银行会计档案管理分析.docx

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1、一、基层人民银行会计档案管理现状分析自银行会计档案管理办法实施以来，我国有关银行档 案的管理已经逐步地向规范化与完善性转变。当前，有关基层 人民银行的管理方法，主要采取的是发行会计以及基层国库会 计资料分散管理的方式：一是采取中心支行货币金银部门，对 有关会计资料进行事后监督，在中心监督完毕后，将有关资料 返回至货币金银部门，实现其自行装订、归档、保管等有关档 案管理的工作；二是县支行国库业务的会计凭证、账表、清单、 系统工作日志等会计资料经事后监督中心监督完毕后，有关的 档案资料，需要定期返还至县支行综合档案管理部门，由县支 行综合档案管理部门来实施有关档案管理的归档、查询以及事 后监督中心

2、对账表、清单、系统工作日志等会计资料负责装订 的管理办法。但是这种分散的管理方式，对于基层人民银行的 档案管理就造成了诸多不容忽视的问题。一是对于会计档案的 定期检查与修复工作，没有依照预定日期如期进行；二是对于 档案中的磁介质等相关的资料，管理不规范，容易产生磁介质 失去信息；三是档案管理手段落后，有关档案管理的自动化程 度不高，难以对会计档案的安全性以及完整性进行有效地维护; 四是对于一些保管期满的档案没有进行及时的销毁与清理。五 是磁介质管理，比如，个别行核算系统数据未做到双备份，对 于个别行备份磁介质、光介质数据也没有实施异地的存放等管 理模式。对于档案管理制度的执行等情况，有关当前档

3、案保管 安全性方面，基层人民银行的会计档案管理现状，主要体现在 会计档案的查询、借阅以及检查等程序方面。首先，对于会计 档案的查询，会计档案的查阅除应会计业务检查的要求恢复会 计核算系统备份数据，以查看是否存在磁介质、光介质会计档 案失效的情形外，均为纸介质的会计档案。基层人民银行能够 实现按照会计档案管理制度中规定的相关法规，严格的建立以 及执行有关会计档案的登记、审批等制度，实现有关会计档案 的查询工作的严格办理，其次，对于会计档案的复制，在基层 人民银行的会计管理中，为保证会计档案能够在有效的时间内 得到妥善的保管，主要采取的是对邮政局传递的传真件形式的 电报底稿进行复印保存的管理模式。

4、再次，有关会计档案的销 毁，基层人民银行的销毁工作的主要对象是一些纸介质的档案。 但是由于基层人民银行档案销毁管理工作的疏忽，对于一些诸 如会计核算系统月终备份等磁介质的会计档案，没有进行及时 的销毁。二、基层人民银行会计档案管理中存在的问题及原因探究 当前，人民银行在实施会计档案管理中，主要执行的是中 国人民银行总行2005年制定、2006年月施行的中国人民银 行会计基本制度，这一管理制度并为专门对于会计档案的管 理制定专门的指导条款。但是随着经济的发展以及人民银行对 于银行会计电算化管理要求的迅猛发展，对于人民银行实施档 案管理的内容以及形式都发生了较大的变化。（一）会计档案管理部门分散，

5、统一管理流于形式当前，基层人民银行在实施会计档案管理时，尽管一些档 案资料的管理已经实现了事后监管部门的集中化管理与监督， 尽管实施档案管理的部门没有进行统一的管理，对于一些资料 的条约也主要是由事后监管部门进行有关资料的管理，这样就 导致会计档案与全行档案的管理存在管理流于形式的问题。在 这样的管理状态下，就会造成有关档案资料的使用存在的管理 上的漏洞及弊端：一是会计档案入档不及时，存在档案遗失的 风险；二是由于内部人员对于调阅档案不履行审批程序等问题, 造成有关档案资料的归类以及登记存在失真、不完整等问题； 三是由于会计档案资料主要实施的是各部门分散化管理，这就 给有关会计档案资料的保存与

6、监管带来了管理条件上的限制； 四是调阅资料主要是由事后监管部门进行管理，这就给会计档 案的登记与管理造成随意性大。上述有关会计档案存在影响会 计档案安全性的问题，就很容易带来会计档案管理难以实现人 民银行会计档案管理的“四防” “四无”基本管理标准。与此 同时，由于会计档案管理与核算系统的升级没有实现同步化， 结果就导致对于磁介质档案的调阅存在较大的难度。在实际的 管理中，一些磁介质会计档案是在特定的应用系统中生成的， 那么在实施磁介质的调阅中，就需要在特定的运行环境中进行。 但是核算管理应用系统版本的升级、更新，对于一些旧有的磁 介质档案已经无法实现调阅，这样就失去了档案管理在实施会 计档案

7、管理的有效使用（二）内部保密管理制度与司法执行存在矛盾，会计档案管 理存在风险为防止会计档案在管理中造成的会计数据丢失或者泄密， 中国人民银行颁布了银行会计档案管理办法，对于会计档 案的管理明确作出“各单位保存的会计档案不得借出。如有特 殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或复制，并办理 登记手续。”这一严格的规定。但是这一有关会计档案数据的 内部管理制度，与行政司法管理中的公开化、透明化监管之间 存在冲突，这就导致在实施的过程中存在执行难度大、实施效 度不充足等问题。比如对于司法部门执行有关公务时，就会要 求基层人民银行出具有关的会计档案凭证，基于上述分析，这 样就给会计档案管理带来比较

