2023年秋春电大办公室管理形成性考核册答案文档.docx

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1、办公室管理形成性考核册答案（仅供参考）作业11.将办公室实务工作的简要内容填入下列表格,内容基本相同的填在一行中办公室实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内公司（含外企）1A文书撰写按上司的口头或书面指示完毕信函。记录上司指令及会谈、会议内容 2 文书制作 复印资料。打印文稿及表格文书解决在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的解决。4A档案管理档案管理。乱 会议组织安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容.扭调查研究协助上司准备书面的财务报告、研究报告。 7 信息资料准备好公司要公开的资料；收集及整理各种信息福信访工作替上司接洽外界人士。例如记者、工会职工等。接待

2、来宾和员工的来访。必 接待工作接待来访来宾；接待来宾和员工的来访。10协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。11A督查工作督导一般职工或速记员。1% 日程安排替上司定约会并做好记录;A 13平常事务阅读并分类信件通讯事务、电话；1 4办公室管理办公室环境的布置和整理，保管办公室设备及用品15A其他临时以速记记下上司交待的事项；执行上司交办事项办的事项一卜16替上司申报交纳所得税及办理退税。1a外出办事，如银行、邮局等。2、公用易耗品重要涉及哪些？ A 办公用易耗品重要有：（1 ）信封、纸张； （2）软盘、光盘等；（3）铅笔； （4）圆珠笔；（5）签字笔或钢笔；（6）修正液或修正带； （7

3、）印盒； （8）各种小型机器，如订书机（涉及订书针）、打孔机、装订机 （涉及装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等； （9）小刀； （10）日历等；a （1 1）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。3、简要阐述文员工作的三个环节,互相关系如何？ A文 员工作分为三个环节：计划、实行和检查。A（1）计划的环节,要充足了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最A佳。A（2）实行的环节，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行;上司所指示的 工作无论是哪一种，都要对的地实行；配合上司预期的期限。3（ A检查的环节，要分析计

4、划和实绩的差 异,并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。A 另一方面，说明三个环节之间的关系。A 三者的关 系为：先作计划，付诸实行,然后检查结果，围绕“计划一一实行一检查”这样一个滚动的 过程开展。三者互相联系形成一个循环。文员一方面要仔细制定计划，然后根据这个计划去实行，并严格检查其结果，使得这个结A果对下一次的计 划有所帮助和启示。4 4、按照“优先顺序”解决工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。4 （本 题的例子请同学们见教材第29页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计A划书，不要 抄袭。）1.将自己要做的事情分为：A.是否

5、应当做的事？ B.是否做或不做都无所谓的事？ C.是否不可以做的事?对 于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。2.对于A类事情再进行分类,分为：重要并且紧急的事（优 先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不 紧急的事（可以请别人代劳）。3.与上司形成默契，可以直接找上司商议、请示。5、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的结识。A 1.请示方法和报告方法；A2.计划方法和总结方法；会3 .受意方法；4 .传达方法;5 .进言方法；6 .变通方法和挡驾方法：7 .分工方法与合作方法。受意就是

6、文员接受和领略上司的意图。可以分为直接受意(即领略上司在会议发言、文M牛批示、工作部署 或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领略)和间接受意(即上司在平时随便交谈的情况下，或与其别人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和见解等)。受意方法要注意：1( M善于领略上司意图，不要曲解上司意图；(2)备好记录本，记录下指示要点；(3 )注意倾听,专心判断指示的用意；(4)必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；(5)如有不批准见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；(6)接受指示后，要不失时机地贯彻实行。结合实际谈体会。我曾经经历过一件

7、事情，使我充足结识到，在受意时，充足做好记录的重要性。q才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要涉及四个部分一一公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、a公司取得的成 绩。当时,我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显a得自己没有能力,而没有去请示 总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根a本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好 了记录本做好了记录，根据总经理的授意,A才写出了各方满意的公司简介。A 从这个事情中，我体会到了在 受意时，做好记录的重要性。注意：同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中

8、一个题目进行回答。但是要注意按 照以上的思绪作答；并且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识 点，乂要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的因素大多是不结合实际谈自己的感受，同学M在【可答本题时要加以注意。A 作业2一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。A同：3)都应先问好，再传达自己的 信息；(2)都应保持耐性、热情的态度；(3)通话结束,应让对方感受到自己快乐的心情；心(4)都应简明扼要表达自己的意思。异：(1)打电话应一方面查清楚对方的电话号码;接电话应等电话铃响2-4声就接听。(2)打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。4二、如何做

