集团公司公文处理实施细则.docx

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1、集团公司公文处理实施细则第一章总则第一条 为提高我集团公文处理工作质量，促进各部门公文处理工作的规 范化、制度化、科学化，参照国家行政机关公文处理办法，结合本集团实际， 制定本实施细则。第二条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列 相互关联、衔接有序的工作。公文处理是集团日常工作正常、有序、有效、优质 运转的重要保障。第三条 公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、 规范、安全、保密。第四条 集团总裁办是集团公文处理的管理部门，并指导各部门的公文处 理工作，负责公文的统一收发、分发、传阅、核稿、用印、归档和销毁等工作, 并积极推进办公自动化建设，推广运用电

2、子公文，逐步实现无纸化办公。各部门 具体负责本部门公文处理工作，并指定专人管理本部门的公文处理工作。第二章公文种类第五条 集团公司采用的公文种类：一、 命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大 强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。二、 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人 员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。三、 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。四、 通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。五、 通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的 公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项

3、, 任免人员。（二）联合行文，由主办部门负责在公文处理完毕后，及时按规定补办公 文存档手续。第二十八条 积极推进办公自动化建设步伐，逐步实现无纸化办公，提高 公文周转速和公文处理的效率。但必须输出纸质文档分类存档第二十九条严格执行信通集团相关保密规定，加强秘密公文的管理。秘 密公文在运转过程中，均应办理交接并采取相应的保密措施，保证公文安全。阅 办机要公文，应按保密规定按时收回，由综合部保存。转发秘密公文时，必须贯 彻“密来密去”的原则，严禁密文明复或密明混用。绝密级公文不得利用计算机、 传真机传输，其他秘密公文传输时，必须采用加密装置。第七章公文管理第三十条 密级公文管理及复印、翻印、汇编的

4、密级公文，按福建省AA 集团股份有限公司机要保密工作规定办理。第三十一条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖原印章。第三十二条 公文被销毁，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止 之日起不产生效力。第三十三条工作人员离职或调离工作岗位，应将本人暂存、借用的公文按 照有关规定移交、清退。第八章发文字号第三十四条第三十四条福建省AA集团股份有限公司发文字号:各部门文号范本:集团X X字XXXXX号序号公司文号范本：集团总字xjxxx号年份序号1 .发文字号由“公司缩写”、“发文部门”、“年份和“序号”组亦 居中排布，字体“仿宋”；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标 全称，用六角括号“）”括

5、入；序号不编虚位（即1不编为001）, 不加“第”字。2 .部门代号规定如下：集团公司-总，财务中心-财，人本中心-人。3 .属于集团发文的，文件正本于集团总裁存档，属于各职能部门发文的， 文件正本于各职能部门分别存档，复印件交总裁办留存。第九章附则第三十五条 公司公文处理有关簿册式样由总裁办统一规定。司法、外事文 书等特殊公文，依照有关规定办理。公文被撤消，视作自撤销之日起不产生效力。公文被废止，视作自废止之日 起不产生效力。第三十六条本实施细则由公司总裁办负责解释。第三十七条 本实施细则自公布之日实行。六、 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。七、 报告：适用于向上级机关

6、汇报工作，反映情况,答复上级机关的询问。八、请示：适用于向上级机关请求指示、批准。九、批复：适用于答复下级机关的请示事项。十、 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。十一、函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准 和答复审批事项。十二、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章公文格式第六条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发 文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、 附件、主题词、抄送机关、印制版记、页码等部分组成。一、 秘密等级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级（绝密、机 密、秘密）和保密期限，未

7、标明保密期限的按绝密级事项30年、机 密级事项20年、秘密级事项10年认定。“绝密”、“机密”级公文应 在公文左上角标明份数序号。二、 紧急程度：紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其 中电报应分别标明“特急”、“加急”、“平急”。三、发文机关标识：发文机关名称应使用全称或规范化简称。联合行文, 主办机关应排列在前。四、 发文字号：由发文机关代字、发文年份、发文序号组成。联合行文只 标明主办机关发文字号。五、 签发人：上行公文应在首页注明签发人、会签人姓名，在附注处注明 能对该公文的咨询作出答复的联系人姓名和电话。六、 标题：公文标题应准确、简要、概括，一般应标明发文机关名称、公

