职业学院档案管理暂行规定.docx

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1、职业学院档案管理暂行规定第一章 总则第一条为了加强学院的档案管理工作，充分发挥档案 在教学、科研和管理工作中的作用，根据档案法、档 案法实施办法和高等学校档案工作规范等有关规定, 结合学院的具体情况，特制定本办法。第二条 本办法所称的档案是指我院在招生、教学、科 研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价 值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 本办法所称档案是指高校综合档案，不包含人事档案（教工、 学生档案），关于相关文件，即关于印发干部档案管理 工作条例的通知办理，本办法不另作规定。第三条档案工作是学校的重要基础性工作。档案工作 要纳入学院发展规划和工作计划，纳入学

2、院管理制度，纳入 相关人员的工作职责，纳入领导议事日程和目标责任制，在 布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总 结、验收档案工作。第四条按照集中统一管理的原则，学院在教学、科研、 管理等活动中形成的具有俣存价值的文字、图表、声像等不 同载体的文件材料，必须实行集中统一管理，确保档案的完 整、准确、安全，以便有效利用。（一）档案的利用是档案管理的根本目的。档案室要树立 以利用为中心的思想，做好各项基础工作。档案人员要熟悉 室藏档案的情况，主动了解每个时期党的中心工作和学院当 前工作任务，积极开展档案的利用工作。（二）档案部门要结合工作的需要，编制分类目录、卷内 目录、字号索引、等检

3、索工具，做到调卷迅速、准确。（三）档案室应努力开展档案史料编研工作，积极配合业 务部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、专题文件汇集等。（四）档案资料供阅制度。1、本院教职工调阅一般档案资料，必须办理借阅手续， 持经部门负责人和党政办公室主任签字的调档单，填写档案 借阅登记，方可借阅。2、调阅保密档案资料，须经本部门负责人、党政办公 室主任签字和分管院领导签批方可借阅。3、调阅学院党委档案资料，调档人必须是党员，并经 学院党委批准，只限在档案馆查阅。4、外单位来借阅、复印、摘抄档案资料须持单位介绍 信，写明借阅档案用途，经党政办公室主任签字后，方可借 阅。5、调阅档案原则上只能在档案馆查阅，特殊

4、情况经同 意可以将无密级档案借出档案馆查阅，一般不超过五天。借 出和归还档案时，档案管理人员应作详细检查，保证卷内文 件齐全。（五）为了延长档案的寿命，档案管理人员和利用者, 必须爱护档案，不得对档案进行涂改、勾划、抽取、剪裁、 污损和转借。（六）档案的保密程度有时间性，随着时间的变迁，机 密程度逐渐降低，要及时作好密级的调整工作，扩大档案资 料的利用范围。第八章档案的鉴定和移交第二十六条 根据高等学校档案工作规范定期对档 案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。第二十七条档案的鉴定工作。由档案部门和有关业务 部门组织鉴定小组，对超过保管期限的档案重新进行鉴定, 把确已失去利用价值档案编制清册。第二

5、十八条经学院分管领导批准后，与保密、保卫部 门取得联系，指定专人（二人以上）销毁和监销。第二十九条 重要的设备档案和基建档案应由学院档 案部门保存复制件，将原件向档案馆移交。第三十条档案人员调动工作时，必须在办完档案移交 手续后方能离开岗位；教职工调动时，须经学院档案室核实 确认档案已归还，并出具证明后，方可办理调动手续。第九章考核、奖励与处罚第三十一条学院应建立考查、考核和评估制度，明确 岗位责任。对于在档案工作中做出突出贡献的人员，学院给 予表彰。第三十二条对于违反档案法的行为，玩忽职守造 成档案损失的有关人员，学院根据情节轻重，依照有关规定, 给予行政处分。构成犯罪的，由司法部门追究刑事

