企业管理资料范本-工程技术档案管理制度.docx

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1、工程技术档案管理管控规章制度1 .目的：规范工程资料的编写、收集、整理、组卷、传递、借阅管理管控, 确保满足工程施工和移交、归档要求。2 .名词解释各专业指：锅炉专业、汽机专业、电气专业、热控专业、焊接专业。3 .归口管理管控和划分3.1 工程部为相关项目部工程资料归口管理管控部门机构。相关项目部各部门机构为各自职能范围内的资料管理管控对口责任部 门机构，相关相关项目职能范围内的工程资料分阶段或竣工时向资料管理 管控相关人员提交归档，由资料管理管控相关人员统一向业主移交和向公 司档案室归档。3. 2工程资料的存档划分：3. 2.1工程管理管控文件资料：1）工程合同协议、协议、招投标文件、租赁协

2、议、工程概算结算、工 程定额、索赔资料，归工程部合同协议专业；2）图象、照片、录象，归综合管理管控部（工程结束时归档资料管理 管控相关人员）；3）行政文件，归综合管理管控部；4）工程施工技术及管理管控资料（音像资料等除外），归工程部；3.3工程资料管理管控网络和相关人员网络工程相关项目中标后一个月内由相关项目总工组织，建立相关项目工 程资料管理管控网络（应包括各部、室、专业组、专业公司等），明确相关 注通知单，图纸使用部门机构或单位接到设计变更及标注通知单后在通知 栏本相关项目联系相关公司正式正式生效方法，图纸使用部门机构或专业 相关人员在被变更的图纸上用红笔标注（相关方无特殊要求时）变更内容

3、, 标注后在标注通知单确认栏本相关项目联系相关公司正式正式生效方法， 资料管理管控相关人员资料员核实变更确已标注后，收回设计变更标注通 知单；存档图纸的设计变更由资料管理管控相关人员管理管控相关人员标 注。（3）同一相关项目有两次及以上变更，以最新版变更为准，原变更收 回，盖“作废参考”章存档备查。（4）设计变更章加盖在相应图纸标题栏上方lOnim处，当变更不是针 对具体图纸时，在本套图纸的目录页及总图上盖设计变更章。11.3施工过程形成资料的管理管控办法每个单位工程按施工技术管理管控过程控制记录做详尽的记录。11.3 . 1每项记录由单位工程技术员、质检员、施工员（根据各自职责） 分别做出记

4、录，分类建档，逐级审核后存于资料管理管控相关人员。11.4 . 2所有记录按要求填写标准表格，内容要真实。11.5 关于安装设备开箱资料的管理管控规定11.5.1 工程施工安装设备的开箱资料，在设备到场后由物资办事处综 合管理管控员向资料管理管控相关人员移交（移交的内容包括：设备开箱 检验记录、设备清单（含专用工具）、安装说明书等）。由资料员登记存档, 物资管理管控相关人企业员工作必须留用的资料，从资料管理管控相关人 员复印。11.5.2 所有开箱资料必须坚持先归档后复印使用的原则，各部门机构、 专业公司如需要，到资料管理管控相关人员借阅或办理复印手续（由资料 员相关相关项目复印），使用复印件

5、。11.5.3 资料管理管控相关人员按与业主洽商的移交规定办理移交手续 （一般情况下，设备开箱检验记录单在工程进行中移交，其余资料竣工 时移交）。11.6 受控法规性文件管理管控规定11.6.1 资料管理管控相关人员编制XX相关项目部受控法规性文件目 录，经工程部部长、质量部部长、安监部部长审核、总工批准后，发至各 部门机构、专业公司执行。1L 5. 2资料管理管控相关人员依据公司规定，拟订发放范围，依据规 定发放。11.6.3 法规性文件均应加盖持有单位的受控印章，并应有登记（本单 位及资料管理管控相关人员），无受控印章的视为无效文件，不得使用。11.6.4 已经下发的文件，如不能满足工程需

6、要，再次领用受控法规性 文件，仍须填写文件领用申请单，经总工批准后，方可领取。11.6.5 从资料管理管控相关人员领出的受控法规性文件，在工程结束 时，按要求进行整理，及时交还资料管理管控相关人员。11. 6文件的借阅和工具书的管理管控11.6. 1文件的借阅资料管理管控相关人员存档的文件资料原则上只能查阅，不能借出。 确需借出的，填写文件（记录）借阅申请表，借阅规定时间在15日以 内的由资料管理管控相关人员审批，一个月内的由工程部长审批。资料管 理管控员建立工程资料借出情况清单，在网上公布，并设定借出期限自动 提示。资料员对逾期不还者下发催还通知单。11 . 6. 2工具书的管理管控施工手册