8、 文主题（事由）及文种（公文种类）。公文标题中除法规、规章以及 专用名词等用书名号或引号外，一般不用标点符号。有发文机关版头 的公文，其标题可不标发文机关。七、 主送机关：是公文的主要受理机关，应使用全称或规范化简称、统称。 除“公告”、“通告”外，公文均应标明主送机关。主送机关名称超过 两行时，应标在文末抄送机关之上。八、 正文：是公文的主体部分，用来表达公文的主要内容。当正文之后的 空白容不下印章位置时，应采用调整行距或字距的办法，务使印章与 正文同处一面。九、 附件：是公文的组成部分（包括文字、表格、示意图等）。公文如有 附件，应在正文之后注明附件顺序和名称。附件只发部分单位时应予 注明

9、。十、 成文日期：以公司领导签发的日期为准，联合行文以最后签发的领导 人的签发日期为准，电报以发出日期为准。成文日期应完整标明年、 月、日。-十一、印章：是公文生效及公文制发机关对公文负责的标志。公文除“会议纪要”外，都应当加盖印章。联合上报的公文，由主办 机关加盖印章。联合下发的公文，应标明发文机关名称并加盖发文机 关印章。用印应端正、清晰，上不压正文，下压成文日期。十二、公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。十三、主题词：公文应标注主题词。主题词由类别词、类属词组成，一般标 注3至5个。十四、抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓的其他机关或部门，应使 用全称或者规范化简称、

10、统称。在主题词下一行标注“抄送”字样后， 按先外后内、自上而下依次列出抄送机关名称。十五、印制版记：即公文印发机关名称和印发日期等，标于抄送机关之下。 集团印发机关名称为集团总裁办，印发日期以公文打印的日期为准。十六、页码：是公文纸页的顺序编号，用阿拉伯数字标明。十七、会议纪要如有必要可在标题之下注明通过日期，通过日期以会议结束 的日期为准。“主送机关”标注在主题词之下。十八、文字从左至右横写、横排。第七条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mmX297mm),左侧装订。 张贴的公文(通告、公告)用纸大小可根据实际需要确定。第四章行文规则第八条 行文应遵循确有必要，注重实效的原则。行文关系

11、应根据各自的 隶属关系和职权范围确定，一般应逐级行文，不得越级行文。第九条 集团内设部门不得正式行文。“正式行文”是指以公司文件形 式向其他机关制发公文。”以函的形式”行文是指以信函式公文的格式行文。信 函式公文除以“函”的文种外，还可以选择与行文方向一致、与公文内容相符的 其他文种。第十条 集团部门之间联系、商洽工作用便函。第十一条以集团名义下发的属于规章制度类、指令性的公文发至集团各部 门，也可根据需要发至各下属子公司。第十二条不得越级行文，但下列情况除外：1、向上级机关的检举、控告。2、上级机关指定越级上报的事项。3、上级机关认为必须直接通知某些基层单位的事项。4、情况特殊紧急，逐级上报

12、或下达会造成损失的事项。5、经多次请示直接上级机关，长期得不到解决的事项。上述第2、3、4、5项，在越级行文的同时，应抄送被越过的机关。第十三条“请示”应一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其 他机关的可用抄送，但不得抄送下级机关。“报告”不得夹带请示事项。“意见”用于上行文时，应按请示性公文的程序和要求办理；用于下行文 时，一样体现出强制性和约束力，下级单位应遵照执行；用丁平行文时， 所提意见供对方参考。第十四条 收到专业公司的“请示”、“报告”或“意见”后，集团必须作出 处理或答复。“请示”或“意见”实行“限期答复”制度，领导阅示后，总裁办 送承办部门，承办部门限期反馈，并以公文形式

