2023年办公室管理形成性考核册答案新版.docx

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1、办公室管理形成性考核册答案1-4作业U1. 一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。A办公室实务工作一览表国外一般序号国内一般性国内公司（含外企）U文书撰写按上司的口头或书面指示完毕信函。记录上司指令及 会谈、会议内容2文书制作复印资打印文稿及料。表格3 文书解决在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的解决。4档案管理档案管理。45会议组织安排会议事务,并做会议记录或纲要。事务,并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。6调查研究协助上司准备书面的财务报告、研究报告。浦 信息资料准备好公司要公开的资料；收集及整理各种信息A 8信访工作替上司接洽外界人士。

2、例如记者、工会职工等。接待来宾和员工的来访。9 接待工作接待来访来接待来宾和员工的来接待来宾和员工的来宾；访。10 协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。1 1督查工作督导一般职工或速记员。U2 日程安排排替上司定约会并做好记录;私事方面的协助。A 协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分, 此外是上司身边的纯粹私事：A (1)特别指示事项的时候一一虽然是上司的 私事，但认为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充足的便利。a ( 2)纯私人性请求时一一碰到这种情形，就把它当作上司运用文秘人员是 下属同事的A关系来协助他解决私人的事务。A

3、财物管理。涉及：A (1)薪金 收入管理一一薪金收入达成一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪A金 以外有超额的收入,都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入 多的时候,A由文秘人员保管单据，以备申报所得,或直接替上司办理申报手续。A(2)支票往来的管理一一最重要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票A簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做 纪念保管。A 3.第三题重要是给同学们提供了一个编写“工作任务单”的范本，同学们 可以学习一A下。最佳可以根据这个范本，结合自己的工作实践，编写一个“工 作任务单”。

4、A作业4A 一、简要阐述社交话题的选择。A合适的话题涉及：(1)谈话双方都感爱好的、有共同利益的话题，如合作意向等；2( A)一般人 喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；3( A)显示地方或民族色 彩的话题,如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；a (4)比较高雅的话题,如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等;(5)积极、健康的生活体验的话题了(6 )风趣、风趣的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。a 不合适的话题涉及：(1)应当忌讳的话题。如个人私生活等。A (2)令人不快的话题。如疾病、残 疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。(3)过于敏感的话题。如个人

5、的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。a(4)自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。(5)夸耀自己的话题。(6 )庸俗的、色情的话题。(7)不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。a二、印章的使用重要有哪几种形式,其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围 如何？印章的使用的重要形式为：(1)落款章；(2)更正章；(3)证见章；(4)骑缝章；(5)骑边章;(6)密封章；(7) a封存章。落款章、骑缝章、更正章的使用范围：1( a)落款章加盖于文书作者的落款 处，用来表白作者的法定性和文献的有效性。(2)骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝 线

6、上。(3)更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定 作者自行更正的凭信。a a三、简要阐述收文解决的程序及分送的基本原则。收文解决的程序：签收和拆封登记分送拟办批办承办 一催办一注办。A分送的基本原则：(1)属于方针政策性的,关系本机关工作全局的指挥性文献或重大问题的请示、 报告A之类的文献，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或解决；(2 )属于机关平常事务性的已有明确分工的文献，或早有批示规定和有规可循的例行A公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；（3）分送给机关领导阅批的文献，要先填好“公文解决单”，连同文献一并送批;（4）便函、请柬、介绍信、广告

7、、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理;（5）在文献份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后 阅知产先主办、后协办，先正职、后副职的顺序分别审阅解决，并以秘书为轴心, 进行轮辐式传阅。A四、按照文书立卷特性立卷，重要有哪几种类型？简要说 明按照问题特性立卷的基科含义。类型：1（ A）按问题特性立卷；（2）按作者特性立卷；（3）按文种特性立卷;（4） 准时间特性立卷；（5）按地区特性立卷；（6）按通讯者特性立卷。a按问题特性立卷的含义: A 将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问 题的互相联A系和解决情况，运用最广泛。AA五、简要说明电子文献归档的