8、大的困难。与此同时，由于基层 会计档案管理中存在的人手不足、职责不明以及会计档案管理 知识欠缺等问题，导致对于一些会计档案的管理难以实现专人 的保管，内部管理制度执行的不严格，就导致在会计档案的管 理中存在诸多的管理与监督隐患。（三）会计档案制度制定不完善，有关会计档案监督不到位在目前运作的会计档案管理模式中，全辖市、县两级行包 括事后监督中心、业务核算部门和综合档案管理部门共9个部 门参与会计档案管理工作。对于会计工作检查而言，会计档案 属于其中一项最为基本的内容，但是部分人民银行在实际的会 计工作检查中，普遍存在只看登记簿的建立或档案的装订整理 等，对于一些档案的入档是否及时以及档案的归类

9、是否正确等 问题，实施检查的比较少，结果就造成会计档案监督管理上存 在漏洞。会计档案制度制定不完善，主要表现在：一是对于会 计档案的保管期限不明确。在中国人民银行会计档案保管期 限表中，涉及会计财务、国库会计、货币发行会计等业务产 生的会计资料的规定较为明确，但未提及事后监督过程中产生 的监督资料保管期限。2004年下发的中国人民银行事后监督 中心工作规程第二十七条规定：“事后监督产生的文档资料, 由事后监督中心按照档案管理规定保管。”由于上述制度、规 程对事后监督过程中产生的监督资料保管期限没有明确、具体 的规定，基层人民银行在实施有关会计档案的管理会出现真空 和时紧时松现象，造成会计监管的

10、分散保存、多头管理，这就 造成一定程度上，有关会计档案管理质量得不到有效的保证。 二是有关会计档案监督形成的资料归类不明确。新的中国人 民银行会计基本制度明确了事后监督部门的会计监督职能， 由于分别隶属会计序列和政工序列的会计档案管理部门，工作 职责的侧重点不同，管理力度、操作要求、执行标准也不尽相 同，涉及监督形成的资料管理没有明确归属哪一类会计资料。三、提升基层人民银行会计档案管理质量的建议（一）严格会计档案统一管理，明确管理部门责任划分针对当前存在的档案管理部门分散带来的问题，就应在制 定与实施相关会计档案管理制度的基础上，对档案管理部门的 职责进行明确的划分，依据各部门之间存在的差异有

11、效地规范 会计档案管理部门的职责。首先，为彻底解决基层人民银行会 计档案管理存在的职责不明确、操作不规范、硬件不配套等问 题，建议逐步实施“集中监督，集中管理”的会计档案管理模 式。通过实施会计档案资料的异地保管，定期对会计档案进行 复制，由事后监督部门对监督完毕的会计资料以及会计核算辅 助资料进行统一整理归档，不再将监督完毕的会计资料进行返 还。其次，由于档案管理涉及到多个管理部门，因此各部门要 高度重视会计档案管理工作，不断强化自身在关于会计档案制 度管理方面的学习，在掌握基本规定要求的基础上，严格按照 规章制度操作，严厉杜绝会计档案管理工作中存在的主观性和 随意性问题。再次，规范会计档案

12、交接、归档操作，严格会计 档案查阅手续，库房设施要满足规定要求。不断加强指导基层 人民银行还应按照自身发展的实际，不断地对本行的内控制度 中存在的问题进行及时的修订，明确自身职责，积极地将有关 会计档案管理的工作落实到人，对于档案管理中存在的风险进 行有效的规避与防范。（二）完善基层人民银行的制度管理，切实加大会计档案的 检查力度为切实的强化基层人民银行的日常管理，对于人民银行的 基层管理，就应积极的强化自身的制度建设。首先，针对中 国人民银行关于改进和加强事后监督工作意见强调了事后监 督职能定位，这一管理弊端，应积极的将有关事后监督资料划 归到会计资料的管理范畴中，并及时的对事后监管部门在实

13、施 监管的过程中产生的主要监督资料保管期限进行及时的明确； 其次，针对会计档案管理工作中的检查，应积极的从有关档案 登记薄记录的完整性、整理的规范性、归类的正确性以及入档 的及时性等方面着手，对于销毁手续是否健全、安全措施是否 符合规定等进行全面化的监督与管理，以实现会计档案保管的 妥善以及存放的有序；再次，积极地对司法部门调阅会计档案 审批制度进行有效的完善，不仅要强化会计档案管理人员的安 全、保密教育，还应对其在实施会计档案管理中的保密与安全 意识进行有效地提升，以积极的确保会计档案的不泄密和信息 的绝对安全；最后，为有效防止会计信息的安全管理，就应加 强与司法部门之间的沟通与联系，积极的

14、就基层人民银行会计 档案信息的管理措施，进行有效的交流，从根本上确保人民银 行的信息管理安全。（三）尽快制定人民银行会计档案管理实施办法，明确会计 档案管理职责为确保会计档案资料管理的安全性，中国人民银行总行应 根据中华人民共和国档案法、财政部和国家档案局印发的 会计档案管理办法的规定，结合本系统实际情况制订科学、 合理、规范、操作性强的会计档案管理实施办法，并切实贯彻 实行。还应应在实施档案管理的过程中，尽可能的减少档案管 理流通环节，还有利于立卷、归档、复制、查阅、移交等各环 节的统一和规范。切实加大会计档案检查力度，堵塞管理中存 在的薄弱环节。对会计档案的检查要像检要空白凭证一样进行 实地盘查，从档案登记簿记录的完整性、整理的规范性、归类 的正确性、入档及时全面性、簿实核对是否相符、销毁手续是 否健全、安全措施是否符合规定等进行全面检查，确保会计档 案保管妥善，存放有序，查阅方便，严防毁损、散失和泄密。 针对磁介质会计档案的调阅可能受到特定应用环境的限制，可 通过积极的改进磁介质、光介质等措施，以及强化有关会计档 案管理资料的调阅、备份等管理方式，实行双备份，异地保管, 避免因会计档案的磁化、老化造成会计档案管理实效等问题。