13、答复来文单位，无承办部门的, 由总裁办负责答复，反馈意见一般不超过7个工作日。第十五条向上级机关行文，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关牵头 负责办理有关工作。上级机关向受双重领导的下级机关行文时，必要时应当抄送 另一上级机关。第十六条 公文要精简，注重效用。一、凡可一次行文的，不分别行文；可不行文的，不行文。下列情况不 再行文：1、会议已印发的材料和领导讲话材料。2、通过当面协商、电话联系等方式能解决的事务性问题。3、已登载在报刊上的公文。二、转发法规性、指令性较强的公文，可原文照转；需部分贯彻执行的， 可摘要转发有关部余；需结合实际细化贯彻的，应根据原文精神另行拟文，原文 不再转发。被转

14、发的公文不要抄送原发文机关。三、压缩文件篇幅和印数。1、公文内容要简明扼要，一般不超过3000字。2、控制发文范围和印数，除发给直接办理公文单位及其有关部门外， 无关单位、机关一律不抄送。第五章收文管理第十七条 收文办理一般包括公文的签收、登记、审核、分办、批办、 传阅、承办、催办等程序。(-)公文的签收：寄送集团的公文统一由集团前台签收。对挂号信件、机要信件应逐一清点, 检查密封情况，办理收进手续。急件应随到随分，通知有关人员立即领取。收件对象为个人的或各部门的信件，由前台直接分发。(二)拆封与登记：收件人负责来文的拆封和登记。公文要随到随拆，分清办件、阅件。办件和 重要阅件应分别加盖收文印

15、章，逐件登录计算机，编收文序号，并分别挂“文件 传阅单”或“文件办理通知单”。（三）审核：办件中凡不属收件人部门办理的或越级行文，经各部门经理审定后，交付办 理单位。（四）传阅、承办、催办、督办：对阅件 凡列集团的各类文件（包括外来文、下行文及下属单位的上行文）, 均实行文件签阅制度。由总裁办主任根据文件内容、性质签署处理意见，以明确 阅件人，总裁办收发文员负责分发相关部门，按从上至下顺序在集团内部进行传 阅，只能直传，不得横传，一般不由集团领导和各部门相互传送和交办。传阅应 实行登记、签字、注销手续，公文传阅应在1个工作日内阅签完毕，需退回总裁 办的，应及时退回。传阅完毕后，整理归档。对办件

16、，总裁办主任根据各专业公司呈送的需办理文件的内容、性质签署文 件处理意见以明确呈送权责领导或阅办部门和单位，由收发文员根据处理意见送 呈相关承办部门，承办部门应按照规定的办文、办事程序及时办理，2个工作日 内将承办意见或结果，在文件签阅处规定栏内说明，交回总裁办。确有困难的, 应当及时向集团分管高管说明原因。有时限要求的，应按照规定的时限办结，特 急件应随到随办，当即结办。涉及多个部门或外单位共同办理的事项，由分管高 管牵头办理。分管高管负责催办督办工作。催办工作做到紧急公文跟踪催办，重要公文重 点催办，一般公文定期催办。第六章发文管理第十八条 发文处理程序一般包括：拟稿、会稿、核稿、签发、编

17、号登记、 打卬、校对、用印、分发、归档等。第十九条发文流程主办部门拟稿、填写发文稿1t不符合行文规范第二十条 以集团名义行文的种类及内容划分如下：一、福建省AA集团股份有限公司文件1、对外向上级机关请示、报告重要工作。2、部署公司全局性的重要工作。3、发布公司规章、制度。4、发布重要奖惩事项。5、传达要求各部门办理和需要有关专业公司周知或共同执行的事项, 任免和聘用人员。6、其它需发福建省AA集团股份有限公司文件的事项。二、福建省AA集团股份有限公司函1、集团与合作单位、及其他团体、企事业单位商洽工作，询问和答复 问题，请求批准和答复审批事项。三、福建省AA集团股份有限公司会议纪要用于记载公司