8、基本 方法A电子文献归档一般采用以下方法：1、将应归档的电子文献最终版本存入磁、光记录介质上。2、压缩归档。采用数据压缩工具，对电子计算机网络上应归档的电子文献，通过 一段时间积累后进行压缩操作，录入到磁、光记录介质上。3、备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采用。将归档的电子文献在 网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文献记录在磁、光记录介质上13 平常事务阅读并分类信件通讯事务、电话；14 办公室管理办公室环境的布置和整理，保管办公室设备及用品1a 5 其他临时以速记记下上司交待的事项；执行上司交办事项交办的事项一口 6替上司申报交纳所得税及办理退税。17外出办事，如银行、邮局等。

9、二、公用易耗品重要涉及哪些？ 4 办公用易耗品重要有：A ( 1 )信封、纸 张；(2)软盘、光盘等;A(3)铅笔；(4)圆珠笔；(5)签字笔或钢笔；(6)修正液或修正带;a (7 )印盒；(8)各种小型机器，如订书机(涉及订书针)、打孔机、装订机(涉及装订 线)、日期a号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；(9)小刀;(10 )日历等;a (11)其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘 胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大 头针、纸夹等。三、简要阐述文员工作的三个环节，互相关系如何？文员工作分为三个环节:计划、实行和检查。(1)计划的环节，要充足了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效

10、率会最A佳。2( A)实行的环节，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺 序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要对的地实行；配合上司预期的期限。(3)检查的环节,要分析计划和实绩的差异,并把以前进行过的工作或别人做 过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。另一方面,说明三个环节之间的关系。A 三者的关系为：先作计划，付诸实行,然后检查结果，围绕“计划一一实行一一检查”这样一个滚动的A过程开展。三者互相联系形成一个循环。文员一方面要仔细制定计划，然后根据这个计划去实行,并严格检查其结果， 使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。A四、按照“优先顺序”解决工作原则，虚拟一份半天或

11、一天工作(或家务) 计划书。本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制 定一份计划书，不要抄袭。A 五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或 对此工作方A法的结识。1 .请示方法和报告方法；2 .计划方法和总结方法；3 .受意方法；4 .传达方法；5 a.进言方法；a6.变通方法和挡驾方法;7 A分工方法与合作方法。A 受意就是文员接受和领略上司的意图。可以分为直接受意(即领略上司在会议发言、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和 想法等，易A于文员判断和领略)和间接受意(即上司在平时随便交谈的情况下， 或与其

12、别人员谈话种就A某一问题、某项工作发表的意见和见解等)。受意方法要注意：(1)善于领略上司意图，不要曲解上司意图；A (2)备好记录本,记录下指示要点；3( A)注意倾听，专心判断指示的用意；(4)必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；5( a)如有不 批准见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；(6)接受指示后，要不失时机地贯彻实行。结合实际谈体会。 我曾经经历过一件事情，使我充足结识到,在受意时,充 足做好记录的重要性。A 才开始工作时,我到一家房地产公司当文员。有一天, 总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要涉及四个部分一一公司的历史、公司的现状、公司的

13、硬件 和软件配备、A公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指 示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出 来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理 的授意,A才写出了各方满意的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。注意：同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是 要注意按A照以上的思绪作答；并且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要 说明教材中的相关知识点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的因素大多是不结合实际谈自己的感受，同学A们在回答

14、本题时要加以注意。A作业2从一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。(1)都应先问好,再传达自己的信息；A(2)都应保持耐性、热情的态度;(3)通话结束，应让对方感受到自己快乐的心情;A(4)都应简明扼要表达自己的意思。A 异：(1 )打电话应一方面查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响24 声就接听。2( a)打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍;接电话则没有 这一步。二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会 议的不同,A谈各自的优劣或应注意的地方。(1)基本用途：“电视会议”重要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈,共享文献、图 表、录象 带等

15、资料。“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组 织多方的国A际、国内或本市的电话会议,声音清楚宛如一室。A (2)两者与 一般会议的不同：A 可以消除时空上的局限性。3( A)各自的优劣：A ”电 视会议” 一优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象;劣:技术上的规定较高。A“交互式电话会议”一一优：方便、省时、高效,消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢 迎词播放A功能;劣:费用高，技术含量高。三、简要回答邮件分拣的一般标准。K A)按照收件人的姓名分拣;2( A) 按照邮件的重要性分拣;A(3)按照收件部门的名称分拣。四、如何解决上司不在时的邮件？本题