7、及技术规范由资料管理管控相关人员录入计算机，建立数据 库，在网上共享，并制成光盘。技术相关人员一般情况不专门配工具书，使用时也可到资料管理管控 相关人员处查阅，但原则上不能借出，如需借阅执行（一）审批规定。12 .7作业指导书编审相关项目中标后根据中标范围，参照质量部编制的XX工程相关项目 质量计划，由资料管理管控相关人员编制XX相关项目部施工作业指导书 总目录和XX相关项目部防护作业指导书总目录，工程部长审核，总工 批准。作业指导书全部采用顶部、双钉装钉。12 .表格12.1 文件（记录）借阅中请表12.2 文件资料发放登记表12.3 文件资料发放审批表12.4 文件资料更改审批表12.5

8、文件资料领用申请表12.6 作废文件资料销毁申请及销毁记录表12.7 设备开箱检验记录12.8 设计变更标注通知单12.9 XX相关项目部施工作业指导书总目录12.10 XX相关项目部防护作业指导书总目录.附件12.11 作业指导书表样文件（记录）借阅申请单序号文件名称划阅定间 计借规时阅定间 借规时借阅用 途借阅申请部门 机构/人归还日期审批人检验人关键备注文件发放登记表编号:序号文件名文件编受控号领用部门机领用日期发放人关键文件发放审批表编号:文件名称文件编号发放范围填报人年月日审批意见审批人年月日文件更改审批表编号批准:更改文件名称文件编号申请更改部门机 构申请更改原因：申请人：日期更改

9、前内容更改后内容（可另附页）更改人 日期更改审查意见审改人日期批准人日期文件领用申请表编号:文件 名称文件 编号申请领用部门机构申领原因：申请人、日期部门机构领导人 批准文件领用部门机构审核本相关项目联系相关公司正式正式生效方法日期文件管理管控部门机构批准本相关项目联系相关公司正式正式生效方法日期备注遗失、破坏文件的分发号码：补发文件的分发号码：其它事项：相关项目人（相关相关项目人应为本现场技术相关相关项目人）、管理管控 相关人员和各单位资料管理管控员。4.文件的编写文件资料的编写按以下规定执行（业主无特殊要求时）1. 1文件的编写一律采用A1纸张，用激光打印机或喷墨打印机（黑色 墨水书写亦可

10、）的打印件。规格要求参考作业指导书标准样式（尺寸及页 边距）。4. 2文件必需采用双钉装钉（横向、竖向均可）装钉尺寸要求如下： 横向装钉的，左侧留装订线2. 5cm,上边距2.5cm,右边距、下边距1. 5cm； 纵向装钉的，上下留出2.5cm的距离；钉与纸张的边缘留出1cm的距离。 对复印件A4纸竖向左侧装订线留2. 5cm。5. 3正文文字一律采用四号宋体、1.5倍行距，标题为小三号宋体。 凡是正文应有页眉和页脚，页眉页脚均使用五号，页脚居中设置。页脚使用三位阿拉伯数字，从“第001号”开始，卷内目录、卷内备 考表及某一文件的附图无正文的部分，不编写页号，但应在文件目录中标 明总页数。6.

11、 4文件中附图的幅面、构件代号均应符合我国国家或行业标准，图纸 的尺寸一律以毫米为单位。7. 5案卷封面宜采用外封面形式，内外封面的式样同作业指导书封面。8. 6档号：相关项目代号+分类号+案卷号相关项目代号：是公司指定的，相关项目中标后由公司档案室给出。分类号：科技文件材料参考火电施工企业档案分类表中69大类作废文件（资料）销毁申请及销毁记录作废文件（资料）销毁申请文件名称销毁内容销毁原因销毁数量关键备注申请人：H期：批准人：批准日期：作废文件（资料）销毁记录文件名称销毁数量销毁正式正式生效销毁日期销毁人：日期：见证人：日期：序号作业指导书名称编写单位审核部门机构（人）审批人XX相关项目防护

12、作业指导书总目录序号作业指导书名称编制单位审核部门机构（人）审批人的有关规定，其它部门机构采用。一5大类的有关分类规则。案卷号：即为案卷顺序号。移交资料的档号按业主要求编制填写。1.1 7案卷题名应简明、准确揭示卷内相关项目的名称、代字、代号及其 组件、部件、阶段的代号和名称等。1.2 8编制单位栏填写卷内科技文件材料形成的单位或主要责任者。1.3 9编制日期填写案卷内科技文件材料的起止日期。4.10 保管期限填写其划定的保管期限，将来移交时在资料管理管控相 关人员管理管控相关人员的统一指导下填写。4.11 密级依据保密规定填写（移交时业主给出，统一填写）。4.12 缩微号和档案馆号由竣工档案