18、领导主持或委托召开的会议情况和议定事项。根据工作需要, 总裁办公会议可印发福建省AA集团股份有限公司总裁办公会议纪要。第二十一条拟稿草拟公文要按规定的发文稿纸格式逐项标明。草拟公文 要做到：一、符合国家的法律、法规及其他有关规定。二、事由清楚，观点明确，表述准确，结构严谨，字词规范，标点正确, 书写整齐，简洁明了。三、公文的文种应根据行文目的、发文部门的职权和与主送机关的行文关 系确定。四、拟发紧急公文，应体现紧急原因，并根据实际需要确定紧急程度。五、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引发文机关名称、标题， 后引发文字号。使用非规范简称时，应先用全称并注明简称。引用外文或国际组 织缩写形

19、式时，应在第一次出现时，注明准确的中文含义或规范的中文全称。日 期应写明具体的年、月、日。六、公文出现结构为两个层次时，序数顺序为“一”、“1”；结构为多层次 时，序数顺序为 “一”、“（一）”、“1”、“（1）”。七、使用国家法定计量单位。八、根据来文拟办的文稿，来文应附在文稿后，以便审核、归档。九、公文中的数字，除规章条目、成文日期、部分结构层次序数和在词、 词组、惯用词、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字书写 外，应使用阿拉伯数字。十、受文单位要写全称或规范的统称、简称；单位名称不能表明所在地时， 要在拟稿纸上注明地址以便及时投送。十一、拟写、修改、签发、批示公文，应使

20、用碳素墨水、蓝黑墨水，禁用纯 蓝墨水和圆珠笔、铅笔；可使用计算机打印设备拟写文稿。第二十二条 发文权限：集团公司文件视具体情况，由总裁签发，总裁不 在公司时，可授权常务副总裁签发。第二十三条 会签：联合行文或会签公文，主办机关应先签署意见，然后交 协办机关依次签署意见。凡涉及其他部门职权范围的事项，主办部门必须与之协商、会签，取得一致 意见后方可行文。如有分歧，主办部门负责人应当出面协调，协办部门负责人应 参加协调。经协调仍不能取得一致，主办部门应列明各方理据并附协办、主办部 门的书面意见，报总裁办，由总裁办交由分管领导审定。征求意见或会签公文，主办部门如没有时限要求，协办部门一般应在3个工

21、作日内回复。如不能按期回复，应提前主动与主办部门沟通，否则视为失职，主 办部门可视其同意，并据此继续办理公文。集团各下属公司的会签公文比照上述规定办理。第二十四条公文审核：（一）各部门拟制的公文在送集团领导签发前，须经本部门领导核稿和总裁 办审核，并签署姓名、日期。除特殊情况，各部门不得在总裁办审核前直接送集 团领导签发。（二）各部门领导核稿主要把好四关：一是行文关。即是否需要行文、以 何名义行文、行文的对象，足否要与有关部门协调，是否联合行文等。二是内容 关。即是否观点正确、符合实际、有的放矢、切实可行；有无界限不清、宽严失 度、难以执行、时效不当等。三是政策法规关。即是否符合国家法律法规和

22、规章。 四是文字关。文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；遣词造句是否符合 语法、准确精炼、语气得当；结构层次序数、标点符号、数字计量、人名地名、 专用术语等是否正确、规范。（三）总裁办审核除以上把关内容外，还要把好两关：一是程序规则关。 即是否按规定的发文程序和公文规则制发公文。二是格式关。拟定的公文文种、 标题、主送抄送机关、密级、急缓程度、主题词、发文机关、成文时间等是否符 合规定的格式。对不符合要求的公文，退回重新办理。第二十五条签发：以集团名义制发的上行文或涉及面广、重要程度较高的公文，由集团总裁签 发；以集团名义制发的下行文或平行文，按发文内容由集团总裁或受委托的其他 负责人签发；涉及其他负责人分管工作的，应经有关负责人审阅、会签同意后签 发。以部门名义发文的，由部门分管领导签批；签发人要署明姓名和日期，并对 公文全面负责。经负责人签发的文稿不得擅自改动，如必须改动，应由核稿人报 经签发人同意。第二十六条 公文用印：印章管理人员应认真核查，按福建省AA集团股份有限公司印章管理规定 用印。第二十七条公文存档：（一）公文存档按福建省AA集团股份有限公司档案工作任务和职责等制度规定要求办理。