以便提交学院领导; 各办公室主任负责检查学院各项规章制度、决定的贯彻落实情况，发现问题要及时向本部门 负责人、学院分管领导提出建议，切实做好各项工作的督查和落实。第十二条 学院定期召开办公室主任工作会议，及时了解各部门反馈意见及工作落实情况，使学院各部门之间互通信息，相互配合，共同促进学院各项工作。第三章公文种类第十三条 学院行政公文的种类主要包括：决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等。具体使用范围如下：（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤消下级不适当的决定事项。（二）通告适用于公布在一定范围内应当遵守或者周知的事项。（

5、三）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项和聘用人员。（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（五）报告适用于向上级机关或主管部门汇报工作，反映情况，答复上级机关的有关询问。（六）请示适用于向上级机关或主管部门请求指示、批准。（七）批复适用于答复下级机关的请示事项。（八）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（九）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第四章公文格式第十四条 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、

6、发文机关标识、发文字号、 签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送 机关、印发机关和印发日期等18部分组成。（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文 还应当标明份数序号。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文的要将主办机关 排列在前。（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。（五）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”必须在附注处注明联系人的姓名和电话。便于上级部门直接找承办人沟通。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标

7、明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范简称、统称。（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（九）公文除“会议纪要”以外，应当加盖公章。联合上报的公文，由主办机关加盖印 章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。（十）成文日期以负责人签发的日期为准。（十一）公文有附注的（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十二）向上级机关或主管部门行文应当标注主题词。主题词应当从上级机关制发的主 题词表中选词标引，不得按文件标题随意拆分.（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，

8、应当使用全称或者规 范化简称、统称。（十四）文字从左至右横写、横排。第十五条 公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准 执行。第十六条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmx297mm）,左侧装订。张贴的 公文用纸大小，根据实际需要确定。第五章行文规则第十七条 院内各部门报送学院的上行文，如请示、报告等，必须先送学院办公室登 记后，由学院办公室转呈各分管院领导。院领导批示后，再由学院办公室转发各二级部门， 不得越级或横向传递公文。第十八条 院内各部门的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。由学 院向上级部门的行文或向院内印发的重要行文，按职责分工由各部门代学

9、院拟稿，报分管领 导签批后，由学院办公室统一编号。党政联合行文，由学院办公室统一编号，分别署名，分别存档。第十九条 院内各部门行文，应自行编号和管理。对院内主管部门的公文，经发文部 门负责人签字并加盖公章后报送相应主管部门。第二十条 院内各部门报给分管院领导的请示和报告，需经部门负责人签字并加盖公 章后报送学院办公室处理。学院内除学院办公室外其他部门不得对外正式行文。第二十一条 学院部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行 文，学院将责令纠正或撤消。第二十二条行文应做到：（一）文件标题不能同时出现两个文种，如请示、报告不能用在同一标题中。（二）请示只能一事一文（需批复）。（三

10、）“请示”、“报告”只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形 式。（四）院内各部门必须规范公文格式，按照公文（上行文、下行文）规范格式进行写 作，报送公文必须编发文号、编写主题词并加盖公章。（五）主题词中不能使用虚词，主题词最多不超过6个，如:“四川外语学院关于罗石同 学转学的请示主题词为：学生、转学、请示;“四川外语学院关于印发行政公文处理办法的 通知；主题词为：公文、处理办法、通知。（六）公文正文字号应使用仿宋体三号字。（七）按规定应当由主管部门先审批的请示，应当报送主管部门处理，主管部门提出拟 办意见后，再报学院分管领导批示。第六章发文处理第二十三条 发文办理指以学院名义制发

11、公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、 缮印、用印、登记、分发等程序。第二十四条草拟公文应当做到:（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等， 要切实可行并加以说明。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲， 字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文 关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字 号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为

12、“（一）”，第三层为1,第四层为“（1）;（七）应当使用国家法定计量单位。（八）文内使用规范化简称，应当先用全称注明简称。使用国际组织外文名 称或其它缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用 语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿 拉伯数字。（十）起草和修改公文，应使用钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔和铅笔。第二十五条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有 关部门协商，取得一致意见并由主办部门及有关部门负责人会签后，方可向学院办公室报送。第二十六条 公文送学院领导签发

13、前，由学院办公室进行审核。审核的重点是：是否 确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符 合规定等。第二十七条以学院名义制发的上行文，由学院主要负责人或者主持工作的负责人签 发；以学院名义制发的下行文或平行文，由学院主要负责人或者经授权的其他负责人签发。第二十八条公文正式印制前，由学院办公室进行复核。复核重点是：签发手续是否 完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。第七章收文处理第二十九条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批 文、承办、催办等程序。第三十条学院办公室对收到的需要办理的院内公文，应当进行审核。审核的重点是:

14、是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规和有关规定；涉及 其他部门的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。第三十一条 经审核，对符合规定的公文，学院办公室应当及时提出拟办意见送负责 人批示或者交有关部门办理。对不符合规定的公文，经学院办公室负责人批准后，可以退回 呈报单位并说明理由。第三十二条 各部门报学院请示的事项，应当做好前期工作及时上报。一般事项不得 少于35个工作日；紧急公文，需要在3个工作日内批复的，应当在公文中说明紧急原因。第三十三条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得耽误、推诿。紧急公文 应当按时限要求办理。第三十四条 收到上级机关下发或

15、交办的公文，由学院办公室提出拟办意见，送领导 批示后办理。第三十五条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和 审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。主批人和审批人 应使用钢笔或签字笔签批文件。第三十六条送学院领导批示或者交有关部门办理的公文，学院办公室要负责催办， 做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第八章公文归档第三十七条 公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定, 及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十八条归档范围内的公文应当根据其相互关系、特征和保存价值等整理（立卷）。 根据要

16、求收集公文定稿、正本和会签稿、重要修改稿等，保证归档公文的齐全、完整，以正 确反映学院的主要工作情况，便于查阅和利用。第三十九条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复 制或者其他形式的公文副本。第四十条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位公章，并视为正式文 件妥善保管。第四十一条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案室移交。第四十二条拟制、修改和签批公文，所有纸张和字迹材料必须符合存档要求。第九章公文管理第四十三条 学院公文由学院办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。第四十四条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下

17、一级机关负责人 批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。第四十五条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。第四十六条 公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不 产生效力。第四十七条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经本单位负责人批准，可以 销毁。第四十八条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。 其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。第四十九条 有关部门合并时，全部公文应合并管理。有关部门撤消时，需要归档的 公文整理（立卷）后按有关规定移交档案室。第十章附则第五十条 公文处理涉及电子文件的有关规定另行制定。第五十一条 本办法自2005年10月1日起实行。以前学院有关公文处理的管理办法作废。第五十二条 本办法由学院办公室负责解释。