13、接收单位或部门机构填写。4.13 卷内目录及卷内备考表（各种表格）的格式由资料料室统一提供。4.14 竣工移交所使用的卷盒由综合管理管控部根据公司档案室要求统 一购置。4.15 编写受控文件时均应标明文件编码。（文件编码按质量部工程质 量体系文件编码与受控编号方法进编写）。5.工程中使用的表格工程中使用的各种表格包括：质保、过程控制、试验与检验、工程管 理管控与技术管理管控、有条件发生的记录表格。各种表格的使用按以下 规定执行：5.1 国家、部或局已经下发现成表格（或有要求）的，使用其统一表格。5.2 相关项目部管理管控规章制度汇编已给出工程相关项目管理管 控工作中的表格，这些表格按类别存在专

14、门的数据库中，如需使用可直接提 取使用，签名为手写。5. 3如上述表格不能满足施工要求，可根据需要自制表格，经专业部室 领导人批准（按审批权限），方可使用。6.工程资料的收集工程相关项目的档案资料，是整个工程相关项目从酝酿、决策到建设 投产（使用）全过程中形成的文字、图纸、图表、计算书、声像资料等不 同形式、不同载体的资料，包括相关项目的提出、调查、可行性研究、评 估、决策、计戈IJ、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产等, 相关项目部有责任尽量将资料收集齐全。6.1工程相关项目开工后由总工组织编制XX相关项目部归档文件资料 目录。其中应至少明确第一批开工相关项目应归档的文件资料目录

15、。（1）技术文件内容依据公司规定执行。各类文件资料的收集策划应以 分项或分段工程为单位。（2）随工程进展对归档文件资料进行补充，待工程图纸80%或专业系统 图100%到达相关项目部后15日内，对目录进行修改，分别报业主和公司各 职能处室，作为正式文件执行。（3）各项资料在单位工程未完时，由划分的文件收集、整理部门机构保 存，待阶段性检查之后，或单位工程施工结束，按资料管理管控相关人员 要求的规定时间，将资料移交给资料管理管控相关人员，正式归档。6. 2任何单位、部门机构和相关人员不管以何种渠道获得技术资料，均应交资料管理管控相关人员登记、备案，由有关领导人核准后方可使用。6. 3各部门机构收集

16、的资料除归档资料外，还应根据上级单位监检大纲 的有关条款，对其它工程资料进行收集整理。7.工程资料按以下要求进行整理和组卷7.1 相关项目文件资料一般按其专业、单位工程相关项目和形成规定时 间先后进行整理组卷。7. 2有关设备的文件按依据性材料、设备开箱本合同支付资金服务、设 备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列，随机图样也可单独组卷。7. 3管理管控性文件按问题、规定时间或重要程序排列。7. 4案卷内技术性文件材料排列要求文字材料在前、图样在后。7. 5每一单位工程相关项目的卷内文件按管理管控、依据、施工安装记 录、检测试（实）验评定、证明等排列。7 . 6文件材料组卷时，应将每份文件的

17、正件与附件、印件与定稿、请示 与批复、转发文件与原件一起立卷，不得分开。文件材料的排列：批复在 前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件在 前，被转发文件在后；立卷人填写卷内目录，立卷人和有关相关相关项目 人应在卷内备考表的签署栏签署姓名；卷内目录和卷内备考表格式由资料 管理管控相关人员统一提供。8 .7卷内备考表（各种表格）、卷内目录、卷内文件的装钉尺寸及页边距 应一致。7. 8存档文件材料应尽量使用原件，如没有应标明原件的存放地点。8. 9资料管理管控相关人员编制工程管理管控案卷总目录及卷内目录，工程部长审核、总工批准。8 .文件资料的传递文件资料的传递包括发放与往来

18、。1 .1文件发放：文件资料在发放前，发放部门机构应填写文件发放审批表， 根据审批权限审批文件确定资料发放的范围，并建立文件发放登记 表台帐。从业主、监理方接收领取的文件资料两小时内在网上公布，24 小时内发放到使用单位、部门机构8 . 2文件往来往来文件指与相关项目部以外单位的文件往来，一般包括与业 主、监理、当地政府有关部门机构、设计院、设备厂家、调试部门机 构、公司等的文件。（1）接收：资料管理管控相关人员建立文件接收登记表对 接收的文件资料进行登记。任何人无论从何途径得到的与工程有关的 文件资料，都应交到资料管理管控相关人员，由资料管理管控相关人 员组织识别并登记。对接收的文件资料，资