6、责任。第十章附则第三十三条本规定由学院档案馆负责解释。第三十四条 本规定从公布之日起执行。第五条学院档案工作要实行科学管理，逐步采用先进 技术，与学院的信息化建设同步发展，积极开展档案信息资 源，为满足学院和社会的需要提供优质服务。第二章档案管理体制第六条档案管理体制（一）学院档案工作在院长统一领导下，由一位院领导分 管档案工作。各部门一把负责本部门档案管理工作，并确定 一名兼职文书档案员，协同档案馆认真做好档案的收集、整 理、立卷、归档工作，并做好本部门的档案归档工作。（二）学院设立档案馆，配备专职档案工作人员，在分管 院长和上级主管部门的领导下，发挥监督和指导作用，统一 管理全院的档案工作

7、。（三）学院实行文件材料形成部门立卷制度。各部门的兼 职档案员应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形 成规律，对文件材料系统整理、组卷、编制页号或者件号、 制作卷内目录，经档案馆负责档案工作的人员检查合格后向 档案馆移交。立卷归档工作是各部门工作的一部分，是兼职 档案人员的工作职责，专职档案人员负责对立卷归档工作的 监督与指导。第三章档案工作的任务第七条综合档案室的基本职责：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；（二）建立健全学院档案工作各项规章制度，并负责贯彻 落实；（三）负责接收、征集、整理、鉴定、编目、统计、保管 学院的各类档案及有关资料；（四）参

8、加信息工作整体化建设，负责编研档案参考资料, 编制检索工作，积极开发档案信息资料；（五）开展档案的开放和利用工作；（六）开展学院档案工作人员的业务培训；（七）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥 档案的文化教育功能；（八）负责检查、监督档案的保密与安全；（九）参加档案工作协会、学术研究和交流活动。第八条各归档文件整理单位的基本任务（一）认真执行档案管理的法律、法规和学校档案工作的 规章制度；（二）负责本单位文件材料的形成与积累、整理组卷、归 档移交、保管利用（限有保管利用任务的归档文件整理单位） 等环节的工作，要保证归档文件材料的原始性、完整性、准 确性和系统性；（三）主动接受上级档案

9、部门的业务指导和督促检查，按 归档时间向综合档案室移交档案；（四）注意保密，确保文件材料的安全。第四章档案工作人员第九条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于 职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代管 理技能。第十条 各级档案管理部门的兼职档案工作人员，在一 定时期内应保持相对稳定。第十一条档案工作人员要认真学习档案业务知识、现 代化管理知识及其他自然科学、社会科学方面的知识，刻苦 钻研业务，以保证工作的顺利进行。第十二条档案工作专职人员，实行专业技术职务聘任 制或职员职级制，各级领导要加强对档案干部的教育、培养 和考核。第十三条档案工作人员调离时，要严格履行档案交接 手续，交

10、接手续完备，方可离岗。第五章经费、馆舍、设备第十四条 档案工作所需经费应当列入学院预算，保证 档案工作的需要。学院还应设立专项经费维护档案数字化建 设正常运行。第十五条学院为档案馆提供专用的符合档案管理要 求的档案库房及办公、阅览用房，做到办公、阅览、库房三 分开。库房内应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、 防高温、防强光等设施。第十六条学院应为档案馆配置满足档案管理要求的必 要的设施、设备.第六章文件材料的立卷和归档第十七条根据“高等学校档案工作规范”的要求，结 合本院实际，制定文件材料归档范围。第十八条 文件材料归档范围（具体见归档范围细目）（一）党政管理类（二）教学类（三）科研类（四

11、）基本建设类（五）仪器设备类（六）出版物类（七）外事类（八）财会类归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、光盘、录像（录 音）带等各种载体形式。第十九条文件材料不归档范围（一）重复文件。（二）上级机关普发与学院没有工作关系而只供参阅，不 办的文件材料。（三）无查考利用价值的事务性、临时性文件。（四）未经学院领导签发的文稿以外的历次修改草稿。（五）上级机关及外单位送来的仅供参考性的通报、简报 和与本院业务无关的通知等。（六）学院内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行 文、介绍信等。（七）为参考而收集的一般性文件材料。第二十条各部门对已办理完毕，具有保留价值的各种 文字、图表、声像等不同体裁的文件材