9、好为领导筛选电话的工作，重要做法有哪些？1、询问对方来电目的,询问对方是什么人，假如是推销的，可直接拒绝。2、平常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记。3、最佳有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本。4、假如领导不在，需要传话的话，记录下来，以防忘掉。三、简要回答邮件分拣的一般标准。a(1)按照收件人的姓名分拣；(2)按照邮件的重要性分拣；(3)按照收件部门的名称分拣。四、如何解决上司不在时的邮件？答：1、假如上司习惯于天天给办公室打电话，就应当把内部信件和外来的信件分开，同时把每封邮件的内 容大体记录，这样就可以随时向上司报告；2、假如上司没有天天给办公室打电话的习惯，应当枳极

10、打电话把需要上司亲自解决的邮件告诉他，或者传真一 份给他；3、假如上司离开时间较长，应把所有邮件一一无论是私人邮件还是商业邮件一一都告知给他;4、尽也许多解决一些邮件，在给上司的告知中应清楚地说出邮件的主题，或者把邮件交给公司其别人解决；5、把寄给上司的邮包连续编号（如31、32、33、3-4 ）,这样就会知道所寄的邮件上司是否所有收到 了。假如上司外出不止一地,在邮包上编号就显得尤为重要了；6、假如上司正在度假，并且不让秘书转交邮件时，可以把需要上司亲自解决的邮件先保存下来，并在对发件 人回复的信中告诉对方何时可以得到回复.7、把积压的邮件分别装入纸袋，标上“需要签字的邮件”、“需要某某解决

11、的邮件”、“需要阅读的邮件”、“报 告”、和“一般阅读材料”（上司也许想读的各种各样的广告出版物）。a五、如何妥善解决上司拒绝接见的来访者的来访?A应尽也许向对方表达上司不能接见的理由以免来访者发生误会，并诚恳地看着对方的眼睛致歉。a a、上司 正在开会时一让您久等，抱歉，他正在紧急会议中，无法离开，可不可以让代理人与你先谈?ab、上司繁忙时 一真对不起，某某现在正忙，放不下手边的事，您看这样好不好，改日再与您联系,实在麻烦您，很抱歉； c、上司即将外出一对不起，某某先生己经安排好有事外出，现在正忙着，没法与您见面，我们上司说：让您白 跑一趟，真是不好意思，能否由我转达留言。而d、远道来访或有

12、重要事情的来访一先告诉来访者他即将外出, 再去通报上司。作业3一、提高会议效率，文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点。答：为了提高会议的效率，有必要加强会议管理，做好会前准备、会中控制和会后跟踪三个环节的工作。1、会前准备：质疑会议的必要性明确会议的目的2、拟定会议议题：会议议题是指根据会议目的拟定的要讨论的话题或决策的对象。3、拟定与会人员4、拟定会议的基本程序，就是明确会议先做什么，后做什么，再做什么。5、会中控制有效控制会议的议题和进程6、会后跟踪：会议结束后，应将会议内容整理成会议纪要，会议纪要中应涉及相关部门，应承担的责任、负责 人，完毕时间及验收标准等内容。二、日程安排计划表的种

13、类大体有几种?试以其中一种为例，编制一份XX预定表。日程安排计划表的种类：(1)年预定表。是公司在每年度例行的重要业务活动，及有关公司的活动事项一览表， 所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创建纪念日、年休假等。i般于年初将整个年 度的活动事项整理成表，再告知各部门。A (2)月预定表、周预定表、日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以i个月为单位，填写该月要进行的A会议、面谈、出差、 访问等预定计划。周预定表是一个月预定计划中的周计划，此预定计划比月预定表更具体。日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位,具体地预定从早到晚的业务活动。4 各种预定表的

14、编制请同学们参照教材.P. 166P.1 7 0上的例子,编写。三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作?请列出工作要点。(1 )准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和 到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他(她)的家人，一份给办公室存档。假如办公室其别人想要 并有权利要，应再额外准备一份。(2)制定约会计划。约会计划表应当涉及：城市名和省(州)名(假如是国外旅行，写明城市名和国家名)， 日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特别要提醒的事情。假如上司与某位洽谈业务的人以

15、前见过面，要把当时记录的档案找出，交给上司。(3)为商务洽谈收集资料。把上司旅行中将要解决的每一个问题的文献准备好，如与某项要探讨的问题有 关的信件、备忘录及其他相关资料。你可以用橡皮筋或大号回形针把所有相关的文献扎在一起，每一扎都要 标得清清楚楚。(4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文县用品列出清单。打点行李时按照清单 检查，这样就不会落下任何东西。 四、文秘人员对上司重要工作的辅佐重要涉及哪些方面？1 .提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、 舒缓心情,使上司能精神焕发地工作。2 .私事方面的协助