16、的答案请同学们见教材第7 2页。教材上有明确的答案，在此不再具体说 明。A 五、如何妥善解决上司拒绝接见的来访者的来访？(1)上司正在开会时；A (2)上司繁忙时；(3)上司即将外出时；(4)远道来访或有重要事情的来访时。作业3一、提高会议效率，文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点注意事项：1、会议告知:会议告知的发放时间一般是会前一周发放，以便于参与会议的人员 做工作计划(紧急会议可以电话告知)。会议告知的内容应涉及如下几项：会议标题：标题要简洁、明了，要突出会议内容。会议时间：具体开会时间，如2 0 23年1 0月30日上午9： 00 ;会议地点:具体开会地点，如公司本部七楼会议室(假如

17、是在外部开会要具体具 体,最佳附带行车路线，在会议地点摆放指示牌)会议内容：具体工作会议的内容。参会人员：具体参与会议的人员。署 名：发文单位/部门的署名、日期(在告知的右下角)2、会议材料的准备：会议材料最佳要提前一天准备好。3、会议会场布置：、会议条幅:要提前一天制作好并认真仔细检查条幅的内容 的对的性（特别是要注意词义的具体情境），最佳在会议的前一天下午挂好（会 议在第二天上午召开）或上午挂好（会议在当天的下午召开）;、音响、话筒:会议 前一天要把音响、话筒调试好（注意话筒的电池有无充足的电量，最佳换未经使用 的电池）;、投影设备:会议前一天要调试好;、桌椅位置的摆放：位置的摆放 要讲究

18、顺序，特别是领导的座次（具体情况具体分析，一般情况下领导是很在乎 的，一定要小心哦），领导出席牌的排放位置。、茶水:安排工作后勤人员的 倒茶工作，领导到茶水到，工作后勤人员要具有基本的礼仪常识。、签到表:一 般的会议要准备签到表，规定到会的各位签到，一边留底登记。、会议纪要： 一般会以结束后有会议记录人员撰写会议纪要，纪要会议的重要内容，留底存档, 作为历史资料。二、日程安排计划表的种类大体有几种?试以其中一种为例，编制一份XX预定表。A 日程安排计划表的种类：（1 ）年预定表。是公司在每年度例行的重要业务活动，及有关公司的活动事项 一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创建纪念日、

19、年休假等。一般于年 初将整个年度的活动事项整理成表，再告知各部门。A （2）月预定表、周预定表、日预定 表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位,填写该月 要进行的A会议、面谈、出差、访问等预定计划。周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更具体。日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，具体 地预定从 早到晚的业务活动。各种预定表的编制请同学们参照教材P. 16 6P. 170上的例子，编写。三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作？请列出工作要点1( a)准备旅 行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是

20、汽车、火 车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他(她)的家人，一份给办公室存档。假如办公室其别人想要并有权利要，应再额外准备一份。(2)制定约会计划。约会计划表应当涉及：城市名和省(州)名(假如是国外旅 行，写明城市名和国家名)，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电 话号码及任何备注或特别要提醒的事情。假如上司与某位洽谈业务的人以前见过面，要把当时记录的档案找出，交给上 司。(3)为商务洽谈收集资料。把上司旅行中将要解决的每一个问题的文献准备好, 如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料。你可以用橡皮筋或 大号回形针

21、把所有相关的文献扎在一起，每一扎都要标得清清楚楚。(4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清 单。打点行李时按照清单检查，这样就不会落下任何东西。旅行用品一览表信纸、信封(普通的、公司的、大号的)、邮票笔记本 地址目录：电话、传真等号码 日历卡 世界各地时间表“国际电话号码表 文献夹,商业名片 声像材料 手机、手提电脑、软盘、微型录音机，或者是掌上电脑等 钞票、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡相关档案旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍日程表、约会安排表、时间表和计划表护照、签证等钢笔、铅笔回形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子图章和印泥盒,急救药盒(5)行李问题。上司也许想知道在飞机上可以免费带多重和多大的行李。文秘 人员通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人可了解这些信息。并且经 常旅行的人总是增长他们的个人保险金以获得毁坏、损失的补偿。要准备随身携 带的行李,有些。主管人员短途旅行时随身带一只小提箱和一只公事包，或者一只 从旁边打开有两格的公文包。可以把衣服放在下格，这样下飞机可直接去约会， 而不必先去旅馆放行李。四、文秘人员对上司重要工作的辅佐重要涉及哪些方面？提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。