12、料，按照高等学校 档案实体分类法与高等学校档案工作规范要求，必须收集 齐全完整、按年度、问题或重要程度分类整理立卷，按要求 及时向档案馆移交，任何部门或个人不得以任何理由不予移 交，更不得据为己有。第二十一条归档案卷质量要求（一）遵循文件材料的规律，保持彼此间的有机联系，区 别不同价值，便于保管和利用。（二）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均 齐全完整。（三）在归档的文件中，应当将每份文件的正件与附件、 印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别组合在一 起，不得分开；文电应合一立卷。（四）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度 的请示与批复，应放在复文年度立卷；没有复文的放

13、在请示 年度立卷；跨年度的计划放在针对的第一年立卷，跨年度的 总结放在针对的最后一年立卷；非诉讼案件放在结案年度立 卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。（五）管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要 注意密不可分材料的排列顺序，批复在前、请示在后；正件 在前、附件在后；印件在前、定稿在后；结论性材料在前， 依据性材料在后；文字性材料在前，图表在后。（六）专题性、成套性档案（含教学、科研、基建、仪器 设备、出版等档案）按阶段、结构等分别组卷。（七）卷内文件材料按顺序排列后，依次编写件号和页号。 案卷级档案材料，应统一在有文字的每页材料正面的右上角, 背面的左上角填写页号；文件级档案材料，

14、应在卷内每份文 件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号。图表和声像材 料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。（八）永久、长期和短期的案卷，必须按规定的格式逐件 填写卷内文件目录，对文件材料的题名，不要随意更改和简 化；没有题名应拟写题名，有的题名不确切应重新拟写；没 有责任者、年、月、日的文件材料，要考证清楚，填入有关 项目内；会议记录填写每次会议的时间和主要内容；填写的 字迹要工整，卷宗内文件目录放在卷首。（九）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、 地点、主要内容和责任者。（十）有关卷宗内文件材料的说明，都应逐项填写在备考 表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时

15、间填上以示负责，备考表应置卷尾。（十一）案卷封面，应逐项按规定填写清楚。案卷题名要 简明、确切地反映卷内文件内容，一般包括责任者、内容和 名称等，体式一致，使用简称应通俗易懂。用毛笔或钢笔书 写，字迹要工整、清晰。一般写在卷宗面，不超过50字。（十二）卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件应进 行托裱；字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。（十三）装订材料应符合档案保护要求，为了便于装订和 使用，案卷厚度一般不超过二公分；如文件过多时，可分册 立卷。第二十二条归档时间（一）党政部门和能按年度归档的部门应在次年六月底 前归档；（二）教学部门按学年度立卷的档案，应在次年度寒假前 归档；（三）科研、基

16、建部门应在项目完成后两个月内归档；（四）财务部门立卷的财会档案，应在两年内归档；（五）人事档案材料在形成正式材料后的一个月内归档;（六）特别珍贵的档案，从安全与保管条件等方面考虑, 可以随时归档。第二十三条接收档案必须履行手续，填写移交清册一 式两份，经档案工作人员验收签字后，双方各保存一份。第七章档案管理和利用第二十四条档案的管理（一）档案馆根据高等学校档案实体分类法、高等 学校档案工作规范的要求管理档案，做到分类科学、整理 系统、鉴定正确、保管安全、统计准确、利用方便、管理手 段先进。（二）档案的排架：要先按照档案的全宗、再按年度、其 次再按分类号分别排架。（三）高校综合档案的保管期限规定为永久、长期、短期 3种。永久为无限期保存；长期为16-50年；短期为1-15年。 以件为保管单位的文书档案保管期限规定为永久与定期（30 年、10年）（四）档案馆应有专人负责档案库房的技术管理，测定库 房温度、湿度、清洁度、灭菌虫毒程度等技术指标，研究和 改进档案保护技术，对已破损和字迹褪化的档案，应及时修 复和复制。（五）档案馆应有严密的防盗、防火、防晒、防虫、防鼠、 防霉、防潮、防尘、防腐蚀等安全措施。定期检查保管情况， 发现问题及时向院有关领导汇报，及时进行处理。第二十五条档案的利用