19、料管理管控相关人员根 据审批权限送交领导人审批。（2）相关项目部任何部门机构、任何人向相关项目部以外单位 发出与相关项目有关的文件资料，都应根据审批权限进行审批，在发 出前在存档部门机构进行备案，对反馈信息及时归档。（3）相关项目部各部门机构、各专业公司也应建立文件接收登记表。9 .文件、资料审批权限9.1 接受相关项目经理委托，由生产经理、商务经理、总工（副总工） 发放（传阅）审批的范围：国家、行业有关本工程的文件、要求，业主、监理公司文件、会议纪 要、工程联络单（确认有效性和发放范围后下发）、通知等，设计院文件, 设备图纸、涉外技术文件资料，外单位交流信息，业主委托、工程变更（根 据确定的

20、范围），公司有关本工程的文件和要求，相关项目部有关工程管 理管控的文件、要求、通知，工程简报，上报业主、监理、公司的文件和 材料，施工组织设计等。9. 2各部门机构相关相关项目人的审批范围：本部门机构分管专业范围体系内的文件、资料、规程规范、标准、规 章制度、规定，本部门机构编制的管理管控规章制度、规定、办法、计划、 通知等，本部门机构所组织的专业会议纪要、总结、工作联系单.，处罚通 知等。10. 3资料管理管控相关人员发放审批：施工图纸、图集，作业指导书、 施工措施（包括监理批复意见），图纸会审记录，设计变更，技术例会纪要、 专业会议纪要、工程总结等。10.文件资料的更改和作废文件处理10.

21、1 文件更改由更改提出人或提出部门机构的相关相关项目人填写 文件更改审批单，重要更改要附上文字依据，由该文件、资料的原审批 人或部门机构进行审批。文件更改申请获批准后，由原文件发放部门机构（单位）按文件发 放登记表的名单发放文件更改一览表，文件领用人按文件更改一 览表对所持文件进行更改，如换页更改则进行换页。10. 2文件的失效和作废文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版本作 废，换发新版本。文件发放部门机构（资料管理管控相关人员）应根据文件发放登记表 把失效和作废的文件及时通知给各部门机构（单位）。作废文件应根据发文 登记及时更换或撤回；收回的失效或作废文件由发放部门机构填写

22、作废 文件资料销毁申请及销毁记录，经总工批准后执行。需要作为资料保存 的作废文件应加盖“作废参考”标识。11. 3文件中有关问题处理结果的反馈文件的接收部门机构（单位或相关人员），接到工程文件后要对照文件 中有关要求及领导人的批示意见，及时处理有关问题，并将办理结果以文 字形式反馈（也可在网上反馈）。11.工程资料管理管控办法11.1 工程图纸管理管控办法11.1.1 工程图纸的收发统一由资料管理管控相关人员管理管控。12. 1.2各个专业的图纸在工程开工前，由各专业工程师按施工进度计 划编制专业图纸需求计划，递交资料管理管控相关人员，由资料管理管 控相关人员编制相关项目工程图纸需求计划，工程

23、部长审核，总工批准, 提交建设单位和设计单位，并在资料管理管控相关人员存档。资料员拟订工程图纸发放范围和文件发放审批表，正式施工图纸 的发放范围由资料管理管控相关人员审批，设备图纸和非正式图纸由总工 或副总工审批，资料员发放。图纸发放时要特别注意留出用于移交和归 档的图纸。资料员统计图纸到位情况，按图纸交付计划向建设单位催交， 接收的图纸进行登记（文件接收登记表），接到图纸两小时内在网上公布, 未按计划到的图纸及时向资料管理管控相关人员和专业工程师汇报。任何相关人员不论从何种渠道得到施工图纸，都要首先交资料管理管 控相关人员，由资料管理管控组织确认。11. 1.4施工过程中，各单位要注意保护图纸，施工结束立即交回资料 管理管控相关人员。11.2工程变更资料管理管控11. 2.1工程变更由专业工程师及以上领导人本相关项目联系相关公 司正式正式生效方法认可后正式生效见设计变更、变更设计和工程委托 管理管控规章制度）。12. 2. 2资料员接收到正式生效的工程变更后按工程图纸发放的范围 进行发放。11. 2. 3工程变更必须加盖设计变更章并在图纸中反映出。（1）资料管理管控相关人员在工程开工后确定工程变更本相关项目联 系相关公司正式正式生效方法或盖章分工，根据分工，资料管理管控相关 人员提供印章。（2）资料管理管控相关人员下发设计变更的同时下发设计变更标