16、。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分,此外是上司身边的纯粹私事：（1） 特别指示事项的时候一一虽然是上司的私事，但认为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替 上司办理这些琐碎的事，使上司得到充足的便利。（2）纯私人性请求时一一碰到这种情形，就把它当作上司运用 文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。3 .财物管理。涉及:（1）薪金收入管理一一薪金收入达成一定的金额,或有两种以上收入来源者，以及薪金以外 有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据, 以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。（2）支票往来的管理最重要

17、的是保管支票簿、支票专用印章。 文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。4 .其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。5、举办一般规模的宴会，需要做哪些工作，请列出相关要点，并选择其中某一项工作，作出较为具体的说明。答：1 .根据参与宴会的人选地点，定档次.发请帖2 .拟定参与人员，订餐.到举办宴会时间的前一天在进行一次人员核算。不能到到的人员再次邀请.3 .届时间正式进行。文秘人员应在宴请开始的前一天通过电话了解情况，一切是否按照计划执行，可以采用倒计时的方法，将 以上内容再细化成更具体的表格，逐项拟定期限，规定负责人完毕进度，在宴请的当天，

18、文秘人员必须亲自检 查每一项工作是否妥善安排，有否临时发生的问题,如有应尽快给予解决，文秘人员在宴会当天应负责招待的 工作,迎客、带路,宴会结束分送纪念品礼物，以及送客,要提醒客人带回代办保管的物品,会后协助收拾会场。作业心 一、简要阐述社交话题的选择原则。合适的话题涉及:A （1）谈话双方都感爱好的、有共同利益的话题，如合作意向等；2（ A）一般人喜 闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；A （3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、 风景名胜、历史名人、风土人情等；（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；（5）积极、健康的生活体验的话题；（

19、6）风趣、风趣的小故事,无伤大雅的笑话,有时也能活跃气氛。A 不合适的话题涉及：（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。A （3）过于敏感的话题。如个人 的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。A （4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮 毛就不应随意发挥。4 （5）夸耀自己的话题。A （6）庸俗的、色情的话题。7（ A）不宜谈论的保密的 话题。如涉及商业机密的话题。A二、印章的使用重要有哪几种形式,其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？印章的使用的重要形式为：1（ A）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章

20、；（5）骑边章；（6）密 封章；（7） 封存章。落款章、骑缝章、更正章的使用范围：（1）落款章加盖于文书作者的落款处,用来表白作者的法定性和文 献的有效性。（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。三、简要阐述收文解决的程序及分送的基本原则。A收文解决的程序：签收和拆封一登记一一分送一一拟办一一批办一一承办一一催办一一注办。会 分送的基本原则：（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文献或重大问题的请示、报告之类的文献，均应 先送办公部门负责人或机关领导审阅或解决

21、；（2）属于机关平常事务性的已有明确分工的文献，或早有批示规定和有规可循的例行公文,按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办;A(3)分送给机关领导阅批的文献，要先填好“公文解决单”，连同文献i并送批；(4)便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理;A (5)在文献份数少时, 阅办阅知部门(或领导)多的情况下,应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的顺序分别审阅 解决，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。A四、按照文书立卷特性立卷，重要有几种类型？简要说 明按照问题特性立卷的基本含义。1.类型：&( 1 )按问题特性立卷;(2)按作者特性立卷；(3)按文种

22、特性立卷;(4)准时间特性立卷;(5)按地 区特性立卷；(6)按通讯者特性立卷。2 .按问题特性立卷的含义：&将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题 的互相联系和解决情况,运用最广泛。六、通过档案运用的途径和方式，谈谈档案运用的意义。1.通过设“档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读；a 2 .通过一定的制度和手续，如借阅证 制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以提供档案外借；3.根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的运用率;缶.运用所藏档案中的有关 记载和资料，可以对申请者提供核算某种事实的书面证据；5 .以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供征询服务；.将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息；6 .通过举办档案展览，以充足发挥档案的作用。五、简要说明电子文献归档的基本方法。1、将应归档的最终版本的文献存入磁、光介质上。2、采用数据压缩工具对网络上应归档的电子文献进行压缩，然后刻入磁、光介质上。3、将拟定要归档的电子文献在网络环境下进行一次备份操作,然后将其存放在磁、光介质上。4、采用“双套制”归档，即同时保存电子文献及其纸质形式。